請求書発行に必要な記載項目一覧！書き方・送り方も合わせて解説

請求書とは？

請求書は商品やサービスを提供した顧客に対し、対価を支払ってもらうために発行する書類です。取引内容・金融機関・指定口座など、相手からスムーズな入金を実現するために必要な内容を書面に記載します。

企業間の取引では、書面で内容を確定させることが基本です。電話や口頭の場合、互いの認識違いによってトラブルに発展するリスクが高くなるからです。

特に金銭面は双方の経営に関わるため、支払い金額の確定とスムーズな支払いを請求書の発行によって実現する必要があります。

請求書の特徴と必要な理由

請求書の発行目的は2つあります。

1つ目は、商品・サービスを提供した顧客に対し、支払い内容を書面で通達することです。支払い金額・金融機関・振込先などを知らせ、期日内に支払いを済ませるよう促します。

2つ目は、取引を記録するためです。顧客別に「どのような商品を・いつ・どのくらいの量」販売したかを記録し、支払い漏れを防ぎます。さらに、税務調査時に経理処理や企業運営の信憑性が問われないよう請求書を開示し、取引の正当性を証明する役割も担います。

また、請求書は契約書や納品書と関連性が高いのが特徴です。取引先と交わした契約書に基づき、支払期日や振込手数料の負担先を決定します。また、納品書と請求書に記載する番号を共通にすると、取引内容・金額に間違いがないかすぐに確認できます。

発行のタイミングで2タイプに分別

請求書の発行方式は掛売方式と都度方式に分けられます。一般的に長期的な取引を行う取引先とは掛売方式を採用します。月内の取引内容を1枚の請求書にまとめられるからです。何度も請求書を発行する手間を省けます。

一方、都度方式は新規で取引を開始する顧客に対し、採用されています。

タイプ1：掛売方式

締め日を設定して、毎月一定のタイミングで請求書を発行する方式です。一般的に多くの企業が、取引先へ請求書を発行する際に掛売方式を採用しています。1か月の間に行われた取引をまとめて請求書に記載するため、何枚も請求書を発行する必要はありません。

同じ商品を大量に仕入れた場合や多種多様な商品を仕入れた場合でも、請求書を作成する回数を一回に抑えられます。

タイプ2：都度方式

取引が新たに発生した場面や商品を納品するたびに毎回、請求書を発行する方式です。主に入金確認後の商品出荷や新規顧客との取引開始時に採用されています。スピーディーな代金回収の実現や、貸し倒れリスクを最小限に抑えられる点がメリットとして挙げられます。

企業間での取引で必要な「請求書」と似た書類

ビジネスで必要になる請求書と似た書類には、以下の3つが挙げられます。

• 見積書
• 領収書
• 納品書

それぞれの詳細を説明していきます。

1.見積書

契約の受注前に顧客からの要望を受けて提出する書類です。単価・納期・最低ロット数など、特定の商品やサービスに関しての購入条件を記載します。見積書の記載内容を参考に価格交渉や購入の決定を行うため、トラブルのリスクを最小限に抑えられる点が特徴です。

また、数量増加や追加要望があった場合、見積書の記載内容と実際の金額・納期に変更が生じても大きな問題にはなりません。

ただし、顧客との今後の関係を考えた場合、変更内容を反映した見積書を再度提出しておきましょう。「小さな変更点でも知らせてくれる」「安心して購入できる」など、顧客からの信頼性が高まり、購入単価やリピート率向上につながるからです。

<見積書の主な記載項目>

• 宛先
• 発行日
• 有効期限
• 商品単価
• 合計金額
• 納期
• 提出者の企業情報
• 提出者の捺印

2.領収書

商品・サービスを購入した顧客に対し、料金を受け取った事実を証明するために発行する書類です。請求書と違い、既に料金の支払いは行われている点がポイントです。

また、5万円以上の取引が発生する場合は印紙税が発生するため、領収書に収入印紙を貼らないといけません。

表:売上代金に掛かる金額

[出典:国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」]

3.納品書

顧客から発注を受けた商品を納品した時に添付する書類です。記載内容は商品名・数量・単価など、発注した商品の詳細が記載されます。

発注側は商品や発注個数が間違っていないか確認作業に利用するため、基本的には納品時に納品書を添付するのが一般的です。ただし、急ぎの発注依頼を受けて商品を生産工場から直送した場合は、納品書のみ別途郵送します。

