【最新】テレワークに役立つおすすめITツール18選!カテゴリ別に紹介!

2022/6/19 2022/06/19

テレワーク

テレワーク・ツール活用

普及が拡大しているテレワークですが、その反面、いくつかの課題も見え始めています。

本記事では、テレワークの課題解決に役立つITツールについて、メリットやおすすめなど詳しく解説しています。「ちょっとした不便」は、ITツールの活用により簡単に解決することも少なくありません。ぜひ参考にされてみてください。

テレワークに必要なITツールとは?

テレワーク導入は柔軟な働き方の実現、有効なBCP対策など、多くのメリットをもたらす一方で、勤怠管理の複雑化やコミュニケーション不足、情報漏洩のリスク増大といったデメリットも生じます。

例えば、勤怠管理では、出勤を前提とした打刻方法での出退勤時刻の管理は不可能となります。さらに、フレックスタイム制や変形労働制など、就業時間も多様化することから勤怠管理が非常に複雑になってしまうのです。

そのため、テレワークにおける勤怠管理では、専用端末に依存しないパソコンやモバイル端末から利用できる勤怠システムが必要となるでしょう。

また、コミュニケーション不足を防ぐためのWeb会議やチャットといった、コミュニケーションツールも必要です。そして、組織のリスク管理として最も重要といえるのが、セキュリティ対策です。

テレワークでは、社内ネットワーク以外の通信回線の利用や不特定多数の人たちが行き来する場所での仕事などにより、情報漏洩のリスクが高まります。ただし、仮に機密情報が漏洩した場合には、事業に大きな影響を及ぼすだけでなく、社会的な信用をも失いかねません。

そのため、リモートアクセスツールやMCMなど、不正アクセスやマルウェア感染のリスク軽減につながるツールの導入が重要となります。

このようにテレワークを円滑に実施するには、多くのITツールが必要となるのです。

テレワークに役立つITツールの種類一覧

テレワークに欠かせないITツールは、主に9つのカテゴリーに分類することができます。

  • Web会議ツール
  • チャットツール
  • バックオフィス関連ツール
  • グループウェア・ファイル共有ツール
  • セキュリティツール
  • リモートアクセスツール
  • 顧客対応ツール
  • バーチャルオフィスツール
  • 電子契約ツール

ここでは、各ツールの特徴について詳しくご説明しますので、組織のテレワーク化を検討中の方は、ぜひツール選定の参考としてご活用ください。

Web会議ツール

Web会議ツールは、ノートPC・タブレット・スマートフォンを活用し、画面越しに相手の顔を見ながらコミュニケーションを図れるツールです。

インターネット環境さえ整っていれば場所を問わず顔を見ながらの会議が行えるため、テレワーク導入時には欠かせないツールの一つです。

Web会議ツールの導入によって、オンラインとはいえ定期的に社内のメンバーと顔を合わせることができるため、コミュニケーション不足の解消だけでなく、チームワークの向上といったメリットも期待できます。

また、社内のコミニケーションだけでなく、取引先やお客様との打ち合わせや商談などにもWeb会議ツールを活用することにより、営業活動の効率化やコスト削減が実現できます。

チャットツール

チャットツールは、同じ部署やプロジェクトメンバーと素早く情報共有や意見交換を行えるツールです。

宛先や件名の記載やビジネスマナーとしての定型的な文章が必要なメールとは異なり、より会話に近いスピーディーなテキストコミュニケーションができることから、コミュニケーションの活性化や包括的な業務スピード向上が期待できます。

プロジェクト案件ごとにグループチャットを作成しておけば、伝達事項があった場合にもすぐにメンバーと情報を共有できるため、チームでの作業を効率的に進められます。

バックオフィス関連ツール

「勤怠管理」、「経費精算」、「給与計算」といった、バックオフィス関連業務のツールも組織のテレワーク化を進める上では欠かせません。

これらのツールは、それぞれに労働時間の自動計算や休暇管理、経費申請フローのオンライン化、各種証憑書類データ管理、給与計算の自動化といった機能が搭載されています。

そのため、単に業務をオンライン化するだけでなく、これまで多くの時間と手間を要してきた作業を、大幅に軽減し効率化することができます。

グループウェア・ファイル共有ツール

グループウェアと、ファイルを共有するためのオンラインストレージもテレワーク移行時には欠かせないツールです。

グループウェアはメール・タスク管理・ワークフロー機能など、多彩な機能を搭載しており、使い方によっては、組織内のコミュニケーションから業務管理に必要な機能のほぼ全てを一つのグループウェアツールで実現することも可能です。

一方のオンラインストレージも、データやファイルの管理ができ、アクセス性に優れている点が特徴です。グループウェアほどの多機能さは求めないものの、データを安全にかつ高い閲覧性のもとで管理したいという場合において役立つでしょう。また、状況に応じて容量の拡張が可能なため、上限を気にせず利用できる点も大きな魅力です。

