テレワーク中のコミュニケーション方法を解説!よくある課題と対策法とは

2022/4/22 2022/04/22

テレワーク

オンライン会議をおこなうテレワークのビジネスマン

「テレワーク中のコミュニケーションはどう取る?」「テレワーク時のコミュニケーションを改善したい」と思っている方はいませんか?本記事ではテレワークに役立つコミュニケーション不足の課題や解決策をご紹介します。ぜひ参考にしてください。

テレワークはコミュニケーション不足が大きな課題

コロナ禍で急速に導入が進んだテレワークは、どこにいても業務や会議に参加できることで働き方の幅が広がる、非常に良い取り組みです。

しかしその反面、徐々に課題も見えてきており、代表的なものにコミュニケーション不足に陥るというものがあります。

ここではまず「テレワークによるすれ違い」についてご説明します。

従業員同士のコミュニケーションが難しい

特に難しいのが、従業員同士のコミュニケーションです。オフィス勤務であれば、相手の様子が見えるため、作業状況を確認し、タイミングを見計らって話しかけることができます。

しかし、テレワーク時には、そのような「相手を察する」コミュニケーションができません。そのため、些細な質問であったり、ちょっとした雑談ベースの相談も機会が減っていってしまいます。

コミュニケーション問題をあげる人は5割を超える

サイボウズチームワーク総研が在宅勤務者3,000人を対象におこなった「テレワークのコミュニケーション」調査によると、実際に5割以上の人が、コミュニケーションが不足していると感じていると回答しています。

また、年齢別に見てみると、20代におけるその割合はさらに高く、約6割以上の人がテレワークのコミュニケーションに課題を感じている結果となっています。

上記の結果からも分かるように、テレワーク時のコミュニケーションに課題を感じているケースは多く、とりわけ、社会人経験が浅かったり、業務に不慣れな新入社員も含まれる20代においては、その傾向が高い状況にあります。

テレワークによるコミュニケーション不足への対策5選

テレワークでコミュニケーション不足に気が付いた時、どのような対策をとれば良いのでしょうか。ここでは、すぐに実践可能な対策を5つご紹介します。

1.コミュニケーションツールを活用

まず1つ目は効果的なコミュニケーションツールの導入・活用です。

メインのコミュニケ―ションツールがメールや電話の企業は、手軽に会話形式のやり取りができ、グループでの情報共有ツールとしても優れたチャットツールの導入をおすすめします。

チャットでは、メールに比べていい意味で遠慮をせず、より気軽に短文でのやり取りができることから、スピーディーなコミュニケーションが期待できます。電話のように、相手の「今」の作業を邪魔してしまうこともありません。

また、ビデオ会議ができるミーティングツールの活用も良いでしょう。顔を見ながら会議や面談ができるので、ちょっとした雑談ベースの相談もしやすくなります。

孤独を感じやすいテレワークにおけるこのような時間は、信頼関係や風通しのいい人間関係の構築にも役立つでしょう。

2.テレワークに対応したマニュアル運用

テレワークでは、コミュニケーションにおけるルール作りも重要です。さらに策定したルールは、テレワークマニュアルのひとつとして、社内の共通認識となるよう周知します

ルールの具体的な例としては、上長との定期的な面談の他、月に1度はチーム単位でのビデオ会議をおこなうといった方法が挙げられるでしょう。その際は、単に業務報告だけにとどまらず、会話の機会である意識を持つことも大切です。

3.勤務外での雑談などコミュニケーション時間の確保

また、勤務中は雑談をしにくいという従業員もいると思います。雑談をしすぎてしまっても業務に支障がでてしまいますので、思い切って雑談も含めてコミュニケーションを取る時間を決めましょう

ランチタイムや、終礼時に時間を設けるのがおすすめです。ここでの会話のポイントは、業務中不安に感じたことや細かくて確認できなかったことを相談したり、他のスタッフについて良かったことを褒め合ったり、知識や交流を深める時間を作れるように意識するとより良いです。

