テレワークで生産性は向上するのか?低いと感じる原因や改善策を解説

2022/5/12 2022/05/12

テレワーク

テレワークで生産性が高まるビジネスパーソン

「テレワークをすると実際に生産性は向上するのか?」、「生産性が低いと感じる人の原因や改善策を知りたい」という人はいませんか?本記事ではテレワークと生産性の関係性、低い場合の原因、おすすめの解決策をお伝えします。ぜひ参考にしてください。

調査からわかるテレワーク導入と生産性の関係

新型コロナウイルスにより導入が加速したテレワークですが、テレワークとはデジタルツールを利用してオフィス以外の場所で業務を行うことを意味します。

実際にテレワークを導入すると業務の生産性にどう影響するのか、売り上げがあがった企業と低下した企業の実例をもとに説明していきます。

テレワークによって生産性が向上した声

テレワークにもいくつか種類があり、在宅で行うものを「在宅勤務」、ホテルや電車などの自宅とオフィス以外の公共スペースで行うものを「モバイルワーク」、オフィス以外に新しく開設した別の業務拠点で行うものを「サテライトオフィス勤務」と呼びます。

また、生産性が向上した例として、イギリスのロックダウン以前と以後の生産性を比較した調査があります。ロックダウン以前と以後でテレワークを導入した人の5割以上が「早く業務を終わらせることができた」と回答し、9割近くの人がロックダウン前と変わらない生産性を維持できている(もしくは向上させられている)と回答しています。

この調査からわかるように、ロックダウンなどでテレワークに急に切り替えることになったとしても生産性に影響が及ばなかったケースもあります。新しいルールやシステムの導入・工夫の積み重ねで生産性を向上させることは十分にできるということです。

[参照:Working from Home under COVID-19 lockdown: Transitions and Tensions January 2021]

テレワークによって生産性が低下した声

逆にテレワークにより生産性が低下してしまったという声もあります。

諸外国よりも異様に高い「テレワークで生産性が下がる」という回答
(※出典:レノボ・ジャパン資料)

実は、世界各国で行った「テレワークはオフィス勤務よりも生産性は下がるか?」というアンケート調査に対して「低下する」と答えた割合が日本が最も多く、4割を上回る結果になりました。他国の平均は1割前後なので、日本人の感じ方は大きく異なることを示しています。

また、コミュニケーションが不足することにより業務遂行が滞っているという意見も多く、テレワークの生産性が下がる1つの要因となっています。

生産性の低下を実感した人の割合は8割~9割

実際に生産性が低下していると実感している企業は全体の9割以上という結果が、経済産業省が2021年2月に発表したデータ(出典:コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ)で公表されています。労働者ベースでも8割を超える結果となっており、テレワークの導入をきっかけに実際に業績の低下に繋がっている企業も多く存在しています。

オフィス勤務の生産性に関する声は?

オフィス勤務の生産性に関するデータとして、Adobeが発表した「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査(Productivity/Work from Home Survey)」によると、米国では在宅勤務で生産性が向上した一方で、日本の労働者の約4割が「在宅勤務は生産性が下がる」と回答しています。

また、コロナ禍の緊急事態宣言が解除されるタイミングで在宅勤務から出社に戻している従業員は49%もいるという調査結果もあります。外国と比較しても日本人はオフィス勤務の方が、テレワーク勤務時よりも仕事がしやすいと感じており、生産性の違いにも結びついています。

[参照:「COVID-19禍における生産性と在宅勤務に関する調査(Productivity/Work from Home Survey)」]

テレワークで生産性が上がった3つの理由

日本ではテレワークで生産性が下がったと答える企業・人が多い中で、テレワークで生産性が上がっている企業・人は何が違うのでしょうか?3つの理由について紹介していきます。