それぞれの特徴やメリットの詳細については、以下の一覧表をご覧ください。

表:グループウェアの機能

コミュニケーション 情報共有 業務効率化
主な機能
  • メール
  • チャット
  • 在籍/離席
  • 社内SNS
  • 掲示板
  • タスク管理
  • ファイル共有
  • レポート作成
  • アンケート
  • Web会議
  • ワークフロー
  • 経費精算
  • 施設予約
  • スケジュール管理
  • ToDo機能
期待される効果
  • コミュニケーション不足解消
  • スムーズなナレッジ共有
  • 勤怠状況把握
  • 各タスクの進捗状況可視化
  • プロジェクト別の進捗状況を共有
  • 外出先からリアルタイムで商談結果を報告
  • 職場環境改善に向けての情報や従業員の意識を調査
  • 申請と稟議作業の効率化
  • 会議室や備品のダブルブッキング回避
  • 残業時間削減
  • ペーパーレス化

表:オンラインストレージの機能とメリット

機能 メリット
内容
  • 自動バックアップ
  • ファイル転送
  • ファイル共有
  • 運用負担軽減
  • コスト削減
  • 場所を問わずアクセス可能
  • 常に最新バージョンを利用可能
  • BCP対策強化
  • 優れた拡張性

セキュリティツール

テレワークを導入すると自宅・カフェ・サテライトオフィスなど、外部からのアクセス機会が増加します。それに伴い、情報漏洩の流出リスクも高まるため、自社の課題に応じたセキュリティツールの導入が必要です。ここでは、MCMとIDaaSについて紹介します。

MCMはスマートフォンやタブレットなど、モバイル端末で利用する文書や画像などのコンテンツを管理するソフトウェアです。

MCM上では、業務に必要なデータへの安全なアクセス、閲覧範囲の制限やアクセス権限の設定ができるため、情報漏洩のリスク最小化と運用負担軽減を実現できます。

またIDaaSは、社内システムやクラウドサービス (SaaS) などの、ID認証連携、シングルサインオン、アクセス制御、多要素認証などを実行することにより、利便性や生産性の向上、不正アクセスのリスク軽減などが図れるツールです。

さらにIDaaSでは、特定のクラウドサービスへのログイン情報をシステムによって管理することにより、組織としてのログインIDやパスワード管理を最適化することができます。

リモートアクセスツール

リモートアクセスツールは、自宅やサテライトオフィスなどで使用するモバイル端末から、オフィス内に置いてあるPCや自社システムにアクセスするためのツールです。

社内PCの持ち帰りは情報漏洩のリスクが伴い、社内ネットワークに限定した基幹システムを利用している場合、社外からシステムにログインができません。しかし、リモートアクセスツールの利用によって、社内と同様の環境で操作が行えます。

また、操作側の端末には情報が保存されない仕組みになっており、機密情報の流出を防ぐための対策が取られている点も特徴といえます。

リモートアクセスツールには、サーバーアクセス型とクライアントアクセス型の2種類があり、それぞれにメリットやデメリットが異なるため、特徴を把握した上で選ぶようにしましょう。

表:リモートアクセスツールの接続先比較

サーバーアクセス型 クライアントアクセス型
特徴
  • 外出先のモバイル端末から社内サーバーへ直接アクセス
  • 外出先のモバイル端末から社内PCへ直接アクセス
メリット
  • 社内PCの持ち出しを実現
  • 操作性に悩まされる心配は不要
  • 遠隔地にいても社内と同じ感覚で操作可能
  • データ漏洩のリスク軽減
デメリット
  • 端末内に業務データが残る可能性があるため、情報漏洩のリスク増大
  • セキュリティ対策が必要
  • 電気代が高騰

顧客対応ツール

カスタマーサポートツールは、ECサイトや製品メーカーなど、顧客からの問い合わせ対応が多い業種向けに開発されたサービスであり、顧客対応のスピードアップと顧客対応の質を高められる点が特徴です。

電話・メール・SNSなどからの問い合わせを一元管理することで、漏れなく、かつ迅速に問い合わせ内容に応じた担当者へと顧客をつなぐことが可能です。

また、CRM機能も搭載しており、顧客属性・過去の購入履歴・問い合わせ履歴など、顧客情報を管理できる点もメリットといえるでしょう。

くわえて、チャットボットを搭載したカスタマーサポートツールであれば業務の自動化・省人化も実現でき、労働力不足の解消や業務効率改善といった課題の解決にも役立ちます。

バーチャルオフィスツール

バーチャルオフィスツールは、インターネット上の仮想オフィス空間に、社員が出社(ログイン)し、オフィスで一緒に働いているような感覚が得られるツールです。

オフィスにはデスクや会議室などが実際に表示され、従業員の分身であるアバターが実際にオフィス内を動き回ります。

アバターの動きによって業務中・休憩中・会議中など、他の従業員がどのようなステータスかを一目で把握できるため、会話するタイミングを掴みやすいといったメリットも得られるでしょう。