4.相手を認める働きかけを意識

テレワークの時には意識的に周りの従業員を認めたり、評価する状況を作ることが重要です。

例えば、オフィス勤務であれば、ちょっとした作業の完了であっても、自然に「ありがとう」や「助かったよ」といった感謝やねぎらいの言葉によるコミュニケーションが発生しているかと思います。

これらの言葉をかけられた相手は、「認められている」という充実感を得ることができるのではないでしょうか。

そのため、出社していたら発生していたであろう、些細な声がけが欠落しがちなことを認識しておく必要があります。このような「気づき」があることで、お互いに意識した声がけが習慣づくようになるでしょう。

5.タスク管理ツールなどで業務を可視化

テレワーク中の従業員の勤務状況の把握には、スケジュールとやるべき業務の可視化や共有ができるタスク管理ツールがおすすめです。

このようなタスク管理ツールでは、個人が抱えている業務量と進捗状況が確認できるため、業務の割り振りやプロジェクトの進行管理など、マネジメント業務が円滑におこなえる点も特徴です。

タスクの状況は、チームメンバー全員に共有することもできるため、上司や同僚からのサポートも得やすくなり、業務の遅れや業務量の偏りといった課題への対策も早期に講じやすくなります。

テレワークのコミュニケーション課題を解決した事例

ここからは、さまざまな工夫や取り組みによって、実際にテレワークのコミュニケーション不足を解消した事例をご紹介します。

コミュニケーションの活性化は、業務効率のアップや、従業員同士の良好な人間関係の構築への相乗効果も期待できます。成功事例を参考にして、積極的に取り入れていきましょう。

チャットツールで従業員のコミュニケーションが活性化

最初は、チャットツールを導入したことで従業員のコミュニケーションを活性化した例です。

チャットツールにはグループチャットと呼ばれる、複数人で会話ができる機能がついています。1つ1つプロジェクトやチームを分けてチャットルームを作ることで、情報共有の手間を軽減できるだけでなく、進捗や情報の整理などもしやすくなります。

チーム全員が、ひとつの空間でやり取りをすることから、成果や業務の完了に対するコミュニケーションも自然に醸成されるようになるのです。

親睦を深めるイベントを組んでコミュニケーションが増加

テレワークだからこそしやすくなるコミュニケーションに目を向けるのもおすすめです。

例えば、ビデオ会議ツールを利用したオンラインランチや、終業時間後のオンライン飲み会などが挙げられます。

特に、全国各地に営業所や支店がある企業においては、遠方の社員と話す機会を設けるのは難しいのではないでしょうか。しかし、テレワークであれば、距離を気にせず、オンラインのコミュニケーションによって親睦を深めることが可能です。

週1日や2日など曜日や時間を決めて、チーム内だけでなく、部署や支店の垣根を越えた交流の機会を設けることで、コミュニケーションが活発になり、人間関係の希薄化を防ぐことができるでしょう。

また、どちらも業務中には話しにくいことをざっくばらんに話すチャンスとなるため、そのような世間話から、新しいアイデアが生まれるといったメリットも得られます。

1on1実施によるマネジメントの最適化

上長とチームメンバー個人との面談である、「1on1」を定期的にオンラインでおこなうのも、信頼関係の構築や課題の早期発見などに効果的です。

オフィス勤務であれば、オフィス内を行き来する際やお昼の時間など、何気ないタイミングでの日常的なコミュニケーションが発生します。しかしテレワークになると、特に上長と会話する機会は激減してしまうものです。

組織で働く上では、立場の近い同僚や先輩には、相談しにくいことも出てくるかもしれません。そのため、マネジメントにおいては、メンバーがそのような問題を一人で抱え込んでしまい、大きなストレスに発展してしまわないよう注意を払う必要があります。

