プロジェクト管理を円滑にするフレームワーク集！特徴や使うべきツール

プロジェクト管理のフレームワークとは？

プロジェクト管理のフレームワークとは、プロジェクトの開始から終了までの人・モノ・時間や計画などをマネージメントするための骨組みのことを言います。

管理や運営に必要な要素も含まれているため、プロジェクトを成功させるにはフレームワークの活用が重要です。

大規模なプロジェクトになるにつれ、作業の細分化や管理の徹底が求められるため、負担軽減のためにもフレームワークを活用します。フレームワークと一言で言ってもさまざまな種類があるため、プロジェクトに合わせて採用しましょう。

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プロジェクト管理にフレームワークを活用する効果

実行するプロジェクトに最適なフレームワークを活用することで、さまざまなプラスの効果が得られます。

活用するフレームワークによって得られる効果は違いますが、共通する主な効果は以下の通りです。

• マネージメント業務の負担軽減
• 管理ミスの未然防止
• 情報共有の促進
• プロジェクト進行の円滑化

プロジェクトを進めるにあたって多くの効果が得られるので、フレームワークを上手に活用しプロジェクトを円滑に進めましょう。

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プロジェクト管理におけるフレームワークの選び方

フレームワークには様々な種類があり、いずれも手法が異なります。プロジェクト内容や進捗度合いも各企業によって違うため、選ぶ上で重要なのはプロジェクトの状況とフレームワークの概要を理解するという点です。

フレームワークはプロジェクト内容とマッチすることで最大限の効果を発揮できます。

例えば長期プロジェクトでは、プロジェクト・バッハを設けるCCPM、起業や事業アイデアを整理するためならシンプルで短時間で作成可能なLeanが最適でしょう。学習コストはかかりませんが、習得コストがかかるフレームワークもあるため、プロジェクトに参加するメンバーのスキルを考慮することも大切です。

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プロジェクト管理を円滑にするフレームワーク

プロジェクト管理を円滑に行う上で、フレームワークの活用は欠かせません。フレームワークは世界中で多くのフレームワークが構築されていますが、それぞれどのような特徴があるのでしょうか。

実際にプロジェクトを開始する際によく使われている9つのフレームワークについて解説していきます。プロジェクト管理を効率的に進めるためにも、ご自身のプロジェクトに合ったフレームワークを見つけて活用してください。

PMBOK

PMBOKとはプロジェクト管理の手法や方法論、知識体系がまとめられたものでプロジェクト管理の標準ガイドラインです。

第7版は、「プロジェクトにおける12の原則」や「8つのパフォーマンスドメイン」で構成されています。従来の成果物提供から価値提供に焦点を変え、具体的なプロセス重視からプロジェクト運営に必要な原理・原則を重視する考え方です。第7版の改訂版では、急速な技術の進歩など変化の激しい現代により見合った内容となっています。

CCPM

CCPMとは、プロジェクトの各工程すべてを作業可能な最低限の時間で設定し、余った時間を「プロジェクト・バッハ」として確保する方法です。

例えばトラブルで作業が滞った場合、このプロジェクト・バッハから捻出することでプロジェクトを円滑に進められます。プロジェクト全体にゆとりが生まれることで、プロジェクト終盤での見直しに時間をかけられるメリットもあります。長期プロジェクト向けのため、短期プロジェクトでの採用は避けましょう。

PPM

PPMとは組織内で複数のプロジェクトを統括的に管理し、組織全体のプロジェクトを効率的に進める方法です。

具体的には市場占有率と市場成長率の2軸の中で、さらに「花形」「金のなる木」「問題児」「負け犬」の4つの分類に分けて、各プロジェクトに最適な配分を行います。全体を統括することで足りないところに人員の配置ができたり、過剰な予算は再配分を行えたりするためスピーディーにプロジェクトを進めることが可能です。

P2M

P2Mとは、PMBOKなどのプロジェクト管理にプログラム管理の仕組みを取り入れ、複数のプロジェクトを管理する日本発のフレームワークです。

複数のプロジェクトを統括し、全体を管理する点でPPMに近い概念を持っています。また、戦略や経営の視点を採用しているのが主な特徴です。互いのプロジェクトに影響し合うような大きなプロジェクトの管理には、P2Mが適しています。

複数のプロジェクトを統括するため、管理や調整がしやすくなります。

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ICB

ICBとは、プロジェクトマネージャーに必要な能力を28個に分けて定義しており、主に欧州で多く活用されている方法です。

プロジェクト管理に必要な具体的なプロセスの定義はなく、「プロジェクト管理のやり方は、チームや状況によって臨機応変に対応するべきもの」とされています。また、欧州では国ごとにカスタマイズされており、高い柔軟性があるのも特徴です。

