【文例あり】請求書送付の依頼メールの書き方！文面やビジネスマナーも解説

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請求書送付の依頼をする重要性

請求書は、発行する側にとっては提供した商品・サービスの代金を回収するための書類であり、受領する側にとっては、取引があったことを証明する書類となります。

そのため、適切な会計処理やキャッシュフローを維持するうえでも、請求書は重要な書類と言えるでしょう。請求書受領後の取引先への送金に際しては、社内に一定の承認フローを設定しているケースがほとんどであり、必ずしも「即日入金」ができるわけではありません。

支払いの遅延は、会社の信用や取引先との関係性にも影響する可能性のある行為のため、できる限り避けなければなりません。そのため、請求書はある程度余裕を持ったスケジュールで受け取る必要があり、遅れが懸念されるようであれば、メールや電話などで早めの送付をお願いする必要があるのです。

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請求書送付依頼メールの書き方

請求書のやり取りに関しては、取引発生時に担当者同士で締日や送付期日を事前に確認しておくのが一般的です。

しかし、担当者による締日や送付期日の失念や、繁忙期で請求業務を後回しにしてしまった場合などは、請求書に発行が遅れることがあります。そのため、請求書の送付依頼メールの書き方は、ビジネスシーンでも覚えておきたいマナーの一つといえます。

ここでは、請求書送付依頼メールの書き方のポイントを3つ紹介します。

謙虚な姿勢が伝わる文面にする

請求書発行が遅れている時は、原因は取引先の請求書発行漏れや送付漏れである場合が多いです。

この場合、代金を支払う側、つまり顧客として、相手側の請求書に関する不手際を責めたい気持ちもあるかもしれません。しかし、どのような場合においても取引相手に対する誠意を欠くようなコミュニケーションは避けましょう。

たとえ相手のミスであったとしても、ビジネスは双方の誠意によって成り立つものであることを念頭に置き、丁寧な文面での依頼が大切です。具体的には、「ご多忙のところ大変恐縮ですが」などのクッション言葉を駆使しつつ、送付を依頼すると良いでしょう。

遅れた場合のリスクを明記する

送付を促すメールでは、期日を過ぎた場合に想定されるリスクをあらかじめ記載しておくのも効果的です。例えば、請求書送付が遅れることで「取引先への入金が遅れる」などのリスクが懸念されます。

その際も「弊社都合で大変恐縮ですが」といった、丁寧な前置きをしたうえで伝えると柔らかな印象を与えることができます。

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行き違いを考慮した文章を入れる

請求書送付の遅れに気づいた際は迅速に連絡を行うことが大切ですが、タイミングや連絡手段によっては取引先との行き違いが発生する場合があります。

例えば、自社の送付依頼メールの送信と、取引先が請求書を発行してメールで送付するタイミングが重なり、行き違うケースもあるでしょう。

また、すでに請求書が送付されているにもかかわらず、自社の連携不足やミスなどで送付の確認ができていないことも考えられます。そのため、配慮を忘れず「本メールと行き違いになった場合は、何卒ご容赦ください」などの一文を添えるようにしましょう。

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請求書送付の依頼メール文例・テンプレート

ここからは、請求書送付の依頼メールの文例・テンプレートをいくつか紹介します。

新規の取引先や既存の取引先、催促する際や再発行を依頼する際など、さまざまなシーン別の文例を紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

新規の取引先に対する文例・テンプレート

請求書の送付期限を迎える前に、新規の取引先に対して確認を兼ねて請求書送付を依頼する際の文例・テンプレートは以下のとおりです。

既存の取引先に対する文例・テンプレート

同じく請求書の送付期限を迎える前に、既存の取引先に対して確認を兼ねて請求書送付を依頼する際の文例・テンプレートは以下のとおりです。

催促する際の文例・テンプレート

事前に取り決めた送付期日を過ぎた場合は、請求書送付の依頼が必要です。

急を要する場合には、以下の文例における件名の冒頭に【至急】や【重要】などを記載し、緊急性をわかりやすく伝えるのも一つの手です。

再発行を依頼する際の文例・テンプレート

請求書の受け取り後、金額や項目に誤りがあり修正が必要な場合は、再発行を依頼する必要があります。再発行を依頼する際は、以下のような内容で連絡しましょう。

請求書の発行や管理はクラウド型請求書発行システムがおすすめ

手作業による請求書の管理は、ミスが生じてしまうケースがあるため、クラウド型請求書発行システムの導入がおすすめです。

クラウド型請求書発行システムであれば、請求書の作成から送付までを効率化でき、ヒューマンエラーも防止できます。フォーマットやテンプレートを活用して、迅速に複数の請求書を作成することも可能です。請求業務の負担が大きい場合や、業務を効率化したい場合はクラウド型請求書発行システムの導入を検討してみてください。

請求書発行システムの選び方

最近ではさまざまな種類のクラウド型請求書発行システムが提供されており、どのように選んだらいいかわからない方も多いのではないでしょうか。

請求書発行システムは、以下のポイントを重視して選ぶようにしてみてください。

• 取引先に合わせた方法で請求書が発行できるか
• 導入〜運用でのサポートが充実しているか
• 費用は適切か
• 必要な機能が搭載されているか

万が一、取引先が紙の請求書を希望する場合などに、取引先に合わせて書面で発行できるかを確認しておくことが大切です。

また、ITツールに慣れていない企業の場合、導入〜運用に手間取ってしまう恐れがあります。うまく使いこなせなければ業務を効率化できないため、ベンダーのサポート体制も確認しておきましょう。

ほかにも、予算内に収まる費用であるか、自社に必要な機能は搭載されているかという点も重要なポイントです。自社に合ったツールを選び、適切に請求書の管理を行いましょう。

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丁寧な言葉遣いで請求書送付依頼のメールを送ろう

請求書の発行が遅延したとしても、送付を依頼する際のメールは「相手を責めること」が目的ではなく、「請求書の早急な送付」が目的です。攻撃的な伝え方をするのではなく、迅速な対応を丁寧な言葉でお願いするように心がけましょう。

また、請求書の適切な管理には、担当者の負担軽減や業務効率化が期待できるクラウド型請求書発行システムの導入がおすすめです。自社に合うシステムを導入して、請求書の発行漏れや送付漏れを防止しましょう。