テレワークで生産性は低下する?生産性を向上させる秘訣や成功事例

最終更新日時:2023/04/28

テレワーク

テレワークの生産性

現代では非常に多くの企業で取り入れられているテレワークですが、導入を検討している方の中には、テレワークを実施することで生産性は向上するのか疑問を抱えている人も多いと思います。そこでこの記事では、テレワークと生産性の関係性や事例をもとに、低下する理由や向上させる秘訣について紹介していきます。

調査からわかるテレワークと生産性の関係

新型コロナウイルスにより導入が加速したテレワークですが、テレワークとはデジタルツールを利用してオフィス以外の場所で業務を行うことを意味します。

実際にテレワークを導入すると業務の生産性にどう影響するのか、売り上げがあがった企業と低下した企業の実例をもとに説明していきます。

テレワークによって生産性が向上した声

テレワークにもいくつか種類があり、在宅で行うものを「在宅勤務」、ホテルや電車などの自宅とオフィス以外の公共スペースで行うものを「モバイルワーク」、オフィス以外に新しく開設した別の業務拠点で行うものを「サテライトオフィス勤務」と呼びます。

また、生産性が向上した例として、イギリスのロックダウン以前と以後の生産性を比較した調査があります。

ロックダウン以前と以後でテレワークを導入した人の5割以上が「早く業務を終わらせることができた」と回答し、9割近くの人がロックダウン前と変わらない生産性を維持できている(もしくは向上させられている)と回答しています。

この調査からわかるように、ロックダウンなどでテレワークに急に切り替えることになったとしても生産性に影響が及ばなかったケースもあります。新しいルールやシステムの導入・工夫の積み重ねで生産性を向上させることは十分にできるということです。

[参照:Working from Home under COVID-19 lockdown: Transitions and Tensions January 2021]

テレワークによって生産性が低下した声

逆にテレワークにより生産性が低下してしまったという声もあります。

(※出典:レノボ・ジャパン資料)

実は、世界各国で行った「テレワークはオフィス勤務よりも生産性は下がるか?」というアンケート調査に対して「低下する」と答えた割合が日本が最も多く、4割を上回る結果になりました。

他国の平均は1割前後なので、日本人の感じ方は大きく異なることを示しています。

また、コミュニケーションが不足することにより業務遂行が滞っているという意見も多く、テレワークの生産性が下がる1つの要因となっています。

テレワークで生産性の低下を実感した人の割合は8割~9割

実際に生産性が低下していると実感している企業は全体の9割以上という結果が、経済産業省が2021年2月に発表したデータ(出典:コロナ禍の経済への影響に関する基礎データ)で公表されています。

労働者ベースでも8割を超える結果となっており、テレワークの導入をきっかけに実際に業績の低下に繋がっている企業も多く存在しています。

テレワークで生産性が低下する5つの原因

テレワークで生産性が上がったという人もいれば下がったという人もいます。

実際、テレワークで生産性が低下したと答える人のほうが多いのはなぜなのか?6つの原因とともに解説していきます。

  • 仕事とプライベートのメリハリをつけられない
  • テレワークのための環境が整っていない
  • 同僚などとのコミュニケーションが不足
  • 家族などの影響を受ける
  • 人目がなくモチベーションが下がる

1.仕事とプライベートのメリハリをつけられない

仕事とプライベートの境界線もあいまいになりがちです。

今までは出社時間が気分を変えるきっかけになっていたものが、起きてすぐ仕事をはじめることができたり、終業後すぐにリラックスできる場所があったりすることで、気持ちの切り替えが困難になります。

またテレワークの場合、帰社という観点がないため、残業時間が伸びてしまいがちです。

実際に日本労働組合総連合会による「テレワークに関する調査」というレポートにおいて51%のテレワーカーが通常の勤務よりも長時間になることがあったと回答しています。

周りの社員が仕事を終えているのかも目視でわかりにくいため、いつまでも仕事をしてしまい、プライベートの時間が削られてしまうというリスクもあります。

[参照:テレワークに関する調査2020]