ビジネスチャットやWeb会議では実施しづらい雑談も気軽に行えるため、テレワークによって生じるコミュニケーション不足や孤独感の解消につなげられます。

また、オフィスにいるのと同じような感覚で業務に励めるため、適度な緊張感を保てるのも魅力です。周囲からの視線を感じつつ仕事に励み、気の緩みや集中力低下に伴う業務効率悪化を防げます。

表:バーチャルオフィスツールの主な機能

内容 期待される効果
仮想オフィス
  • 画面上にデスクや会議室を表示
  • アバターの動きによってどのような状況かを明確化
  • スムーズなコミュニケーション
  • 孤独感やストレスの軽減
  • 従業員同士の一体感向上
  • 適度な緊張感維持
  • 業務効率改善
コミュニケーション
  • ビデオ通話
  • 音声通話
  • チャット
画面共有
  • 資料共有

電子契約ツール

電子契約ツールは、契約書作成から契約内容の共有、契約締結までの一連の契約業務を全てオンライン上で完結できるツールです。

文書の郵送による物理的なリードタイムが発生せず、また、電子データ化された契約書は、現状、印紙税が非課税となっているため、郵送費や印紙代といったコストを削減することが可能です。

また、契約の進捗状況を可視化できるステータス管理や契約終了の期限が迫っていることを知らせるアラート通知機能なども搭載されているため、契約業務の包括的な業務効率化が実現できます。

テレワークにITツールを活用するメリット

テレワークにツールを活用することによるメリットには、大きく以下の3点を挙げることができます。

  • バックオフィス業務の効率化
  • セキュリティ対策の強化
  • コミュニケーションの増加

一つひとつ内容をみていきましょう。

バックオフィス業務の効率化

先にもお伝えした通り、勤怠管理や経費精算、給与計算などのツールは、単に業務をオンライン化するだけでなく、これまで膨大な作業時間と手間を要していた集計作業や確認作業の工数を大幅に軽減することができるものです。

入力・集計・計算といった作業をシステム化することにより、ヒューマンエラーを防ぐことも可能です。

このような業務の効率化は、人的リソースのコア業務への最適化の意味でも、企業が得られるメリットは大きいといえるでしょう。

セキュリティ対策の強化

セキュリティツールやリモートアクセスツールを導入すると、情報漏洩や不正アクセスのほか、マルウェア感染、サイバー攻撃といった重大なインシデントへと発展する可能性の高いトラブルの発生リスクを最小限に抑えられます。

また、パソコン端末などの紛失や盗難被害にあった場合に、遠隔で端末を操作し、データの消去やデータの不可視化、自動ロックを行えるシステムもあります。

これらのシステムやツールを複合的に活用することにより、高いセキュリティ体制を構築することができます。

コミュニケーションの増加

テレワークでは、オフィス勤務時よりもコミュニケーションが取りづらい環境になるため、風通しをよくするためのツールの活用や制度の見直しは必要不可欠です。

Web会議ツールやチャットツールといったコミュニケーションツールの導入だけでなく、バーチャルオフィスといった「交流が生まれやすい環境」を整えるツールの利用により、テレワークにおいても、活発なコミュニケーションを維持することが可能です。

テレワークにおすすめのITツール20選【カテゴリ別に紹介】

テレワークの仕事環境をより快適に、そして適切に運用するためのデジタルツールを、カテゴリー別にご紹介します。

ぜひツール選定の際の参考として、お役立てください。

Web会議ツール

Web会議ツールで紹介するのは以下の3つです。

  • Zoom
  • Webex
  • V-CUBE ミーティング

一つひとつ特徴をみていきましょう。

1.Zoom

Web会議普及の立役者ともいえる「Zoom」は、業界最大規模のITアドバイザリ企業であるガートナー社によって発表されるレポート「マジック・クアドラント」の「マジック クアドラント ミーティング ソリューション部門」にて、6年連続で顧客満足度No.1を誇るWeb会議ツールです。

Zoomの魅力は、やはり無料の範囲内で使える多機能さと利便性の高さにあります。そのほか、有償プランでは、最大1000名まで会議に参加できるため、ウェビナーやオンラインイベントも開催可能。

また、細かいニュアンスや言葉だけではイメージしづらい内容に関してはホワイトボード機能を活用し、図やグラフを書いて相手と認識の擦り合わせを図れます。

提供元 Zoom Video Communications, Inc.
初期費用 無料
料金プラン
  • 基本:無料
  • プロ:20,100円/年、2,000円/月
  • ビジネス:26,900円/年、2,700円/月
  • 企業:32,300円/年、2,700円/月
導入実績 日本電気株式会社、株式会社伊予銀行、NBAなど
機能・特徴
  • URLの共有により誰でも会議に参加可能
  • 外部ツールとの連携
  • レコーディング機能
  • 独自のデータ圧縮機能による高度なリアルタイム性
URL 公式サイト

