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PDCA実践シートの書き方と記入例を解説【テンプレート紹介あり】
近年、社会人のみならず、学生でも行っているPDCA。しかし、PDCAサイクルを上手く回せないという声も少なくありません。PDCAを効果的に活用するため、実践シートの利用をおすすめします。本記事ではそんなPDCA実践シートについて、書き方やテンプレートの使い方など詳しく解説していきます。
目次
PDCA実践シートとは？
PDCA実践シートとは、PDCAを実行する際、計画や振り返りなどを記録するためのシートです。
PDCAを実行するにあたって、「同じ失敗を繰り返さない」「自分の考えを整理する」そして「サイクルを上手く回す」といった目的のために、PDCA実践シートでの記録が欠かせません。
そもそもPDCAとは？
PDCAとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」を繰り返し行うことで、業務の効率化や改善を目指すフレームワークです。
PDCAは多くの国内企業で広く取り入れられています。
PDCAを実践するメリット
PDCAを実践することで、以下のようなメリットが得られます。
- 目標や実行すべき取り組みが明確になる
- 継続的な改善が期待できる
- タスクに集中できる
- 課題発見につながる
PDCAでは、目標設定や取り組む内容を具体的に把握できるため、「何をすればよいか分からない」といった状態に陥ることなく個々のタスクに集中できるでしょう。
また、PDCAは一度の実行だけでなく何度も行うため、課題の早期発見や継続的な業務改善にもつながります。
▷PDCAとは？サイクルを回す重要性やポイント・失敗する原因を解説
PDCAサイクルの回し方を4つのSTEPで解説
PDCAサイクルについて、各ステップの実行内容をそれぞれ解説します。
1.Plan：計画
Plan(計画)では、目標を設定したうえで現状とのギャップを把握します。そして、そのギャップを埋めていくためにはどうすればよいのかについて、「5W2H」を基に考えます。
▼5W2Hについて
- Who(誰が)
- What(何を)
- Why(なぜ)
- Where(どこで)
- When(いつ)
- How(どのように)
- Hou much(いくらで)
このとき、現実的な目標を設定することが大切です。
あまりにも現実離れした目標では実行すべき課題が多すぎて、何から手をつければよいか分からない状態に陥ってしまいます。目標や取り組みについては、具体的に考えましょう。
2.Do：実行
Do(実行)で立てた計画を実行に移します。1つの取り組みごとに評価・改善するのではなく、計画した取り組みをまず実行していきましょう。
すべての取り組みを終えることができれば、評価・改善の段階へと移るため、取り組んだ内容は記録しておくことが大切です。
3.Check：評価
Check(評価)では、実行した取り組みが「計画通りに進んだのか」「うまくいったのか」などの視点から評価します。評価する際は、取り組んだ内容を客観的にみることが大切です。
仮に「計画通りにいかなかった」「うまくいかなかった」といった評価であった場合は、その原因を分析し、記録しておきましょう。
4.Action：改善
「Action(改善)」では、評価を基に今後の方針を決定します。
まずは、それぞれの取り組みを「継続すべき」か「改善すべき」かに振り分けましょう。ここではそのために、どのような取り組みが必要なのかを見極める必要があります。
また、目標はこのままでよいのか、変更したほうがよいのかも判断することが大切です。そして、目標が定まればもう一度Planに戻り、このPDCAを再度繰り返します。
▷PDCAはもう古い？新たに注目される「OODAループ」との違いとは
PDCAサイクルを上手く回せない原因とは？
業務改善を目的として多くの企業がPDCAを取り入れています。しかし、このサイクルを適切に回すことができず、業務改善につながらないといった声も少なくありません。
ここからは、PDCAに失敗する原因を4つご紹介します。
PDCAサイクルの目的が曖昧