請求書に必ず記載すべき項目一覧

請求書に必ず記載すべき内容は以下の5項目です。

• 作成者の会社名や氏名
• 取引先の会社名や担当者名
• 取引が発生した日時
• 取引内容
• 取引金額

一つでも漏れがあった場合、請求書を受け取った相手は正確に処理できないため、注意しましょう。

項目1.作成者の会社名や氏名

請求書を送る相手に自社の情報がわかるように会社名・電話番号・住所など、詳細な情報を記載します。併せて担当者の氏名・連絡先・捺印を添え、記載内容に問題が無ければ取引先に提出します。

事前に見積書を送っている場合、件名や備考に見積書番号を記載しておくと、トラブルのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

項目2.請求書を受け取る取引先の会社名や氏名

取引先の企業名・所属部署・担当者の氏名を記載します。敬称は、企業名や部署名の場合は「御中」、担当者名の場合には「様」と記載しましょう。

項目3.取り引きを行った年月日

発注を受けた日時を記載します。請求書発行で採用される掛売方式の場合、実際に取引が行われてから時間が経過しています。発注データと照合し誤記が無いよう、慎重に作業を進めましょう。

項目4.取引の内容

発注を受けた商品名・個数・単価などを記載します。トラブルを避けるため、取引を行った日時を必ず記載しましょう。

項目5.取引金額

取引内容の金額を合算した小計金額と消費税をそれぞれ記載するほか、合算して算出された合計金額を記載します。

請求書に記載した方が良い項目一覧

請求書に記載した方が良い内容は以下の4点です。

• 振込先と手数料の負担について
• 請求書のタイトル
• 請求書の通し番号
• 請求書の支払期限

特に振込先・手数料負担・支払期限が明記されていない場合、トラブルが起きる可能性が高まるので注意しましょう。

項目1.振込先と手数料の負担について

請求書に記載する振込先の内容は以下の6点です。

• 金融機関名
• 支店名
• 支店コード
• 口座番号
• 口座種類
• 口座名義

口座番号・口座種類・口座名義が明記されていないと相手も対応に困り、支払いが正常に行われない可能性が高まります。請求書の発送前に記載漏れが無いか必ずチェックしましょう。

また、振込手数料に関しては、どちらが負担するべきか明確な決まりは存在しません。そのため、「自社持ち」か「先方負担」か契約書で事前に決めておくとトラブルを避けられるでしょう。

一般的には商品を発注した側(請求書を受け取る側)が、手数料を負担するケースが多いものの、企業間での協議によってどちらが振込手数料を負担するか決められます。

相手に振込手数料の負担を依頼する場合、備考欄に「恐れ入りますが、振込手数料はご負担ください」などと添えて、請求書を提出すると良いでしょう。

項目2.請求書のタイトル

見積書や納品書と取り違えないよう、大きな字で「請求書」と記載すると先方にとってもわかりやすく親切でしょう。書類の上部中央にタイトルを配置すると、相手の視線を誘導できます。

項目3.請求書の通し番号

請求書番号を記載しておくと、書類管理の手間を軽減できます。見積書・納品書・請求書と連動する形で同じ番号を振ると、一連の流れで処理できる体制が作られ、請求書の発行・支払い漏れを防げるからです。

また、取引先から問い合わせがあった場合もすぐに特定できるため、訂正や再発行の作業にも素早く移れます。迅速な対応によって取引先に安心感を与え、今後のビジネスにも良い影響をもたらすでしょう。

項目4.請求書の期限

請求書に取引先と決めた支払期日を明記することも重要です。期日を明確に決めないと支払い遅延・買い叩き・踏み倒しなど、トラブルに発展する可能性があります。「月末締め翌月払い」など、支払いが行われるまでの期間を明示するようにしましょう。

ただし、年末年始やGWなど、祝日を多く挟む場合は金融機関が休みになるため、日程を前後にずらすなどの調整が必要になります。

請求書の書き方

請求書の書き方は、自社用のテンプレートの活用と手書きの2パターンに分かれます。それぞれの特徴やメリット・デメリットを紹介します。

準備したテンプレートを使用する

テンプレートを使えば、作業効率向上とミスの削減を両立できます。勘定科目の仕訳や金額の計算など、大部分の作業を自動化できるからです。手作業で起こりやすい誤字・脱字・記載漏れのリスクも大幅に削減できます。