2.Webex

「Webex」は、アメリカのビジネス雑誌「フォーチュン」が、全米上位500社が総収入によってランキングする「フォーチュン500社」の企業のうち、95%の企業からの信頼を得ているWeb会議ツールです。

Webexの特徴は汎用性の高さにあるといえるでしょう。100以上の言語をリアルタイムで翻訳し、言語の壁に伴う認識のズレやコミュニケーション不足を解消できます。

また、最大10万人規模の大規模なオンラインイベントやウェビナーを開催できるだけでなく、ライブQ&Aや投票機能を併せて活用でき、参加者の印象に深く残るイベントを開催できます。

Microsoft・Salesforce・Twitterなど、様々な外部アプリとも連携しており、営業活動やマーケティングにも活用可能です。

提供元 Cisco Systems, Inc.
初期費用 無料
料金プラン
  • 無料プラン
  • Starter:1,870円(税込)/月
  • ビジネス:3,740円(税込)/月
  • Enterprise:要問い合わせ
導入実績 UNDER ARMOUR、PUMA、T-Mobileなど
機能・特徴
  • 多言語対応
  • 大規模な会議やイベントを開催可能
  • 様々な外部アプリに対応
URL 公式サイト

3.V-CUBE ミーティング

「V-CUBE ミーティング」は、操作性に優れたWeb会議ツールです。必要最低限のボタンのみを配置したシンプルな操作画面は、初見でも戸惑うことなく利用できます。

また、世界最高水準の音声技術と映像技術を活用しており、ストレスフリーなコミュニケーション環境を実現しています。

提供元 株式会社ブイキューブ
初期費用 要問い合わせ
料金プラン 要問い合わせ
導入実績 日本エアーテック株式会社、広島県庁、三谷産業など
機能・特徴
  • シンプルで操作性の高いUI設計
  • 高品質な通信を安定して実現
  • 画面や資料の共有機能
  • リアルタイム翻訳機能
URL 公式サイト

チャットツール

カジュアルなコミュニケーションが可能となるチャットツールには、「Chatwork」をおすすめします。

4.Chatwork

「Chatwork」は、国内利用者数No.1(同社HPより)を誇るチャットツールです。中小企業から大企業まで、業種や規模を問わず多くの企業が導入しており、導入実績は354,000社を突破しています。

Chatworkの特徴は、シンプルさと実用性の高さの好バランスさにあります。初めての利用でもある程度は直感的に操作でき、さらにタスク管理やファイルの共有、カレンダーツールとの連携などの機能により、コミュニケーションに付随して発生する作業についてもチャット上で効率的に実行することができます。

また、グループチャット機能を使うことにより、メールよりも簡単かつ迅速に情報共有ができるため、チームでの作業の効率化やチームワークの向上にも役立ちます。

提供元 Chatwork株式会社
初期費用 無料
料金プラン
  • フリー:無料
  • ビジネス:550円(税込)/月(年間契約、1ユーザーあたり)
  • エンタープライズ:880円(税込)/月(年間契約、1ユーザーあたり)
導入実績 導入企業354,000社以上(2022年5月時点)
機能・特徴
  • タスク管理
  • ファイル管理
  • ビデオ、音声通話
  • 高度なセキュリティ水準
  • 外部サービスとの連携
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バックオフィス関連ツール

次に、テレワーク化だけでなく、適切な管理によるコンプライアンスの強化、人的リソースの最適化、ペーパーレス化といった重要な課題の解決にも貢献するバックオフィス関連ツールを5つご紹介します。

  • ジョブカン勤怠管理
  • ジンジャーシリーズ(勤怠、経費)
  • HRMOS勤怠
  • マネーフォワードクラウド給与

5.ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理」は、業界No.1シェアを誇るクラウド型勤怠管理システムです。ジョブカン勤怠管理の特徴は、様々な労働形態に対応できる点です。従業員の勤務状況をリアルタイムで把握し、過重労働や有給休暇の未取得を防ぎます。

システム上で勤怠データを自動集計・分析するため、人事担当者が作業を行う必要はありません。さらに、モバイルGPS・顔認証・ジオフェンシング打刻など、多様な打刻方法を搭載しており、テレワークへ移行した場合も勤怠管理のスムーズな変更が望めます。

データ改ざんが困難な打刻方法も多く、なりすましや不正打刻の心配もいりません。また、シフト勤務や複数回の休憩など、不規則な勤務形態を導入している医療機関に特化した機能も備えています。