月に1〜2度は、上長とメンバー間で、業務内容や進捗状況を報告を受ける機会を設け、業務量や担当者の配置の最適化を図りつつ、フランクな会話によって風通しの良い職場環境を目指しましょう。

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テレワークでチャットツールを導入する3つのメリット

テレワークにおけるコミュニケーションの活性化には、チャットツールの導入が効果的であることをお伝えしました。ここでは、そのメリットについて、具体的な3つのポイントをご説明します。

1.絵文字や書き方などアイデア次第で好印象になる

チャットツールは短文での会話のやり取りがしやすい性質を持つため、メールよりもラフなコミュニケーションがしやすくなります。加えて、絵文字などの機能が充実しているツールも多く、機械的なコミュニケーションを防ぐこともできます。

絵文字の使用などは、些細なことと感じるかもしれませんが、相手の見えないテレワークにおいては、このような「人間的」なコミュニケーションをするための気遣いが、心理的な安心感や充足感を生み出す上で重要となります。

2.仕事の進捗状況の確認や情報共有ができる

自身の業務状況についての、報告や相談がしやすくなるのもチャットツールの特徴です。

チャットでのコミュニケーションは、電話と違って相手の作業を邪魔することもなく、かつ堅苦しくなりがちなメールの煩わしさもありません。

例えば、アドバイスが欲しい時などは、特定の人を名指しせずにグループチャットに投げかけることで、手が空いた人が対応してくれるといった「見守られている」安心感も得られます。このようなコミュニケーションは、特に20代の業務に不慣れな従業員が多い組織にとっては、人材育成の面でも役立つでしょう。

3.スピーディーなコミュニケーション

チャットツールでは、コミュニケーションのスピードも向上します。チャットでは、メールに比べてラリー形式のコミュニケーションが取れるため、意思疎通や情報共有をオンタイムで図ることができます。

コミュニケーションのしやすさ、スピードの向上は、想像以上の業務効率の改善につながるはずです。

テレワークにおすすめのコミュニケーションツール3選

テレワークの際のコミュニケーションツールをお探しであれば、充実した機能や導入のしやすさに定評のある、下記3つのツールの比較から検討されることをおすすめします。

1.Chatwork

1つ目は「Chatwork」です。Chatworkは、シンプルな操作画面にこだわって開発されており、初見でもすぐに使いこなせる操作性の高さが魅力のツールです。

グループチャットの作成はもちろんのこと、タスク管理機能にも優れており、使いやすさと機能を兼ね備えたチャットツールです。

高水準のセキュリティにより、大企業や官公庁への導入実績もあるため安心して利用することができます。チャットツールの導入を検討するのであれば、まずチェックしたいツールといえるでしょう。

提供元 Chatwork株式会社
初期費用 無料
料金プラン
(税込)
■フリープラン
無料
■ビジネスプラン
550円/月 ※月額契約の場合 660円/月
■エンタープライズプラン
880円/月 ※月額契約の場合 1056円/月
導入実績 導入企業者数343000社以上(同社HPより)
機能・特徴 チャット機能、タスク管理機能、ファイル管理機能、ビデオ通話機能、絵文字機能など
URL 公式サイト

2.Zoom

2つ目はオンラインWeb会議の鉄板ツールとも言えるZoomです。

利用者数は6年連続トップ(同社HPより)という、世界的な知名度を誇るツールです。万全のセキュリティ対策、シンプルで使いやすい設計は、会議・面談・商談などさまざまなビジネスシーンで利用されている代表的なビデオ会議ツールです。

提供元 Zoomビデオコミュニケーションズ
初期費用 無料
料金プラン
(税込)
■基本プラン
無料■プロプラン(小さいチーム用)
22110円/年■ビジネスプラン(中小企業用)
29590円/年

