【解説】請求書の封筒の書き方は?折り方・入れ方・選び方も紹介

最終更新日時:2023/07/19

請求書発行システム

請求書の封筒の書き方

請求書郵送の際に必要になる封筒。形や大きさなど、何を使えばよいのか、宛先の正しい書き方はどうなのか、疑問に感じる人も多いのではないでしょうか。本記事では、請求書の封筒の書き方について、折り方や入れ方、封筒の選び方とともに詳しく解説します。

請求書の封筒の正しい書き方

請求書の郵送に利用する封筒には記載すべき内容やマナーが定められています。ここではビジネスマナーとしておさえておくべき請求書の封筒の記載事項や書き方について紹介していきます。

表面(郵便番号・送付先住所)

送付先の郵便番号と送付先住所の書き方について、縦長封筒、横長封筒それぞれの場合に分けて説明します。

縦長封筒の場合

郵便番号の枠がある場合は、送付先の郵便番号を記入しましょう。枠がない封筒の場合は、封筒表面の右上に「〒XXX-XXXX」と算用数字で記入します。

送付先住所は郵便番号の下右端に縦書きで書きましょう。

基本的に、都道府県名と市区町村名は省略しても郵送に問題はありませんが、ビジネスにおいては、都道府県名から書き始め、ビル名、階数まで、省略せずに書くことがマナーです。

なお、番地などの数字に使う文字の決まりは特にありませんが、縦書きの場合は漢数字が良いでしょう。

横長封筒の場合

横長封筒で郵便番号の枠がない場合には、左上に算用数字で記入します。

送付先の住所の書き始めは、郵便番号の左端に先頭をそろえます。縦書きの場合と同様に、都道府県名からビル名、階数まで、省略しないようにします。数字に関しては、横書きの場合は、算用数字を使用したほうが見やすいでしょう。

請求書の正しい金額の書き方は?円・¥の使い分けや記載すべき項目について

表面(宛名)

次に、宛名の書き方について、縦長封筒、横長封筒それぞれの場合に分けて説明します。

縦長封筒の場合

宛名は、送付先の会社名、部署名、役職名、担当者名の順番に書くことが基本です。会社名は「株式会社」や「有限会社」などの法人格、企業形態も省略せずに書きましょう。なお社名は、漢字、ひらがな、カタカナなど使われている文字も確認し、正式名称を書いてください。

宛名を書く位置は、表面の中央です。住所よりも1文字程度下げた高さから記載を始め、文字は住所より大きめになるようにしましょう。宛名が1行に収まる場合は1行にしても構いませんが、収まらない場合は、区切りの良い箇所で改行します。

敬称は、宛名の末尾の後に1文字分のスペースをとって書きましょう。宛名が会社名や部署名など組織名であれば「御中」、担当者などの個人名であれば「様」を使用します。

宛名を記入したら、左下に「請求書在中」の記載も忘れないようにしましょう。封筒の内容、重要度を示す「外脇付け」といい、「請求書在中」のほか「親展」「至急」などがあります。

外脇付けの記入によく使われる色は赤ですが、色に関する決まりは、特にありません。「請求書在中」の場合は、青や赤など宛名とは異なる目立つ色で記入し、枠囲みにすると、請求書であることが分かりやすくなります。外脇付け用のスタンプも市販されているので、活用すると便利です。

「請求書在中」の記載は必要?封筒への正しい書き方や位置について

横長封筒の場合

縦長封筒と同様、会社名、部署名、役職名、担当者名の順に書きます。「株式会社」や「有限会社」など、法人格や企業形態も省略せずに書いてください。正式な社名で記載することも、縦長封筒と同じです。

記入位置は表面の中央です。書き出しは、住所から1文字程度右にずらした位置にします。宛名は住所よりも大きめの文字で書き、必要に応じて改行するなど、見た目のバランスがよくなるように工夫しましょう。

敬称は、末尾の後に1文字分のスペースをとって記載します。使用するのは、会社名や部署名など組織名の場合は「御中」、担当者など個人名の場合は「様」です。

外脇付けとなる「請求書在中」の文字は、封筒の右下に記入します。青や赤などの目立つ色のインクを使うほか、スタンプの活用も、相手に請求書だと伝わりやすくなり、便利です。

裏面

最後に、裏面の書き方について、縦長封筒、横長封筒それぞれの場合に分けて説明します。

縦長封筒の場合

裏面に必要な記載情報は、発送日、封字、送付者です。

発送日

発送日は、裏面の左上部、封を閉じたあたりから2文字程度の間隔を空けた下に記入します。縦書きにし、数字は漢数字を使用するとよいでしょう。なお、年号は西暦でも和暦でも構いません。ただ、縦書きであることを考えると、和暦のほうが読みやすくなります。

封字

封字とは、封筒の綴じ目部分に書く印をいいます。郵便物を発送してから、開封されずに手元に届いたことを証明するために用いられます。多くの場合、封字には「〆」の文字が用いられますが、あらたまった印象を与える「封」、書類の重要度を示す「緘(かん)」なども使用しても良いでしょう。

封字は、のり付けした箇所の中央に書くことが基本です。

送付者情報

送付者情報として、自社の郵便番号、住所、会社名、部署名、送付者氏名などを書きます。なお縦長封筒の場合、封筒の裏面に用紙の継ぎ目があるかないかで、書き方が異なります。

【封筒の裏面に用紙の継ぎ目がある場合】

郵便番号と住所は、用紙の継ぎ目の右側に記載しましょう。封筒の大きさにもよりますが、郵便番号の書き出しの高さは中心よりやや下にし、継ぎ目の右位置から横書きで記入します。