2.テレワークのための環境が整っていない

テレワークの導入によって、自宅で働く際の環境が整っておらず、オフィスと同じような環境下で仕事ができないのも大きな原因としてあげられます。

ダイニングチェアやデスクで仕事をしなければならず、長時間座っているのが苦痛になり、中々業務に集中できないというケースも非常に多いです。結果として、テレワークに移行して生産性が低下してしまうということにつながっています。

また、自宅が使えない場合はサテライトオフィスのようなサードプレイスを探すか、ホテルやカフェなどの公共の場所をお金を払って使う必要があります。

会社が負担してくれない場合は自費で環境を整えなければならず、環境整備に前向きになれなくなってしまうのです。

3.同僚とのコミュニケーションが不足してしまう

同僚などとのコミュニケーションが不足することも理由の1つです。

出社している時は雑談も含めて会話をするきっかけを作ることができたとしても、テレワークで別々の場所にいる状態では用件なしに連絡を取りにくくなります。

雑談であっても会話をすることは気分転換に繋がったり、小さなきっかけがアイディアに繋がったり、情報収集をすることができたり、メリットも沢山あります。

こうした機会が失われてしまうことで、生産性の低下につながる可能性があります。

4.家族などの影響を受ける

在宅勤務を行う際に、家族構成の違いで大きく生産性に違いが出ているという調査があります。単身の社員と、所帯を持っている社員では在宅勤務の環境がまったく異なります。

夫婦で在宅勤務なのか?小さな子どもはいるのか?個室はあるのか?という家庭の背景の違いが社員間での業務効率に大きな違いが生まれます。

株式会社リクルート・カンパニーが行った「新型コロナ禍を受けたテレワーク×住まいの意識・実態」調査では、6歳以下の子どもと同居している社員の46%は「こどもを見ながら仕事可能な環境がない」と回答しています。

他にも「1人で集中する場所がない」「仕事専用スペースがない」といった回答も目立つ結果となりました。

[参照:「新型コロナ禍を受けたテレワーク×住まいの意識・実態」調査]

単身者であれば、自分で環境づくりをコントロールできますが、夫婦や子どもがいたりするとなかなか集中できるスペースを確保できないのが現状です。

5.人目がなくモチベーションが下がる

周りに社員がいるオフィス環境とは異なり、テレワークでは基本的に自室で一人で仕事を進めます。そのため、適度な緊張感を感じづらくなり、仕事に集中する時間が少なくなってしまうのです。

周囲の影響がなくなってしまうため、適度な緊張感がなくなり、モチベーションを自分で保っていかなければなりません。

モチベーションには当然波があるため、継続することができなくなり、業務スピードが落ちてしまい生産性が下がってしまうのです。

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テレワークで生産性が向上した3つの理由

日本ではテレワークで生産性が下がったと答える企業・人が多い中で、テレワークで生産性が上がっている企業・人は何が違うのでしょうか?

3つの理由について紹介していきます。

  • 自由な時間の使い方ができる
  • 仕事に集中しやすい
  • 気持ちが穏やかになれる

1.自由な時間の使い方ができる

出社する時間がなくなるため、在宅勤務であれば起床してから業務開始までの時間が出社時よりも圧倒的に短くなります。

特に会社まで時間をかけて出社・帰社している人にとって移動時間の短縮は多くの時間を生み出し、別のことに対して時間を自由に使うことができます。

休憩の取り方なども自分次第で調節することができるので、自分の集中力や体調を踏まえて勤務しやすくなります。

1時間に1回適度に休憩を取ることは、続けて長時間労働を行うときよりもずっと生産性をあげてくれます。

2.仕事に集中しやすい

テレワークの際は周りに従業員がいないため、自分が意図しない時に話しかけられたり、周りの声や雑音をカットできます。

そのため、静かな環境を自分で用意することができれば、周りに振り回されることなく自分で仕事をコントロールしやすくなるため集中力を高めることができ、結果として生産性の向上が見込まれます。

