請求書の保存期間は?基本の知識や個人事業主と法人の違いも解説

最終更新日時:2022/12/22

請求書発行システム

請求書は、法人と個人事業主で法律により定められた保存期間が異なります。そこでここでは、法人と個人事業主、それぞれの税法上の保存期間のほか、請求書以外にも法律によって保存が義務づけられている文書などを解説します。さらに証憑書類の電子化におすすめのシステムもご紹介しますので、ぜひお役立てください。

請求書の定義とは

請求書とは、商品やサービスを提供した側がそれに対する代金を請求するために顧客に渡す文書のことです。

企業や個人において「何らかの取引があったことを証明する書類」は、証憑(しょうひょう)書類と呼ばれますが、請求書は、その証憑書類の一つであり、取引を証明するための重要な書類となります。

請求書は発行することが法的に義務づけられた法定文書ではありませんが、発行または受領した請求書は、税法上の国税関連書類として一定期間保存しなければなりません。

請求書とは何か?定義・必要性・役割や発行方法について徹底解説

法律により保存が定められている書類と保存期間

企業が事業を行うにあたっては、商取引における証憑書類以外にもさまざまな書類が発生します。

また、法律により保存義務が生じる文書、つまり「法定保存文書」は、証憑書類だけではなく、種類により保存期間も異なります。

ここでは保存が求められる書類とその保存期間を一覧表にまとめました。

(1)5年以下の保存が義務づけられている書類一覧

5年以下の保存を義務づけられている主な書類です。

人事・労務関連書類は、主に「労働基準法」により、また、監査書類は、「会社法」などにより保存義務と保存期間が定められています。

保存期間書類
2年間・人事労務に関する書類健康保険・雇用保険・厚生年金保険などの各種保険に関する書類
4年間・人事労務に関する書類雇用保険に関する書類の一部
5年間■人事労務に関する書類

  • 従業員の健診結果等
  • 労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類(※)
■会計に関する書類

  • 監査書類
  • 監査報告

※労働者名簿などの労働に関する重要な書類は、2020年の労働基準法の法改正により、保存期間が3年から5年へと延長されています。ただし、経過措置として当面の間は、3年の保存期間が適用されます。

(2)7年間の保存が義務づけられている書類一覧

7年間保存が義務づけられている主な書類は、以下の通りで経理や税務に関するものが多く該当します。

これら会計帳簿関連の書類には、「法人税法」と「会社法」のどちらにも保存期間が定められているものも含まれますが、一般的には「長いほうの保存期間」が適用されるため、注意しましょう。

保存期間書類
7年間・国税関連書類請求書等の証憑書類・帳票・決算に関する書類固定資産台帳等・人事労務に関する書類従業員の身元保証書・控除に関連する書類・源泉徴収簿・誓約書等

(3)10年間の保存が義務づけられている書類一覧

10年間保存が義務づけられている主な書類は以下の通りです。会計関連書類のほか、商法によって定められている重要書類などが該当します。

保存期間書類
10年間・会計に関する書類計算書類・附属明細書・財務関連・会計帳簿・事業に関わる重要な書類・決算書類・重要書類各種会の議事録・取引記録等

(4)永久保存が必要な書類一覧

永久保存が必要とされる主な書類は以下の通りで、企業経営に関わるものが多く該当します。

以下のほかにも、社内通達に関する書類は、法令による保存期間の定めはないものの、文書の内容によっては、保存の必要性が高く、永久保存が推奨されています。

保存期間書類
永久保存・企業経営に関わる書類(定款・株主名簿・株に関する書類・登記・訴訟関連・規定・効力が永久にあるものの契約書・知的所有権関連・官公庁関連等)・人事・労務に関する書類(重要な文書・協定書・従業員に関連する重要書類等)

法人の場合|請求書の保存期間

ここからは法人における請求書保管に関して詳しく解説していきます。

(1)請求書を含む証憑書類の保存期間は7年間

法人の場合、請求書のほか、見積書や納品書、受発注書などの証憑書類の保存期間は、2004年の法改正により、会社規模に関係なく7年間とされています。

法改正以前は、会社の規模によって大法人と中小法人の2つに区分され、保存期間も7年と5年に分けられていました。

また、個人事業主の場合は保存期間が異なりますので、後述します。

(2)保存期間の起算は確定申告時点から

保存期間の起算日は書類によって異なり、請求書は確定申告書の提出期限翌月からとなっています。請求書発行日や受領日から起算してしまうと、7年間の保存期間を満たさずに破棄してしまうなど、トラブルとなることもあるため注意しましょう。