提供元 株式会社DONUTS
初期費用 無料
料金プラン
  • 無料プラン
  • 1ユーザー220円~550円/月(税込)
導入実績 株式会社テレビ朝日、Chatwork株式会社、dip株式会社など
機能・特徴
  • 業界No.1シェアを誇る勤怠管理システム
  • ITトレンド2021年間ランキング1位
  • 多様な働き方に対応
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6.ジンジャーシリーズ

「ジンジャー勤怠」は、ユーザーからシンプルで使いやすいと高評価を集める勤怠管理システムです。労働時間・シフト・有給休暇の取得状況など、労務管理に必要な機能だけを搭載し、無駄な機能への費用発生を防ぎます。

また、法改正への自動対応機能も搭載しており、法改正に伴うトラブルリスクや業務負担増大を最小限に抑えられます。

提供元 jinjer株式会社
初期費用 初回契約時、330,000円(税込)
料金プラン 1ユーザー440円(税込)/月
導入実績 株式会社フジテレビ、マルコメ株式会社、ソフトバンク株式会社など
機能・特徴
  • BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 人事・給与部門受賞
  • 優れたユーザーインターフェース
  • 法改正に自動対応
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続いて、「ジンジャー経費」は、経費の申請・承認がアプリで簡単にできる経費管理システムです。ユーザーの声を操作画面に反映した、より実用的なUIが特徴で、システムの利用が初めてでも、直感的な操作が可能です。

また導入後も専任の担当者がサポートについてくれるため、安心して導入できる点もポイントといえるでしょう。

提供元 jinjer株式会社
初期費用 初回契約時、330,000円(税込)
料金プラン 1ユーザー5500円(税込)/月
機能・特徴
  • BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn 人事・給与部門受賞
  • 優れたユーザーインターフェース
  • 法改正に自動対応
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7.HRMOS勤怠

「HRMOS勤怠」は、1000社以上のサポート経験から積み上げられたノウハウと、人事実務の専門家によって厳選された「本当に必要な機能」のみを搭載した勤怠管理システムです。

HRMOS勤怠の最大の特徴は、無料プランでも労務管理に必要な十分な機能が利用できる点にあります。

日々の労働時間をリアルタイムで把握できる他、残業や有給休暇の申請もツール上で行えます。また、多様な勤務形態への対応や、モバイル端末・ICカード・LINEなど、多彩な打刻方法を搭載しており、自社の職場環境に応じた柔軟な選択が可能です。

提供元 IEYASU株式会社
初期費用 無料
料金プラン(年間一括払い利用時)
  • 無料プラン
  • ベーシックS:41,800円(税込)/年
  • ベーシックM:107,800円(税込)/年
  • エンタープライズS:327,800円(税込)/年
  • エンタープライズM:657,800円(税込)/年
導入実績 テレビ朝日、大日向小学校、株式会社タイミーなど
機能・特徴
  • 導入企業30,000社突破
  • ユーザーから多くの支持を獲得
  • 無料プランにも豊富な機能を搭載
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8.マネーフォワードクラウド給与

「マネーフォワードクラウド給与」は、給与計算対象者の自動判定、各種控除や税金の自動計算など、給与計算業務の自動化による業務効率化がはかれる給与計算システムです。

ペーパーレスやテレワークにも対応し、オンライン上で給与明細や源泉徴収票が受け取れます。

提供元 株式会社マネーフォワード
初期費用 要問い合わせ
料金プラン
  • 個人…800円/月〜
  • 30名以下で利用する法人 2,980円/月〜
  • 31名以上で利用する法人 要見積り
機能・特徴
  • 給与の自動計算
  • 年末調整や社会保険・マイナンバー管理
  • 各種勤怠管理システムとの連携
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グループウェア・ファイル共有ツール

グループウェアはGoogle Workspace、ファイル共有ができるオンラインストレージはセキュアSAMBAとDropboxを紹介します。

9.Google Workspace

「Google Workspace」は、業務に必要な各種ツールが搭載されているグループウェアです。Gmail・ドキュメント(文書作成ソフト)・スプレッドシート(表計算ソフト)・オンラインストレージなど、利用頻度の高いツールが搭載されています。

また、Web会議機能であるGoogleMeetは、カレンダーとの連携が可能なため、社内や顧客とのオンラインミーティングのセッティングも簡単かつ迅速に行えます。

提供元 Google LLC
初期費用 無料
料金プラン
  • Business Starter:748円(税込)/月、
  • Business Standard:1,496円(税込)/月、1ユーザー
  • Business Plus:2,244円(税込)/月、1ユーザー
  • Enterprise:要問い合わせ
導入実績 株式会社帝国ホテル、全日本空輸株式会社、カシオ計算機株式会社など
機能・特徴
  • 書類作成およびデータ管理
  • メーラー機能
  • カレンダー機能
  • Web会議機能
  • 企業規模に合わせた柔軟な拡張性
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10.セキュアSAMBA

