請求書発行システムの選び方ガイド！選定ポイントや注意点を解説！

請求書発行システムとは？

請求書発行システムとは、請求書作成から入金確認までのフローを一元化し、請求書に関する業務を効率化するためのビジネスツールです。

従来のやり方は、手書きやエクセルで作成した請求書を封入して郵送、といったように、一連の作業に多くの時間を要するだけでなく、ミスが発生しやすいというデメリットがありました。

請求書発行システムは、最初に雛形やフローを設定しておき、必要項目を入力するだけで作成から送付までを自動化できるシステムです。また、請求書発行以外にもさまざまな機能があるため、企業の業務効率化を図るうえで検討しておきたいシステムのひとつといえます。

請求書発行システムで利用できる機能一覧

請求書発行システムは請求書の作成だけでなく、請求書発行にかかわる多くの作業をシステム化するものです。ここでは、請求書発行システムで利用できる主な機能をチェックしていきましょう。

(1)請求書の作成

請求書発行システム導入から請求書作成までの手順は、フォーマットの作成・データ入力の2つです。

フォーマットは、システムに標準搭載されているテンプレートや、既存のエクセル版の請求書を使用して作成します。標準テンプレートでも軽微な修正ができるため、カスタマイズして自社仕様のフォーマットへ仕上げることが可能です。

(2)作成した請求書の取引先への送付

請求書発行システムで作成した請求書は、作成後にワンクリックで取引先へ送付できます。

送付方法は電子メールと郵送の2種類ありますが、郵送の場合は別途費用が発生するため、取引先から特別な指示がない限り電子メールを利用するとよいでしょう。

(3)請求書の保存・検索・修正

システム上に保存した請求書は、検索機能を利用すればスムーズに検索可能です。使用ログが残る機能が搭載されていると、保存データをいつ・誰が使用したかわかるため、データ管理も簡単です。

また、電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、印刷せずに電子データのまま保管できます。印刷の手間や書類の保管場所のコストが抑えられるため、経費削減や業務効率化が期待できるでしょう。

(4)上長承認

請求書発行システムであれば、承認までオンライン上で完結できます。承認機能の承認フローおよび通知方法は、自社に合ったカスタマイズが可能です。

また、承認がどの段階で止まっているか進捗確認できる機能や、承認に時間がかかっている人に自動催促する機能も付いています。

(5)会計ソフトとの連携

請求書発行システムの連携機能を使用すれば、会計ソフトの顧客情報とシステムの顧客情報が紐づけられ、より効率的に請求書の作成が可能です。

システムの連携方法は、CSVデータをインポートまたはエクスポートするものと、異なるシステムを繋げるAPI連携の2種類が存在します。

(6)銀行データとの連携による入金管理

請求書発行システムは、銀行口座との連携も可能です。連携方法は、システム連携によるデータの自動取得と、CSV連携によるデータの差し込みがあります。

銀行データと連携すると、消込作業の自動化が可能です。また、入金が一定期間以上遅れた場合、自動的に取引先へ通知する「自動入金催促機能」を搭載しているシステムも存在します。

(7)売上レポートの作成

売上レポート作成機能とは、帳簿に基づく売上レポートを自動作成してくれる機能です。請求書作成時に自動反映されたデータは、グラフでわかりやすく可視化されるため、手間をかけずに売上分析が図れます。

また、請求書発行システムで作成されたデータはCSV出力できるため、既存の分析データシステムに流し込むことも可能です。

(8)取引先マスターの作成・管理

請求書発行システムでは、データベースに取引先情報の入力や修正を行なったり、よく使う取引先情報をグループ分けして管理したりする機能があります。

登録データは、請求書作成の時に呼び出しできるため、何度も同じ情報を入力する必要がありません。また、CSVデータを用いて取引先情報の一括登録も可能です。

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムを導入すると、自社にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、具体的な導入メリットを8つ紹介していきます。

(1)請求書の作成・管理を効率化する

多くの請求書発行システムでは、複数のテンプレートが用意されています。必要項目を入力するだけで作成できるため、導入から作成までをスムーズに進めることが可能です。

既存の請求書と同じ雛形を使いたい場合は、エクセルと互換性のあるシステムを選んでおけば、エクセルデータを利用できます。毎月発生する請求書の自動作成やロゴ・印影の追加も可能であるため、エクセル作業より効率的に請求書を作成・管理できるでしょう。