例:9月決算の企業

2020年10月1日から2021年9月30日までに発生した請求書は、2028年の11月30日まで保存義務があります。

(3)欠損金の繰越控除を受ける場合は保存期間が10年間になる

請求書の保存義務は原則7年と定められていますが、欠損金の繰越控除を受ける場合には保存期間が延長されます。

保存期間は、欠損金が生じた事業年度によって異なりますので、以下を参考にしてください。

  • 2008年4月1日以前に欠損金が生じた事業年度の請求書は7年間
  • 2008年4月1日から2018年4月1日までに欠損金が生じた事業年度の請求書は9年間
  • 2018年4月1日以降に欠損金が生じた事業年度の請求書は10年間

また、企業の中には、請求書の内容によって保存期間を変更するのは面倒という理由で、一律10年保存しているところもあります。

請求書を発行する際に確認したいポイントは?注意点を解説!

個人事業主の場合|請求書の保存期間

次に、個人事業主の場合の請求書の保存について、押さえておきたいポイントを解説します。

個人事業主における、法定保存文書の保存期間は、法人に比べ短い期間に設定されているものもあります。

(1)請求書の保存期間は5年間

個人事業主の請求書保存期間は、確定申告期限日翌日から5年と所得税法により定められています。法人同様、請求書発行日や受領日から保存期間を起算しないよう注意してください。

例:2015年度の場合

2015年1月1日から2015年12月31日までに発生した請求書は、2020年の3月15日まで保存義務があります。

ただし、特例により確定申告期限日が延長される場合は、保存期間も延長される可能性があります。

(2)消費税納税者の請求書保存期間は7年間

個人事業主の請求書保存期間は、所得税法では5年と定められていますが、これは消費税非課税事業者を対象とした保存期間です。

消費税課税事業者は、個人事業主であっても法人と同様の7年間の保存期間となるため注意してください。また、これまでは、基準期間の課税売上が1,000万円を超える場合、個人事業主であっても消費税法によって消費税の納税義務が生じるとされていました。

しかし、2023年10月1日のインボイス制度開始後は、「適格請求書発行事業者」に登録した個人事業主は、基準期間の課税売上が1,000万円未満であっても消費税課税事業者となり、請求書の保管期限も7年となります。

(3)帳簿の保存は7年間必要

個人事業主における帳簿の保存期間は青色申告と白色申告どちらも7年間保管が必要です。

帳簿作成の際には、請求書記載の内容も必要となるため、実務上は、法定の保存期間に限らず、請求書と帳簿はどちらも7年間保存しておくことをおすすめします。

個人事業主・フリーランスの正しい請求書の書き方!注意点やツールを紹介

請求書の保存方法は?

従来、紙の書類での保存が一般的であった請求書などの証憑書類ですが、「電子帳簿保存法」をはじめとする国税関連書類の電子データ保存を認める法律の施行などにより、電子データ保存へと移行する企業が増えています。

また、2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子取引で受領した請求書などは、そのまま電子データで保存することが義務となった点も、商取引における書類管理に大きな影響を与えるポイントとなりました。

そこでここでは、書類および電子データの請求書保存方法を詳しく解説していきます。

(1)書類(紙)で保存する

これまでの一般的な商習慣や管理方法である、紙による請求書の発行や紙で受領した請求書の保存は、引き続き可能です。

ただし、前述した通り、電子取引において受領した請求書などの証憑書類は、あくまで電子データが原本となり、二重管理などによるミスを防ぐためにも、紙に印刷しての保存は禁止されている点に注意しましょう(2023年12月までは、経過措置として紙に印刷しての保存も認められています)。

(2)電子データで保存する

業務の効率化などの目的において施行された「電子帳簿保存法」により、請求書を含む国税関連書類は、電子データによる保存も認められています。

電子帳簿保存法は、帳簿や証憑書類をデータで保存する際の要件を定めた法律であり、データ保存する際には、その要件を満たす必要があります。違反した場合には、罰則が科されることもあるため注意しましょう。

請求書を適正に保存するコツ

請求書は、法定保存文書であるため、法令が遵守できるよう整理された管理をしなければなりません。

また、日常業務をできるかぎり効率化するための管理や手段も求められるでしょう。

そこでここでは、紙での保存と電子データ保存、それぞれにおける保存のコツをご紹介します。

(1)紙による請求書保存は「ファイル分け」が必須

紙の請求書を保存する場合は、年次・月次などの期間と、取引先、もしくは取引の種類などで分けてファイリングするようにしましょう。

紙の書類の場合、保管が雑然としていると、物理的に探す手間が増えてしまうだけでなく、書類の紛失などのリスクにもつながります。

年次や月次などで整理されていれば、保存期間がすぎた書類の破棄もスムーズに行えます。

(2)電子データ保存するならシステム導入が賢明

閲覧性や検索性の高さ、ペーパーレス、保管スペースの削減によるコストカットなどから、メリットの多い電子データによる請求書保存ですが、それには電子帳簿保存法の要件を遵守する必要があります。