導入目的が曖昧なままPDCAを導入しても、PDCAを回すこと自体が目的となってしまい、本来の効果を期待できないでしょう。そのため、PDCAを導入する際は、誰もが納得のいく目的を掲げることが大切です。
また、現状を把握したうえでの目的設定も重要です。現状把握ができていない状態では見当外れな目的が設定され、それに応じて取り組んでも、予想していた効果は得られないでしょう。
Planが明確にされていない
PDCAにおける失敗は、「Plan」の段階で起こることが多いといわれています。
Planが曖昧なまま進めることは見切り発車といえ、「Do」の段階で具体的に何をすればよいのか分からなくなってしまいます。
Doで具体的な取り組みがなければ、評価や改善の対象もなく、次のPDCAサイクルにつながりません。
記録する項目が多い
PDCAでは取り組みや考えを記録することが大切ですが、記録する項目が多すぎると逆に負担に感じてしまいます。
記録が負担になれば、記録内容が雑になったり抜け漏れが発生したりすることもあるでしょう。
そうなると評価や改善にうまくつながらない可能性がありますので、記録する項目は適度なボリュームに定めましょう。
サイクルを回すことが目的になってしまう
PDCAは短時間で1サイクル回せるわけでなはなく、それなりに時間をかけて行います。
そのため、PDCAを回すことが負担となり、サイクルを回すこと自体が目的化してしまうことがあります。
従って、PDCAは目的を達成するための手段と認識しなければなりません。
▷PDCAを重視しているのは日本企業だけ？生じる弊害や最新手法について
PDCAサイクルを回す際には実践シートが欠かせない理由
PDCAサイクルを上手く回すには、実践シートの活用が欠かせません。その理由を3つ紹介します。
成果を根拠ある数値で予測できる
PDCAを行う際、実践シートに記録を残すことで蓄積された記録をデータとして活用できます。
過去の記録から、どのような取り組みで、どの程度の成果が得られたのかを把握できるため、「この取り組みであれば、大体このくらいの成果が得られる」といった予測がつくようになります。
つまり、欲しい成果に対してどのような取り組みをすればよいかも逆算によって予測できるため、目標達成に向けて実行すべき取り組みも、明確に把握できるのです。
自分やチームを客観視できる
過去の実践シートを見返すことで新たな気づきがあるかもしれません。
その時と今では状況や考え方に違いがあり、客観視できるため「もっとこうしたほうがよいのでは」というアイデアが生まれる可能性があります。
PDCAを実行しても、主観的に見て記憶にとどめるだけで終わっていては、新たなアイデアを生み出す機会は得られないでしょう。
実践している人が少ないからチャンスになる
PDCAサイクルを取り入れているものの、実践シートを活用していないケースも多いようです。しかし、実践シートに残った記録はデータとして活用できるうえ、新たなアイデアの種となることもあります。
また、現在はこの実践シートを活用している人が少ないことから、このシートをつけることが、周りと差をつけるチャンスになるかもしれません。
▷業務プロセス分析の方法とは？意識すべきポイントやITツールを紹介
PDCA実践シートを作成する際に必要なツール
PDCA実践シートを活用するにあたって、必要なツールを紹介します。
もちろん、インターネット上で配布されているPDCA実践シートのテンプレートをダウンロードし、コピーして直接記入する方法もよいでしょう。
しかし、紙の保管や手書きでの記入に手間がかかることなどを考え、以下で紹介する「エクセル」や「Googleスプレッドシート」の活用をおすすめします。
エクセル
実践シートにエクセルを利用すれば、記入や管理を簡潔化できます。紙面を管理する必要もなく、パソコン内にデータが残るため、過去の記録の見返しも容易に可能です。
また、エクセルはオリジナルの実践シートを作成できるため、自分で必要と感じた項目を加えることも可能です。
▷タスク管理表をエクセルで作成する方法とは？項目やテンプレートを紹介
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、エクセルに近い操作性を持つツールです。Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用することが可能です。
