エクセルVBAを活用して業務改善を実現!活用事例や学び方について解説

2022/9/19 2022/09/19

業務効率化・業務改善

VBAを使ってレポートを自動作成するビジネスマン

エクセルVBAは、作業を自動化して業務改善を実現します。この記事ではエクセルVBAの概要やマクロとの違い、どのような作業を自動化できるか事例を交えて解説します。さらに、今からVBAを勉強される方のために、VBAを学ぶ方法やおすすめ書籍、オンライン講座を紹介していきます。

業務改善に役立つVBAとは?

VBAは日々の業務のさまざまな場面で活用できる、利便性の高いプログラミング言語です。ここでは、VBAとは何か、どのようなことができるのかを簡単に説明します。

(1)Microsoft Office専用のプログラミング言語

VBAとは、Visual Basic for Applicationsの略で、ExcelやWordといったMicrosoft Officeシリーズで使えるプログラミング言語です。

通常、WordやExcelは人間がキーボードやマウスを使って入力作業します。一方でVBAは、人間がおこなう操作をプログラムで再現できるようにしたものです。

たとえば、シートを開く、本名を太字にする、重複したデータを見つけてデータを削除するといった操作は、すべてVBAで記述可能です。そしてVBAを実行することで、記述した内容どおりに作業が自動処理されます。

(2)エクセル等の作業自動化が可能

VBAを使うことで、煩雑だった作業が自動化できます。VBAは単純作業の自動化が得意です。人間では何時間もかかるような作業を、数分や数十秒で片づけられます。

データ転記、メール送信、請求書作成などは、VBAの活用によって多くの手順が自動化可能です。一日に何度もおこなうものや、何百回と繰り返すようなものを自動化することで、大幅な業務改善が期待できます。

(3)VBAとマクロとの違い

VBAのことをマクロと呼ぶ人もいますが、VBAとマクロは違います。この2つの違いは何でしょうか。

マクロは、コンピューターの操作を自動化する機能のことです。パソコンやアプリケーションの操作を記録したり、操作を指示するコマンドを記述することで、自動で操作をおこなえるようになります。

マクロを作成するためには、ソフトウェアやプログラミング言語が必要です。その中でも、Microsoft Officeシリーズの操作を目的に開発されたプログラミング言語が、VBAなのです。

VBAで自動化できる作業

VBAで自動化できる作業には、どのようなものがあるでしょうか。ここからは、代表的なものを3つ紹介します。

(1)文字列の操作と変換

ファイル上の文字列操作は、VBAがもっとも得意とするものです。

特定の文字列の置換、数値の表記変更、指定した文字数ごとにセルを分割、といったことを、関数を用いて処理します。代表的なVBA関数は、次のとおりです。

  • Len:指定した文字列の文字数を返す
  • Replace:文字列を置換
  • Error:指定エラー番号に対するエラーメッセージを返す
  • Now:現在の日付と時刻を返す
  • FormatPercent:パーセント形式の文字列を返す

(2)Web APIとの連携

APIは「Application Programming Interfaces」の略で、あるプログラムの機能を別のプログラム上で利用できるようにする仕組みを指します。Web APIは通信プロトコルであるHTTPやHTTPSを通じて動かすため、プログラミング言語に左右されない点がメリットです。

VBAとWeb APIを連携させると、Excel上でWebサイトの情報を取得・操作できるようになります。たとえば、指定したECサイトの商品情報を取得し、一覧化が可能です。

ほかにも、TwitterのAPIを活用することで、Excel上からツイートの自動投稿をしたり、ツイート履歴をデータとして抽出したりできます。

(3)自動入力作業

データ入力もVBAで自動化できます。たとえば、取引先情報の入ったテキストファイルを呼び出し、そのデータをもとに請求書やレポートの作成が可能です。

手動作業の場合、テキストを開く、コピーする、正しいセルに貼り付ける、といった手間が発生します。一方、VBAを使うと一連の作業が自動処理できるため、作業時間の短縮が図れます。

VBAで実現できないこと

業務効率化に有効なものとはいえ、VBAには不得意な作業がいくつか存在します。ここからは、VBAが苦手とする作業を3つチェックしていきましょう。

(1)大量のデータ処理

VBAは、大量のデータ処理が得意ではありません。Excelのワークシートには最大値が設定されているため、上限を超えるデータ処理は困難です。具体的には、104万8576行、16,384列がワークシートの上限です。