(2)発送作業の代行や電子メール送信が可能になる

請求書発行システムで作成した請求書を送る方法は、メールと郵送の2通りあり、どちらもボタンひとつで取引先に送付可能です。

メールの場合、登録した顧客情報のメールアドレス宛に送信されます。セキュリティが気になる場合は、パスワード機能が付いているシステムを選ぶとよいでしょう。郵送の場合は発行代行料がかかることから、料金体系をチェックしてから利用すると安心です。

(3)請求書の修正作業が容易になる

手書きやエクセルで請求書を修正する場合、既存データを破棄して上書きするか、新規データとして作成し直す必要があります。一方、請求書発行システムであれば、オンライン上で修正できるだけでなく、修正前の記録も残せます。

データを一元管理できることから、事前に顧客情報や担当者をシステムに登録しておけば、担当者不在の場合でも該当データを検索して引き継ぎが可能です。

(4)請求漏れ・誤送信・誤送付を防止できる

請求書発行システムには、請求書漏れ・誤送信・誤送付といった請求書発行業務でよくあるミスを防ぐ機能が搭載されています。

送付先住所は、請求書作成時に使用する顧客情報と紐づけられているため、間違えて別の住所へ送る可能性は少ないでしょう。また、自動入金催促機能が搭載されているシステムを利用すれば、入金が遅れている顧客に自動アラートを送れるため、回収漏れを防げます。

(5)押印が不要になりテレワークを促進できる

印影登録可能な請求書発行システムであれば、請求書に電子印を挿入できるため、印刷して押印する手間を省けます。

テレワークが難しいと言われている経理部においても、本機能を利用すれば、押印のために出社する必要がありません。発行から送付まですべてシステム上で完結できることから、テレワーク促進に有効なツールといえるでしょう。

(6)承認待ちでも状況が分かる

請求書発行システムの中には、承認機能が付随しているサービスも存在します。事前に登録したフローに従って上長に通知が届くので、チェックや承認がシステム上で完結可能です。

請求書発行システムの承認機能を利用すると、どの段階で承認プロセスが止まっているのかが可視化できるため、責任の所在が明らかとなり承認スピードが早まります。

(7)入金管理が効率化する

請求書発行システムと銀行データを連携すると、作業時間の多い消込作業を自動化できます。従来の消込作業では、請求データを一つひとつチェックしなければならないため、作業に時間がかかり、ミスを誘発しやすい点が課題でした。

請求書発行システムの入金管理機能を利用すれば、ほとんどの作業が自動化できるため、ミスを防ぎ、手間を最小化できます。

(8)会計作業と連携できる

請求書発行システムと会計データを連携すると、発行業務だけでなく、会計作業の負担も減らせます。連携には、データを流し込むCSV連携、指定ソフトの連携、API連携といった方法があります。

API連携であれば現在提供されているほとんどのソフトに対応できるため、作業の自動化が簡単です。会計ソフトと直接連携させたい場合は、API連携機能が付いているシステムを選ぶとよいでしょう。

請求書発行システムを導入する時の注意点

請求書発行システムは、サービスにより搭載されている機能が異なるため、自社に合ったシステム選びが重要です。

ここからは、請求書発行システム導入の際の注意点を解説していきます。

(1)紙での郵送を希望する取引先への対応を考えておく

ペーパーレス化が進んでいるものの、なかには紙での郵送を希望する取引先も存在します。郵送を希望する取引先が少なければ個別対応で処理できますが、多数の取引先が郵送を希望する場合は、郵送代行サービスの利用を検討するとよいでしょう。

請求書発行システムサービスの中には、郵送代行サービスを提供している業者も存在します。メール対応か郵送対応かを顧客別に割り振れるため、作業効率を高めながらの郵送対応が可能です。

(2)税務署の事前承認を受ける

インボイス制度を利用して税優遇を受けるためには、事前に税務署へ申請し、適格請求書発行事業者として承認される必要があります。また、以前は帳簿を電子保存する場合に事前承認が必要でしたが、令和4年の法改正により、税務署への申請は不要になりました。