「セキュアSAMBA」は、従業員100人未満のSaaS型コンテンツ・コラボレーション市場において、3年連続で市場シェア1位を獲得した、中小企業を中心に4,000社以上が導入している日本国内法人向けのオンラインストレージです。

セキュアSAMBAの特徴は、名称からもお分かりいただけるように高度なセキュリティ性にあります。アクセス制限・二段階認証・IPアドレス制限などを搭載し、不正アクセスのリスクを低減。保存したデータは全て暗号化されるため、データ改ざんや破壊される心配もいりません。

提供元 Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社
初期費用
  • フリープラン:無料
  • ライトプラン:16,500円(税込)
  • ビジネスプラン:38,500円(税込)
  • カスタマイズ:要問い合わせ
料金プラン
  • フリープラン:無料
  • ライトプラン:16,500円(税込)/月
  • ビジネスプラン:38,500円(税込)/月
  • カスタマイズ:要問い合わせ
導入実績 オムロン株式会社、JFEホールディングス株式会社、ナレッジスイート株式会社など
機能・特徴
  • データ保管機能
  • デスクトップアプリからのファイルの直接編集
  • 優れたセキュリティ性
  • ユーザー数無制限の料金プラン
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11.Dropbox

「Dropbox」は、大容量のデータを保存できるオンラインストレージです。個人向けプランでは2,000GB、法人向けプランでは5,000GBのストレージ容量を確保しています。

また、ファイルデータの編集・追記・データ移動の履歴がリアルタイムで更新されるため、複数人が携わる作業も安全かつ効率的に進められます。

マルチデバイス対応となっており、スマートフォン・タブレット・ノートPCからアクセス可能。パスワード保護・期限付きリンク・ダウンロード権限によって、関係者以外のアクセスを禁止し、高いセキュリティ性を保っています。

提供元 Dropbox株式会社
初期費用 無料
料金プラン(年間一括払い利用時) 個人向け:1,320円~2,200円(税込)
法人向け:1ユーザー1,650円~2,640円(税込)
導入実績 関西大学、株式会社電通、株式会社ミクシィなど
機能・特徴
  • フォーチュン500企業のうちの56%が導入
  • 大容量のデータを保存可能
  • マルチデバイス対応
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セキュリティツール

テレワーク導入によってオフィス外からのアクセス頻度が増加するため、セキュリティツールを導入し、情報資産を守るための体制の強化は必要不可欠となります。

ここでご紹介するツールは、モバイル端末のコンテンツ管理を行うKDDI Smart Mobile Safety Managerです。

12.KDDI Smart Mobile Safety Manager

「KDDI Smart Mobile Safety Manager」は、スマートフォンやノートPCなど、モバイル端末内のコンテンツ管理を行うMCMサービスです。インターネットやアプリケーションへの接続管理を行い、不正アクセス・マルウェア感染・サイバー攻撃などのリスクを最小限に抑えます。

また、万が一モバイル端末の紛失・盗難に遭ったとしても、遠隔操作にて端末をロックしたり、データを消去したりすることができるため、情報漏洩の被害を未然に防ぐことも可能です。

提供元 KDDI株式会社
初期費用 無料
料金プラン 330円(税込)/月、1台
導入実績 株式会社東急コミュニティー、株式会社ルミネ、タカラスタンダード株式会社など
機能・特徴
  • デバイス管理
  • パスワード管理やリモートロックなどのセキュリティ管理
  • インターネット接続管理
  • アプリケーションおよびコンテンツ管理
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リモートアクセスツール

リモートアクセスツールは遠隔地にいながら、オフィスにいるのと同じような感覚でノートPCを操作できる点が魅力のツールです。RemoteViewは汎用性とセキュリティレベルが高く、多くの企業に導入されています。

13.RemoteView

「RemoteView」は、18,000社以上の国内企業に導入されているリモートアクセスツールです。特徴は汎用性の高さと優れたセキュリティ性です。

Google Chrome・Safari・Microsoft Edgeなど、様々なブラウザに対応しており、ブラウザの違いによって文字の縮小やレイアウトの乱れに悩まされることはありません。

ソフトウェアをインストールする必要も無く、すぐに使用が開始できます。さらに、優れたフレームレート技術を駆使し、「立ち上げから3秒で接続完了」など、高速接続を継続して実現できる点も大きな魅力といえるでしょう。

また、モニター電源制御・ブラックレイヤー・モニター信号遮断方式、3種類の画面ロック方式を使い分けており、セキュリティ対策も万全です。

提供元 RSUPPORT株式会社
初期費用 要問い合わせ
料金プラン
  • Standard:1,210円(税込)/年
  • Enterprise:13,200円(税込)/年
  • RemoteWOL:39,800円(税込)/年
導入実績 損害保険ジャパン株式会社、東京港埠頭株式会社、株式会社長谷川建築企画など
機能・特徴
  • PC遠隔操作
  • モバイル端末(Android機器)の遠隔操作
  • 遠隔地とのファイルの送受信
  • 使用履歴やモニタリングなどの管理機能
  • 様々なセキュリティ対策
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顧客対応ツール