また自分で快適な環境を作ることもできるため、静かな環境が苦手な人は気分転換として音楽を流すこともでき、周りに気を遣う必要がなくなります。

3.気持ちが穏やかになれる

穏やかな気持ちで仕事に取り組めるのも大きな理由です。

社内にいれば、ミスをした従業員を上司が怒っている現場に遭遇したり、うまくいっているほかの社員に対して羨望の気持ちを持ったりすることもあります。

テレワークであれば、そのようなシーンに出くわす機会が減り、感情の浮き沈みを減らせます。

自分の感情をコントロールすることが苦手な方や、自分の調子が良くないと感じるときには効率を上げやすくなります。

テレワークの生産性を向上させる8つの方法

テレワークは現代において様々な企業で実施されており、働く人からのニーズも非常に高いです。そのため、テレワークでいかに生産性を向上させられるかは非常に重要なポイントです。

ここからはテレワークの生産性を向上させる方法について紹介していきます。

1.ビジネスチャットを導入する

まずは、ビジネスチャットを導入していきましょう。こちらはコミュニケーション不足の解消に役立ちます。社内コミュニケーションのメインツールが電話やメールなら、チャットも追加することをおすすめします。

ビジネスチャットは、気軽に短文の会話のラリーを行えるため、口頭の会話をしている状態に近い状態を作ることができます。電話ほど相手の時間を奪うこともなく、細かな質問や相談をしやすくなります。

文書に感情をのせやすいので、絵文字や口語文書を取り入れながらやり取りをしていけます。

3.社内マニュアルを充実させる

テレワークはトラブルが発生した時に隔離された状態のため、対応フローが決まっていないと正しい対応ができなかったり、迅速な対応ができなかったりするリスクがあります。

イレギュラーなトラブルが発生した場合でも落ち着いて対処ができるよう、社内のマニュアルを充実させておくのが重要です。

トラブル対応ではなくとも、日常で報告を行うタイミングや業務内容のマニュアル化を行うことで、社員の業務レベルを揃えやすくなります。

【2023年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選!選定ポイントも解説

4.1on1などのコミュニケーションを増やす

上司と対面する機会が減少すると、自分の抱えている悩みを相談する場を設けにくくなり、結果的に抱え込むことになりかねません。

業務進捗はもちろん、心の不調や体調不良に周りが気がつかなくなってしまうため、面談の機会を作り、メンバーのコンディションを確認しにいきましょう

上司と部下だけではなく、同僚や他部署を巻き込むのもおすすめです。本音を人に話せる場を作ることが重要です。

【2023年最新】1on1ツールおすすめ16選|導入のポイントや目的別の選び方を徹底比較!

5.勤怠管理や人事評価システムを整備する

最初に、勤怠管理や人事評価システムを導入・整備する必要があります。

出社していた時はタイムカードを使って打刻したり、休憩を取るのも席を外していることを目視で確認できたりしましたが、テレワークの時にはインターネット上で勤怠を管理する必要があります。出社・退社する時にアクセスして打刻できるシステムを導入しましょう。有給申請や欠勤処理なども一緒にできるシステムを選びましょう。

また、評価制度についても従業員から意見がでやすいポイントです。周りの従業員と比較することができないため「自分は正当に評価されているのか」という不安を抱きやすくなります。また、業務過程が見えにくくなるため、定量的な評価ではなく定量で評価していくことが求められます。

オフラインの時よりも一層、何をどこまで達成したらどんな評価がもらえるのかについて、従業員に理解してもらうために、数値で管理する人事評価システムを導入しましょう。

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6.メンタル面を手厚くサポートする

自宅で仕事をするテレワークでは孤独感を感じやすく、帰属意識も低下してしまうため、会社としてどれだけメンタル面をサポートできるかは非常に重要です。

  • 発言しやすいコミュニケーションスペースを作る
  • 評価基準は明確にして、従業員が同じ認識を持てるように発信する
  • 従業員のモチベーションが下がるようなマネジメントはやめる
  • メンタル専門の相談窓口を作る

テレワークのようにお互いの顔が見えない状況での管理や評価は上司にとってもどこまで細かく確認していくのかバランスを取るのが難しくなります。

違和感のある時に従業員から自然に相談が上がってくるように、ストレスを減らしながら、快適に働ける環境づくりを目指しましょう。

7.社員の健康管理を推進する

従業員の健康管理も企業経営の一環として非常に重要です。メンタルだけではなく体調も万全の状態で勤務できるよう、企業として取り組みを行う必要があります。

具体的には、下記のような取り組みがおすすめです。

  • 始業後にオンラインでストレッチを行う
  • 長時間労働を禁止する
  • 散歩などの適度な運動のための休憩を許可する
  • 栄養面に優れた食事のレシピを提供する

