予算管理の精度を向上させる方法とは？シミュレーションの考え方

予算管理の精度が低い企業に起きるリスク

予算管理の精度が低い企業は、以下3つのようなリスクを抱えています。

(1)正しい経営方針を決定できない

予算管理の本来の目的は、予実差異が発生する原因を発見し改善することで、経営をよりよい方向へと導くことです。しかし、予算管理データの精度が低ければ、当然正しい原因を究明できません。

的外れな原因に対して対策を講じても、本来の課題を解決できていないため、思ったような予算管理の効果は得られないでしょう。

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(2)各部門の行動目標を決められない

予算管理の精度が低ければ、「どの部門にどの程度の予算が必要なのか」「予算をどういった割合で各部門に振り分けるのか」など、正しい判断ができず、各部門との予算調整が難しくなります。

その結果、本当に予算が必要な部門であっても経費が削減され、無茶な目標になるケースもみられます。

目標が現実的でなければ具体的な行動施策を考えにくく、一部の社員の負担が増える可能性も考えられるでしょう。

(3)予算管理部門への負担が大きい

予算管理の精度が低い場合、入力項目が多かったり自動化できる業務が少なかったりするなど、予算管理システムそのものが効率化されていないことがあります。

結局、手作業や入力ミスが多ければ、管理部門による修正や確認が必要など、業務フローは非効率なままです。

こういった傾向から、予算管理システム導入後であっても予算管理の精度が向上しないという問題につながっています。

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予算管理の精度が低い原因とは

予算管理の精度が低い際に考えられる原因を5つ紹介します。

(1)入力しているデータ自体が誤っている

予算管理の精度が低い原因の1つ目として、そもそも入力しているデータ自体が誤っている可能性があります。入力されているデータが誤っていれば、当然適切な予算管理はできません。

そのため、データを入力する際は正確な数値であるかを確認するほか、最新のデータを定期的に入力することが大切です。

(2)予算管理表への入力ルールが定まっていない

2つ目に、予算管理表への入力ルールが決まっておらず、各自自由にデータを入力するため、統合性がとれないことが挙げられます。

そのため、入力する項目やタイミングなど、予算管理表への入力ルールを決めることが大切です。

明確な入力ルールを定めるには、予算管理の精度を向上させるにはどういった項目やタイミングでデータを入力すればよいのかを検討する必要があり、最終的なルールが決まるまでには時間がかかるかもしれません。

ただ、一度ルールを定めてしまえば、社員も入力に迷うことなく、データの統合性もとれます。したがって、予算管理表における入力ルールの明確化は必要不可欠でしょう。

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(3)営業が受注結果などを入力していない

3つ目に、Excelを含む操作性の悪いシステムを使っている場合、入力自体が面倒になり後回しにされることで、適宜管理できないことが挙げられます。最新の情報が入力されなければ、正しい予算管理は不可能です。

そのため、担当者にとって入力が面倒にならないような、操作性の高いシステムを選ばなければなりません。

また、「受注してから○日以内に入力する」「毎日○時には更新作業を行う」など、担当者の入力を促す工夫も必要でしょう。

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(4)無理な予算を設定している

4つ目に、無理な予算を設定していることが挙げられます。例えば、夏の売上が高い商材を扱っていて、冬の予算編成をする際に夏のデータを参考にしてしまうと、かなり無理のある予算設定になってしまうでしょう。

そのため、季節によって売上が大きく変動する場合、季節要因を考慮して予算編成を行う必要があります。

過去のデータをもとに予算編成を行う際は、参考にするデータに季節やイベントなどの外部要因がなかったかを確認することが大切です。

外部要因に影響されることが予想できていれば、その影響も視野に入れた予算設定をしましょう。

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(5)予実管理を定期的に行っていない

5つ目は、予算編成や予算計画を行うだけで、実績の管理ができていないことが挙げられます。

予算管理では予算の編成や計画を立てたあとも、実績がともなっているのかを比較し、目標に足りていないのであれば、その都度改善を行う必要があります。

しかし、予算編成を行うだけで実績が入力されておらず、予実差異が放置されてしまうと、予算管理の意味がありません。そのため、予算編成後も定期的に実績と照らし合わせ、予実差異が発生すれば迅速に対応・改善することが大切です。

予算管理の精度を高める方法

予算管理の精度を高めるには、以下3つの方法が挙げられます。

(1)予算管理をシステム化する

予算管理をExcelで行っている企業は少なくありません。しかし、Excelでの予算管理は入力だけでなく情報の管理や検索にも時間と手間がかかり、正しく管理できない可能性があります。

そのため、予算管理システムを導入することによって、精度を高めるという方法が挙げられます。

予算管理システムでは各部門の予算を一元管理できるだけでなく、実績の状況をリアルタイムで共有可能です。データ入力の項目も自社に最適なものへとカスタマイズできる機能があれば、担当者の入力負担も最小限に抑えられます。

このように、予算管理システムの導入は予算管理の効率化だけでなく、担当者の負担軽減にもつながるのです。

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(2)予算管理システムのシミュレーションで予算編成を見直す