PMBOK改訂版の第7版とIBCは「臨機応変に対応」といった考え方が近いところがあり、今後はさらに日本で普及していく可能性もあるでしょう。

PRINCE2

PRINCE2とは、原理原則を中心とし組織環境と組織内で共通のコミュニケーションを整え、ステークホルダー間の共創の成果を最大限調整する方法です。

7つの原則は、プロジェクトに携わる人に良い枠組みを提供し、成功・失敗のプロジェクト両方から得た教訓から作られました。

PRINCE2はプロジェクト管理の「やり方」を示すもので、柔軟で拡張性があり要件に合わせて調整が可能です。

またプロジェクトに携わるすべての人が理解しやすいのが特徴です。

Lean

Leanとは、9つの要素からビジネスモデルをまとめて考える方法です。

主に、「コストとリソースをカット」「自社ができる価値提供の重視」について重点を置くことで、プロセス改善のテクニックが統合されています。スタートアップのビジネスモデルを可視化するために適しており、スタートアップに特に必要な顧客・製品・課題などに焦点をあててつくられているのが特徴です。また、構成がシンプルなため誰でも短時間での作成が可能です。

スクラム

スクラムとは一定の期間ごとに成果物を生み出し、成果物とチームに対してフィードバックを行うという流れを1サイクルとし、何度も繰り返し改善していく方法です。

「スプリント」という開発サイクルで、1週間から4週間程度の間に目標設定・開発・評価を行っていきます。個人に権限や裁量が与えられるため、各個人が一通りのスキルを習得していることが大切です。メンバー間でスキルのレベルに差があると作業内容に偏りがでることもあるため、上手にタスク調整したりフォローし合ったりしましょう。

ウォーターフォール

ウォーターフォールとは、プロジェクトを工程ごとに分け滝が流れ落ちるように上から順番に作業していく方法です。

前の工程が終了しなければ次の工程に進めないため、ほかのフレームワークに比べると柔軟性に欠けるデメリットがあります。柔軟性はありませんが、時間や進捗の管理をしやすいメリットもあります。

綿密に作業工程や時間の計画を立ててチーム全員が理解してから作業を開始することで、プロジェクト管理が成功しやすくなるでしょう。

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フレームワーク以外でプロジェクト管理に役立つ手法

プロジェクトをよりスムーズに進めるためには、プロジェクト管理に役立つ手法も積極的に取り入れましょう。手法はフレームワークと同様に数多くありますが、ここではよく使われる手法を6つ紹介します。

プロジェクトに見合った手法を取り入れることでより効果を発揮するため、それぞれの特徴を知りご自身のプロジェクトに最適な手法を選んでみてください。プロジェクト管理に役立てて、作業が効率的に行えるようにしましょう。

WBS

WBSとは、プロジェクト全体の作業内容をそれぞれ細かいタスクに分解し、構成図を作成する手法で別名、作業分解構造とも呼ばれています。

プロジェクト完了までに必要な細かい作業まで把握できるため、プロジェクト完了までの時間や予算などの計算がしやすくなるのが特徴です。「いつ・誰が・何を・どこまで完了する」といった形で作業やタスクを洗い出します。作業順位も考えながら構成を作ることで、細かなスケジュール管理が可能です。

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ガントチャート

ガントチャートとは、それぞれの作業ごとに開始日と終了日を記載した帯状のグラフを用いる手法です。主に縦軸には作業工程やメンバーの名前を、横軸には時間などを表しておりプロジェクト全体を一目で把握できます。

作業が遅延しているところがあれば、そこに時間を割いたり作業の順序を入れ替えたりすることも可能です。携わるメンバーによって経験や能力に差がある場合にも、それぞれに合わせた作業を割り振って把握できます。

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PERT

PERTとは、プロジェクトで発生する工程すべての時間や順番を明確にすることで、プロジェクトが完了するまでの最短時間を知る手法です。ガントチャートは作業工程を表すバーを使いますが、PERTはタスクを表すボックスとタスク間の関係を矢印で表して情報を表示します。

図で表すと各作業の工程や繋がりを一目で把握できるため、大規模なプロジェクトにも使いやすいのが特徴です。また、プロジェクト管理の問題点や重点を発見しやすくなります。

マインドマップ

マインドマップとは、中心の課題から情報を分岐・派生させていく他の手法より柔軟性の高い手法です。課題に対する情報やアイデアを書き出していくことで、やるべきことが明確になり問題の分析や管理ができます。画像の挿入や、ファイルのリンクを貼ることもできるため、より具体的に作業内容を把握したいときにおすすめです。

マインドマップを活用するには、プロジェクトに関することを細かく書き出すことがポイントです。

タイムライン

タイムラインとは、線に沿ってプロジェクトの作業工程を時間ごとに表示し管理する手法です。どの工程をどの時間で行えば良いのかがひと目で分かり、タスクを明確にできるのがメリットです。また、順番を把握しやすいため、納期の遅れを防ぎやすい特徴もあります。

しかしタスク同士の依存関係やすべての工程の完了状態を把握することが難しいため、開始から完了まで分かるガントチャートよりも使われていないのが現状です。

カレンダー

カレンダーとは、最も簡単にプロジェクトの管理ができる管理手法です。普段の生活でも、プライベートの予定や仕事の予定を把握するために使ったことがあるのではないでしょうか。