特にテレワークの場合、終わりを決めずに仕事をしてしまうと長時間労働に繋がり、いつまでも疲労が取れなかったりと睡眠不足やストレスに繋がる可能性があります。

従業員の運動や食事の見直しについて指導していくことで生産性向上にも繋がっていきます。コミュニケ―ションを取りながら、規則正しい生活を推進していきましょう。

8.ITリテラシーの教育体制を整備

最後にITリテラシーについて教育体制を整えることも有効です。

例えばテレワーク中に新人が入社してきた場合、研修はオンラインで行うことになります。オンラインの新人研修は、足並みを揃えにくく、現場経験の前に知識が先に頭に入るので教育体制がきちんと整えられていないと双方向のコミュニケーションを取るのが難しくなります。

きちんと会社に対して帰属意識を持った従業員に育てるためにも、コミュニケーションツールの用意や高度なWEB会議システムの導入、マニュアルの整備をしましょう。

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テレワークで生産性が向上した事例

ここからはテレワークを実施して生産性が向上した企業の事例について紹介していきます。成功した事例を参考に自社でどのように取り組むべきか考えてみてください。

八尾トーヨー住器株式会社

ハウスクリーニングや不動産関連の事業を展開している八尾トーヨー住器株式会社は、テレワーク先駆者百選 「総務大臣賞」を受賞している実績のある企業です。

営業系の社員へタブレットを貸与したり、業務の電子化を進めたりと、どの企業よりも素早くテレワークに移行し、残業時間の削減・離職率の低下に成功しています。

日本航空株式会社

日本航空株式会社では、従業員のワークライフバランスを重視するなどの目的から2015年4月より、テレワークを導入しています。従業員の仕事内容に合わせて、テレワークとオフィス勤務を使い分けられるため、生産性の向上にもつながっています。

また、残業時間も減少気味であり、社員のエンゲージメント向上にも寄与しているのです。

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社ではテレワーク下において、分報と呼ばれる日報の分刻み報告を実施しています。

何気ない一言でも他の社員の目に入るため、些細なコミュニケーションに発展し、孤独感の解消にもつながっています。また、発言もしやすくなるため、質問をするハードルが低くなり結果としてあらゆる業務の効率化・生産性向上にも寄与しているのです。

テレワークに役立つビジネスツール・システム6選

テレワークを推進していくにあたり、生産性向上に繋がるビジネスツール・システムをご紹介します。自社の状況を踏まえて、積極的に取り入れていくことで業務効率をあげたり、テレワーク時に発生する課題解決に繋がったりします。

1.ビジネスチャット:Chatwork

1つ目はChatworkです。Chatworkはグループ管理やタスク管理に優れており、使いやすさも抜群のチャットツールです。会員登録さえしていればメンバーを招待してグループルームを作ることで社内外問わずコミュニケーションをとることができます。

大企業・官公庁も取り入れているほど、セキュリティについても高い水準を保っており、安心してやりとりを行うことができます。操作方法もシンプルで簡単なので誰でも取り入れやすいツールの1つです。

提供元Chatwork株式会社
初期費用無料
料金プランフリープラン      無料

ビジネスプラン     550円(税込)/月 ※月間契約の場合 660円/月

エンタープライズプラン 880円(税込)/月 ※月間契約の場合 1,056円/月

導入実績導入企業者数343000社以上
機能・特徴チャット機能、タスク管理機能、ファイル管理機能、ビデオ通話機能などが実装されているチャットツール
URL公式サイト

2.web商談ツール:Zoom

2つ目はオンラインWeb会議の鉄板ツールであるZoomです。

利用者数は6年連続TOPという、世界中で使われているツールです。シンプルで使いやすい設計、セキュリティ対策も万全で安心して使えるため会議・面談・商談などさまざまなシーンで利用されている代表的ツールです。

