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テレワークにクラウドが不可欠な理由とは？活用メリットや人気ツールを解説
テレワークは、今やニューノーマル時代における働き方の一つとして社会に浸透しつつあります。そんな中、場所を問わず働ける環境づくり実現のため、テレワークの導入と同時に、各種クラウドサービスの利用を開始する企業も多いのではないでしょうか。本記事では、テレワークにおいてクラウドが欠かせない理由や導入するメリットについて解説します。また、人気のおすすめツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
テレワークではクラウドの利用が欠かせない
オフィスに出社することなく自由な環境で働くことのできるテレワークは、今では、雇用する側、される側の双方に多くのメリットが得られる働き方として認知されています。
しかし、導入するにあたっては、PCの貸与やシステムの整備など、従業員がスムーズにテレワークへと移行できるよう、労働環境を整える必要があります。そのうちの一つが、クラウドサービスの利用です。
まずは、テレワークとクラウドの意味をおさらいするとともに、なぜテレワークにはクラウドの技術が欠かせないのか、その関係性についてご説明します。
テレワークの意味とは
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を用いて、オフィス以外の場所で働くことを意味しています。
また、テレワークといっても、その形態はいくつかあり、自宅の他、カフェやコワーキング・スペースなど、働く場所を従業員が自由に選択できる場合や、いわゆる「在宅ワーク」とも呼ばれる、原則として従業員の自宅での労働を指定しているケースなど、さまざまです。
いずれにせよ、テレワークは通勤時間が削減でき、ワークライフバランスが向上する点が大きなメリットと言えるでしょう。
また、介護や子育てによって、生活と仕事の両立が難しく、働くことを諦めていた求職者においては働くことのできるチャンスが拡がり、企業側も雇用機会の促進につながるといった側面もあります。
クラウドの意味とは
クラウド（クラウド・コンピューティング）とは、インターネットなどの通信技術を活用し、必要なサービスを利用できる技術を指します。
この技術を利用した各種クラウドサービスにおいては、利用開始に際してサーバーやストレージなどのインフラを整備したり、あるいは、ソフトウェアをインストールしたりする必要はありません。そのため、初期費用や労力を抑えつつ導入できる点が特徴です。
現在、クラウドサービスでは、メールやチャット、ビデオ会議などのコミュニケーションツールの他、経費精算や勤怠管理、電子契約などのバックオフィス業務を支援するシステムや、業界に特化したシステムなど、多種多様なサービスが展開されています。
ちなみに、クラウドサービスは3つの種類「SaaS（サース）/ソフトウェア」・「PaaS（パース）/開発環境」・「IaaS（イアース）/サーバー」に分かれており、上記のような、主にインターネットを経由して提供されるサービスは、SaaS（ソフトウェア）に該当します。
テレワークにクラウドが必要な理由
テレワークにクラウドの技術が欠かせない最大の理由としては、クラウドでは、各種サービスがインターネット環境さえあれば利用できる点にあります。
例えばバックオフィス業務においては、出勤表や印字型のタイムカードで勤怠を管理していたり、書類を回覧して承認を得たり、あるいは、経費精算で領収書の受け渡しや小口現金を使用していた企業は少なくありません。
また、容量の大きなデータをやり取りする場合は、USBメモリやSDカードといったメディアを使用していたケースもあるのではないでしょうか。
しかし、これらの方法は、すべて従業員が出社する前提での習慣や業務フローであり、当然、テレワークにおいては、上記の方法を継続するのは困難です。
そのため、場所の制約を受けることなく、これらの業務を遂行することができ、かつ業務を効率的に進められることのできるクラウドサービスが必要なのです。
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テレワークでクラウドを導入した時のメリット
テレワークにクラウドを導入するメリットについて、ここでは、具体的な6つのポイントをご紹介します。
メリット1. どこにいても業務ができる
まず1つ目は、先にお伝えした通り、場所を選ばずに業務が進められることです。
テレワークは自宅だけではなく、インターネット環境とPCやタブレットなどの端末さえあれば、カフェやコワークングスペースなど、自身が集中しやすい場所を選んで仕事をすることができます。日によって働く場所を変え、リフレッシュしながら働くのも良いでしょう。
また、ちょっとした隙間時間に仕事を進めることができる柔軟性も魅力であり、メリットであるといえるでしょう。
メリット2. 共同作業が可能になる
2つ目は、共同作業に適しているクラウドサービスの特性が挙げられます。
クラウドサービスでは、複数人でのシステムの同時利用はもちろんのこと、システム内では業務の進捗がリアルタイムで共有でき、さらに、ファイルなどのデータ編集作業を複数人が同時におこなうことも可能です。
メリット3. メンテナンスが不要
3つ目は、サーバーのメンテナンスやアップデート作業などは、すべてサービス提供会社によって適宜実行され、ユーザーがおこなう必要がないことです。
そのため、ユーザーは、常に最新の環境でサービスを利用することができます。近年、各企業において導入が加速している「電子契約」などは、関連する法令が度々改正されています。
