【文例あり】請求書送付の依頼メールの書き方！ビジネスマナーも解説

請求書送付依頼をする重要性

請求書は、発行する側にとっては、提供した商品・サービスの代金を回収するための書類であり、一方、受領する側にとっては、取引があったことを証明する書類となります。

そのため、適切な会計処理やキャッシュフローを維持するうえでも、重要な書類と言えるでしょう。さらに請求書受領後の取引先への送金に際しては、社内に一定の承認フローを設定しているケースがほとんどであり、必ずしも「即日入金」ができるわけではありません。

支払いの遅延は、会社の信用や取引先との関係性にも影響する可能性のある行為のため、できる限り避けなければなりません。そのため、請求書はある程度余裕を持ったスケジュールで受け取る必要があり、遅れが懸念されるようであれば、メールや電話などで、早めの送付をお願いする必要があるのです。

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請求書送付依頼メールの書き方

請求書のやり取りに関しては、取引発生時に担当同士で、締日や送付期日について事前に確認しておくのが一般的です。

しかし、担当者が失念してしまうことや、繁忙期などでは、取引先が請求書業務を後回しにしてしまっていたなどを理由に、請求書の発行が遅れてしまうこともあります。そのため、請求書の送付依頼のやり取りの仕方は、ビジネスシーンでも覚えておきたいマナーの一つといえます。

ここでは、まずメールを送る際の留意点を確認しておきましょう。

(1)あくまで謙虚な姿勢を忘れない

代金を支払う側、つまり、顧客として、請求書に関する不手際を責めたい気持ちもあるかもしれません。ただし、取引相手に対する誠意を欠くようなコミュニケーションは避けましょう。

たとえ相手のミスであったとしても、ビジネスは双方の誠意によって成り立つものであることを念頭に置き、丁寧にお願いします。具体的には、「ご多忙のところ大変恐縮ですが」などのクッション言葉を駆使しつつ、送付を依頼すると良いでしょう。

(2)遅れた場合のリスクを明記する

送付を促すメールでは、期日を過ぎた場合に想定されるリスクを、あらかじめ記載しておくのも効果的です。その際も「弊社都合で大変恐縮ですが」といった、丁寧な前置きをしたうえで伝えると柔らかな印象を与えることができます。

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【期限前】請求書送付の依頼メール文例

ここからは請求書送付依頼の具体的な文例をご紹介していきます。

まずは、送付期限前に、念の為の確認を兼ねて請求書送付の依頼をしておくケースの文例です。

文例1

新規の取引先に対して請求書の送付依頼をするメール

文例2

継続取引のある相手に対して請求書送付を確認するためのメール

【期限後】請求書送付の依頼メール文例

事前に期日を伝えておいた請求書が届かなかった場合は、送付を促すメールを送ることになります。

以下の文例を参考に、急を要する場合には、件名の冒頭に【至急】や【重要】などを記載し、緊急性をわかりやすく伝えるのも一つの手です。

【返信用】請求書を受け取った後のメール文例

請求書を受け取ったら、必要に応じてお礼のメールも送りましょう。特に、受領期限の過ぎた請求書の送付を催促した場合は、取引先も、問題なく請求書が受け取れているか、当月の支払いに間に合うのかどうかが気になるはずです。

そのため、受領後は速やかにお礼のメールをお送りするようにします。メールでの請求書送付であれば、そのメールに返信する形でのお礼で問題ありません。

文例1

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請求書送付の依頼メール文面における注意点

メールの文面は、伝える側の表情や声のトーンなどの非言語情報が一切ないことから、意図しない受け取り方をされてしまうこともあります。

そのため、相手を不快にさせないよう細心の注意を払わなければなりません。ここでは大きく2つの注意点について、詳しく解説します。

(1)攻撃的な印象を与えない言い回し

何かを催促する時の言い回しは、どうしても攻撃的な印象を与えやすくなってしまいます。

人によっては、ちょっとした表現や言葉尻を捉えて、不快に感じてしまう場合もあるでしょう。いくら相手の不手際とはいえ、取引相手に敵意を持たれてしまうようなコミュニケーションは、得策とはいえません。

「恐れ入りますが」「お忙しい中恐縮ですが」「ご多忙中とは存じますが」「お手数をおかけいたしますが」などのクッション言葉を上手に使いつつ、本題を誤解なく伝えるようにしましょう。

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(2)行き違いの場合にも言及する

メールでの連絡は、必ずしもすぐに相手に伝わるとは限りません。そのため、相手がメールを確認できない状況による「行き違い」も想定しておきましょう。

具体的には、文例にもあった通り「本メールと行き違いにて、すでにご送付済みの場合は、ご容赦くださいませ」といった一文を添えることで、相手への配慮が伝わります。

また、即日対応を求める際など、緊急性の高いお願いは、可能であれば電話で伝えるのがマナーであることも認識しておきましょう。

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丁寧な言葉遣いで請求書送付依頼のメールを送ろう

請求書の発行は、取引を継続するかどうかの判断にも影響することのあるコミュニケーションであり、適切なキャッシュフローを維持するためにもスケジュール通りの手続きが重要となる業務です。

そのため、双方において円滑に進めるための配慮が必要と言えるでしょう。ただし、請求書の発行が遅延したとしても、送付を依頼する際のメールは、「相手を責めること」が目的ではなく、「請求書の早急な送付」が目的です。

攻撃的な伝え方をするのではなく、迅速な対応を丁寧な言葉でお願いするよう、心がけましょう。