■企業プラン(大手企業用)
35530円/年

導入実績 75万以上の企業や組織で活用(同社HPより)
機能・特徴 オンラインWeb会議、録画、チャット機能
URL 公式サイト

3.Jooto

Jootoは、カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。

Jootoでは、抱えるタスクの量や優先度、進捗などの管理ができ、チームメンバーへの共有もスムーズにしてくれるツールとして活用できます。

コメント機能により、タスクに対する質問などもツール内で完結できるため、比較的ライトなコミュニケーションも織り交ぜながら、業務の効率化を図ることができます。

提供元 株式会社 PR TIMES
初期費用 無料
料金プラン
(税込)
■無料プラン
無料
■スタンダードプラン
550円/月
■エンタープライズプラン
1430円/月
導入実績 導入企業数1700社以上(同社HPより)
機能・特徴 タスク管理機能、進捗管理機能、ユーザー管理機能、コミュニケーション機能などの管理機能のついたツール
URL 公式サイト

テレワークには4つの環境づくりも不可欠

テレワークをスムーズに進めていくためには、快適な仕事環境を整える必要もあります。ここでは、テレワークに適した環境づくりを実現するための4つのポイントをお伝えします。

1.パソコンなどの貸し出し

従業員がテレワークで使用するPC端末は、セキュリティ対策や福利厚生の面においても、必ず会社から貸与するようにしましょう。

企業によっては、通信回線の利用料を一部負担したり、在宅ワーク環境を整える目的での物品購入に対する補助金制度を設けている場合もあります。

テレワークにおける、仕事環境の改善や工夫は、従業員自身が努力すべき点も多くあります。しかし、組織側もサポートする仕組みや制度を積極的に導入することで、従業員の仕事に対するモチベーションも向上するでしょう。

2.快適な環境づくり

新型コロナウイルス感染症の流行により、オフィス勤務からテレワークへと移行した方においては、専用のワークスペースを設けることが難しいケースも少なくありません。

生活空間である家が、もともと仕事をする目的でつくられていないのは、ある意味、当然ともいえます。しかし、専用のデスクやチェアを用意できない環境であっても、部屋のテレビや趣味のツールなどが、仕事中は目に入らないようにするといった工夫は可能なはずです。

ただでさえ、誘惑の多い在宅でのテレワークでは、作業時間や作業環境の自己管理が業務効率に大きく影響することを理解しておきましょう。

3.メンタルヘルスへのサポート

ワークライフバランスの向上など、メリットの多いテレワークですが、コミュニケーション不足から、問題を一人で抱え込んでしまったり、孤独や孤立を感じやすいといったデメリットもあります。

メンタルヘルスの維持は、生産性の向上だけでなく、離職の防止といった面でも重要な取り組みのひとつです。

先にお伝えしたように、定期的な面談をルール化する、フランクな会話のできる機会を設けるといった取り組みを実施し、早期に気づくことのできる仕組みを取り入れましょう。

4.セキュリティ面の対策

テレワークでは、会社の資産であるPCを外部に持ち出し、さまざまな環境において仕事をすることになるため、従業員一人ひとりにおける高いセキュリティリテラシーが求められることになります。

セキュリティソフトの導入や、サイバー攻撃により情報漏洩などのリスクが発生した際のマニュアル策定などの他、従業員に対するセキュリティ教育も定期的に実施するようにしましょう。

テレワークのコミュニケーション問題は最優先で対策を

コミュニケーションの手段や仕事環境が大きく変わるテレワークでは、どうしても孤独を感じやすくなってしまいます。

しかし、テレワークにおけるコミュニケーションは、ツールの導入や組織としての細かな取り組みによって、その多くを解消することができるのも事実です。

そのため、課題が解消され、多くのメリットを享受することができれば、出社時と同等、あるいはそれ以上の生産性を実現することも可能になるでしょう。

テレワーク時にかかわらず、コミュニケーションにおいて何より大切なのは、相手を気遣う気持ちを持つことです。ツールを活用しつつ、ていねいなコミュニケーションを心がけてください。

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