おすすめのWBSツール9選！選び方のコツや無料で使えるツールを紹介

WBSとは？

WBS(Work Breakdown Structure)とは、プロジェクトの成果物を定義、管理、計画するために使用するプロジェクト管理のためのワークフレームです。

細かい作業を分解して構造化することで、プロジェクトをスケジュール通りに管理できる図として導入されています。

WBSを導入すれば、プロジェクト管理の過程で複雑な作業をより効果的に監督・把握できるようになります。

▷WBSとは？ガントチャートと違う？プロジェクト管理に欠かせないWBSを詳しく解説！

WBSとガントチャートの違い

WBSとガントチャートは、同じと考えている方も多いですが実際には異なります。ガントチャートは、タスクや工程の進捗状況を管理する表で、WBSは各タスクを洗い出し、担当者の割り当てや必要工数の設定をする手法です。

つまり、WBSはスケジュール管理には向いていない手法だと言えます。そのため、スケジュール管理をおこなうのであれば、スケジュールを可視化できるガントチャートでの管理がおすすめです。

タスクの洗い出しにはWBS、スケジュール管理はガントチャートとセットで用いると良いでしょう。

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WBSツールの基本機能

ここからは、WBSツールにどのような機能があるか確認していきます。

WBSに搭載されている基本機能は下記の通りです。

• 業務の細分化・構造化
• 作業工数の管理
• 進捗状況の管理
• 費用の見積もり
• 作業進捗の情報をまとめて共有できる

それぞれ説明していきます。

業務の細分化・構造化

WBSは、Work(作業)・Breakdown(分解した)・Structure(構成図)の頭文字を取った言葉です。

つまり「作業を分解して構造化すること」を表します。WBSツールを使うと、そのプロジェクトで必要になる作業を細かく分解できます。

プロジェクトリーダーは、各作業の割り振りやスケジュール管理に用いる時間や労力の軽減が可能です。

作業工数の管理

上述したように、WBSはプロジェクトのタスクを明確にするフレームワークです。プロジェクト全体のゴールやスコープから、マイルストーン、成果物と定義し、最終的にタスクにまで落とし込みます。

単純なタスクの定義では、担当者がそれぞれ決めてしまうので、無駄な作業が出てきたり、チーム全体の進捗にばらつきが出たりしてしまいます。WBSは、ゴールまでに必要なタスクを「いつ」「だれが」「どのように」おこなうかを定義できるので、合理的なタスク定義が可能です。