同法律は、1998年に創設されて以降、主に現場の運用に合わせた要件の緩和を目的に、何度か法改正が実行されています。管理業務の効率化を図りつつ、そのような法改正にも迅速かつ適切に対応した管理体制を構築するには、システムを活用するのが賢明と言えるでしょう。

業務効率化には請求書発行システムがおすすめ

ここからは、請求書の発行や管理業務を効率化してくれる請求書発行システムの仕組みや特徴についてご説明します。

(1)請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の発行から送付、入金管理といった請求書の発行に伴う一連の業務を一元的に管理できるシステムです。これらの関連業務を一括管理することで導入により業務効率化や事務作業の負担削減が期待できます。

請求書発行システムとは?導入するメリットやデメリットも解説

(2)請求書を電子データで保管できる

請求書発行システムは、サービスによってさまざまな機能の違いや特徴があります。

発行業務のシステム化だけでなく、請求書の控えや受領した請求書の電子データによる保存ができる機能を搭載しているものもあります。

請求書電子化のメリット・デメリットとは?システム導入の重要性を解説

(3)会計システムとの連携で業務を効率化

請求書発行システムの多くは、そのほかの会計関連システムと連携することで、会計業務の包括的な業務効率化を目指せるものも少なくありません。

一元的な管理による業務の効率化はもちろんのこと、データの自動連携による手入力作業の削減は、ヒューマンエラーの軽減や人的リソースの最適化などの効果も期待できます。

(4)電子帳簿保存法対応で適切に管理

電子帳簿保存法に対応した請求書発行システムであれば、管理業務の負担を大きく減らすことも可能となるでしょう。

特にクラウド型のサービスは、改正法が施行された際には、システムの仕様も自動でアップデートされるケースがほとんどです。大きな手間をかけることなく、法令を遵守した文書保存ができる点は一番のメリットとも言えます。

請求書発行システムの選び方ガイド!選定ポイントや注意点を解説!

請求書の保存に便利な請求書発行システムを紹介

最後に請求書の発行だけではなく、保存などの文書管理も可能なクラウド型の請求書発行システムを厳選して7つご紹介します。

システム導入を検討される際の参考として、ぜひご活用ください。

(1)楽楽明細

楽楽明細は、株式会社ラクスが提供するさまざまな帳票の発行から保管まで対応したサービスです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステムのため、法改正後も安心かつスムーズに書類管理ができます。

提供元株式会社ラクス
初期費用110,000円(税込)〜※詳細は要問い合わせ
料金プラン27,500円(税込)/月〜※詳細は要問い合わせ
導入実績4,000社以上
機能・特徴個別ファイル送信・一括同封機能・API連携・帳票レイアウト・即時発行・予約発行・電子帳簿方対応・インボイス制度対応・ダウンロードURL発行・承認フロー・ステータス管理等
URL公式サイト

(2)Misoca

Misocaは、会計ソフトでおなじみの弥生シリーズを提供する弥生株式会社のクラウド請求書作成ソフトです。

個人事業主から大企業までが使える幅広いプランが用意され、無料プランで使用感をしっかりと確認できる点は、初めてシステムを導入する場合においても安心してシステム化が進められます。

提供元弥生株式会社
初期費用無料
料金プラン

  • 無料プラン:無料
  • プラン15:8,800円(税込)/年
  • プラン100:33,000円(税込)/年
  • プラン1000:110,000円(税込)/年
  • 請求書郵送料金:上記金額に176円(税込)/1通従量課金制
※月額プランあり
導入実績シリーズ累計ユーザー数250万人以上
機能・特徴テンプレート・ロゴ挿入・印影挿入・請求書自動予約・取引先登録・CSVインポート・郵送・売上レポート・ステータス管理・受注管理・回収保証・会計ソフト連携等
URL公式サイト

(3)freee会計

freee会計は、freee株式会社が提供するクラウド会計ソフトシェアNo.1(同社HPより)のサービスで、有料課金プランを導入している企業は33万社を超えています。

30日間の無料お試し期間があるほか、ガイド表示などのサポート機能が充実しているので、企業はもちろんのこと、会計関連業務に不慣れな個人事業主においても安心して使えます。