1.自由な時間の使い方ができる

1つ目は時間の使い方です。出社する時間がなくなるため、在宅勤務であれば起床してから業務開始までの時間が出社時よりも圧倒的に短くなります。特に会社まで時間をかけて出社・帰社している人にとって移動時間の短縮は多くの時間を生み出します。

休憩の取り方なども自分次第で調節することができるので、自分の集中力や体調を踏まえて勤務しやすくなります。1時間に1回適度に休憩を取ることは、続けて長時間労働を行うときよりもずっと生産性をあげてくれます。

2.仕事に集中しやすい

次に、仕事に集中することができるという声もあります。

テレワークの際は周りに従業員がいないため、自分が意図しない時に話しかけられたり、周りの声や雑音をカットすることができます。そのため、静かな環境を自分で用意することができれば、周りに振り回されることなく自分で仕事をコントロールしやすくなるため集中力を高めることができ、結果として生産性の向上が見込まれます。

また自分で快適な環境を作ることもできるため、静かな環境が苦手な人は気分転換として音楽を流すこともでき、周りに気を遣う必要がなくなります。

3.気持ちが穏やかになれる

穏やかな気持ちで仕事に取り組めるのも大きな理由です。社内にいれば、ミスをした従業員を上司が怒っている現場に遭遇したり、うまくいっているほかの社員に対して羨望の気持ちを持ったりすることもあります。

テレワークであれば、そのようなシーンに出くわす機会が減るため、感情の浮き沈みを減らすことができます。自分の感情をコントロールすることが苦手な方や、自分の調子が良くないと感じるときには効率を上げやすくなります。

テレワークで生産性が低下したと感じる6つの原因

テレワークで生産性が上がったという人もいれば下がったという人もいます。実際、テレワークで生産性が下がったと答える人のほうが多いのはなぜなのか?6つの原因とともに解説していきます。

1.仕事の進捗状況や成果が見えずらい

1つ目は仕事の進捗状況や成果が見えにくいことが挙げられます。企業としても従業員がどのくらい仕事を進めているのかを管理するために報告させたり、自ら確認しにいくという手間が増えてしまいます。

テレワークを導入した時、多くの場合従業員の仕事の進捗は、管理表を入力させたり日報を書かせたりと作業をプラスして管理をしなければなりません。上司はプラスされた入力物を確認しにいかないと進捗が見えないため、さらに時間を費やす必要があります。

また、個人の業務を見にいき把握したとしても、重要なのはチームやプロジェクトの全体感です。全体として見てどう指示を出すべきか、上司は考える必要があります。

遅れている人は誰なのか、サポートができそうな人は誰なのか、オフラインであれば会話することで埋められる進捗差も、テレワークの場合、個人個人で擦り合わせることがしにくくなります。

2.仕事とプライベート時間があいまい

仕事とプライベートの境界線もあいまいになりがちです。今までは出社時間が気分を変えるきっかけになっていたものが、起きてすぐ仕事をはじめることができたり、終業後すぐにリラックスできる場所があったりすることで、気持ちの切り替えが困難になります。

またテレワークの場合、帰社という観点がないため、残業時間が伸びてしまいがちです。実際に日本労働組合総連合会による「テレワークに関する調査」というレポートにおいて51%のテレワーカーが通常の勤務よりも長時間になることがあったと回答しています。

周りの社員が仕事を終えているのかも目視でわかりにくいため、いつまでも仕事をしてしまい、プライベートの時間が削られてしまうというリスクもあります。

[参照:テレワークに関する調査2020]

3.環境づくりの不備

テレワークをする場合、集中して業務ができる環境を探す必要があります。自宅であってもオフィスと同じくらい業務環境が整った場所を作らなければならないし、自宅が使えない場合はサテライトオフィスのようなサードプレイスを探すか、ホテルやカフェなどの公共の場所をお金を払って使う必要があります。