顧客対応ツールカテゴリーでは、カイクラと.Mail Dealerの2つをご紹介します。

14.カイクラ

「カイクラ」は電話とPCをつなぎ、個々が連動して動作するようシステム化したCTIサービスを提供しています。不動産仲介企業やハウスメーカーなど、電話対応の頻度が多い業界の企業を中心に、2,000社超える企業に導入され、リピート率も99.6%(同社HPより)と高い水準を誇ります。

カイクラの特徴は、電話対応の効率化と顧客満足度向上を両立できる点です。

顧客情報を一元管理するCRMやSFAと連携しており、着信時に過去のやりとりや顧客属性をPC画面に表示。顧客属性や過去の商談履歴などの情報をオペレーターが把握できるため、状況に応じた電話対応が実現できます。

また、顧客との通話を自動録音する機能も搭載しており、通話内容をトラブル防止や人材育成に向けた教材として活用可能です。

提供元 株式会社シンカ
初期費用 177,100円(税込)
料金プラン 23,100円/月(税込)
導入実績 株式会社レオパレス21、株式会社日本財託、株式会社ジョンソンホームズなど
機能・特徴
  • ・顧客情報管理
  • ・通話の自動録音および通話内容の文字起こし
  • ・過去の会話履歴管理
  • ・着電状況の分析
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15.Mail Dealer

「Mail Dealer」は、顧客からの問い合わせや対応状況を一元管理し、対応漏れを防ぐメール共有システムです。Mail Dealerの特徴は豊富な機能性です。自動送信・推進テンプレート・多言語対応機能などを搭載し、業務効率改善と高品質な顧客対応の両立を図れます。

二重返信防止や送信キャンセルなど、ヒューマンエラーを未然に防ぐ機能も搭載されているため、トラブル対策としても有効に活用することができます。

提供元 株式会社ラクス
初期費用 55,000円(税込)~
料金プラン 38,500円(税込)~
導入実績 株式会社日本アクセス、パルシステム生活協同組合連合会、株式会社西松屋チェーンなど
機能・特徴
  • ステータス管理による対応状況の可視化
  • 担当者の振り分けおよび担当者への通知
  • 多様な条件による検索機能
  • 送信予約
  • 承認フローや二重返信防止機能などによる人的ミス防止機能
  • 多言語対応
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バーチャルオフィスツール

コミュニケーション不足解消を図れるバーチャルオフィスツールのカテゴリーからは、Remottyをご紹介します。

16.Remotty

「Remotty」は、市場シェアNo.1(同社HPより)を誇るバーチャルオフィスツールです。

Remottyの特徴は、オンライン上で「人を感じられる」環境を作り上げることにより、テレワークの課題とされているコミュニケーション不足や孤独感の解消が期待できる点にあります。

仮想空間に「出社(ログイン)」したメンバーは、ワンクリックでWeb会議が可能。さらに離席状況や行動予定はステータスで表示されるため、些細な相談や雑談なども気軽に始められる環境が整います。

また、Remottyにアクセスしている間は、PCカメラで自動撮影された表情が従業員同士で共有されます。暗い表情や疲れた表情をしているメンバーを発見した場合は、互いに声を掛け合うといった、オフィス勤務時のような自然なコミュニケーションが生まれるでしょう。

提供元 株式会社ソニックガーデン
初期費用 要問い合わせ
料金プラン 要問い合わせ
導入実績 RIZAPグループ株式会社、株式会社ウェザーニューズ、株式会社エヌ・ティ・ティ・データなど
機能・特徴
  • ワンクリックでWeb会議に接続
  • テキストコミュニケーション機能
  • シケジュールの共有や在席状況の可視化
  • 部署別などのルーム作成機能
URL 公式サイト

電子契約ツール

電子契約ツールで紹介するサービスは以下の2つです。

  • ジンジャーサイン
  • クラウドサイン

ジンジャーサインは機能やテンプレートが豊富に用意されており、契約業務の効率化を図れる点が特徴です。一方、クラウドサインはセキュリティレベルが高く、データ改ざんや破壊リスクを最小限に抑えられます。

17.ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、煩雑な契約業務の効率化を図れる電子契約ツールです。タイムスタンプ・電子契約書・Adobe認定証明書など、契約業務に必要な機能を全て搭載しています。