Googleスプレッドシートは、「自動保存」「複数の人との同時編集」「スマートフォンで利用可能」などのメリットがあります。ただし、基本的にインターネット環境がなければ利用できない点に注意が必要です。
エクセルとは異なり複数の人との同時編集が可能なため、実践シートをチームで共有して使用したい場合はGoogleスプレッドシートの活用をおすすめします。
PDCA実践シートの書き方・記入例
それではここで、PDCA実践シートの書き方と記入例を画像でご説明します。
PDCAの実践シートは大きく分けて以下の2種類にわけられます。
- 目標シート：最終的な目標に対するPDCAを行う
- 取り組みシート：取り組みに対するPDCAを行う
目標シートでは、達成したい目標を設定し、その目標を達成するにはどのような取り組みをすればよいかを考えます。例えば、1カ月に50件のアポイントメントを獲得することを目標とした場合の目標シートは以下のような内容になります。
【目標シート】
| 目標(Plan) | 1カ月に50件のアポイントメントを獲得する。 |
|---|---|
| 実行(Do) | ①既存客へのテレアポ業務で1日20件架電し、新製品の販促を行う。 ②新規のテレアポ業務で1日50件架電し、新製品の販促を行う。 ③飛び込み営業を1日20件行う。 |
| 評価(Check) | ①話は聞いてもらえるが関心度が低く、なかなかアポイントメントの取得に至らない。 ②1日50件架電しても、1件もアポが取れない日が多い。 ③飛び込み営業を1日20件行っても、1件もアポが取れない日が多い。また、お昼前後は担当者が不在であることが多い。 |
| 改善(Action) | ①既存客の中でも、関心を持ってもらえそうな業種に絞ってテレアポ業務を行う。 ②テレアポの方向性を、新製品の販売から新製品のモニター募集に切り替える。 ③事前に、訪問先企業のWebサイト(問い合わせフォーム)から連絡した後に、飛び込み営業を行う。時間帯も意識して訪問する。 |
| 目標(Plan) | ①1日20件、業種を絞った既存客に架電し、新製品の販促を行う。 ②新規業者へのテレアポ業務を1日50件、行う。 ③事前に、企業のWebサイトの問い合わせフォームから1日30件、連絡しておく。飛び込み営業は1日10件に切り替えて実施。 |
| 実行(Do) | ①1日数件のテレアポ取得に成功する。 ②1日50件、新規の業者に架電し、新製品のモニターを募集する。 ③Webサイトへの問い合わせフォームから1日30件、新製品について連絡する。飛び込み営業を1日10件行い、お昼前後の訪問を避ける。 |
| 評価(Check) | ①全体的に反応はよくなるが、架電相手がキーマンでない場合は決定権がないため、話が進まない。 ②アポ取得率が25％アップするが、お昼前後は担当者の不在率が高く、効率が悪い。 ③事前に連絡していることから、担当者への取次率が20％アップするが、会社側の関心の有無により感度には差がある。訪問時間を調整したことにより、担当者の不在率は低くなった。 |
| 改善(Action) | ①キーマンに取り次いでもらえるよう、受付段階で主旨を明確に伝える。 ②時間帯を意識して架電する。 ③関心を持ってもらえそうな企業について、Webサイトでのリサーチをこれまで以上に行い、ターゲット企業の的を絞って架電する。 |
| ・・・ | ・・・ (この下に行を追加して続けていく) |
上記の通り表が下に進むにつれて、目標や取り組み内容が具体的になっていきます。
ここで注意したいのが、目標を見失うことです。最終的な目標を把握せずにPDCAを回してしまうと、方向性が定まらない可能性があります。目標を細分化する際は、最終的な目標を再確認しながら進めていきましょう。
取り組みシートでは、目標シートのPlanで決めた実行すべき取り組みに対してPDCAを行います。長期的な目標ではなく、短期的な目標や毎日のタスク管理など、目標シートをさらに細かくしたイメージです。
例えば、目標シートで最終的な目標を「一カ月で50件のテレアポを取得する」と設定し、この目標に対して「毎日50件架電する」という取り組みを設定したと仮定します。