業務用のデスク・チェア、快適な通信環境などテレワークをはじめる際に用意するものはいくつかあります。2020年3月〜5月、初めての緊急事態宣言の時は、強制的にテレワークに移行した人が増えたため、ホームセンターやネット市場でもテレワークグッズが相次いで売り切れとなっていました。

テレワークをはじめるにあたって環境の十分な整備ができていないと効率良く業務を進められなくなります。

4.同僚などとのコミュニケーションが不足

同僚などとのコミュニケーションが不足することも理由の1つです。出社している時は雑談も含めて会話をするきっかけを作ることができたとしても、テレワークで別々の場所にいる状態では用件なしに連絡を取りにくくなります。

雑談であっても会話をすることは気分転換に繋がったり、小さなきっかけがアイディアに繋がったり、情報収集をすることができたり、メリットも沢山あります。

こうした機会が失われてしまうことで、業務効率が下がってしまう可能性もあります。

5.家族などの影響を受ける

在宅勤務を行う際に、家族構成の違いで大きく生産性に違いが出ているという調査があります。単身の社員と、所帯を持っている社員では在宅勤務の環境がまったく異なります。

夫婦で在宅勤務なのか?小さな子どもはいるのか?個室はあるのか?という家庭の背景の違いが社員間での業務効率に大きな違いが生まれます。

実際に、株式会社リクルート・カンパニーが行った「新型コロナ禍を受けたテレワーク×住まいの意識・実態」調査では、6歳以下の子どもと同居している社員の46%は「こどもを見ながら仕事可能な環境がない」と回答しています。他にも「1人で集中する場所がない」、「仕事専用スペースがない」といった回答も目立つ結果となりました。

[参照:「新型コロナ禍を受けたテレワーク×住まいの意識・実態」調査]

単身者であれば、自分で環境づくりをコントロールできますが、夫婦や子どもがいたりするとなかなか集中できるスペースを確保できないのが現状です。

6.人目がなくモチベーションが下がる

最後の理由として、「人目がない」ことです。テレワークの際は監視カメラでもない限り、個人の行動をすべて特定することは不可能です。社員が自らモチベーションを高く保てなければ、だれかに見られているという意識が薄くなるため、手を抜いたり、休憩時間が長くなるケースは非常に多くなってしまいます。

出社している時に感じるような「上司や周りから見られている」という感覚は、適度な緊張感を与える効果があります。周りの目がないからこそ、自分で自分を管理しながら勤務することが重要になります。

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テレワークの生産性が改善する6つの方法

テレワークの生産性をあげるためには、どのような方法をとったら良いでしょうか。

意識の問題から、システムを導入することまで合計6つの解決方法があるので積極的に取り入れていきましょう。

1.ビジネスチャットを導入する

まずは、ビジネスチャットを導入していきましょう。こちらはコミュニケーション不足の解消に役立ちます。社内コミュニケーションのメインツールが電話やメールなら、チャットも追加することをおすすめします。

ビジネスチャットは、気軽に短文の会話のラリーを行えるため、口頭の会話をしている状態に近い状態を作ることができます。電話ほど相手の時間を奪うこともなく、細かな質問や相談をしやすくなります。

文書に感情をのせやすいので、絵文字や口語文書を取り入れながらやり取りをしていけます。

2.出社時と同じように規則正しい生活を送る

次に重要なポイントは、出社時と同じような生活を送ることです。通勤時間がないからといって朝は勤務開始時間ぎりぎりに起きて、部屋着のまま仕事をしたり、だらだらと残業をして夜更かししてしまったりすることは生産性の低下に繋がります。

朝は出社する時と同じ時間に起き、着替えて女性ならお化粧をしたり、朝食を食べたりしましょう。業務中は1時間に1回休憩をとり、終業時間になったら残りの業務を確認して当日中に行うものと翌日に回すものをきちんと整理しましょう。

