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テレワークに監視は必要？監視方法や注意点・おすすめ監視ツールを解説
テレワーク時の勤務状況を把握するために「監視」の仕組みやツールを取り入れているという企業は少なくありません。「監視」というと、あまり聞こえはよくありませんが、方法によっては信頼感や安心感を生む場合もあります。本記事では、そんなテレワークでの監視のメリット・デメリット、さらにはおすすめの方法や注意点など詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。
目次
テレワークに監視はどこまで必要？
テレワークや在宅勤務では、他の社員や上司の目がないため、事実として仕事の手を抜ける状況であることは否めません。そのため、結論としてはテレワークの「監視」は必要であると言えます。
管理職やチームリーダーの方は、社員が抱えている日常業務と、プロジェクトのタスクなどの進捗状況を把握していなければなりません。しかし、上司や先輩の目の届かない場所で、一人で業務を遂行していると、徐々に緊張感や集中力が薄れていき、効率的な作業を意識できなくなってしまいます。
お昼休みや休憩時間と業務時間の区別が曖昧になってしまうこともあるでしょう。その結果、著しい生産性の低下を招いてしまうのです。
その一方で、長時間労働を続けてしまう社員も現れるかもしれません。企業には、このような過重労働を防ぐ義務もありますが、テレワークの場合、その状況に気づくことができずに、対策が遅れてしまうこともあります。
このようなことから、テレワークや在宅勤務時においても勤務状況を確認する意味での監視は必要であると考えられます。ただし、それらの確認は、労使間の信頼関係を損なわない「適度な範囲内」で行う必要があるでしょう。
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テレワークで監視するメリット
テレワークにて監視を行うと、以下のようなメリットを得られます。
- サボりのチェック
- 信頼感の向上
- 長時間労働の防止
- 適度な緊張感による生産性向上
- コミュニケーションの円滑化
ここからは、それぞれのメリットについて解説していきます。
サボりのチェック
テレワークに監視を導入すると、社員がサボっていないかどうかをチェックできるだけでなく、サボりの防止にもつながります。
当然ですが、テレワークではオフィス勤務と違い、常に社員同士や上司による勤務態度や作業状況の確認はできません。そのため、極論を言ってしまえば、社員が何をしていようが、リアルタイムでの把握はできないのです。
そんな環境が続いてしまうと緊張感が薄れ、「バレなければいい」という発想でサボりはじめる社員が必ずと言っていいほど出てきます。そのため、テレワークにおいても、監視による「状況が把握されている可能性」は、適切な緊張感と集中力の維持に一定の効果があると考えられます。
▷テレワーク・在宅勤務中のサボりはバレる？バレる理由やバレたときのリスク
信頼感の向上
社員の勤務状況を把握する必要がある管理職の方々においては、社員が「サボっているのではないか」と感じたことがある方もいるのではないかと思います。しかし、実は社員側が「サボっていると思われているのでは？」と感じているケースもあるのです。
上司が部下の勤務状況に対して疑念を抱き、一方で社員は不安に感じている。このような状況は、決して良好な関係とは言えません。
しかし、監視により稼働状況の把握を実施することで、上司は勤務状況の確認ができ、社員は勤務を証明することで安心して仕事に取り組めるようになります。
長時間労働の防止
テレワークでの監視は、長時間労働の防止にもつながります。オフィス勤務とは異なり、テレワークでは社員が働きすぎている状態にも気が付きにくくなってしまいます。
長時間労働が健康被害に関係していることは、今や明らかとなっており、会社には過重労働を防止する義務があります。
恒常的に長時間の時間外労働が発生していないかを把握し、そのような状況が発生しているのであれば、早期に対策を講じるためにも監視が役立つことがあります。
適度な緊張感による生産性向上
監視による適度な緊張感は、生産性の向上にも役立ちます。オフィスで働く際には、無意識に感じる「見られているかもしれない」という周囲の視線があります。
しかし、テレワークではそのような緊張感を持つことはできません。そのため、緊張感や集中力が続かずに、生産性が低下する傾向にあるのです。
このような状況の改善にも、監視の効果が期待できます。適度な監視によりオフィス勤務に近い環境づくりを行うことで、緊張感や集中力を大きく損なうことなく、業務を遂行できるようになります。
コミュニケーションの円滑化
テレワークでは、相手の状況がわからないことや、そもそもコミュニケーション自体が取りにくい環境などから、些細なことであればつい遠慮してしまう傾向にあるでしょう。
そのため、監視によって、常に見守られているという安心感をチームやメンバー間に醸成することで、些細な困りごとであっても、相談しやすい環境を作ることができます。
例えば、監視方法によっては、社員の在籍状況をリアルタイムで確認することも可能です。テレワークでの監視は、チーム内のコミュニケーションを活発にする環境づくりの手助けにもなるのです。