予算管理システムには、予算計画のシミュレーション機能が備わっているものがあります。

予算編成を行う際は、原料費・労務費などの原価や季節、為替レートなど、経営に影響するさまざまな要素が変動することを想定しなければなりません。

そのため、さまざまな条件で数パターンのシミュレーションを行い、予算編成が実効性のあるものなのか見直すことが大切です。

(3)月次など定期的に予実管理を行う

実効性のある予算編成ができても、実績がともなうとは限りません。そのため、予算と実績を比較する予実管理を定期的に行うことが大切です。

ただ予実管理を行うと決めるだけでは、実績の入力漏れがあったり分析が後回しになったりするなど、予実差異が放置されてしまう可能性があります。

予実差異は、いち早く発見し改善することで、予算目標の達成に近づきます。したがって、月次や四半期など予実管理のタイミングを決め、予実差異があれば迅速に対応できるよう体制を整えておきましょう。

予算管理の精度を向上させるシミュレーション機能とは

予算管理の精度向上に役立つ、シミュレーション機能でできることを3つ紹介します。

(1)さまざまな方式で予算パターンを比較する機能

予算管理システムのシミュレーション機能では、さまざまな方式で予算パターンを比較できます。

予算を編成するには「トップダウン」と「ボトムアップ」の2つの方法が挙げられます。トップダウンは経営層が予算を決めたうえで現場に伝達する方式で、ボトムアップはどの程度の予算が必要なのか現場の意見をとりまとめ経営層に承認をもらう方式です。

各企業で予算の編成方法は異なりますが、さまざまな方式に対応しているシミュレーション機能を活用することで、複数の予算パターンを比較できます。実効性のない予算計画における課題発見にもつながるでしょう。

(2)無駄な予算の削減・予算編成が可能

予算計画のシミュレーションを行うことで、予算が足りていない部分や、反対に持て余している部分を把握できます。そのため、無駄な予算を削減し、最適化につなげられるでしょう。

また、予算編成後も予実をもとにシミュレーションを行うことで、予算計画が順調に進んでいるのか、再編成が必要なのかなどを把握できます。

問題を発見できれば、いち早く予算を再編成し、残りの予算でシミュレーションを行えるため、当初の目標を達成するための実効性のある予算計画が立案できるでしょう。

(3)さまざまなKPIの設定と評価

KPIとは業績評価指標を指します。予算管理システムのシミュレーション機能では、以下のような項目のKPIを設定でき、シミュレーションを行うことでその数値が適切なものかどうかを評価してくれます。

• 原価
• 売上
• 利益
• 固定比率
• 自己資本率
• 顧客数
• 顧客単価

上記のように、財務諸表にかかわる数値だけでなく、経営の際に重要視される数値を任意で設定できます。予実差異の要因をを迅速かつ明確に把握できるため、早い段階で改善策を講じられるでしょう。

シミュレーション機能がついた予算管理システム7選

シミュレーション機能がついた予算管理システム7選を紹介します。

(1)Board

Boardは、中小企業向けの業務管理システムです。

バックオフィス業務に特化しており、予算管理だけでなく、各種書類の作成や営業管理、支払管理などにも対応しています。案件ごとに担当者や商談の進捗状況、契約金額などを細かく記録できるため、案件単位での損益管理が可能です。

また、過去の実績をもとに売上予測やキャッシュフローなどの分析もできるため、経営の効率化にもつながるでしょう。

(2)予算会計エクスプレス

予算会計エクスプレスは、予算の仕訳を得意とする予算作成システムです。

予実比較だけでなく着地予想までのルーティン化をサポートできるよう開発されました。また、非効率なExcel作業の大部分を自動化できるため、業務効率化の実現も期待できます。

(3)Anaplan

Anaplanは、過去の実績だけでなく将来的な可能性も踏まえた予算計画を策定できる業務管理システムです。

目標数値や見込み数値などのデータ収集や集計の自動化もでき、すべての情報をクラウド上で一元管理できる特徴があります。「Booking.com」や「AXA」などの大手企業でも導入されています。

(4)Manageboard

Manageboardは、クラウド上に予算管理フローをノーコードで実現する、予算管理プラットフォームです。

最新の予測PLをもとに将来のBS・CFを自動計算するため、タイムリーかつ簡単にキャッシュフローをシミュレーションできます。

(5)DIGGLE

DIGGLEは、属人的なExcel業務を自動化し、経営判断を加速させる予実管理クラウドです。

予算と着地差異の要因を瞬時に分析・特定できるため、予実差異に対して迅速に対応できるでしょう。

また、各事業部で見込み数値が更新されれば、数値を自動集計し着地予測に反映するため、着地予測の精度をさらに向上できます。

(6)Workday Adaptive Planning

Workday Adaptive Planningは、効果的な戦略の立案をサポートする財務プランニングソフトウェアです。

リアルタイムでの予実管理が可能なため、タイムリーに複数のシナリオでシミュレーションできます。

また、予実差異もリアルタイム反映されるため、マイナス要因を瞬時に特定し対応につなげられるでしょう。

(7)BizForecast BC

BizForecast BCは、Excelを活用しながら管理会計業務の効率化を支援する予算管理システムです。

「活Excel」を基盤とし、情報収集や集計などの業務を自動化してくれます。同ツールで管理している数値情報や文字情報を、自社に適したレイアウトでレポートに出力できる機能も備わっています。

予算管理の精度を向上させるシステムを導入しましょう！

予算管理をExcelで行う企業は少なくない反面、業務効率が悪かったり、正しい管理ができなかったりするなど、多くの課題やリスクを抱えています。

予算管理の精度が向上すれば、業務効率化やモチベーション向上など、さまざまな効果を得られるでしょう。

そのため、自社に適した予算管理システムを導入し、非効率な予算管理業務を効率化することがおすすめです。

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