ただし、インボイス制度の利用および電子帳簿保存においては、電子帳簿保存法に準じた請求書の作成と保存が求められます。請求書発行システムを導入する際は、電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶよう心がけましょう。

(3)取引先への請求書電子化への理解が必要である

請求書発行システムを活用して業務効率化を図るためには、社員だけでなく、取引先にも請求書の電子化を理解してもらう必要があります。

社内規定で紙媒体の請求書が指定されていたり、会社独自の請求書フォーマットが存在したりする場合、電子化への切り替えに難色を示す可能性もあるでしょう。

「電子化にしたほうが便利だから、取引先も理解してくれるだろう」と考え、取引先の理解を得ないまま全面電子化に踏み切るのは、トラブルの元となりかねません。請求書の電子化を導入する際は、取引先の意向も尊重しながら段階的に進めていくよう心がけましょう。

請求書発行システムの適切な選び方

ここでは、自社に合う請求書発行システムを選ぶために、押さえておきたいポイントを紹介します。

(1)自社で自動化したい請求フローはどこか決めてから選ぶ

請求書発行システムは、サービスによって実装されている機能が異なるため、まずは自社で自動化したい請求フローを明確にしておきましょう。

できるだけ全体を自動化したいようであれば、発行や送付だけでなく、承認フローや各種ソフト連携までを網羅しているシステムを選ぶ必要があります。また、同じ機能でも対応可能範囲が異なるケースもあるため、気になる機能は内容も併せてチェックしておきましょう。

(2)会計ソフトなどと連携できるか

経理業務全体の業務効率化を考えるのであれば、会計ソフトと連携できる請求書発行システムを選びましょう。なかでも、ほとんどのソフトと連携できるAPI連携機能付きのシステムがおすすめです。

API連携機能を通じて会計ソフトと連携できれば、請求データを自動的に反映できるため、会計作業の負担軽減が期待できます。

(3)法改正に対応しているか

請求書の保存方法を紙の書類から電子データへ変更したい場合は、法改正に対応しているシステムの導入がおすすめです。

請求書発行システムで作成した請求書を電子データとして保存するには、電子帳簿保存法に準じたものでないといけません。対応していないシステムを選んでしまうと、法改正するたびにデータチェックや修正が必要になるため、余計な手間が生じます。

(4)無料トライアルがあるか

導入する請求書発行システムの候補が複数ある場合は、実際に利用してみて使い勝手を判断するとよいでしょう。

システムの中には、無料トライアル期間を設けているサービスがあるため、導入前に利用しておくと自社に合ったサービスであるか理解できます。複数の有名企業が導入しているサービスであっても自社に最適のサービスとは限らないため、トライアルは欠かさず行いましょう。

また、社員が請求書発行システムの導入に積極的でない場合は、トライアルを通じてシステムの利便性を実感してもらうことで、システム導入を推し進める効果も期待できます。

(5)セキュリティ面は問題ないか

電子化に踏み切れない企業の中には、セキュリティ面に不安を覚えているケースが見受けられます。紙媒体と異なり、電子データだとインターネットを介して情報が漏えいするリスクが生じるためです。

請求書発行システムはオンライン上で利用するものであることから、セキュリティ対策の徹底は欠かせません。セキュリティの高いシステムを選ぶ基準としては、通信の暗号化、データセンターのセキュリティ対策、バックアップ方法、二要素認証といった点が挙げられます。

気になるシステムのセキュリティ対策を自社でチェックするのが理想ですが、自社で確認するのが難しい場合は、官公庁や金融機関といったセキュリティ意識の高い企業が導入しているシステムを選ぶのも一案です。

(6)ベンダーによるサポートはあるか

初めて請求書発行システムを導入する際にチェックしておきたいポイントに、ベンダーによるサポート体制の充実度があります。

請求書発行システムは、作成や保存といった作業は簡単であるものの、管理画面やシステム連携で不明点やエラーが出た場合、自力対応が困難です。サポート体制が充実したシステムであれば、何かあった際にスピーディーに対応してくれるので、作業停滞が防げます。

また、請求書発行システムを利用していくと、最初は不要と思っていた機能の必要性を感じるケースがあります。そのような場合に気軽に問い合わせできるベンダーであるかどうかも、長期的なシステム利用を図るうえでは重要なポイントといえるでしょう。