カレンダーの各日程に細分化した作業工程を記入することで、タスクとスケジュール管理の把握が簡単にできるのが特徴です。誰もが簡単に理解できる管理手法なので、より簡単にプロジェクト管理を行いたいときや経験が浅いメンバーが多いときなどに有効です。

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プロジェクト管理を失敗させないための注意点

最適なフレームワーク選びや管理の手法を取り入れても、疎かになっている部分があればプロジェクト管理が失敗してしまう可能性もあります。例えば納期に間に合わなかったり、予算オーバーになったりすることもあるでしょう。

ここでは、QCDの改善やメンバーとのコミュニケーションなど、プロジェクト管理を失敗させないための注意点を6つ紹介します。プロジェクト管理を最後まで滞りなく成功させるためにも、細かな部分に気を配りましょう。

QCDを改善する

プロジェクト管理を失敗させないためには、Quality(品質)・Cost(コスト)・Delivery(納期)を頭に入れておくことが大切です。本来であれば高品質・低コスト・短納期が理想ですが、会社事情や状況によっては難しい場合もあるはずです。したがって、基本的に「納期＜コスト＜品質」の順番だと覚えておくのが良いでしょう。

進捗をリアルタイムで把握し納期遅れを防ぐ、予算配分を適切に行う、品質向上のために検査基準を設けるなどの対策をして質の良い成果物を作りあげましょう。

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情報を収集・分析する

プロジェクト管理に必要な人・モノ・金などのリソースや、作業工程の情報を収集し分析することも重要です。最初にプロジェクトに必要なリソースの把握を怠ると、人員不足になる可能性もあります。作業においては追加費用がかかってしまう場合もあるでしょう。

必要な情報をしっかりと収集・分析することで、人員の不足や予算オーバーといったトラブルを防げます。最適な人員や予算が分からない場合は、現場の意見を取り入れるのも良いでしょう。

リスク管理をする

プロジェクトを円滑に進め、納期までに完了させるためにはリスク管理が必須です。想定外のトラブルで作業が滞ったり、遅れが出たりすることもあります。また担当者が急遽変更になることもあるでしょう。

前もってさまざまなリスクを想定し、すぐに対処できる環境を整えておくことが重要です。トラブルが起きた場合には、トラブルの大小や緊急を要するものかなどを把握し、順位をつけて対応すると良いでしょう。

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コミュニケーションを心がける

作業に携わるメンバーとの情報共有や、コミュニケーションをとることも忘れないようにしましょう。コミュニケーションをとることで、作業中のミスや遅れ・認識の相違などにいち早く気づけます。

特に大規模なプロジェクトで人数が多い場合にコミュニケーションがとれていないと、全体の把握や進捗具合が分かりにくくなり納期に影響を及ぼす可能性もあります。大きなミスを引き起こさないためにも、コミュニケーションを取るように心がけるようにしましょう。

プロジェクト管理ツールを取り入れる

効率的にプロジェクト管理を行うために、管理ツールの導入も検討しましょう。プロジェクト管理にエクセルを利用する場合もありますが、情報量が多くなると管理しづらくなるデメリットがあります。

プロジェクト管理ツールを導入すればプロジェクトの進捗状況や、必要な情報が簡単に把握できるようになり管理をするのが楽になります。リアルタイムで反映されるため、最新の情報を基に指示を出すこともできるのです。フレームワークを最大限活用したいときや、複数のプロジェクトを同時に進める場合は特にツールの導入がおすすめです。

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おすすめのプロジェクト管理ツール4選

ここでは、おすすめのプロジェクト管理ツールを4つ紹介します。

Asana

AsanaはFacebook創業メンバーのダスティン・モスコヴィッツ氏が開発したツールで、細かなタスクの整理や管理・自動化が可能です。

ZoomやSlackなどさまざまなツールやアプリと連携し、プロジェクト全体を一元管理できます。

Stock

Stockは、さまざまな情報を簡単に共有・管理できるツールです。

話した内容をすぐに確認できる状態で保存できるStockを活用すれば、情報の管理や共有がしやすく、予期せぬトラブルを未然に防げるでしょう。

OBPM Neo

OBPM Neoは、スケジュールやリスク管理、コミュニケーションなどのプロセスを統合して管理できるツールです。

プロジェクト管理の「脱Excel」が実現可能で、プロジェクト全体をクラウドデータベースで一元管理できるため、見える化によって業務効率がさらに向上します。

Wrike

Wrikeは、業務内容の見える化やさまざまなルーチンワークの自動化など業務効率の向上をサポートするツールです。

自由にカスタマイズできるダッシュボードを活用すれば、チーム内で各メンバーの業務状況や進捗を簡単に把握できます。

フレームワークを活用しプロジェクト管理を成功させよう

プロジェクト管理をする上で、最適なフレームワーク選びが重要です。手掛けるプロジェクトの規模や内容とそれぞれのフレームワークの特徴を理解し、プロジェクトにマッチするフレームワークを活用しましょう。

また円滑にプロジェクト管理を行うために、プロジェクト管理ツールを導入し、携わる人々がより作業しやすい環境を整えることも重要です。本記事を参考にフレームワークや手法・ツールをうまく活用し、プロジェクト管理を成功に導いてください。