▷テレワークでコミュニケーション不足になる原因とは？解決するための対処法
テレワークで監視するデメリット
監視は「適度」であれば多くのメリットを得られますが、その一方で、過度な監視や誤った方法での監視には、以下のようなデメリットが生じてしまいます。
- 社員の精神的な負担増加
- ストレスによる生産性の低下
- テレワークの意義に対する矛盾
あらかじめデメリットについて理解することで、過度な監視を防ぐことができ、能率的なテレワーク環境が実現できるでしょう。ここからは、それぞれのデメリットについて解説します。
社員の精神的な負担増加
過度な監視は、社員に拘束感や会社への不信感を抱かせる結果を招きます。このような精神的負担は、社員のエンゲージメントを低下させ、仕事へのモチベーションを失わせるなど、大きな悪影響を及ぼします。
オフィスで勤務における「周囲の目」は、ある意味、お互いに勤務状況を確認し合っていると感じられる状態ですが、一方的な状況での「監視」となれば、社員が気が休まらないと感じるのも無理はありません。
精神的な負担となり得ることを考慮した上で、監視の方法などを検討し、社員の理解を得る必要があるでしょう。
ストレスによる生産性の低下
適度な緊張感は生産性の向上に寄与しますが、過度な緊張感による精神的ストレスは、かえって逆効果となってしまいます。
「常に監視されているのではないか」という不安な気持ちから、普段ならできていた作業もできなくなってしまい、生産性が低下するのです。
PCのカメラを常時付けておくことを要求したり、非効率な業務報告を頻繁に命じたりすることは、効率的な方法とはいえず、生産性の低下を引き起こすばかりか、社員にも大きな精神的ストレスを与えかねないことを理解しておきましょう。
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テレワークの意義に対する矛盾
そもそもテレワークは、多様な働き方の実現や、通勤時間をカットすることで時間を有効に使いワークライフバランスを充実させることに意義があります。
さらに、テレワークのメリットは、勤務時間や勤務場所にとらわれることなく、自分自身が働きやすい環境で仕事をすることで業務効率をあげたり、生産性を向上させたりできる点にあります。
過度な監視によって時間や勤務場所を大きく制限されるのであれば、テレワークのメリットを最大化することは困難であるといえるのです。
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テレワークで監視する6つの方法と監視ツール
テレワークで業務を監視する方法としては、まずはツールの導入がおすすめです。ここでは、監視に役立つツールを6つご紹介します。
1.勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、社員の勤怠状況を確認できるツールです。打刻機能があり、主に勤務開始と勤務終了の時刻や、休憩の時刻が記録されます。
勤怠管理システムのメリットは、リアルタイムで稼働状況を確認できることです。一般的には、「未出勤」「勤務中」「退室中」「退勤」などのステータスで管理されるため、出勤状況がひと目で把握できます。
社員の稼働状況がわかることで、テレワークでもコミュニケーションがスムーズになります。
2.アクセス監視システム
アクセス監視システムとは、インターネットのアクセス状況を管理できる機能です。例えば安全性が低いサイトにはアクセスできないように制限したり、社員のインターネット利用状況をログで確認できたりします。
アクセス監視システムを導入すると、業務に集中できる環境を作れるというメリットがあります。稼働状況を確認するだけでなく、業務に関連のないサイトにアクセスしていたり、ゲームをしてしまったりするといったサボり防止にも役立つでしょう。
3.在席管理ツール
在席管理ツールとは、社員の勤務状況を確認できるツールです。
ツールでは「在席」「離席」「出張中」「会議中」といったステータスの他、「取り込み中」や「対応可能」といったステータスも選べるため、社員の状況をより詳しく見える化することができます。
在席確認ツールのメリットは、社員同士のコミュニケーションを円滑にすることです。現在の状況をリアルタイムで確認できるので、相手の状況に配慮しながら、その都度どのようにコミュニケーションを取ればいいのかが判断できます。
4.利用アプリの監視ツール
アプリの監視ツールとは、業務で使用するアプリの稼働状況を確認できるツールです。
業務で必要なアプリが稼働していれば、仕事をしていると判断でき、逆に業務とは関係のないアプリが日常的に稼働していれば、業務とは関係のないことに時間を費やしている可能性があるとわかるのです。
例えば、オフィスツールの定番とも言えるExcelやWordのようなアプリや、会社で導入しているメールツールのアプリなどを監視することで、自己申告の時間と実際の業務時間を照らし合わせて、労働時間の過少申告や過大申告がないかを確認できるようになるでしょう。
5.画面操作録画ツール
画面操作録画ツールでは、各アプリ内で実際にどのような操作を行ったのかの記録が残せるツールです。このツールのメリットは、具体的な稼働状況を確認できることにあります。