(7)費用コストは適切か

請求書発行システムの導入によって経費削減が実現した企業も少なくありませんが、自社の規模に合わないプランを選んでしまうと、逆にコストがかかる可能性もあるためご注意ください。

公式サイトに掲載されている料金は、あくまで標準プランの金額です。自社用に機能を追加してカスタマイズしていくと、想定以上の運用コストが発生することもあるでしょう。

システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が実装されているサービスの中から、適切な料金プランを提示してくれるものを選ぶよう心がけてください。

業務効率化におすすめの請求書発行システム7選

ここからは、業務効率化が期待できる請求書発行システムを、厳選して7つ紹介していきます。コストはもちろん主な機能も紹介していくので、自社に合うプランがあるかチェックしてみましょう。

(1)CLOUDSIGN

CLOUDSIGNは、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービスです。料金プランは、無料で利用できるフリープランから複数部署の利用に適したエンタープライズプランまでの4段階に分かれています。

ヒアリングを通じて業務フローの洗い出しから利用計画表まで作成してくれるため、社内への提案がスムーズに運べる点が魅力のひとつです。

(2)楽楽明細

楽楽明細は、株式会社ラクスが提供するクラウド帳票発行サービスです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、発行後の原本控えをそのまま保存できる点が特徴です。

請求書以外にも、支払明細書、領収書、納品書といった帳票が発行可能で、必要に応じてチラシなども本システムを通じて発送できます。

(3)Misoca

Misocaは、会計ソフト「弥生会計」でおなじみの弥生株式会社が提供する請求書発行システムです。請求や入金状況を一覧画面でステータス管理できるため、請求漏れや回収漏れが防げます。

また、請求書の作成枚数ごとにプランが分かれていることから、自社に適した料金プランがすぐにわかる点が特徴です。

(4)freee会計

freee会計は、freee株式会社が提供する会計ソフトで、請求書や決算書の作成機能も実装されています。全国の銀行と連携できるため、入金管理の手間を削減できる点が強みです。

また、チャットや電話、ヘルプページといったようにサポート体制が充実していることから、請求書発行システムを初めて利用する人でも安心してサービスを利用できます。

(5)マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書は、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型請求書発行システムです。

同社のクラウド会計ソフトと連携することで、請求書情報を自動反映できる点が優れたポイントといえます。入力作業の手間が削減できるため、会計における業務効率化も期待できるでしょう。

ほかの請求書発行サービスに比べるとランニングコストが比較的安いため、電子化による経費削減を図りたい企業におすすめのシステムです。

(6)BtoBプラットフォーム明細書

BtoBプラットフォーム明細書は、株式会社インフォマートが提供する請求書発行サービスです。

電子請求書の発行だけでなく、受け取った紙の請求書も電子化できる点が本サービスの特徴です。AI技術を用いたOCR(光学文字認識)機能を利用すれば、紙の請求書と電子請求書の一元管理が図れます。

業務上、どうしても紙媒体の請求書のやり取りが発生する場合は、電子化機能が充実しているBtoBプラットフォーム明細書を検討してみてはいかがでしょうか。

(7)バクラク請求書

バクラク請求書は、株式会社LayerXが提供するクラウド型請求書受領ソフトです。AI-OCR機能搭載のため、請求書を高精度かつ高速でデータ化できる点が特徴です。

一度登録した仕訳データは自動学習される仕組みとなっており、同じ仕訳が発生した際は自動生成により手入力ゼロで作業が完結できます。無料トライアルを通じて導入を決めた企業もあることから、まずは実際の使用感をトライアルで確認してみるとよいでしょう。

請求書発行システムは選び方が重要！自社に合うシステムを

請求書発行システムの導入は、経費削減および業務効率化に効果的と言われています。請求書の電子化によって発送の手間が省けることに加え、修正作業も容易に行えるようになるためです。

請求書発行システムを選ぶ際は、サービスのセキュリティの高さや会計ソフトとの連携機能などをチェックしておくとよいでしょう。初めての導入であれば、ベンダーのサポートが充実しているサービスを選ぶと安心です。

自社に適したシステムを導入し、請求書業務の効率化を図っていきましょう。