隙間時間にストレッチを行って運動不足を解消するのも良いです。終業時間を意識して無駄な残業を防ぎ、夜もいつもと同じように早く寝るように心がけましょう。

「コロナで急にテレワークに切り替わってしまった」というイレギュラーな環境に変化した時こそ、規則正しい健康的な生活は心理状態を落ち着かせてくれます。

4.社内マニュアルを充実させる

マニュアルを用意することも重要です。テレワークはトラブルが発生した時に隔離された状態のため、対応フローが決まっていないと正しい対応ができなかったり、迅速な対応ができなかったりするリスクがあります。

こういう場合はこういう対応を取るといった形で予めルールを決めておきましょう。

トラブル対応ではなくとも、日常で報告を行うタイミングや業務内容のマニュアル化を行うことで、社員の業務レベルを揃えやすくなります。

5.1on1などのコミュニケーションを増やす

1on1などの面談を定期的に行うことも必要です。

上司と対面する機会が減少すると、自分の抱えている悩みを相談する場を設けにくくなり、結果的に抱え込むことになりかねません。業務進捗はもちろん、心の不調や体調不良に周りが気がつかなくなってしまうため、面談の機会を作り、メンバーのコンディションを確認しにいきましょう

上司と部下だけではなく、同僚や他部署を巻き込むのもおすすめです。本音を人に話せる場を作ることが重要です。

6.セキュリティ対策を強化する

生産性を高めるためには、セキュリティの強化も重要な打ち手になります。在宅だけではなく公共の場で業務を行うことが増えると、多様なネットワークにさらされる機会が増えます。ウイルスに感染したり、機械トラブルが起こると業務効率は一気に落ちます。更に対応するまでに時間を要したり、続行できなくなることもあります。

社内と社外の境界線があいまいになるからこそ、サイバー攻撃に対応しうるセキュリティソフトの導入や体制作りが必要になります。

テレワーク中のコミュニケーション方法を解説!よくある課題と対策法とは

テレワークの生産性を上げるために企業がすべきこと

テレワークの生産性をあげるために、個人ができることだけではなく企業も取り組みを増やす必要があります。どんなことが求められるのか、4つのポイントに分けてお伝えします。

1.勤怠管理・人事評価システムを整備

最初に、勤怠管理や人事評価システムを導入・整備する必要があります。

出社していた時はタイムカードを使って打刻したり、休憩を取るのも席を外していることを目視で確認できたりしましたが、テレワークの時にはインターネット上で勤怠を管理する必要があります。出社・退社する時にアクセスして打刻できるシステムを導入しましょう。有給申請や欠勤処理なども一緒にできるシステムを選びましょう。

また、評価制度についても従業員から意見がでやすいポイントです。周りの従業員と比較することができないため「自分は正当に評価されているのか」という不安を抱きやすくなります。また、業務過程が見えにくくなるため、定量的な評価ではなく定量で評価していくことが求められます。

オフラインの時よりも一層、何をどこまで達成したらどんな評価がもらえるのかについて、従業員に理解してもらうために、数値で管理する人事評価システムを導入しましょう。

テレワーク中のサボりはバレる?バレる理由やバレたときのリスクについて

2.メンタル面を手厚くサポート

メンタル面のサポートも非常に重要です。メンタルケアに関しては、「自分でケアする」部分と「企業がサポートする」部分と、どちらも必要になります。

セルフケアとしてできることは以下が挙げられます。

  • 朝、カーテンをあけて日光を浴びることで生活リズムをキープする
  • 自分が快適なワークスペースを作る
  • 仕事に〆切を設けることでダラダラ仕事しないようにする
  • 自分の中で仕事に切り替えるスイッチを作る
  • いつも以上に報告・連絡・相談を丁寧に行う
  • 意識的にコミュニケーションを取る努力をする

