請求書の発行日と発行するタイミングについて!よくある疑問を解説!

2022/12/02 2022/12/02

請求書発行システム

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請求書の発行日を作成日と同じにする方がいますが、実はこれは誤りです。この記事では、請求書の発行日と発行するタイミングはいつが適切なのか、また休日や訂正の場合の対処法を解説します。効率的な請求書の発行方法についても解説しているので参考にしてください。

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請求書の発行日の記載は必須

請求書には発行日の記載が必要ですが、その理由について詳しく知らない方も多いのではないでしょうか。ここでは請求書に発行日を記載する理由について解説します。

(1)相手の債務の確定日を証明するため

請求書の発行日は、取引相手の債務の確定を表す日付です。請求書に発行日が書かれていないと、どのタイミングで発生した取引なのかが書類上で証明できません。

取引を特定できない場合、金額に対する認識が一致しない可能性もあり、予期せぬトラブルに発展するリスクがあります。

(2)税務調査に備えるため

請求書に発行日が記載されていないと、発注時期が不明確になります。このような請求書は税務調査で架空取引を疑われる要因になりかねません。

適切な取引の証明に加えて、取引先との信頼関係を保つためにも、請求書には発行日を明記することが重要です。

(3)日付なしの請求書は取引先・自社の処理で問題になる

日付なしの請求書は、処理の際に日付を追加する必要がありますが、この行為を請求書の作成者以外の方が実行すると書類の改ざんになるリスクがあります。

一方で、日付なしの状態で請求書を処理すると架空取引ではないかと疑われてしまうため、請求書を一度差し戻して日付を追記してもらうという手間が発生します。

企業間取引の場合は取引先とのやり取りを行う窓口と経理担当者が異なるケースもあるため、無駄な工数の増加を避けるためにも日付は必ず記載しましょう。

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請求書の発行日はいつにすべきなのか

請求書に記載すべき発行日について、2つのポイントを解説します。

(1)請求書の発行日は相手方の締め日に合わせる

請求書の発行日は、取引先の締め日で設定するのがオーソドックスなパターンです。企業によっては月単位で消化可能な予算が決められているケースがあるため、締め日に間に合わずに計上月がずれてしまうと支払いが難しくなる可能性もあります。

代金の回収をスムーズに進めるためにも、あらかじめ取引先の締め日を確認しておきましょう。

(2)請求書の作成日と発行日はイコールではない

請求書の発行日は、必ずしも作成日とイコールになるとは限りません。

取引先に請求書を送付するタイミングや、取引先の締め日に合わせる場合などによっては、実際の日付よりも前の段階で請求書を作成する可能性もあるでしょう。

請求書を発行するタイミングとは

請求書を発行するタイミングは、主に「都度方式」と「掛売方式」の2パターンあります。

(1)取引が発生するタイミングで都度発行する「都度方式」

1つ目は、取引発生のタイミングで請求書を発行する都度方式です。新規の取引先や、スポットで入る取引などに使われます。

取引単位で請求書を発行するため、資金繰りにメリットはありますが、請求書の発行回数が増加する傾向にあり、手間がかかります。

(2)契約上の締め日から支払日の間に発行する「掛売方式」

2つ目は、契約上の締め日から支払日の間に発行する掛売方式です。1ヵ月単位で継続的な取引がある場合に使われます。

15日締め、30日締めなど、月1回の指定したタイミングでの取引をまとめて請求できるので手間がかからない反面、取引先の支払能力を見極められなければ、代金を回収できないリスクがあります。

そのため、取引先との信頼関係によって成り立つというのが前提にある方式です。

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請求書の発行日に関しての注意点

請求書の発行日に関しては、いくつか注意点もあります。ここでは主に2つの注意点について解説します。

(1)請求書にミスがあった場合は再発行する

発行日をはじめ、金額や数量の入力ミスや、取引内容・細目の誤りなどが発覚した場合は、二重線と訂正印で対応するのではなく、必ず請求書を再発行しましょう。

特に月末締め翌月末払いで支払処理をしている会社の場合、1日などの月初で請求書の発行日を記載すると、2ヵ月先の入金になってしまうため注意が必要です。

(2)請求書の発行日が休日でも取り決め通りに日付を記載する

よくある疑問として挙がりやすいのが、請求書の発行日が取引先の休業日であった場合です。この場合、前後の営業日に変更する必要はなく、双方で取り決めた通りの日付を記載します。

もし休業日を考慮して請求書の発行日を変えてしまった場合は、取引先に連絡して正しい日付に変更した請求書を再発行しましょう。

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請求書を正しく効率的に発行する方法

月末に慌ただしく請求書を発行していると、期日に間に合わない可能性もあります。ここでは請求書を正しく効率的に発行するための方法を4つご紹介します。

(1)都度方式の場合は随時請求書作成・承認を行う

請求書を都度方式で発行する場合、送付期限までの時間が短いケースもあるため、発行フローを定め、必要に応じて関係各所と調整しましょう。

(2)掛売方式の場合は請求管理・事前作成をしておく

1ヵ月間の取引をまとめて請求する掛売方式の場合、事前に請求書を作成し、取引が追加されるタイミングで修正を施しておくと、抜け漏れが発生しにくいでしょう。

特に掛売方式の場合は請求内容が複雑化する関係で、抜け漏れや認識相違の発覚が遅れやすいので、一度の発行で処理できるように準備しておくことが重要です。

(3)請求書の承認フローを社内に周知する

請求書は承認フローの都合上、複数の関係者が関わるため、現状把握が重要です。請求書が今どのような状況なのかが分からないと、どのプロセスで作業が止まっているのかを把握できません。

そのため、承認の担当者やフローを整備し、社内に周知することを心がけましょう。

(4)請求書を電子化して効率化する

請求書を作成する際、押印対応や封入・発送対応には時間がかかる傾向にあるため、電子化を通じて効率化を図るのも1つの手段です。

請求書の電子化には、ペーパーレス化の促進をはじめ、請求書管理の効率化、再発行・修正の簡易化、コスト削減、承認・押印フローの効率化というメリットがあります。

一方で、請求書は紙媒体でないと受け付けない企業も存在するため、事前にどの媒体で送るかを確認しましょう。

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請求書の発行日の概念を理解して正しく請求を行いましょう!

本記事では、請求書の発行日に関する疑問や、発行のタイミング・注意点などについて解説しました。

請求書の発行はルーチンワークになりがちな反面、データ入力や集計などのミスによって、手戻りが発生しやすい業務でもあります。ミスが多発すると、取引の代金を適切に回収できなくなるだけでなく、取引先との信頼関係まで揺らいでしまうでしょう。

そのため、発行日の注意点や発行方式に応じた対策を立て、請求書をミスなくスムーズに発行できるような体制を構築していきましょう。

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