例えば、PCの電源が入っていたとしても、実際に仕事をしているかどうかまでは分かりません。アプリも同様に、オンライン・オフラインの管理だけでは、ツールを開いているだけなのか、それとも何らかの作業をしているのかの区別は付かないのです。
しかし、画面操作ツールでは、「誰が」「いつ」「どのような操作を行ったか」の管理が可能になり、社員の勤務状況をより詳細に把握できます。
6.キーロガー監視
キーロガーとは、キーボードの操作内容を記録するソフトウェアの呼称です。もともとはシステムエンジニアが、問題発生時にどのような操作によってその問題が発生したかを把握する、ログ解析のために開発された機能でした。
そのため、キーロガー監視は、「キーボード操作の記録」を確認することで、稼働状況が把握できるツールとなっています。
キーロガー監視ツールを導入すると、社員が勤務時間中にどんなキーワードを入力しているかがわかり、業務に関係のないサイトの閲覧や会社PCの私物化などがわかるようになります。
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テレワークで監視する際の注意点
テレワークで監視をする際は、以下のように4つの注意点があります。
- お互いの認識の一致が必要
- 目的を明確にしておく
- 特に過度な監視に注意する
- 監視ツールだけを根拠に決めつけない
上記の注意点を把握することで、「適度な監視」によるメリットが得られ、社員も不満や不信感を抱くことなくテレワークに臨めます。ここからは、それぞれの注意点について解説しましょう。
お互いの認識の一致が必要
テレワークにおける勤怠管理やログの管理など、監視する必要性とメリットについて、しっかりと社員に共有し、相互に理解を深めておきましょう。
共有がない状態で監視制度を導入してしまうと、社員の中には「会社から信用されていない」「プライバシーを侵害されている」と感じてしまう人がいるかもしれません。
そうなれば、テレワークや監視のメリットを得られるどころか、労使間やチーム内の信頼関係すら保てなくなってしまいます。
テレワークによる仕事の効率化を進めるためにも、認識の一致は大切です。認識が食い違うことがないように、テレワーク導入と同時にメリットを伝えておくといいでしょう。
目的を明確にしておく
テレワークで監視する際は、あらかじめ目的を明確にしておきましょう。目的が決まっていないまま監視をしてしまうと、部下のパフォーマンスが下がってしまうこともあります。
例えば、監視する目的が決まっていないと、社員は、疑われていると不快に感じてしまうかもしれません。この状況が続くと、モチベーションが下がり生産性にも悪影響を与えてしまいます。
監視を実施する主な理由は、社員を拘束することではなく、正確な勤怠管理の徹底や生産性の維持にその目的があるはずです。これらの目的と必要性は、必ず事前に社員に伝えておきましょう。
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過度な監視には特に注意する
テレワークにおける監視は、「適度に行う」ことが、最も重要なポイントです。あまりに厳しい監視は、社員の精神的な負荷の増大、会社への不信感、エンゲージメントやモチベーションの低下を引き起こします。
これらの課題は、事業の中断や利益の減少といった、会社全体の深刻な問題へと発展してしまう恐れもあります。
特に「PCカメラを稼働させたままの勤務」や「PCシステムによる詳細な離席時間管理」などは、ゆっくりトイレに行くこともできなくなるなど、場合によっては、想像以上の負担を社員に強いることもあります。
テレワークにおける稼働状況や勤怠の管理を実施するのであれば、あくまでその目的を果たすために、適切な方法と程度を選ぶ必要があるでしょう。
監視ツールだけを根拠に決めつけない
監視ツールのみを根拠にして、稼働状況を決めつけないこともポイントです。ツールのデータはあくまでも数字であるため、必ずしも社員がサボっている証拠にはなりません。
もしデータに不審な点が見つかった場合は、他の要素も合わせて確認するようにしましょう。例えば、直属の上司や所属部門のメンバー、当該社員へのヒアリングを行い、可能であればテレワーク前とテレワーク後の業務実績の比較も行います。
監視ツールだけでなく、コミュニケーションを挟むことで信頼関係を維持できるようになります。社員のモチベーションを下げないためにも、ツールに依存しない監視制度を整えてください。
▷テレワークの導入手順ガイド！基本的なステップや役立つツールを解説
テレワークでの過度な監視には注意が必要
本記事では、テレワークにおける監視のメリット・デメリットなどについて解説しました。
テレワークの監視には、サボりの防止や長時間労働の是正、生産性の維持といったメリットがある一方で、やり方を間違ってしまえば、離職や事業中断といった深刻な問題の引き金ともなってしまいます。
監視のメリットを最大限に享受するには、「適度な監視」が重要です。ぜひ便利なツールなども活用しながら、業務の効率化や生産性の向上が望めるテレワーク環境を実現してください。
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