請求書発行システムとは？導入するメリットやデメリットも解説

請求書発行システムのサービス一覧

• 請求書の回収・電子化・振込を全て自動化
• 月額0円！かかる費用は振込手数料のみ
• 改正電子帳簿保存法にも対応

• 帳票の個別作成や複数帳票の一括作成も自由自在に簡単作成！
• 帳票作成～保存まで、デジタルで一本化でき手間を軽減！
• 帳票に合わせ柔軟に項目やレイアウトのカスタマイズが可能！

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請求書発行システムとは？概要を紹介

請求書発行システムとは、請求書に関する作業を効率化するためのサービスです。

請求書発行業務は、請求書の作成から郵送・メール添付の為のPDF化など、大変な労力を伴う作業でしたが、クラウド請求書発行システムの登場により業務の効率化ができるようになりました。

請求書の発行から入金管理を一括して管理したり、見積書や納品書等の帳票も発行できるシステムもあります。

今回は、請求書発行システムを導入するメリット・デメリット、さらにシステムを選ぶ際の基準やおすすめ請求書発行システムを7つご紹介致します。

(1)請求書の発行から入金管理を一括して管理できるシステム

請求書の発行作業は、請求書の作成、配送（印刷して郵便、あるいはPDF化してメールに添付）、入金確認、入金消込といった作業から構成されます。そのため、顧客の増加により請求書発行作業が増えていくことは避けられません。

また、ひとつひとつのミスが許されない仕事であり、作業者の負荷はとても大きく、神経をすり減らす作業が続きます。

請求書発行システムは、こうした一連の作業を自動化し、それによって作業者の負担を軽減できるシステムです。

(2)システムによっては見積書・納品書等の帳票も発行できる

システムによっては、請求書だけでなく、見積書、注文書、納品書、検収書、領収書等の発行・送付といった受発注関連業務をサポートできるものもあります。

「楽楽明細」はその内のひとつであり、どんな帳票を出力できるようにするかを相談できるシステムです。

他にも、HPに記載のない帳票の発行も可能なので、利用したい帳票がある場合は一度問い合わせしてみるのもおすすめです。

▷請求書の発行日と発行するタイミングについて！よくある疑問を解説！

請求書発行システムの導入効果とは？メリットを解説

請求書発行システムの概要についてご説明しましたが、ここからは導入効果やメリットについてご紹介します。

(1)印刷・郵送の手間やコストの削減

取引先への請求書が電子化されていれば、印刷や郵送にかかる手間とコストが削減できます。

封筒での郵送費が82円、印刷代・紙代・封筒代を入れると100円以上、人件費を加味すると1通あたり数百円程度かかっていると想定されます。取引先が増えるほど、多額のコストが自社にのしかかることになります。

作業時間やコストの削減により、他の仕事に時間を割けられるようになるのは、請求書発行システムの大きなメリットと言えるでしょう。

また、請求書を電子化すると、メールでの添付やダウンロードをするだけで取引先は請求書をすぐに受け取れるため、取引先側の時間短縮にも繋がります。

▷請求書を発行する際に確認したいポイントは？注意点を解説！

(2)請求漏れ・誤送信などのミスの防止

請求書発行業務を手作業で行う中で最も怖いのは、請求内容ミスや誤送信です。

封筒に宛名と違う取引先への請求書を入れてしまうと、会社の信用を揺るがす大変なトラブルになりかねません。請求業務はすべてを手作業で行っているため、ミスを完全に防ぐことは難しいでしょう。

また、請求書は決められたタイミングで取引先に届き、売掛金が回収されなければなりません。取引先も支払い手続きに所定の時間を要するため、請求通知は自社と取引先の双方にとって都合の良いタイミングを選ぶ必要があり、通知漏れがあると双方が困ることになりかねないのです。

しかし、システム内で取引先情報と経理情報が正しく結びつけば、ミスもなく適切なタイミングで請求書を配信できます。システムが無い場合、エラーチェックにかなりの手間がかかりますが、その分の工数を削減したり人為的ミスが無くなることはシステムの大きなメリットのひとつです。

(3)請求書発行から管理を一元化

請求書発行から入金消込までの過程を一元管理できることも、システムのメリットのひとつです。

「一元管理」というのは、この文脈では「別のシステムを介さず、ひとつのシステム内で請求から入金消込までのフローを実行できること」を指します。

その反対はステップごとに担当者が割り振られ、それぞれによって情報が加工され管理される状態です。この場合、担当者間で情報の齟齬が発生する可能性が高くなります。

一元化によって情報の齟齬がなくなり、未請求などの仕訳も自動でしてくれるので、正確性の担保という点でメリットがあると言えるでしょう。

(4)自動で入金消込ができ経理作業の効率化

入金消込とは、売掛金の回収が行われたらその分を帳簿から消していく重要な作業です。最終的に売掛金の額と回収された金額が一致するかを確認します。

以前は、銀行からの入金情報と請求書を見比べ、チェックを入れ、入金伝票を起票するという作業を経理担当者が行っていました。取引先や取扱品目が増えると、非常に工数のかかる作業となります。