住所は、郵便番号の下に縦書きで記載します。送付先の住所と同様に、都道府県名からビル名、階数まで省略せず書くことが大切です。また、縦書きの場合は、番地などの数字を漢数字にすると、バランスが整います。

送付者名は、継ぎ目の左側に、住所の文字よりも大きめに書きましょう。氏名の最後の文字と、住所の最後の文字の位置がそろうようにすると、見た目にもきれいな印象になります。

【封筒の裏面に継ぎ目がない場合】

送付者の住所、名前を書く位置は、封筒裏面の左下です。郵便番号用の枠がない場合は、郵便番号を封筒の左端から横書きで丁寧に記入し、その下に住所や社名、氏名などを記入します。

横長封筒の場合

横長封筒の場合も、縦長封筒と同じように、裏面に発送日、封字、送付者情報を書きましょう。

発送日

発送日を書く位置は、送付者名が封筒の下に収まるように逆算して決めます。中央よりやや下の左側に記載すると、ちょうど良い位置になるでしょう。年号は、横書きなので算用数字を使用します。西暦にするか和暦にするかの決まりはありませんが、公文書では和暦の使用が一般的です。

封字

縦長封筒の場合と同様に、のり付けした箇所の中央に封字を入れてください。一般的な「〆」「封」「緘」のいずれかを使用すると良いでしょう。

送付者情報

発送日の下に、自社の住所、会社名、部署名、氏名などを先頭の文字をそろえて記載します。

郵便番号は、枠がない場合でも、記入することが基本です。算用数字で書きましょう。住所は、郵便番号の下に、都道府県名、市区町村名も省略せず、ビル名、階数まで正確に記載します。横書きなので、数字は算用数字を使用しましょう。

会社名と担当者名は、住所の書き出しから1文字分だけ右の位置から書き始めます。担当者名は、ほかの情報よりもやや大きめの文字で書いてください。

請求書における宛名の正しい書き方 |「御中」と「様」の使い分けや注意点

切手のマナー

一般的に切手は、表面を縦長にしたときに、左上になる位置に貼ります。縦長封筒の場合は、宛先を記した状態で左上に貼れば問題ありません。横長封筒の場合は、文字を読める方向にした右上に貼ってください。

切手は、料金の不足がなければ、貼る枚数に制限はありません。ただし、ビジネスでは、なるべく1枚で収めるのがマナーです。何枚も貼ると、余った切手を寄せ集めたと受け取られかねないので、注意しましょう。

請求書の封筒の選び方

請求書を送付するための封筒は、どのようなものを選べば良いのでしょうか。色や大きさについて、解説します。

請求書を送付する封筒の色に決まりはないため、茶封筒を使用しても構いません。ただし、「請求書在中」の外脇付けが認識しやすい白や薄い青封筒の使用が一般的です。

大きさ

一般的に、請求書の送付には長形3号か角型2号の封筒が用いられます。

長形3号はA4サイズの紙を3つ折りにして入れられる大きさ、角型2号はA4サイズの紙を折らずに入れられる大きさです。

【文例あり】請求書に添付する送付状の正しい書き方や注意点を解説

請求書の折り方

請求書を折る際は、一般的には3つ折りにします。書類を封筒から取り出して開いた際に、「請求書」の文字が最初に目に入るように折りましょう。また、送付状を同封する場合は、請求書の上に送付状を重ね、2枚まとめて3つ折りにしてください。

書類を3つ折りにする方法は次のとおりです。

まず、正対するように書類を置き、下から1/3のラインまで折り上げます。その後、上部分を折り下げれば完成です。

なお、窓付封筒を使用し、請求書に記載した住所を宛先とする場合は、該当箇所が窓の部分にくるように折ります。折り方に細かい決まりはありませんが、マナーとして、先方が開封したときに内容を確認しやすいように折ると良いでしょう。

請求書に関する基本ルールとは?知っておくべき注意点やマナーを解説

請求書の封筒への入れ方

請求書の封筒への入れ方にも、マナーがあります。先方が封筒から取り出したとき、すぐに書類が開けるように入れましょう。具体的な入れ方は、以下のとおりです。

まず、封筒を裏返しにします。縦長封筒の場合は、書類の上側が右になるように入れましょう。横長封筒の場合は、折り畳んだ向きのまま入れます。

また、封はセロハンテープやホチキスではなく、のり付けが一般的です。しっかりのり付けをして、郵送の途中で誤って開いてしまうことのないようにします。

封筒にはあらかじめ封をするためのシールが付いているものもあり、請求書の封入作業を効率的に進められるのでおすすめです。

請求書発行を電子化すると封入作業が不要に

請求書は紙だけではなく電子データでの発行も可能であり、電子化すると封入や発送作業を省略できるため、請求書に関する作業の効率化が可能です。

また、紙の請求書を発行する際にかかっていた紙代、印刷代、郵送費なども削減できるため、コストカットにもつながります。

毎月多くの請求書を紙で発行しているのであれば、電子化も検討してみてください。

【2023年最新】請求書発行システムおすすめ20選比較!選び方も解説

請求書の封筒のマナーを守り取引を円滑にしよう

紙の請求書を発行する際には、封筒の書き方のマナーを守ることが大切です。ビジネスマナーを守って送付することで、円滑な取引が可能になります。

今回紹介した手順を参考に、請求書のやりとりでも、取引先との良好な関係を構築していきましょう。

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