しかし、多くの電子契約サービスでは、このような法改正にも対応できるよう、迅速にアップデート作業が実行されるため、企業は安心して利用することができます。
メリット4. 情報の共有が容易になる
4つ目のメリットは、情報共有におけるリアルタイム性と共有の容易さです。
前出の通り、クラウドサービスでは、複数人で同時に1つのシステムを利用することができます。そのため、システム内で共有された情報が変更された場合には、リアルタイムで最新の情報が共有されます。
例えば、チームで1つのプロジェクトを進行する際には、タスク管理をいかに正確に、かつ効率的に実行するかが重要となります。
クラウドのタスク管理サービスでは、進捗の共有や各人が抱える業務量などを一元管理できるサービスも展開されています。このようなツールを利用することで、マネジメント業務を最適化することも可能です。
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メリット5. 他ツールと連携がしやすい
5つ目は、クラウドサービスでは、ソフトウェア同士を連携してプログラムを共有する「API」という機能によって、機能の拡張や既存システムとの連携ができる点が挙げられます。
人事と労務では、各従業員の雇用条件の管理、給与計算や経費精算、勤怠管理などをそれぞれにおこなっていますが、これらは親和性が高い業務でもあります。
具体的には、労務が管理する勤怠情報と、人事が管理する雇用情報を連携させることで給与を自動算出することができるのです。
そのほかにも、製造業などにおける、在庫管理システムと生産管理システムの連携など、API連携によるカスタマイズは、生産性の大幅な改善が見込めます。
メリット6. 必要な予算が把握しやすい
6つ目は必要な予算が把握しやすく、コストを削減できることです。
クラウドは、オンプレミス型（利用者が企業内に機器を設置・運用するシステム）と異なり、業務に必要な機能だけを利用することが可能です。
導入に莫大な予算を要することはなく、システムエラーなどにより予想外のメンテナンス費用が発生することもありません。
そのため、予算の見通しが立てやすく、必要な機能だけを搭載したミニマルな使い方をすることで、ランニングコストを最小限に抑えることも可能なのです。
テレワークでクラウドを導入した時のデメリット
業務面でさまざまな恩恵が受けられるテレワークですが、メリットがある反面、デメリットも存在します。
クラウドの導入を検討するのであれば、デメリットも理解した上で決断しましょう。
デメリット1. セキュリティ面に不安がある
クラウドは、インターネットを経由してサービスが提供されているため、サイバー攻撃などのリスクを完全に排除することはできません。
セキュリティが脆弱なシステムを利用した場合、サイバー攻撃によって、サーバー内に保管されていたデータが盗まれたり、破壊や改ざんされてしまったり、あるいは、システム自体が破壊されてしまうことも起こり得ます。
そのため、クラウドサービスを選ぶ際には、高度なセキュリティ環境のもと安心して利用できるサービスかどうかを確認しなければなりません。
デメリット2. 業務フローの大きな見直しが必要
2つ目のデメリットは、業務フローの見直しに手間がかかる点が挙げられます。
従来、オフィス内でおこなっていた業務をすべてオンラインシステム上での作業に移行するとなれば、業務フローを大きく見直すこととなり、マニュアルの整備や従業員への周知を実施しなければなりません。
新しい仕組みが浸透するまでは、相応の労力と期間を要するため、その間は、担当者の負担がどうしても増えてしまいます。
デメリット3. ベンダーの障害等によるトラブル
3つ目は、サービス提供会社（ベンダー）におけるシステム障害などのトラブルです。
当然ですが、システムが復旧するまでは利用することはできないため、停止する期間によっては、業務に大きな支障をきたす恐れもあります。
ただし、このようなリスクは、クラウドサービスに限らず、何らかのシステムを利用する上では起こり得ることといえます。そのような事態が発生した際の、対応について社内でルールを策定しておくことも大切です。
テレワークにおすすめのクラウドツール7選
テレワークを推進する企業にとって、クラウドツールの導入は必要不可欠であること、その理由についてお伝えさせていただきました。
しかし近年は、数多くのクラウドサービスがリリースされており、企業はその中から自社に合ったツールを選ぶ必要があります。
そこでここでは、テレワークにおすすめのクラウドツール7選を紹介します。
1. オンライン会議システム：Zoom
Zoomは、ビデオ会議をビジネスシーンに浸透させた立役者ともいえるビデオ会議ツールです。
顧客満足度No.1（同社HPより）のサービスとして多くのユーザーからも支持され、無料プランでも十分な機能と利便性で、今では知らない人はいないといっても過言ではない、定番のビデオ会議ツールといえるでしょう。
| 提供元 | Zoom Video communications, Inc. |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 20,000社（日本国内/10ライセンス以上所有の有償顧客） |
| 機能・特徴 | ■無料版
※1回のミーティング時間30分
■プロ
|
| URL | 公式サイト |
2.ビジネスチャットツール：Chatwork
Chatworkは、30万以上の企業が導入し、国内利用者数No.1（同社HPより）のビジネスチャットです。