また、Officeシリーズ自体も、大量のデータ処理には向いていません。そのため、複雑で膨大な処理を試みようとすると、動作が重くなり、フリーズする可能性があります。

パソコンのスペックにもよりますが、何十万ものデータを扱う高度な処理を必要とする場合は、VBA以外の方法を検討するとよいでしょう。

(2)VBAのサポート外のアプリケーション連携

業務自動化の際には、アプリケーション間でデータを受け渡すなど、アプリケーション連携が必要な場合があります。しかし、中にはVBAと連携できないアプリケーションも存在します。

その場合、別のアプリケーションを間に挟んだり、連携作業だけを手作業でおこなうなど、通常の作業より手間が発生するため、注意が必要です。

利用したいアプリケーションとVBAの相性が悪く、無理に利用すると業務効率に支障をきたしそうな場合は、VBA以外のツール利用を検討したほうがよいでしょう。

(3)OCRのような文字読み込み

手作業でおこなわれていた入力や計算を自動化することはできても、VBAには画像認識のような高度な機能は用意されていません。

そのため、画像から文字を認識してテキストデータ化するOCRのような作業には不向きです。どうしてもOCRが必要なのであれば、OCR機能のあるアプリケーションと連携するなどの対策を検討してみましょう。

VBAを活用した業務改善事例

ここからは、VBAの活用によって実際に業務改善に繋がった事例を紹介していきます。

(1)レポート作成の自動化

時間のかかりやすいレポート作成も、VBAであれば自動化が可能です。レポートは大量のデータを収集してまとめる煩雑な作業です。手作業の場合、時間がかかるだけでなく、入力ミスや挿入ミスが発生することもあるでしょう。

一方、レポートに使うデータは形式が決まっているものが多く、作業もパターン化されているため、VBAによる自動処理が比較的容易な側面があります。

CSVファイルなどでデータを保存しておけば、そのファイルをもとにドキュメントの自動作成が図れます。人間がおこなう作業はデータの準備と最終チェックのみとなるため、手作業での処理に比べると大きな作業効率化が期待できるでしょう。

(2)データの自動転記

たとえば、事前リサーチや資料作成のために、与えられたデータや資料の中から必要なものを抜き出し、まとめる作業が存在したとします。そのような転記作業は、VBAの得意分野です。データから条件に合うものを抽出し、リスト化・データ整形を簡単におこなえます。

そのほかにも、複数のファイルをひとつにまとめたり、報告書の一部を抜粋したりするなど、転記作業の必要なシーンは数多くあります。そうした作業をVBAによって自動化できれば、社内の業務改善を促進していけるでしょう。

(3)各Officeソフトの連携作業

VBAは、Microsoft Officeシリーズ間の連携が可能です。Officeソフトを連携させることで、Excel上のデータをPowerPointに挿入したり、Accessで管理しているデータベースをもとにExcel上でグラフを作成したりできます。

Excel以外のOfficeソフトを利用する機会の多いケースにおいて、VBAを通じたOffice間の連携は業務効率化に欠かせません。

(4)請求書の自動作成

請求書の作成では、請求先情報データのコピー、数値の入力など、多くの単純作業が発生します。こうしたシーンでVBAを利用すれば、作業の大部分が自動化可能です。

すでに請求書に必要なデータがテキストファイルなどに保存されていれば、それらを読み込ませて請求書を自動作成できます。

(5)メール一括送信

ExcelとOutlookを連携させることで、Excelシート内にあるメールアドレスへの一括送信が可能です。複数の取引先へ一斉連絡する機会の多い企業にとって、欠かせない機能のひとつといえるでしょう。

似たような内容のメールをひとつずつ送るのは手間ですが、VBAなら簡単です。たとえば、宛先リストとメール本文を用意すれば、一斉にメールを送れます。また、「A社なら◯◯様、B社なら△△様」というように、宛先ごとに本文の内容も調整可能です。

(6)データベースメンテナンス

VBAを利用すれば、Access、MySQL、SQL Serverといったデータベースにアクセスし、操作が可能です。たとえばExcel上で修正した情報を、元データであるAccessへ反映できます。

