請求書の一般的な用紙サイズは？印刷に最適な用紙やプリンターの選び方

請求書とはどのような書類？

請求書はどのような書類なのかを把握することが大切です。ここでは請求書を発行する意味合いについて紹介します。

契約内容を確定させる役割がある

請求書とは、販売した商品、提供したサービスに対する料金などの契約内容を確定させるための書類です。具体的には、自社サービスを提供した取引先に対し、サービス料金や支払いの振込先、振込期日などの必要項目を明記したうえで請求書を発行します。

請求書を発行することで、サービスを提供した側、提供を受けた側それぞれが支払いに関わる契約内容を相互に確認し、滞りなく支払いを進めていくことが可能になります。

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トラブルを防止する目的もある

請求書を発行することで、支払いトラブルなどを未然に防ぐ役割もあります。企業間・個人間でおこなわれた取引において、支払い内容の明記された請求書がないまま進めてしまうと、下記のようなトラブルの元になる可能性も否めません。

• 支払金額を間違える
• 期日通りに支払いが完了しない
• 最悪の場合支払いがされない

このようなトラブルを防ぐためにも、書面の形で契約内容を残すことができる請求書の役割は重要です。法的に義務付けられている書類ではないものの、取引の際は必ず発行しておくのが無難といえます。

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請求書の印刷に使用する用紙の選び方

請求書の印刷に使用する用紙の選び方について、用紙サイズや用紙の種類など、ポイントごとに紹介していきます。請求書には定められたフォーマットが存在しません。

そのため、使用する用紙にも選択肢がいくつかあります。をどんな用紙を使えばいいか分からないという場合には、是非本項の内容を参考にしてみてください。

用紙のサイズから選ぶ

請求書の印刷に使用する用紙の選び方としてまず挙げられるのは、用紙のサイズで選ぶ方法です。ここではまず、請求書作成に適した用紙サイズについて解説していきます。

用紙のサイズに決まりはない

請求書には決まったフォーマットがないため、支払いに関して必要な内容が明記できれば、基本的にはどのサイズの用紙に作成しても問題はありません。ただし、あまりにも用紙サイズが大きい、小さいなど極端なサイズの用紙を選んでしまうと見づらくなってしまう可能性もあるので、印刷した際に見やすいサイズの用紙を選ぶのがおすすめです。

一般的にA4サイズを使用する

一般的に、請求書に使用される用紙サイズはA4サイズです。中には少し大きめにB4サイズ、少し小さめにA5サイズで請求書を作成する場合もありますが、特に目的がない場合はA4サイズを選ぶようにしましょう。

また、A4サイズで請求書を印刷することで取引先も請求書を管理するのが簡単になり、紛失などのトラブルも防止できる点が魅力です。

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用紙の種類から選ぶ

請求書の印刷に使用する用紙の選び方において、次に紹介するのは用紙の種類で選ぶ方法です。一口にコピー用紙といっても、いくつかの種類があります。それぞれの用紙ごとにメリットがあるため、自社で作成する請求書にマッチする種類の用紙で請求書印刷をおこなうとよいでしょう。

普通紙

普通紙は普通紙複写機(Plain Paper Copier)に使用されるため、別名「PPC用紙」とも呼ばれます。これはコピー用紙にも広く使用されるタイプの用紙であり、汎用性に優れ、請求書印刷も問題なくおこなうことが可能で、コストパフォーマンスが高いのが特徴です。

ただし、印字した際の品質については、後に紹介する上質紙などには劣ります。

上質紙

上質紙は100%化学パルプが使用されている印刷用紙です。表面のコーティングが施されていない分、印刷時の印字を綺麗にできる点が一番の特徴です。請求書を綺麗な仕上がりで印刷したい場合には、普通紙よりも上質紙の方がマッチしているといえます。

ただし、コストに関しては普通紙よりも高いため、質とコストのバランスを見て使用するか決めるのがよいでしょう。

再生紙

新聞紙など、古紙を元に作られたものを再生紙と呼びます。再生紙はコストパフォーマンスにも優れますが、古紙を使用している分、元になっている用紙のインクなどの影響で用紙に色ムラなどがある場合もあります。そのため、綺麗に印字したいというよりも、安価な用紙で請求書印刷をしたい場合にマッチする用紙といえるでしょう。

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用紙の厚みから選ぶ

請求書印刷の用紙の選び方では、厚みで選ぶのも重要です。紙の厚みは坪量(g/㎡)という単位で表されますが、64～68g/㎡が印刷用紙の平均的な厚みといわれています。そのため、この値より上もの、下のものを請求書印刷で使用すると厚すぎる、薄すぎると感じる可能性があるでしょう。

このことから、印刷用紙の平均値内の用紙を採用するのが無難です。

請求書の印刷に向いているプリンターの選び方

請求書の印刷に向いているプリンターの選び方にはいったいどのようなものがあるのでしょうか。用紙以外にも、請求書を印刷するプリンターも仕上がりに大きな影響を与えます。ここでは、請求書印刷に適したプリンターの選び方をポイント別に解説していきます。

印刷頻度から選ぶ

請求書の印刷に向いているプリンターを選ぶ際は、請求書の印刷頻度から考えるのが重要です。

プリンターには「インクジェットプリンター」「レーザープリンター」の2種類があり、請求書印刷の量が少ない場合は「インクジェットプリンター」が適しており、印刷する量が多い場合には「レーザープリンター」がマッチしています。このように、それぞれのプリンターで得意としていることが異なるので、自社の印刷頻度に合わせて選ぶようにしましょう。

パソコンとの接続方法から選ぶ

プリンターで請求書を印刷する場合はパソコンと接続する場合もあります。そのため、パソコンとの接続方法でプリンター選びをするのもおすすめの選び方といえます。

有線接続で印刷することも可能ですが、オフィス内で自由に請求書印刷するなら、Wi-Fiで接続できる無線接続のプリンターを選ぶのがよいでしょう。複数人で印刷する際も移動する必要がなく、デスクにいるままプリンターで請求書を印刷することが可能です。

用紙の種類に合わせて選ぶ

印刷用紙には「普通紙」「上質紙」「再生紙」などの種類があるため、使用する用紙から逆算したプリンターの選び方をするのも一つの方法です。たとえば、質にこだわって上質紙を使用するのに、大量印刷に適したレーザープリンターを選ぶと、プリンターの機能を持て余してしまう可能性もあるでしょう。

そのため、まずはどの用紙を使うのかに応じてマッチするプリンターを選んでみるのがおすすめです。

印刷以外の機能も考慮して選ぶ

印刷以外の諸機能も、請求書の印刷に向いているプリンターの選び方として重要です。業務では請求書印刷以外の場面でもプリンターを使うことがあるため、業務で必要になる機能に応じてプリンター選びをしてみましょう。

たとえば、文書のスキャンなどを頻繁におこなう際はスキャン機能が備わったものがマッチしており、FAXでのやり取りが発生する場合はFAX機能があるものを選ぶのがマッチしています。

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印刷に適した用紙とプリンターで請求書を発行しよう

本記事では、請求書に使われる一般的な用紙サイズや適した用紙の種類、プリンターの選び方について解説しました。業務上必ず発生する請求書印刷では、取引先の印象を損ねないためにも、間違いのない用紙選びと、申し分ない仕上がりを期待できるプリンターを使うことが重要です。

請求書の仕上がりがいまいちなど、トラブルを抱えている場合などには、是非本記事の内容を参考にしてみてください。