チャット機能の他、ビデオ通話や音声通話、ファイル共有、タスク管理機能なども搭載されており、日々のコミュニケーションや業務管理をこのツール一つで実行することが可能です。
| 提供元 | Chatwork株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 |
|
| 機能・特徴 | ■フリー
■ビジネス
■エンタープライズ
|
| URL | 公式サイト |
3.プロジェクト管理ツール：Trello
Trelloは、世界で100万を超えるチームに活用されているプロジェクト管理ツールです。
「Trelloボード」上で、「リスト」と「カード」を使い、締切などのスケジュール管理、フィードバック、タスクの割り当てなどができ、タスクを効率的に管理することで生産性の向上を目指せるツールです。
| 提供元 | Atlassian, Inc. |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※（2022年4月20日現在） |
| 導入実績 |
|
| 機能・特徴 | ■フリー
|
| URL | 公式サイト |
4.SFA(営業支援ツール)：SalesForce
SalesForceは世界No.1（同社HPより）の顧客管理ツールです。
そもそも営業支援ツールとは、営業活動に必要なデータを管理・分析し、効率的に売り上げ拡大を目指すためのシステムです。SalesForceでは、見込み客の管理から、商談管理など、営業スタート時から契約までの間のすべての営業活動を管理できる多彩な機能が用意されています。
導入企業は15万以上を超え、ビジネスにおいて必要不可欠なツールになっています。
| 提供元 | 株式会社セールスフォース・ジャパン |
|---|---|
| 初期費用 | プランによって異なる（※無料トライアル可） |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 15万社以上 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
5.勤怠管理システム：ジンジャー勤怠
ジンジャー勤怠は、オンラインでの打刻ができ、リアルタイムで労働時間の集計や管理などをおこなってくれる勤怠管理システムです。システムを導入することで作業時間や手間を省き、効率的に勤怠管理業務を進められます。
勤怠管理は、法令遵守の側面においても注意点の多い業務の一つといえますが、ジンジャー勤怠では、法改正の度に、迅速にアップデートを実行してくれるため、安心して利用することができます。
| 提供元 | jinjer株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 初回契約時、330,000円(税込) |
| 料金プラン | 勤怠管理：440円～／月（1人あたり）※他プロダクトとオプション、加入のサポートプランに応じた金額が、月額に計上されます |
| 導入実績 | 15,000社（ジンジャーシリーズ累計） |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
6.電子契約サービス：クラウドサイン
クラウドサインは電子契約サービス市場において、「市場認知度」・「契約送信数」・「有料導入企業数」で1位を獲得した（同社HPより）、弁護士監修の電子契約サービスです。
クラウドサインは、弁護士監修により開発されたサービスだけあって、各種法令に対応しており、高度なセキュリティ環境のもと安心して電子契約を締結することができます。
| 提供元 | 弁護士ドットコム株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円～ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
7.オンラインストレージ：セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、企業の規模を問わずに利用できる法人向けのオンラインストレージです。インターネットの環境さえあれば、場所を問わず、安全にファイルの共有やファイルへアクセスができます。
セキュアSAMBAは4,000社以上が導入しており、SaaS型のコンテンツ・コラボレーション（従業員100人未満）で3年連続1位を獲得しています（同社HPより）。
| 提供元 | Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 4,000社以上 |
| 機能・特徴 | ■セキュリティ機能
■その他機能
|
| URL | 公式サイト |
テレワークでの業務にはクラウドの活用が便利
新たな働き方として浸透し、定着への動きを見せるテレワークですが、業務効率や生産性を維持、向上させるには、労働環境の整備やクラウドといったIT技術の活用が必要不可欠です。
例えば、テレワークにおける代表的なデメリットと言われる「コミュニケーション不足」による意欲の低下や業務効率の悪化は、チャットツールなど、手軽にやり取りができるツールの導入により改善することが可能です。
テレワークの導入を検討している、あるいは、テレワークにおける業務効率を向上させたいとお考えなのであれば、その改善策の一つとして、各種クラウドサービスの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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