提供元Zoomビデオコミュニケーションズ
初期費用無料
料金プラン基本プラン   無料

プロプラン(小さいチーム用)   22,110円(税込)/年

ビジネスプラン(中小企業用)   29,590円(税込)/年

企業プラン(大手企業用)     35,530円(税込)/年

導入実績75万以上の企業や組織に活用されている
機能・特徴オンラインWeb会議、録画、チャット機能
URL公式サイト

3.タスク管理ツール:Jooto

ジョートーはカンバン式のタスク・プロジェクト管理ツールです。

タスクや進捗などを管理していくことができ、自分でタスクを管理するのはもちろん、上司が進捗管理を行ったり、コミュニケーションをスムーズに行うサポートをしてくれるツールです。

コメント機能がついているため質問などもツール内で行うことができ、比較的ライトなコミュニケーションも織り交ぜながら業務を進めていくことができます。

提供元株式会社 PR TIMES
初期費用無料プラン・スタンダードプラン:無料

エンタープライズプラン:220,000円(税込)

料金プラン無料プラン        無料

スタンダードプラン    550円(税込)/月、458円(税込)/年

エンタープライズプラン  1,430円(税込)/月、1,078円(税込)/年※全て、1ライセンスあたりの価格

導入実績導入企業数1800社以上(2022年03月末時点)
機能・特徴タスク管理機能、進捗管理機能、ユーザー管理機能、コミュニケーション機能などの管理機能のついたツール
URL公式サイト

資料請求はこちら

4.勤怠管理システム:ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、クラウドで勤怠管理ができるシステムです。

変形労働・フレックス・裁量労働などいろいろな働き方に対応しており、シンプルな設計で簡単に管理することができます。シフト作成などもこれ1つで行えるため、大量のアルバイトを抱えた企業のシフト作成の負担軽減にも繋がります。

テレワークの出退勤管理や休暇申請などにぴったりのシステムです。

提供元株式会社 DONUTS
初期費用無料
料金プラン出勤管理/シフト管理/休暇・申請管理/工数管理※単独利用不可

上記機能が

1つ 220円(税込)/月

2つ 330円(税込)/月

3つ 440円(税込)/月

4つ 550円(税込)/月

※全て、1ユーザあたりの価格

導入実績シリーズ累計 導入実績150,000社以上
機能・特徴シフト管理や作成、出退勤管理を行うことができるクラウドシステム
URL公式サイト

5.電子契約サービス:クラウドサイン

クラウドサインは日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。紙面書類に捺印をもらうために出社する必要がなくなることで効率がUPします。

大手から中小企業までが導入しており、各種認証制度をクリアしたセキュリティ万全のツールです。

提供元弁護士ドットコム株式会社
初期費用無料
料金プランライトプラン      11,000万円(税込)/月

コーポレートプラン   30,800円(税込)/月

エンタープライズプラン 問い合わせ

導入実績30万社導入済み
機能・特徴メールにて契約書送付、オンラインで契約締結、その他セキュリティ機能搭載
URL公式サイト

6.RPAツール:RoboTANGO

RoboTANGOはPC1台で5ライセンス登録ができるRPAツールです。

RPAとは定型業務をPCにインストールすることで自動化できるシステムのことを指します。主に事務的な作業を代替することができ、人材不足が進む日本でも注目のシステムです。

RoboTANGOは、業務把握から改善案の提出や、データ抽出、資料作成、給与計算などさまざまな業務を読み込ませて人の手から巻き取ることができます。

提供元スターティアレイズ株式会社
初期費用110,000円(税込)
料金プラン55,000円(税込)/月
導入実績導入社数 4,000社以上(2021月11月時点)
機能・特徴1台で5ライセンス獲得できるPRAシステムツールです。月額5万円という安価な利用料で、レポート作成や給与計算、データ集計などの事務作業を巻き取ります。
URL公式サイト

テレワークの生産性は工夫次第で大幅に改善が可能

テレワークの生産性は、ポイントをおさえて推進していくことで大幅に改善が期待できます。生産性を高めるためにどうしたらいいのか?ということを常に念頭に置きながら、今回紹介した内容を参考にして従業員が快適に働ける環境を作っていきましょう。

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