また、反対にデータベースのデータを取得し、Excel上に表示させることも可能です。外部データベースソフトとVBAを有効活用できれば、データベースを管理しやすくなり、活用の幅も広がります。

(7)ガントチャートの作成

進捗管理表として有名なガントチャートを、Excelで作成する企業も少なくありません。ただし、手作業で情報の修正や更新を進めていくと、列がずれたり誤って削除してしまったりすることがあります。

VBAを利用すれば、そのようなミスを未然に予防可能です。たとえば、オリジナルのガントチャートに対する編集権限を設け、チームメンバーはそれぞれの進捗報告ファイルにデータ入力していく方法が考えられます。

VBAでそれらのファイルを読み込み、ガントチャートに反映するように設定しておけば、Excelシートを崩すことなくガントチャート内の情報を更新可能です。

(8)Webデータの自動収集・分析

Webサイトからデータを収集する業務は数多くあります。たとえば、ECサイトから他社製品の値段を収集するリサーチなどです。VBAを使えば、Webサイトへのアクセス、ログイン、データ収集といった一連の作業が自動化できます。

ほかにも、天候情報、企業情報、祝日情報などを取得するなど、さまざまな使い方がVBAで実現可能です。VBAによる自動化を進めることで、データ収集の効率化が期待できるでしょう。

(9)指定した文字列の一括置換

VBAでの文字列の一括置換は、さまざまな業務で活用可能です。Excel作業において、文字列をまとめて置換するケースは珍しくありません。1度や2度であればExcelの置換機能で十分ですが、何十回と繰り返す場合は非効率です。

VBAを利用することで、指定した文字列を希望の文字列へまとめて置換できるようになります。複数の文字列に対する一括置換も可能であるため、作業効率の大幅な改善が期待できるでしょう。

エクセルVBAの勉強方法

いざエクセルVBAを活用しようと思ってみても、どのように学習していけばいいのかわからず、困ってしまう方もいるのではないでしょうか。

そこでここからは、エクセルVBAの学習方法を4つ紹介します。

(1)初心者向けのVBA入門書

書籍は情報量が多く、構成がしっかりしているため、網羅的な学習が可能です。VBAの基礎知識固めに初心者向けのVBA本を利用するのも、効果的な学習方法といえるでしょう。

ただし、書籍は説明が文字ベースであるため、視覚的な理解が困難というデメリットがあります。情報が文章・画像だけなので、実際にVBAを動かしているところを確認できないのも難点です。

ほかにも、入門書を謳っておきながら、実際は初学者には難しい内容であったり、情報量が膨大である書籍も少なくありません。書籍購入の際は、あらかじめ書店で内容を確認したうえで、読みやすそうな入門書を選んでみるとよいでしょう。

(2)YouTubeなどの動画コンテンツ

YouTubeなどの動画サイトには、VBAの学習コンテンツが数多く配信されています。

無料で視聴できるため、学習を始めるハードルが低い点がメリットです。また、実際の操作画面を見ながら学習できることから、視覚的な理解を促せるのも動画学習の利点といえます。

デメリットとしては、体系的に学べるチャンネルが少ない点が挙げられます。わかりやすい解説動画があったとしても、順を追った学習構成となっていない場合、VBAの全体像を把握するのは困難でしょう。

動画コンテンツを活用する場合は、書籍で体系的な知識を身につけ、ピンポイントで学習したい点が生じたときに解説動画を確認する、といった使い方がおすすめです。

(3)学習サイトの利用

学習サイトは体系的な学習コンテンツを用意しているケースが多く、初心者にもわかりやすい構成になっています。また、公開されているサンプルをコピーし、実際に動かすことも可能です。

無料で学べる学習サイトも数多く存在するため、手軽に学習をスタートするのにおすすめの手段といえます。

(4)資格取得

資格取得を通じてVBAを学ぶ方法もあります。「VBAエキスパート」という資格は、Excel・AccessのVBAスキルを証明する資格です。

この資格取得を目指して学習を進めていけば、自然にVBAの基本スキルが身につくでしょう。デメリットとしては、書籍やオンライン講座を通じた学習がメインになるため、金銭的な負担が大きくなりやすい点が挙げられます。