一見関係なさそうなことも、小さなきっかけがやがてストレスを感じるきっかけとなることがあります。まずは自分の体調やメンタルを整えるよう意識していきましょう。

同時に企業のサポートとしてできることは以下の内容です。

  • 発言しやすいコミュニケーションスペースを作る
  • 評価基準は明確にして、従業員が同じ認識を持てるように発信する
  • 細かな点まで逐一報告させる、上司が確認できないほどの入力物を記入させるなど、従業員のモチベーションが下がるようなマネジメントはやめる
  • メンタル専門の相談窓口を作る

テレワークのようにお互いの顔が見えない状況での管理や評価は上司にとってもどこまで細かく確認していくのかバランスを取るのが難しくなります。

違和感のある時に従業員から自然に相談が上がってくるように、ストレスを減らしながら、快適に働ける環境づくりを目指しましょう。

3.健康管理を推進

従業員の健康管理も企業経営の一環として非常に重要です。メンタルだけではなく体調も万全の状態で勤務できるよう、企業として取り組みを行う必要があります。

具体的には、

  • 始業後、オンラインでストレッチを行う
  • 長時間労働を禁止する
  • 散歩などの適度な運動のための休憩を許可する
  • 栄養面に優れた食事のレシピを提供する

特にテレワークの場合、終わりを決めずに仕事をしてしまうと長時間労働に繋がり、いつまでも疲労が取れなかったりと睡眠不足やストレスに繋がる可能性があります。

従業員の運動や食事の見直しについて指導していくことで生産性向上にも繋がっていきます。コミュニケ―ションを取りながら、規則正しい生活を推進していきましょう。

4.ITリテラシーの教育体制を整備

最後にITリテラシーについて教育体制を整えることも有効です。

例えばテレワーク中に新人が入社してきた場合、研修はオンラインで行うことになります。オンラインの新人研修は、足並みを揃えにくく、現場経験の前に知識が先に頭に入るので教育体制がきちんと整えられていないと双方向のコミュニケーションを取るのが難しくなります。

きちんと会社に対して帰属意識を持った従業員に育てるためにも、コミュニケーションツールの用意や高度なWEB会議システムの導入、マニュアルの整備をしましょう。

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テレワークに役立つビジネスツール・システム6選

テレワークを推進していくにあたり、生産性向上に繋がるビジネスツール・システムをご紹介します。自社の状況を踏まえて、積極的に取り入れていくことで業務効率をあげたり、テレワーク時に発生する課題解決に繋がったりします。

1.ビジネスチャット:Chatwork

1つ目はChatworkです。Chatworkはグループ管理やタスク管理に優れており、使いやすさも抜群のチャットツールです。会員登録さえしていればメンバーを招待してグループルームを作ることで社内外問わずコミュニケーションをとることができます。

大企業・官公庁も取り入れているほど、セキュリティについても高い水準を保っており、安心してやりとりを行うことができます。操作方法もシンプルで簡単なので誰でも取り入れやすいツールの1つです。

提供元 Chatwork株式会社
初期費用 無料
料金プラン フリープラン      無料
ビジネスプラン     550円(税込)/月 ※月間契約の場合 660円/月
エンタープライズプラン 880円(税込)/月 ※月間契約の場合 1,056円/月
導入実績 導入企業者数343000社以上
機能・特徴 チャット機能、タスク管理機能、ファイル管理機能、ビデオ通話機能などが実装されているチャットツール
URL 公式サイト

2.web商談ツール:Zoom

2つ目はオンラインWeb会議の鉄板ツールであるZoomです。

利用者数は6年連続TOPという、世界中で使われているツールです。シンプルで使いやすい設計、セキュリティ対策も万全で安心して使えるため会議・面談・商談などさまざまなシーンで利用されている代表的ツールです。

提供元 Zoomビデオコミュニケーションズ
初期費用 無料
料金プラン 基本プラン   無料
プロプラン(小さいチーム用)   22,110円(税込)/年
ビジネスプラン(中小企業用)   29,590円(税込)/年
企業プラン(大手企業用)     35,530円(税込)/年
導入実績 75万以上の企業や組織に活用されている
機能・特徴 オンラインWeb会議、録画、チャット機能
URL 公式サイト

