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請求書を発行する際に確認したいポイントは？注意点を解説！
取引をする上で請求書の発行は欠かせません。必要な記載を忘れてしまうとトラブルにつながる可能性もあるので、送付前に記載内容を確認することが重要です。本記事では、請求書を発行する際に確認しておきたいポイントや注意点などを紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
請求書を発行する際に確認したい9つのポイント
請求書は企業間の取引の証明となる重要な書類です。作成する際は、記載漏れやミスがないように注意しましょう。
ここでは、請求書を発行する際に確認したい9つのポイントについて解説します。
1.タイトル
請求書は見積書や納品書とレイアウトが似ているため、何の書類か分かりにくいと事務処理のミスが発生しやすくなります。したがって、書類が請求書であることを明確にする必要があります。
ひと目で請求書と分かるように、書類の上部中央か左上にタイトルを記載しましょう。
2.発行者(請求者)
発行者(請求者)の名称は必ず記載しなければなりません。発行者の会社名もしくは氏名、住所などをタイトルの右下に記載するのが一般的です。
また、必要に応じて、社判もしくは担当者やその上司の印鑑を押印することもあります。
3.請求先
請求先の名称も必須事項です。通常はタイトルの左下に記載します。請求先の会社名もしくは氏名は必ず記載し、住所や請求先の担当者名を記載するかどうかは必要に応じて決めましょう。
住所や会社名を封筒の窓から見せ、宛名代わりにする場合もあります。
4.取引の内容
請求書には取引の内容も必ず記載しましょう。取引をした商品名、単価、数量、消費税、合計金額を明記します。取引内容に単価がない場合は記載不要です。また、数量は「一式」でまとめて表現することも可能です。
各取引金額の他に、取引額の小計、小計に対する消費税、小計と消費税の合計金額も記載する必要があります。消費税が内税の場合も「内税」と表記した上で金額を記載しましょう。
発行者が個人の場合や原稿料や講演料の場合などは、源泉徴収の対象となります。源泉徴収税が発生する場合は、取引先の手間を省くため、源泉徴収額も合わせて記載しましょう。
5.請求金額
請求金額として、小計と消費税の合計額を大きく記載します。源泉徴収がある場合、小計と消費税の合計額から源泉徴収額を引いた額が請求金額です。
6.請求書の発行年月日
請求書の発行年月日は、基本的には請求書を発行した日をそのまま記載します。しかし、取引先の会計締め日の関係で経費の計上月が変わってしまう場合は、発行年月日を取引先の指定日に合わせることもあります。
特に、初めて取引する場合は取引先に確認を取りましょう。
7.振込先
スムーズに入金してもらうために、振込先情報は正しく記載しましょう。具体的には、銀行名、支店名、預金種別、口座番号、口座名義を記載する必要があります。
8.支払期日
請求金額の支払期日を記載します。通常、支払期日は契約書や発注書を発行する際に決めますが、請求書に改めて記載することで取引先に再確認できます。
9.税金
取引先が理解できるように消費税が「内税」か「外税」か明記し、消費税額を記載しましょう。
また、軽減税率の対象となる品目(8%)とならない品目(10%)で税率が変わるので注意が必要です。対象となる品目には軽減税率の対象である旨を明記し、それぞれの小計ごとに消費税額を算出します。
▷請求書とは何か？定義・必要性・役割や発行方法について徹底解説
▷請求業務の基本的な流れとは？発行・受領などの業務フローを解説
請求書を発行する際の注意点
ここでは、請求書を発行する際の注意点について解説します。
取引が完了したらすみやかに発行する
請求書を発行しないと取引先が支払い手続きを進められないため、請求書は取引が完了したらすみやかに発行しましょう。
請求方法は一定期間の取引分をまとめて請求する「掛売方式」と、取引が終わるごとに請求する「都度方式」があります。
掛売方式は1ヶ月分をまとめるのが一般的です。掛売方式の場合は取引の締め日を迎えるごとに、都度方式の場合は取引終了後なるべくすみやかに発行するようにしましょう。
請求年月日は引渡日以降にする
請求書は商品やサービスの引渡しに応じて発行するものであるため、請求年月日には引渡日以降を記載します。ただし、前払金や着手金などがある場合は引渡日より前に発行することもあります。
請求年月日は請求書を発行した日付を記載するのが一般的ですが、計上月の関係で取引先の会計締め日を記載することも多いでしょう。
社判などの印鑑を押す
請求書への捺印は義務ではありませんが、請求書の偽造を防ぐうえで有効です。また、取引先の社内規定により、捺印が必要な場合があります。
捺印には角印の社判もしくは担当者やその上司の印鑑を用います。印影の複製や請求書の偽造を防ぐため、発行者の会社名や住所の右側に少し重なるように押印するのが一般的です。
電子データでやりとりする場合は、電子印鑑を使用する、印象を画像ファイルに変換して捺印するなどの方法があります。
▷請求書に印鑑は必要なのか？押す位置やハンコの種類・電子印鑑について
端数の処理の仕方は毎回統一する
請求金額の端数の処理の仕方に統一された規定はありません。そのため、請求金額に端数が生じた場合は、社内の規定に従って処理しましょう。また、毎回同じ方法で処理することが大切です。
取引先と端数処理の方法が違うとトラブルになりかねないため、請求書発行の前に認識を揃えておくといいでしょう。