初心者におすすめ!エクセルVBAを学べる本

ここからは、VBA初心者におすすめの入門書籍を紹介していきます。

(1)図解でわかる 最新エクセルのマクロとVBAがみるみるわかる本

わかりやすさを重視したい場合は、「図解でわかる 最新エクセルのマクロとVBAがみるみるわかる本」がおすすめです。

この本では、VBAの使い方を54の項目に分けて解説しています。マニュアルのように画像と解説がセットで掲載されているため、初心者にも理解しやすい内容になっています。

プログラミング知識のない人を対象とした入門書であることから、専門用語を介さずにVBAの知識を深められることでしょう。

(2)Excel マクロ&VBA やさしい教科書

基礎から応用までをしっかり学びたい人には、「Excel マクロ&VBA やさしい教科書」がぴったりです。マウスやキーボードの操作という基本的なものから、ユーザーフォーム、帳票の作成といった高度なVBAまでこの一冊で学習できます。

Webサイトでサンプルファイルが配布されているため、実際のファイルを触ったり、手を加えて動かしてみることで効率的なVBA学習が可能です。

(3)できる イラストで学ぶ 入社1年目からのExcel VBA (できるイラストで学ぶシリーズ)

学習に挫折しないか不安な人は、豊富なイラストと共にVBAを学べる「できる イラストで学ぶ 入社1年目からのExcel VBA」を検討してみるとよいでしょう。

会話形式での説明や、大きく強調された重要事項など、読者を飽きさせない工夫が施されているVBA入門書です。初心者にとって馴染みの薄いVBAの専門用語や文法が丁寧に説明されているため、挫折することなく基礎知識の学習が進められるでしょう。

エクセルVBAが学べるYouTubeチャンネル・動画

YouTubeを用いた学習方法は、実際の操作画面を見ながら無料でVBAを学べる点がメリットです。ここでは、おすすめのYouTubeチャンネルをチェックしていきましょう。

(1)ユースフル/スキルの図書館

ユースフル/スキルの図書館」は、Youseful株式会社が運営するビジネスチャンネルです。プログラミング、マネジメント、キャリアなど、ビジネスに関するさまざまな知識・ノウハウを紹介しています。

エクセルVBAの動画講座も配信しており、基礎学習が可能です。実際の操作画面を見せながら解説しているため、イメージを掴みながら学習を進めていけます。

技術面だけでなく、初心者が陥りがちな行動やミスについても解説してくれるため、実務に役立つ情報も併せて吸収できる動画コンテンツといえるでしょう。

▷ユースフル/スキルの図書館 「Excel VBA」再生リスト

(2)金子晃之

金子晃之」チャンネルでは、パソコン操作、Officeソフト、ツールなど、日々の業務に活かせるIT知識を広く解説しています。

特徴的なのが、VBA初心者向けに100分もの長編講義動画を公開している点です。2022年9月時点で180万再生を超える人気動画となっており、無料で充実したVBA講義を視聴できます。

VBA中級者を目指す講義動画も公開されているため、基礎から応用編まで学習できる動画チャンネルといえるでしょう。

▷金子晃之 ExcelVBA・マクロ上達動画【完全版】

(3)PC活用ちゃんねる

PC活用ちゃんねる」では、Officeソフト、パソコンの操作方法などを広く解説しています。エクセルVBAについての動画も数多く公開されています。操作画面を見せながらわかりやすく説明されているため、VBA初心者にもおすすめのチャンネルです。

PC活用ちゃんねる「Excelマクロ・VBA入門」再生リスト

まずは36分の基本講座を視聴し、頭に入りやすい解説であるかを確認してみるとよいでしょう。

▷エクセルVBA・マクロ入門講座|初心者がゼロから始めてスキルアップ! – YouTube

エクセルVBAが学べる学習サイト

エクセルVBAはユーザーが多いこともあり、学習サイトが充実しています。ここでは、その中でも特におすすめな学習サイトを3つチェックしていきましょう。

(1)ドットインストール

ドットインストールは、プログラミング初学者向けの学習サイトです。VBAに限らず、さまざまなプログラミング言語が学べます。

動画形式のレッスンで、ユーザーは実際にVBAを動かしながら学習を進めていきます。全19レッスン中、最初の4レッスンは無料で視聴可能です。入門編をすべて閲覧するには月額1,080円(税込)のプレミアサービスへの登録が必要であるため、ご注意ください。