また、デザインやカラーバリエーションも豊富に用意されており、見積書や納品書と違ったテンプレートを活用すると、取り間違いのリスクを最小限に抑えられます。

手書きで作成する

取引内容・合計金額・振込先など、請求書に必要な項目が記載されていれば手書き作成でも問題ありません。手書きの場合は筆跡によって担当者の癖が反映されるため、データ改ざんのリスクを抑えられる点がメリットとして挙げられます。

さらに、原本を保存しておく形になるため、PCやサーバーダウンに伴うデータ損失を心配する必要もありません。ただし、受け取り側が読みやすい文字で書かれていないとトラブルにつながるため、注意しましょう。また、取引数量が多い場合は一枚の請求書を発行するまで多くの時間を必要とします。

請求書の送り方と注意点

請求書の送り方には、PDFをメールで送る方法と紙の請求書を郵送する方法の2パターンがあります。それぞれの方法について注意点を交えながら解説していきます。

PDFをメールで送信

請求書をメールで相手に送る場合、以下の3点に注意しましょう。

• データ内容を改善できない形式で送付
• 電子印鑑の活用
• 送信先のチェック

請求書には取引内容・金融機関名・振込先など、多くの機密情報が含まれています。内容が改ざんされないように、WordやExcel形式ではなく、PDFで送るようにしましょう。

また、情報が流出しないよう、データ管理に関してもセキュリティ対策の強化を図る必要があります。対策としてはクラウドストレージの利用が挙げられます。アクセス制限・ダウンロード禁止・ワンタイムパスワードの発行など、ベンダー側が様々な手法でセキュリティ対策を強化しています。不正アクセスのリスクを最小化し、安全なやりとりを実現可能です。

請求書に押印を必ず付ける義務はないものの、偽造防止の観点から依然として取引先から押印を求められるケースが多いのが現状です。電子印鑑を活用し、安全性と利便性の両立を図りましょう。

さらに、通信暗号化機能を持つチャットツールの活用や請求書データとパスワードを別々に送ると、誤送信のリスクを軽減できます。ただし、パスワード付きZipファイルはパスワードの解読が容易なだけでなく、ファイルレスマルウェアへの脆弱性があるため避けましょう。

紙発行の請求書の郵送

請求書を紙で発行し郵送する場合は、送付状を付けるのがビジネスマナーです。送付状には宛先・送付日・差出人情報・本文を記載します。宛先には、「会社名+御中」または「会社名+所属部署+(役職)+担当者名様」のどちらかを使います。

会社名の前後に付ける前株と後株を間違えないよう、記載する前にチェックしましょう。また、本文構成は挨拶・書類点数・送付内容など、書類を発送した目的がわかれば問題ありません。

そして、請求書を紙で郵送する場合も押印を希望する会社がほとんどです。なかには押印が無いと請求書を受け取ってもらえないケースもあります。押印には角印を使いましょう。金融機関に届けている印鑑とは別の種類で、悪用されるリスクを抑えられるからです。

請求書発行後の対応と注意点

請求書発行後の注意点として、請求書の保管期限や期日までに入金が確認できない場合の対処方法について、解説していきます。

発行した請求書の保管

請求書は、法人税法によって最低7年間の保管が義務づけられています。注意点としては請求書の発行日時からではなく、事業年度の確定申告を終えた翌日から7年という点です。期限よりも早く破棄しないよう、注意しましょう。

また、注文書・契約書・領収書なども請求書と同様に7年の保管が必要です。保管方法については紙での保管が一般的ですが、近年は電子データでの保管に移行する企業も増えています。

電子帳簿保存法改正に伴い、2022年から電子データでのやりとりを紙として保存することが廃止されたからです。既にEDI・クラウドサービス・電子メールで、請求書の発送や注文のやりとりを行っている場合、電子データでの保存を継続しましょう。

期日までに入金されたか確認

請求書に記載した期日までに指定口座に入金されたかどうかを確認しましょう。期日までに入金が無い場合、以下の理由が考えられます。

1. 請求書の発送忘れ
2. 支払期日の誤記
3. 入金処理の漏れ
4. 支払い手続きの遅れ
5. 契約内容との齟齬

1〜4の場合は先方の担当者とコミュニケーションを図り、いつまでに支払いが完了するかを明確にしましょう。5の場合は取引過程のどの部分で不備があったのか、営業担当者を交えて状況の共有を行う必要があります。