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進捗状況の管理

WBSには、各タスクの開始日と終了日を登録できる機能が備えられている場合が多いです。

つまり各タスクの完了状況を確認でき、プロジェクトが滞りなく進行していたかどうかが確認できます。

また、期限切れのタスクだけを抜き出したり、あるカテゴリのタスクを抜き出して業務負荷を確認したり、通知したりしてくれる点も強みです。

▷プロジェクトのスケジュール管理方法！進め方や管理する際のポイント

費用の見積もり

WBSは、費用の見積もりにも適しています。プロジェクト予算を作成するために必要な、作業に対する要員計画や、作業日数、作業内容をWBSで定義できるためです。

WBSを活用して費用の見積もりをしていくことで、予期せぬ支出の発生による予算超過などを防げます。

作業進捗の情報をまとめて共有できる

プロジェクト全体の進捗や各担当者の分析レポートを出してくれるWBSツールもあります。

手作業でやると膨大な時間がかかりますが、WBSツールを使うと容易に可視化できるため、作業時間の短縮にもつながります。

またWBSツールを活用することで、プロジェクトに必要な作業と工数が把握でき、個別・全体で取り組む作業を管理することが可能です。

▷プロジェクト管理ツールの基本的な機能一覧！機能を理解し業務効率化！

WBSツールのメリット

ここでは、WBSツールのメリットを6つ紹介します。

プロジェクトを一元管理できる

WBSツールを活用すれば、個々・全体の工数やタスクを把握でき、進捗状況の一元管理が可能です。必要な作業や工数、割り振るべき担当者をまとめて管理し、決定できます。

明確化したタスクをもとに、スケジュール策定や役割分担をおこなえば、見積もりの精度も上がります。

タスクの依存関係の明確化できる

タスクをひとつずつ洗い出すことで、依存関係の明確化ができます。

また、優先すべきタスクを見つけ出し、並行して進められるタスクを洗い出すことも可能です。タスクのスケジュール管理や担当者の増加をチーム全員で把握できます。

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情報共有を効率化できる

WBSツールを利用することにより、複数の従業員で共同編集や同時閲覧ができます。

情報が共有できることによって、メンバー間での作業がしやすくなり、業務の重複がなくなるなどのメリットが得られます。そのため、業務効率がアップし生産性の向上にも寄与するでしょう。

業務上のトラブルを防止できる

タスクをチーム全員で把握でき、作業を細分化できるため、抜けや漏れによるトラブルを未然に防げます。

認識の不一致による人的ミスを防ぎ、大きなトラブルを阻止できる点は、WBSツールの強みといえるでしょう。

顧客・社員の満足度アップが見込める

WBSツールを使用すれば、従来より質の高い商品やサービスをスピーディーに顧客へ提供できます。

余計な作業を減らし、少ない工数で商品やサービスを提供できるため、顧客満足が上がるでしょう。また、担当者の負担も減るため、社員の満足度も上がるはずです。

業務効率・生産性の向上が見込める

WBSツールは、タスクの共有や細分化、進捗状況の管理をできるため、業務効率が上がります。

IT化が進む現代において、デジタル技術を活用した業務効率化は競争優位性を上げる方法として欠かせません。WBSツールを用いて、従来より業務効率を高められれば、一緒に生産性も上がり、会社の売上アップが期待できるでしょう。

▷おすすめのプロジェクト管理ツール20選を比較！目的や料金に合わせた選び方

おすすめの無料で使えるWBSツール9選

ここでは、無料で利用できるWBSツールを紹介していきます。

1.Backlog

Backlogのコンセプトは、「言った言わないがなくなる」です。初めて使った人でも直感的に利用できるシンプルなデザインが特徴のWBSツールです。カンバンボードやガントチャートで、プロジェクトの進捗を見える化できます。

2.Jooto

Jootoは、ドラッグ&ドロップで直感的に使用できるWBSツールです。

データ表示はかんばんになっているため、ふせんを貼り付ける感覚でスケジュール管理ができます。ガントチャートも併用できるので、プロジェクトの進捗状況が一目で確認できます。

3.Asana

Asanaは、直感的で操作性に優れているWBSツールです。繰り返しの作業は自動化機能を利用できるので、業務の効率化が可能です。注視したい新規作業の表示優先度を上げたり、その仕事をメンバーに割り当てたりといった作業の自動化ができます。

4.Brabio!

Brabio！は、「ガントチャート作るならエクセルの10倍速い」がコンセプトのWBSツールです。

直感的な操作で、初心者でもガントチャート表を作れます。また、プロジェクト横断ビュー機能で、複数のプロジェクトに参加している社員の仕事量を確認できます。

5.Wrike

Wrikeは、プロジェクトの内容に合わせたワークフローを容易に作成できるカスタマイズ性が高いWBSツールです。

コメント欄でのリアルタイムの会話ができ他メンバーへの情報共有が容易なので、大量に送られてくるメール確認のストレスを軽減できます。ガントチャートやかんばんを利用して、プロジェクトやタスクの進捗を一目で確認することも可能です。

6.Lucidchart

Lucidchartは直感的な操作でWBS・ネットワーク図・フローチャートなどを作成できる作図に特化したツールです。

WBS以外にも、業務フローやマインドマップなど複雑な構造のプロジェクトをわかりやすくするための作図が作成できます。プロジェクト管理などでさまざまな作図をおこなう必要がある方におすすめのWBSツールです。

7.Redmine

Redmineは、無料で利用できるオープンソースのWBSツールです。

「チケット」として登録されたタスクを、ガントチャートに連携し進捗状況の管理ができます。オープンソースの特徴を活かし、クラウド上で運営したりオンプレミスで構築したりと自社に合った方法で運用することも可能です。