提供元freee株式会社
初期費用

  • ミニマム・ベーシック:無料
  • おまかせパック:要問い合わせ
料金プラン

  • ミニマム:2,178円(税込)/月
  • ベーシック:4,378円(税込)/月
  • おまかせパック:32,780円(税込)/月
※年間契約の金額※30日間の無料お試し期間あり
導入実績33万社以上
機能・特徴書類作成・入金管理・経費精算・電子帳簿法対応・経営レポート作成・資金管理・権限管理・各種サポート等
URL公式サイト

(4)マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は、株式会社マネーフォワードが提供する企業規模を問わず使用できるクラウド型請求書発行サービスです。

請求書の発送をメールに切り替えることで実現するコストや手間の軽減により、削減できるコストは、年間約98万円になると算出されています(同社HPより)。

提供元株式会社マネーフォワード
初期費用無料
料金プラン

  • 個人向けプラン:880〜3,278円(税込)/月
  • スモールビジネス:3,278円(税込)/月
  • ビジネス:5,478円(税込)/月
  • クラウド請求書Plus:要問い合わせ
※別途従量課金制あり※年間契約の金額
導入実績法人ユーザー約7万
機能・特徴各種帳票対応・定期発行・ロゴ登録・印影登録・PDF対応・書類変換対応・取引先自動入力・郵送代行・CSV一括作成・書類管理・レポート・ステータス管理・作業履歴等
URL公式サイト

(5)BtoBプラットフォーム請求書

BtoBプラットフォーム請求書は、株式会社インフォマートが提供する請求書の受取から発行まで対応した国内シェアNo.1(同社HPより)のクラウド請求書サービスです。

カスタマーセンターが完備されているため、手厚いサポートが受けられる点が特徴。社内にシステム担当者がいない企業においても、不安なく運用が開始できます。

提供元株式会社インフォマート
初期費用11万円(税込)〜
料金プラン22,000円(税込)〜/月※従量課金制オプションあり
導入実績利用企業770万社以上(2020年9月現在)
機能・特徴公共料金明細自動取込・支払通知書・一元管理・電子化・自動発行・郵送代行・入金消込自動化・経営ダッシュボード・システム連携等
URL公式サイト

(6)バクラク請求書

バクラク請求書は、株式会社LayerXが提供する「バク速バク楽」がキャッチコピーのクラウド型請求書受領ソフトです。

電子超保存法に準拠した文書管理ができるのはもちろんのこと、保存した請求書の自動読み取りおよび一度登録した仕訳データを自動学習することによる入力補完機能などにより、請求書関連業務の負担を大幅に軽減することが可能です。

提供元株式会社LayerX
初期費用無料※大規模事業者の場合要問い合わせ
料金プラン11,000万円(税込)/月〜※年間契約一括払い
導入実績シリーズ累計2,000社以上
機能・特徴仕訳データ自動学習・高速データ化・電子帳簿保存法対応・各種会計ソフト連携・レポート・タイムスタンプ機能等
URL公式サイト

(7)CLOUDSIGN

CLOUDSIGNは、弁護士ドットコム株式会社が提供する法律監修のもと開発された電子署名サービスです。電子契約を可能とする電子署名サービスながら、電子データ保存ができるため、請求書などの文書保存にも活用できます。

また、帳票作成サービスと連携することにより、契約から請求までを一元管理できる点は、CLOUDSIGNの大きなメリットといえるでしょう。

提供元弁護士ドットコム株式会社
初期費用無料
料金プラン

  • Free Plan:無料
  • Light:11,000円(税込)/月
  • Corporate:30,800円(税込)/月
※送信費用:上記プランに220円(税込)/件数従量課金制

  • Enterprise:要問い合わせ
インポート書類保管費:11,000円(税込)/月

※10,000書類を超える10,000書類毎に発生その他オプション:要問い合わせ
導入実績130万社以上
機能・特徴契約書作成・送信、電子署名、各種テンプレート、多言語対応(英語・中国語)、チーム管理、AI契約書管理機能、紙書類インポートおよび保存、監査ログ、外部サービス連携等
URL公式サイト

請求書の保存期間を守り効率的に管理しましょう!

請求書は法人の場合7年・個人事業主の場合は、消費税非課税事業者で5年・課税事業者であれば7年の保存義務がそれぞれ法律により定められています。

今後、社会のデジタル化はますます進化すると予想されること、また、業務効率化などの観点からも請求書保存は電子化がおすすめです。ただし、関連する法令を遵守する必要があるなど、改めて業務フローや体制の見直しが求められることになるでしょう。

ここでご紹介したシステムを参考にしていただき、ぜひ請求書業務の効率化を実現してください。

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