使用頻度の高い契約書フォーマットをテンプレート化できるので、一から契約書を作成する必要はありません。

また、電子帳簿保存法にも対応しており、紙書類のデジタル化やペーパーレス化を促進できます。

提供元 jinjer株式会社
初期費用
  • ライト:55,000円(税込)
  • ライトプラス:110,000円(税込)
  • ベーシック:275,000円(税込)
料金プラン
  • ライト:11,000円(税込)/月
  • ライトプラス:30,800円(税込)/月
  • ベーシック:55,000円(税込)/月
導入実績 株式会社シバタ、株式会社買取王国、株式会社さわやか俱楽部など
機能・特徴
  • 契約書作成から契約締結、データ保存など契約業務に必要な機能を搭載
  • 最短1分で契約書の送付が可能
  • 高いセキュリティ性
  • 電子帳簿保存法など各種法令に対応
URL 公式サイト

18.クラウドサイン

「クラウドサイン」はベンチャー企業から大企業まで、多くの企業に導入されている市場シェアNo.1(同社HPより)を誇る電子契約ツールです。クラウドサインの特徴は、優れた安全性と利便性です。二要素認証やアクセス制限によって、第三者からの不正アクセスを防ぎます。

さらに、クラウドサインを運営する弁護士ドットコムが、タイムスタンプと電子署名を行いデータの正当性を担保する点も心強いといえるでしょう。また、作成したデータは暗号化された状態で保存されるので、改ざんされる心配もいりません。

一方、クラウドサイン上で締結した契約書、そのほかインポートした書類の「締結先の企業名・契約開始日・終了日、契約金額」といった情報は、AIが全て自動入力をしてくれるため、契約書類の管理を大幅に効率化することも可能です。

提供元 弁護士ドットコム株式会社
初期費用 無料
料金プラン
  • 無料プラン
  • Light:11,000円/月(税込)
  • Corporate:30,800円(税込)/月
  • Enterprise:要問い合わせ
導入実績 130万社以上(2022年5月時点)
機能・特徴
  • 市場シェアと市場認知度No.1
  • 契約書の作成から締結までの契約業務に必要な一連の機能を搭載
  • アカウントや権限のカスタマイズ機能
  • 書類記載情報のAIによる自動入力
URL 公式サイト

RPAツール

RPAツールは、データ入力・計算・帳票作成などの、パソコンを使用するルーティン業務全般の自動化・省人化が図れるツールです。これまで人の手と目で行っていた作業を自動化することにより、労働力不足解消と業務効率改善を同時に実現できます。

19.RoboTANGO

「RoboTANGO」は、データの抽出や集計・従業員の給与計算・出荷報告作業など、主に「定型業務」の効率化が図れるツールです。

また、RoboTANGOは、1つのライセンスを複数の端末で共有できるフローティングライセンスが標準搭載されているため、コストを抑えた導入と運用ができる点が大きなメリットといえるでしょう。また、最低利用期間が1か月〜と、業務量に応じた柔軟な使い方を実現でき、費用対効果を最大限高められます。

提供元 スターティアレイズ株式会社
初期費用 110,000円(税込)
料金プラン 55,000円(税込)/月、1ライセンス
導入実績 スターティアウィル株式会社、白山印刷株式会社、株式会社ソミック石川など
機能・特徴
  • フローティングライセンスの標準搭載
  • 録画機能を活用したロボット作成
  • データ抽出・集計・分析の自動化
  • 自動レポート作成
  • 自動データ連携
  • 出荷メール送信などの自動化
URL 公式サイト

ペーパーレス化促進ツール

最後に組織のペーパレス化を促進するツールとして、Adobe Document Cloudをご紹介します。

20.Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloudは、Adobe Acrobat DC+Adobe Signを一つのパッケージにしたツールです。PDFの作成・編集・共有ができるようになり、複数部署が共同で進める業務のスピードアップを図れます。

さらに、Adobe Signの電子契約機能は、マルチデバイス対応となっており、スマートフォンやタブレット端末からも署名が可能です。

Adobe Document Cloudの導入によって文書管理のデジタル化を促し、ペーパレス化やテレワークへのスムーズな移行につなげられます。

提供元 アドビ株式会社
初期費用 要問い合わせ
料金プラン 要問い合わせ
導入実績 日産自動車株式会社、株式会社DeNA、株式会社日立製作所など
機能・特徴
  • デジタル文書管理
  • PDFの作成、編集、共有
  • 電子契約機能
URL 公式サイト

テレワークにはITツールを活用して快適な環境を

本記事では、以下の3点を中心に解説してきました。

  • テレワークに必要なITツール
  • ITツールを導入するメリット
  • おすすめのITツール

テレワークは、多様化する働き方への対応、ワークライフバランスの向上、BCP対策など、多くのメリットをもたらしてくれる一方で、いくつかの課題を抱えていることも事実です。

しかし、その多くはここでご紹介したツールの導入により、リスクを低減したり改善したりすることが可能です。そのため、テレワークは企業と社員、双方の協力のもと制度の見直しやツールを活用することにより、期待以上の効果を上げることもできるでしょう。

組織と社員がしっかりと連携できる体制を整えた上で、快適なテレワーク環境の実現を目指してみてはいかがでしょうか。

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