また、法改正に伴い、2020年4月から請求書の有効期限は5年に延長されました。従来は飲食店・卸売・医師など、業種によって有効期限が別々に設定されていましたが、5年に統一されています。

自社に責任が無く相手からも連絡が無かった場合、期日が過ぎても入金がされていないケースは直接連絡で請求を催促できます。連絡方法は相手とのやりとりが形として残せるメールを活用しましょう。

相手から応答が無い場合、事前に連絡をした上で内容証明書を送付できます。証拠能力が高く控訴に発展した場合でも、有効活用できる書類です。また、内容証明書の発行後に請求書の有効期限を6か月間延長でき、延長期間中に裁判の手続きを進められます。

便利なおすすめ請求書発行システム4選

利便性が高い請求書発行システムを4つ紹介します。

• 楽楽明細
• Misoca
• 請求管理ロボ
• マネーフォワードクラウド請求書

一つひとつ特徴をみていきましょう。

1.楽楽明細

楽々明細は大手企業を含む、4,000社以上が導入している請求書発行システムです。楽々明細の特徴はPDF・Web・郵送形式など、多様な発送方法に対応している点です。顧客の要望に応えながら、同時に業務効率を高められます。

帳票レイアウトも複数用意されており、見やすく作りやすいレイアウトを作成可能です。また、電子帳簿保存法など、法改正へのスピーディーな対応を実現し、社員の作業負担増大を防げます。

2.Misoca

Misoca(ミソカ)はコストパフォーマンスに優れた請求書発行システムです。取引先登録・請求書の自動作成・納品書作成など、帳票業務に必要な基本機能を搭載した無料プランが用意されており、コストを掛けずに機能性を確認できます。

有料プランに移行すると、口座振替やクレジットカード決済の売掛金を自動集金する機能を利用でき、経理担当者の業務負担を軽減できます。

さらに、2022年8月現在、期間限定のキャンペーンを展開しており、どのプランを選択しても基本料金は掛かりません。初期コストを抑えられ、スムーズな導入を実現できます。

3.請求管理ロボ

請求管理ロボは、500社以上の企業に導入されている請求書発行システムです。請求管理ロボの特徴は、業務の自動化と複数の決済手段を一元管理できる点です。

必要な情報を事前に入力しておくと、請求書の発行・入金消込・請求管理を自動化できます。初回以降は設定したタイミングで作業を行うため、細かく入金管理を行う必要がありません。

さらに、AI(人工知能)の活用によって作業効率向上とミスの削減を実現します。また、口座振替・コンビニ決済・クレジットカード決済など、多彩な決済手段に対応しており、利便性や顧客満足度向上を実現できます。

4.マネーフォワードクラウド請求書

マネーフォワードクラウド請求書は帳票業務の効率化がのぞめる請求書発行システムです。請求書・見積書・納品書・領収書向けにテンプレートが豊富に用意されており、取引先と品目をドラッグ＆ドロップすれば、簡単に帳票を作成可能です。

請求書の自動発行機能も搭載しており、発行漏れに伴うトラブルを防げます。郵送もワンクリックで印刷〜代行まで自動化できるため、作業負担を大幅に削減できます。

また、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、法改正に伴う業務量の急激な増加に悩まされる心配もないでしょう。クラウド経費・債権支払・給与計算など、各システムと連動させると、さらなる業務効率改善が期待できます。

請求書に必要な記載項目は忘れずに発行を

請求書に必ず記載すべき項目は「作成者の会社名や氏名」「請求書を受け取る取引先の会社名や氏名」「取り引きを行った年月日」「取引の内容」「取引金額」です。また、支払期日や振込手数料の負担に関しても記載した方が良いでしょう。

人事担当者は給与計算・契約書発行・各種手続き代行など、通常業務と並行しながら帳票業務をこなさなければなりません。特に人的リソースが限られている中小企業の場合、周囲からの多くのサポートはのぞめないでしょう。

請求書発行システムを導入すると帳票業務を自動化できるだけでなく、法改正があった場合にも素早く対応できます。社員の業務負担増大に悩んでいる場合は、本記事を参考に、請求書発行システムの導入をご検討してみてはいかがでしょうか。