予算管理の業務フローを細かく解説！注意すべきチェックポイントも紹介

予算管理とは

予算管理とは、作成された予算と実績を比較して分析し、その差異を管理することをいいます。

通常、会社の予算は期初に作成され、その数値を基に売上や利益の目標を達成するための計画が立てられます。

目標を達成するためには、予算が計画通りに行われているか常にチェックが必要です。万が一、計画通りに進んでいない場合には、原因を見つけて修正を行わなければなりません。

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予算管理の業務フローを解説

予算管理を適切に行うには、それぞれの業務フローの意味を理解するだけでなく全体の流れを意識することも重要です。

ここからは、業務フローについて解説していきます。

(1)経営陣による予算方針の決定

会社の経営陣が全体の目標売上高や利益の大まかな数字を決める作業からスタートします。全体の予算が決まったら、さらに各部門に割り振りを行ないます。

このように、経営陣が全体的に予算を決める方式をトップダウン方式といい、予算作成に時間がかからないのがメリットです。

しかし、目標を高く設定してしまい現実と乖離した数値にすると、現場のモチベーションが下がってしまうため注意が必要です。

一方で、現場が予算を決めて経営陣が承認する方式をボトムアップ方式といいます。

現場からの声が反映されるというメリットはありますが、最終的な判断を行う経営陣の確認に時間がかかるというデメリットがあります。

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(2)予算編成部門による予算方針作成

経営陣が決定した予算を予算編成部門が昨年度のデータ等を参考にし、より詳細な予算方針を作成します。

予算編成部門は、決定された予算を各方面から検討や分析し、適切な予算方針を作成しなければなりません。

(3)各部門による予算案の作成

予算編成部門が予算方針の作成を終えると、各部門が損益計算をおこなった数字を追加した予算案が作成されます。

この業務は主に経理や財務が担当し、前年度予算を中心にさまざまな資料を用いて予算を決定します。

(4)予算編成部門と各部門での調整

予算編成部門と各部門で話し合いを重ね予算の調整を行います。各部門から予算に関してさまざまな希望が出てくることが考えられます。

各部門の意見も尊重しなければいけませんが、予算枠には限界があるため複数回調整を行うと同時に各部門の人件費や経費等も追加して調整していきます。

(5)総合予算の作成

各部門での調整が終わると、もう一度異常な数値がないか各方面から総合的な確認を行わなければなりません。

これらの作業を終えて、予算編成部門が再調整を行い最終的な予算を決定します。

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(6)予算の承認・決定

作成された予算案を経営陣が承認・決定して予算が確定します。承認されない場合は、再度同じフローを繰り返して予算の修正を行います。

(7)決定予算の通達

経営陣が決定した予算が各部門へ通達されます。

各部門は決定した予算を基に、適切な人員を配置したり月間の予算を決めたりとより詳細な計画を立てます。

(8)各部門による予算実行

各部門が予算に合わせてそれぞれの業務を実行します。各部門の数値は担当者ごとなどさらに細かく分ける場合もあります。

(9)予算管理部門による月次チェック

予算の決定後は予算管理部門による月次チェックが重要です。月ごとに予算と実績に差がないかチェックを行います。

ここで、差が生じていた場合には原因を探し修正を行わなければなりません。月次チェックで差異が生じる場合は、週次チェックを行うなど短期間で管理することで軌道修正を早く行えます。

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予算管理をする際の注意点

予算決定後は、予算通りに計画が進んでいるのか予算管理に注意を払わなければなりません。

ここからは、予算管理をする際の注意点について説明します。

(1)目標設定の根拠を明確にしておく

目標設定の根拠を明確にしておかなければなりません。昨年と比べて予算が大きく異なっている場合、現場のモチベーションが下がってしまう可能性があります。

目標数値の根拠を説明できる状態にしておきましょう。

トップダウン方式で予算を決めた場合は、現場の意見と乖離が発生し目標達成が困難な数字になる可能性もあるため、特に注意が必要です。

(2)季節・外部的な要因を合わせて予算を立てる

季節・外部的な要因を合わせて予算を立てるという点にも注意しなければなりません。

予算を立てる際には昨年データを参考にするケースが多いが、市場の変化や世界情勢などの外部的要因も考慮して予算を立てましょう。

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(3)予算管理の工数を決めておく

予算管理の工数もあらかじめ決めておきましょう。

正確に把握したいという理由で予算管理を細かくすると、工数が増加し予算編成部門や各部門の作業負担が増加してしまいます。

適切な工数を把握し、工数をあらかじめ決定しておきましょう。

予算管理の業務を効率的に行うには予算管理システムがおすすめ

予算管理の業務は、どうしても作業に時間がかかってしまいます。また作業内容も煩雑であるためにミスも発生する可能性が高いです。

しかし予算管理システムを導入することで、効率よく業務を行うことが可能です。予算管理システムを導入するメリットを詳しく見ていきましょう。

(1)人為的なミスの減少

Excelなどで予算管理を行う場合、テンプレートを作成したり一つ一つの項目を手入力したりと工数が多く時間もかかってしまいミスが発生する可能性が高くなります。

しかし、予算管理システムを導入すれば、テンプレートが準備されていたり数値入力が自動化できたりするので工数が少なくなりミスも減ります。

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(2)予算編成の効率化

予算管理システムは会計ソフトを組み合わせることで、より予算編成を効率化できます。

また作業時間の大幅な削減にもつながり、人件費などのコスト削減も可能です。

(3)目標を反映したモニタリング

予算管理システムを導入することで、目標を反映したモニタリングが可能です。目標と実績の差異も一目で分かるので、原因の究明も早期にでき改善に役立ちます。

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(4)分析・評価作業の効率化

細かい分析や評価作業が可能になります。予算管理では目標と実績の差異が発生するのでその分析・評価を迅速に行わなければなりません。

予算管理システムを使えれば迅速かつ正確に作業ができるため効率化できます。

(5)部門ごとの課題を洗い出し業務に活用

部門ごとのより細かい分析が可能で、課題の早期発見もできます。発見した課題をすぐに業務に活用できるので、PDCAサイクルを素早く回すことができます。

予算管理業務を理解して正しい経営管理を行いましょう！

予算管理は、作成された予算と実績を比較して分析し、その差異を管理することです。

多くの企業では経営陣が予算を決定し予算編成部門や各部門が具体的な予算や計画を立てる「トップダウン方式」を採用しています。

また予算管理は工数の増加やミスが発生しやすくなるので、予算管理システムの導入をおすすめします。自社にあった予算管理システムを導入して、業務の効率化を実現してはいかがでしょうか。