1コンテンツを3分で視聴できるため、スキマ時間を活用した学習が可能です。

▷Excel VBA入門 (全19回) – プログラミングならドットインストール

(2)Excel VBA 入門講座

Excel VBA 入門講座」は、VBAの基本がまとまっている無料学習サイトです。

Excelの基本操作ができるVBA初学者を対象としており、自分の学習したいところから自由に学べるサイト構成になっています。また、各学習項目が細かく分けられているため、一度の学習に時間がかからない点も本サイトの特長です。

(3)moug

mougは、主にOfficeソフトを解説する学習サイトです。本サイトでは、VBAの初学者に向けた「Excel VBA ビギナーズ」が公開されています。

サンプルデータをダウンロードできるようになっているため、自分のExcel上で実践してみることも可能です。また、Q&A掲示板も設置されているので、VBAにまつわる疑問点を他のユーザーに回答してもらえるのが嬉しいポイントです。

▷Excel VBA ビギナーズ:VBA広場|Excel VBAを学ぶならmoug

エクセルVBAの資格取得に役立つ講座

エクセルVBAを勉強する人の中には、関連資格である「VBAエキスパート」の取得を目指す人もいるのではないでしょうか。そこでここからは、資格取得におすすめの講座を3つ紹介していきます。

(1)Udemy

Udemyは、動画形式の講座が集まったサイトです。VBA以外にも、プログラミング言語やシステム開発、ビジネススキルといったさまざまなジャンルの講座が幅広く用意されています。

Udemyでは、2022年9月時点で20万以上もの講座が存在します。VBA関連の講座も多く、自らのレベルと目的に合った講座の受講が可能です。資格取得を目指す場合は「VBAエキスパート」といったように、取得したい資格名でサイト内検索をしてみると、対策講座を見つけられます。

▷オンラインコース – いろんなことを、あなたのペースで | Udemy

(2)KENスクール

KENスクールは、株式会社シンクスバンクが運営する、資格取得・就職をサポートするITスクールです。スペシャリストによる充実したサポートと個別指導で、効率的な資格取得を目指します。

本スクールでは、VBA講座も多数用意されています。初学者向けの講座は以下のとおりです。

講座名 受講料
Excel VBA Basicライセンスパック 126,500円(税込)
Excel VBA Standardライセンスパック 191,400円(税込)
Access VBA Basicライセンスパック 173,250円(税込)
Access VBA Standardライセンスパック 191,400円(税込)

※各講座、受講料に加えて入学金33,000円(税込)が必要

授業は予約制で、学習ペースに合わせたスケジュール調整が可能です。マンツーマン形式の指導を受けられるため、短期間で賢く学習を進めていきたい人におすすめのスクールといえるでしょう。

▷VBA(Excel)講座一覧(入門~上級)|資格・試験に強い【KENスクール】

(3)パソコンスクールISA

パソコンスクールISAは、株式会社アイエスエイが運営するパソコンスクールです。実践に重きを置いた講座から資格取得に向けた講座まで、受講者のニーズに合わせた幅広い講座を用意しています。

VBA初学者向けの講座としては、以下の2つがおすすめです。

講座名 受講料
Level 1.Excel-VBA基礎(単科コース) 52,800円(税込)
ExcelVBAスタンダード資格取得 182,600円(税込)

受講形式は、「通学+オンライン」「完全オンライン」「1日完結」の3つが用意されており、自分の学習スタイルに合わせたコースを選択できます。自宅近くに校舎がないケースでも、リアルタイムで個別授業を受講できる点が特長です。

▷VBA・マクロコース | パソコンスクールISA

エクセルVBAを活用して業務改善しましょう!

エクセルVBAを使うことで、業務効率の大幅な改善が期待できます。VBAは単純作業や定型業務に適しており、何百・何千という処理を高速でおこなえる点が強みです。作業によっては、人力の数十倍・数百倍の効率化が期待できるでしょう。

VBAは、ExcelやWordのようなMicrosoft Officeシリーズがインストールされていれば、すぐに利用可能です。そのため、環境構築の手間が生じません。また、習得難易度も比較的容易であることから、プログラミング初心者でも抵抗なく学習を進められます。

自分に合ったエクセルVBAの学習方法を見つけ、実務に活かせるVBAの使い方を覚えていきましょう。

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