8.Nozbe

Nozbeは、WBSツールを利用したことがない初心者の方でも簡単に使える操作性の高さが特徴です。

パソコンだけでなく、AndroidやiPhone用のアプリも揃っているため、さまざまなデバイスでスムーズに利用できます。オフラインでも使用できるため、外出先でのタスク確認も容易です。

9.Planio

Planioは、Redmineをベースに開発された、誰もが使いやすい機能が特徴のWBSツールです。ドラッグ＆ドロップでタスクを振り分けられる機能など、簡易な操作で複雑な工程を管理できます。

Planio内でビデオ会議ができるため、リモートワークでの活用やヘルプデスク機能による顧客からの問い合わせ対応など幅広く利用できます。

WBSツールの選び方

上記でWBSツールの紹介をしましたが、最後に選び方を紹介します。多くのツールから、自社に合うツールを選ぶ基準は下記の通りです。

• プロジェクトの規模で選ぶ
• 機能で選ぶ
• 操作性で選ぶ
• 費用で選ぶ

それぞれ詳しく解説していきます。

プロジェクトの規模で選ぶ

プロジェクトの規模を考える場合、「クラウド型」か「インストール型」から選ぶことをおすすめします。クラウド型の場合は、利用する人数分の月額料金や年額料金が発生するツールが多いです。

一方でインストール型は、WBSツールを利用したいユーザーのPCにインストールするため、人数分のライセンス購入が必要になります。プロジェクトにアサインするメンバーが多い場合はクラウド型の利用をおすすめします。

▷オンプレミス型のおすすめプロジェクト管理ツール6選｜失敗しない選び方

機能で選ぶ

WBSツールを選ぶ前に、どのような目的で利用するかを明確にしておきましょう。利用する目的を踏まえた上で、どのような機能が目的に合うのかチームメンバーで検討を重ねる必要があります。

WBSのプロジェクト管理ツール、ガントチャートが作成できるかどうか、どの程度の情報をタスクに紐づけられるか、など使い勝手を確認して選ぶことが大切です。

▷プロジェクト管理ツールの基本的な機能一覧！機能を理解し業務効率化！

操作性で選ぶ

WBSツールを選ぶ際には操作性も選ぶ基準になります。

メンバーのITスキルやリテラシーにあったWBSツールでないと、学習コストが余分にかかったり、機能を十分に活かせなかったりする可能性があります。

便利な機能やシステムでも、メンバーが使いにくいと感じれば作業効率を下げる結果になりかねません。直感的な使用感などを、メンバーと確認しながら導入を検討してください。

費用で選ぶ

少人数や小規模であれば、無料プランで運用できるWBSツールがあります。しかし、利用人数や容量、機能性を重視すると有料プランの導入も検討すべきでしょう。

導入当初は無料プランで問題なかったとしても、利用範囲が拡大するケースもあります。事前に人数や容量、機能を踏まえて、導入コストやランニングコストを比較しつつWBSツールを選びましょう。

▷進捗管理表とは？エクセルでの作り方やプロジェクト管理のコツ

WBSツールは仕様の変更・追加が多いプロジェクトには向かない

WBSツールは作業を分解し、タスク全体の工数を洗い出し、個人やチームの作業状況を管理するものです。

つまり、最初に定義した内容で仕様の変更や追加などで変更が多くなると、最初に定義した内容を再設計しなくてはなりません。

そのため、仕様の変更・追加が多いプロジェクトの管理にはWBSツールは向かないため注意が必要です。

プロジェクト管理の効率化にはWBSツールがおすすめ

WBSツールはプロジェクト管理の効率化を実現でき、作業工程の不足やタスクの対応漏れなどのリスクを低減できます。

また、プロジェクトリーダーの作業割り当てやタスクの管理などの負担削減も可能です。本記事で紹介したWBSツールの中から自社に適したものを選択し、プロジェクト管理の効率化を図りましょう。