請求書に但し書きは必要なのか？領収書との違いも合わせて解説

但し書きの意味とは？なぜ必要なの？

但し書きは、「ただし」「但し」「但」などの書き方で、「どのような商品・サービスを提供したか」を明確にするために記載されるものです。

一般的に但し書きが記載されるのは領収書で、経費精算などで領収書を必要とする際には、経理担当者が「どの品目で計上するか」や「経費計上が可能かどうか」を判断するためにも活用されています。

そのため、但し書きがない場合、業務に必要な商品やサービスなのかの判断ができず、経費として認められなくなる可能性もあるため、領収書を受け取る際は、必ず但し書きを記載してもらうようにしましょう。

請求書の但し書きの必要性

請求書にはもともと「商品・サービス名」「個数」「単価・価格」などの項目が記載され、それらの項目のみで何の請求かを明確に把握できるため、請求書には基本的に但し書きを記載する必要はありません。

請求書に記載すべき項目

請求書に記載すべき項目としては以下の内容が挙げられます。

• 取引先の会社名・担当者名
• 作成者の会社名・氏名
• 請求書の発行日
• 取引年月日
• 取引内容・金額
• 振込先口座
• 支払期限

誰とどのような取引があったかを記載することはもちろん、確実に入金してもらうためには、振込先口座や支払期限まで記載しておくことが大切です。

また、1枚1枚「請求番号」を設けておくと、納品書との照合や過去の請求書の検索をスムーズに行えます。

▷請求書発行に必要な記載項目一覧！書き方・送り方も合わせて解説

請求書を作成する際に重要なポイント

請求書を作成する際の重要なポイントには以下の3つが挙げられます。

• 消費税の書き方
• 日付の書き方
• 印鑑の種類

消費税の書き方

消費税を記載する場合、消費税を含んだ金額を記載する「内税」と、消費税を含まない金額を記載する「外税」の2つの書き方があります。

法的に書き方が定められているわけではないため、どちらの書き方でも問題ありませんが、どちらの書き方で記載しているのかは、明記しなければなりません。

そのため、金額を記載する際は、税込・税抜の表記にて、金額が内税なのか外税なのかを明確に分かるよう記載しましょう。

また、軽減税率の対象商品と、対象外の商品が混在する場合は、請求書の消費税欄も8％と10%に分けて記載するのが一般的です。

▷請求書に記載する消費税の内税と外税の違いとは？正しい書き方も解説

日付の書き方

請求書に記載する日付は、主に、「請求書の発行日」と「支払い期日」の2つがあります。

「請求書の発行日」については、実際に発行した日を記載するのではなく、先方の締め日に合わせて記載するのが商習慣とされています。そのため、月末締めの取引先であれば、その月の最終営業日を発行日として記載するのが一般的です。

締め日は取引先によって異なるため、事前に確認しておきましょう。また、支払い期日についても、法律による定めはないため、当事者間で取り決めたルールに沿って記載するのが基本です。

印鑑の種類

法律上、請求書には捺印がなくても法的に有効な書類として認められます。しかし、取引先によっては書類の作成規定や改ざん防止といった観点から、捺印を求められることがあるため、状況に応じて請求書にも捺印が必要となります。

請求書に捺印を求められた場合、法人であれば印影が四角の「角印」を、個人事業主であれば普段使っている「認印」を押すのが一般的です。もちろん個人事業主が請求書に捺印するための印鑑を作成しても問題ありません。

▷請求書に印鑑は必要なのか？押す位置やハンコの種類・電子印鑑について

請求書のミスを減らすための対処方法

請求書のミスは、取引先とのトラブルや社会的信用を失うことにつながりかねません。そこで、請求書のミスを減らすための対処方法を2つ紹介します。

社内でのチェック体制を整える

請求書の作成もれや記載ミスを回避するには、社内のチェック体制を整えることが大切です。具体的には、「作成が必要な請求書をリスト化する」「記載内容のダブルチェックを行う」などが挙げられます。

とくに請求書に記載する金額に誤りがあると、一度返金し再度正しい金額で入金してもらうなど、手間がかかってしまい、取引先にも大きな迷惑がかかります。社内でのチェック体制を整え、請求書の作成ミスを防止しましょう。

▷請求書の訂正方法やルールとは？金額ミスや再発行の対処法について

請求書発行システムを活用する

請求書発行システムには、会計システムとの連携によって請求金額を自動入力してくれたり、郵送以外にもオンライン上で請求書を送付したりする機能が搭載されています。

そのため、請求書発行システムを導入すれば、入力作業が自動化され、ヒューマンエラーが少なくなるでしょう。また、オンライン上で請求書を送付できれば、書類紛失や不用心な書類の取り扱いなどによる情報漏えいなどのリスク回避にもつながります。簡単な操作のみで請求書の発行・送付が可能なため、業務効率化も期待できます。

▷【2023年最新】請求書発行システムおすすめ20選比較！選び方も解説

請求書を送付する際に知っておきたいマナー

請求書を送付する際に知っておきたいマナーを2つ紹介します。

一般的な封筒サイズ

請求書を郵送する際は、一般的に「長形3号」もしくは「角形2号」を利用します。長形3号はA4用紙を三つ折りして入れる大きさで、角形2号はA4用紙をそのまま入れられる大きさです。

請求書を三つ折りする際は、下を折ったあとに上を折り、請求書を開いた際に「請求書」という文字が最初に目に入るようにしましょう。

封筒の色は、宛名がはっきりと見える色であれば何色でも問題ありませんが、「白」もしくは「薄い青」の封筒がよく使われています。

封筒の記載項目

封筒に記載すべき項目としては以下の内容が挙げられます。

▼封筒の表に記載する項目

• 宛先の郵便番号・住所
• 宛先の会社名・部署名・担当者名
• 「請求書在中」の文言

▼封筒の裏に記載する項目

• 送り主の郵便番号・住所
• 送り主の会社名・氏名
• 送付日
• 「〆」「封」「緘」などの封じ目

封筒の表に記載する「請求書在中」の文言は、手書きでもスタンプでも問題ありませんが、赤字で記載するのが一般的です。

また、封筒を閉じてから記載する「〆」「封」「緘」の封じ目は、「しっかり封をした」という意味が込められています。「〆」と記載する際は「×」にならないよう注意しましょう。

▷【解説】請求書の封筒の書き方は？折り方・入れ方・選び方も紹介

請求書を発行する際はルールを守って作成しよう

基本的に、但し書きは領収書に利用されるもので、請求書には必要ありません。

しかし、請求書には取引先と請求内容が明確に分かるよう、複数の項目を記載する必要があり、消費税や日付の書き方にも商習慣上の細かいルールがあります。そのため、請求書を発行する際は、ルールに従って適切な請求書を作成しましょう。