3.タスク管理ツール:Jooto

ジョートーはカンバン式のタスク・プロジェクト管理ツールです。

タスクや進捗などを管理していくことができ、自分でタスクを管理するのはもちろん、上司が進捗管理を行ったり、コミュニケーションをスムーズに行うサポートをしてくれるツールです。

コメント機能がついているため質問などもツール内で行うことができ、比較的ライトなコミュニケーションも織り交ぜながら業務を進めていくことができます。

提供元 株式会社 PR TIMES
初期費用 無料プラン・スタンダードプラン:無料
エンタープライズプラン:220,000円(税込)
料金プラン 無料プラン        無料
スタンダードプラン    550円(税込)/月、458円(税込)/年
エンタープライズプラン  1,430円(税込)/月、1,078円(税込)/年※全て、1ライセンスあたりの価格
導入実績 導入企業数1800社以上(2022年03月末時点)
機能・特徴 タスク管理機能、進捗管理機能、ユーザー管理機能、コミュニケーション機能などの管理機能のついたツール
URL 公式サイト

4.勤怠管理システム:ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、クラウドで勤怠管理ができるシステムです。

変形労働・フレックス・裁量労働などいろいろな働き方に対応しており、シンプルな設計で簡単に管理することができます。シフト作成などもこれ1つで行えるため、大量のアルバイトを抱えた企業のシフト作成の負担軽減にも繋がります。

テレワークの出退勤管理や休暇申請などにぴったりのシステムです。

提供元 株式会社 DONUTS
初期費用 無料
料金プラン 出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理※単独利用不可

上記機能が
1つ 220円(税込)/月
2つ 330円(税込)/月
3つ 440円(税込)/月
4つ 550円(税込)/月

※全て、1ユーザあたりの価格

導入実績 シリーズ累計 導入実績150,000社以上
機能・特徴 シフト管理や作成、出退勤管理を行うことができるクラウドシステム
URL 公式サイト

5.電子契約サービス:クラウドサイン

クラウドサインは日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。紙面書類に捺印をもらうために出社する必要がなくなることで効率がUPします。

大手から中小企業までが導入しており、各種認証制度をクリアしたセキュリティ万全のツールです。

提供元 弁護士ドットコム株式会社
初期費用 無料
料金プラン ライトプラン      11,000万円(税込)/月
コーポレートプラン   30,800円(税込)/月
エンタープライズプラン 問い合わせ
導入実績 30万社導入済み
機能・特徴 メールにて契約書送付、オンラインで契約締結、その他セキュリティ機能搭載
URL 公式サイト

6.RPAツール:RoboTANGO

RoboTANGOはPC1台で5ライセンス登録ができるRPAツールです。

RPAとは定型業務をPCにインストールすることで自動化できるシステムのことを指します。主に事務的な作業を代替することができ、人材不足が進む日本でも注目のシステムです。

RoboTANGOは、業務把握から改善案の提出や、データ抽出、資料作成、給与計算などさまざまな業務を読み込ませて人の手から巻き取ることができます。

提供元 スターティアレイズ株式会社
初期費用 110,000円(税込)
料金プラン 55,000円(税込)/月
導入実績 導入社数 4,000社以上(2021月11月時点)
機能・特徴 1台で5ライセンス獲得できるPRAシステムツールです。月額5万円という安価な利用料で、レポート作成や給与計算、データ集計などの事務作業を巻き取ります。
URL 公式サイト

テレワークの生産性は工夫次第で大幅に改善が可能

テレワークの生産性は、ポイントをおさえて推進していくことで大幅に改善が期待できます。生産性を高めるためにどうしたらいいのか?ということを常に念頭に置きながら、今回紹介した内容を参考にして従業員が快適に働ける環境を作っていきましょう。

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