請求書は紙媒体が基本であることを忘れない
リモートワークの普及やペーパーレス化によって、請求書をデータでやりとりすることも増えました。しかし、原本を手渡しまたは郵送するケースもまだ多くあります。
基本的に、請求書は紙媒体の原本を取引先に送るものであるということを忘れないようにしましょう。ただし、取引先が同意すればPDFなど電子データでやりとりしても構いません。
▷請求書をPDFで発行してOK？有効性や原本の扱い・送付する際の注意点
請求書を送付する際に注意したい確認ポイント
請求書を送付する際は、ビジネスマナーなど注意すべきポイントがいくつかあります。取引先との信頼関係を築くためにも確認しましょう。
ここでは、請求書を送付する際に注意したい確認ポイントについて解説します。
1.請求書の送付は郵送が一般的
請求者の送付方法には郵送、FAX、メールなどがありますが、多くの企業は郵送で請求書をやりとりしています。
リモートワークの普及やペーパーレス化、さらに郵送コストの観点から電子データでやりとりする企業も増えています。取引先に確認をとって、最適な方法で送るようにしましょう。
2.請求書のサイズを確認する
請求書のサイズについて特に規定はありませんが、A4サイズで作成するのが一般的です。取引先も管理しやすいため、社内に規定がない場合はA4サイズで作成するようにしましょう。
▷請求書の一般的な用紙サイズは？印刷に最適な用紙やプリンターの選び方
3.手書きの場合は字を丁寧に
請求書は取引の証拠であり、お金のやりとりにも関係します。手書きで作成する際は、読み間違いが起こらないように丁寧な字で書くようにしましょう。特に、金額面のミスはトラブルに発展する可能性が高まるので注意が必要です。
▷請求書の手書きはダメなのか？書き方やポイント・注意点を解説
4.郵送の場合は折って封筒に入れてもOK
請求書は折って郵送することが可能です。コストを減らすためにも、そのままの大きさで郵送するより折って郵送したほうがいいでしょう。
「請求書」の文字がすぐ目に入るように三つ折りにして、長形3号の封筒に入れるのが一般的です。
5.宛名の記載を忘れない
請求書を送付する際は宛名を正式名称で記載しましょう。送付先が企業名や部署名の場合は後ろに「御中」を、個人名の場合は「様」を忘れずに書きます。「御中」と「様」は併用してはいけません。
企業には日々多くの郵便物が届くため、宛名を正確に記載しないと担当者に届くまで時間がかかってしまいます。また、封筒の表面の左下に目立つように「請求書在中」と記載すると親切です。
6.カバーレターをつけるのがマナー
請求書を送付する際は、カバーレター(送付状)をつけるのがビジネスマナーです。カバーレターを添付することで、送付物の内容や数を伝えたり、請求書に対する補足説明をしたりできるため、取引先との認識のズレを防ぐことができます。
カバーレターは送付日、宛先、送付者情報、挨拶文、送付物の内容や数などを記載し、封筒を開けた際に1枚目にくるように添付します。取引先の信頼を落とさないために、適切な内容を記載したカバーレターを同封しましょう。
7.メール便は使わない
請求書は信書に該当するため、メール便では送付できません。郵送や信書を取り扱えるサービスなど、認められた方法で送るようにしましょう。
信書の送り方については法律で定められているため、違反すると罰則の対象となります。請求書を不適切な方法で送付した場合、コンプライアンス違反となり取引先や世間からの信用を失う可能性もあるので注意が必要です。
[出典：e-Gov法令検索 郵便法第七十六条]
おすすめの請求書発行方法は？
請求書はどのように発行したら良いのでしょうか。
ここでは、おすすめの請求書発行方法について解説します。
ExcelやWord
請求書はExcelやWordを使って作成できます。Excelの表計算機能を用いれば、自動で金額計算が可能です。また、請求書のテンプレートは、ExcelやWordに用意されており、インターネット上からでも入手できます。
作成した請求書を電子データで発行する際は、PDFに変換するようにしましょう。
▷請求書発行をエクセルで実施するメリットは？システム導入の必要性
市販の請求書用紙
市販の請求書用紙に手書きで作成することも可能です。文房具店や100円ショップなどで購入できます。
手書きの際は、ミスが起こらないように一枚一枚丁寧に作成するようにしましょう。また、会社名などの共通項目はゴム印などを活用すると作業を効率化できます。
請求書発行システム
請求書発行システムを使うと請求書の作成から送付、入金確認までを効率化できます。他にも見積書や納品書、領収書など取引に必要な書類も作成可能です。
クラウドの請求書発行システムなら、チーム内での共有もしやすく、リモートワークでも効率的に請求書発行作業ができます。システムを活用することでヒューマンエラーも減らせるでしょう。
▷請求書発行システムとは？導入するメリットやデメリットも解説
請求書の確認ポイントを理解してスムーズな取引を
本記事では請求書を発行・送付する際のポイントについて解説しました。
請求書の発行は、企業間で取引を行ううえで欠かせません。必要事項が抜けていたり、ミスがあったりするとトラブルに発展するなど企業の信頼を落とす恐れがあります。
企業間の取引をスムーズに行うために、請求書を発行する際は丁寧にチェックするようにしましょう。今回解説した請求書を発行・送付する際のポイントを参考にしてみてください。
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