取り組みシートでは、この「毎日50件架電して、キーマンに取り次いでもらう」ためにはどうすればよいかを考えます。
【取り組みシート】
| 計画(Plan) | 1日50件、新規企業に架電して、キーマンのテレアポ取得を目指す。 |
|---|---|
| 実行(Do) | ①裁量権があることが想定されるキーマンに架電する。 ②午前、午後と時間帯を分けて架電する。 |
| 評価(Check) | ①若い人につながった場合、話は聞いてもらえるが、決定権がないためその先につながらない。また、電話受付の段階で架電主旨が正確に伝わっておらず、該当外の部門への取り次ぎも少なくなかった。 ②お昼前後と朝の早い時間帯は、担当者が不在がちである。 |
| 改善(Action) | ①電話受付の段階で、架電主旨を適格に説明し、キーマンに取り次いでもらう。 ②お昼前後と朝の早い時間帯を避ける。再架電する際は、キーマンにつながりやすい時間帯を確認しておく。 |
| 計画(Plan) | ①1日50件、新規企業の担当部門に架電し、キーマンのテレアポを取得する。 ②キーマンにつながりづらい時間帯を避けて架電する。 |
| 実行(Do) | ①電話受付時に、裁量権があるキーマンと話ができるよう、適格に内容を説明し、想定される担当部門を伝えたうえで電話を取り次いでもらう。 ②お昼前後と朝早い時間帯を避けて架電。再架電する際は、前回の履歴を確認し、キーマンにつながりやすい時間帯に連絡する。 |
| 評価(Check) | ①キーマンと話ができる確率が15%高まった。裁量権のある部門は、企業規模や業界によってまちまちであることを認識する。 ②テレアポ取得率が10%高まった。ホテル業界はチェックインとチェックアウトの時間帯が多忙で、取り次いでもらいづらい傾向にあった。また、自動車販売業は火曜・水曜に休業する業者が多い。 |
| 改善(Action) | ①裁量権がある部門のキーマンへ取り次いでもらえるよう、企業規模や業界を意識して架電する。 ②業種ごとにつながりづらい時間帯と曜日があるため、その特色を把握して架電すると効率的である。 |
| ・・・ | (この下に行を追加して続けていく) |
目標シート、取り組みシートともに、綿密な行動計画を立てることは効果的ですが、その一方で、計画に縛られてしまうと順調に進まなかった場合にモチベーションが下がり、長続きしない可能性もあります。
そのため、行動計画の部分はタスク形式にするなどして、自分に合った形で継続できるプランを作成しましょう。
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PDCA実践シートのおすすめテンプレート
PDCA実践シートのテンプレートについて、インターネット上でダウンロードできるものからおすすめの3つをご紹介します。
①パワポンの「PDCA」。このテンプレートは、PDCAそれぞれの欄が1つの円になっていることが特徴です。記入する箇所はそれほど大きくないため、長期的な目標に対しての活用がおすすめです。
②[文書]テンプレートの無料ダウンロードの「PDCAサイクル(PDCAシート)」。このテンプレートは、PDCAそれぞれの欄が分かれていて、記入する部分にもゆとりがあります。従って、充実した計画を立て、ボリュームのある内容を記述したい場合は利用しやすいでしょう。
③テンプレート・フリーBizの「PDCAサイクル04」。このテンプレートは、上記2つとは異なり、PDCAを下に書き足していけるタイプの実践シートです。そのため、評価に対して新たな計画につなげやすいといえます。
自分に合ったテンプレートを見極めて、PDCA実践シートを活用していきましょう。
PDCA実践シートを積極的に活用していこう
多くの日本企業に取り入れられているPDCA。しかし、実践シートを活用しているケースが少ないのが現状です。PDCAを実践シートに記録することで、これまでにないアイデアを生み出せるかもしれません。
また、実践シートを利用している人が少ないことから、このシートを活用することで、周りと差をつけるよいチャンスになるかもしれません。自分や会社の未来のために、PDCAを好循環させる実践シートを積極的に活用してみませんか？
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