手作業で行うとどれだけ注意していても人的ミスは避けられないので、この作業をシステム上で正確に行えることは、システムの主要なメリットのひとつです。

▷請求書発行に必要な記載項目一覧！書き方・送り方も合わせて解説

(5)テレワークの促進

システムにより電子承認や電子的な請求書配信が可能になれば、承認・押印や印刷のために出社する必要がなくなります。

インターネット環境があればいつでもどこでも請求書の発行ができるので、取引先からの急な発行依頼にも対応ができ、また、経理担当者などのテレワーク化にも大きく繋がります。

これはテレワークを進めるうえで重要なメリットと考えられます。

▷テレワークでの請求書発行はどうする？電子化する流れや注意点について

請求書発行システムを導入するハードルとなるデメリット

ここまでで請求書発行システムのメリットをご紹介しましたが、会社に変化を及ぼす物の導入には検討と内部説明のステップが必要です。

ここからは、請求書発行システムを導入する際のデメリットについて解説します。

(1)請求書発行システムの導入費用

請求書発行システムは導入費用がかかります。「経理担当者が楽になる」だけでは、ただのコストアップに過ぎません。

例えば以下のようなメリットや展望を見出す必要があります。

• 経理担当者の残業代、請求書の印刷代や郵送費コストの削減効果の方がシステム費用より大きい（トータルでのコストダウン）
• 効率化により新たにできた時間で別の業務に取り組める
• 経理担当者を人手不足の部署に異動させる（採用コストをかけずに人員補充）

しかし、請求書の発行に関するコストや人件費の削減により、トータルでのコストダウンは期待できるケースがほとんどです。

社内に提案する際は、経営者の視点でこれらの情報を整理し、十分な費用対効果が期待できることを説明しましょう。

(2)電子化の場合の事前申請・社内外への説明

電子化をする際には、社内の承認プロセスを経ることはもちろん、取引先からの了承も必要です。

請求書は証憑書類として一定期間保管することが義務付けられており、各社それぞれ都合の良い方法で保管しているためです。紙で保管している企業にとっては、必ずしも電子化が都合の良い方法とは限りません。

したがって、電子化の際には必ず取引先にもメリットがあることを説明し、理解を得るようにしましょう。また、請求書の電子化が難しい取引先の都合も考慮し、紙での請求書の発行など柔軟に対応できるようにしておきましょう。

▷請求書電子化のメリット・デメリットとは？システム導入の重要性を解説

請求書発行システムを選ぶ際の7つのポイント

請求書発行システムには様々な種類があるため、システムを選ぶ際に確認しておくべき7つのポイントをご紹介します。検討や意思決定の際にご参照ください。

(1)システムの費用は平均相場と大きく差異がないか

システムの費用は複数社からの相見積をとり、妥当な金額であるか検討しましょう。

極端に金額が高すぎる場合は不要な機能がついていたり、逆に低すぎる場合は自社で必要としていた機能がついていなかったりする可能性があります。

まずは複数社のシステムについて機能セットと使用料の情報を整理し、相場観を掴むことをおすすめします。

また、システムによっては無料トライアル期間を設けている会社もあります。利用したいシステムを絞ったあとは、この無料トライアルを実際に使用してから検討するのもいいでしょう。

(2)自社システムとの連携が可能か

新しいシステムを導入する際は、自社で使用中のシステムとの連携性を確認することも必要です。

販売管理システムと連携して請求書を作成できたり、銀行口座と連携して入出金データを取り込んで消込作業を自動化できるシステムもあります。

しかし、顧客データの構造やデータファイルの保存形式などがシステムによって異なり、既存のシステムから別のシステムにはそのまま移行できない場合があります。

そのため、データの互換性はあるか、ない場合は簡単な変換方法はあるかをしっかりと確認しましょう。

(3)機能面でどの程度の業務が自動化できるか

請求書発行システムの導入を考える中で最も重要なのは、どこまで業務を自動化でき、どれだけ作業効率を向上させられるかです。

システムを導入したものの、それを正確に動かすためにかえって手がかかる事になっては本末転倒です。

クラウドサービスはお試しができることが大きなメリットです。

実際に手を動かし、使用前後の工数の変化を測定し、システムで自動化することによってどの程度改善できるか検証しておきましょう。効果を数値化しておくと、経営陣の承認も得やすくなります。

(4)紙での請求書発行ができるか

請求書の電子化だけでなく、紙での請求書発行も可能かどうかも確認が必要です。

取引先によっては紙での発行を希望される場合があるため。紙での請求書発行に対応できるか、検討段階で確認しておきましょう。

また、サービスによっては、請求書の印刷から発送までの作業を代行してくれるところもあります。取引先の希望に合わせて柔軟にカスタマイズが出来るので、電子化が出来ない取引先が多い場合などにおすすめです。

(5)改ざん防止機能はついているか

印刷物と比べ、電子情報は改ざんしやすいという欠点があります。WordやExcelファイルだけでなく、PDFファイルでも書き換えが可能であることは、今や常識となっています。

お金の取り扱いで不正行為が発生すると、会社として命取りになりかねません。

改ざん防止策としては、電子請求書に上書きができないよう保護をかけたり、閲覧制限をかけたりすることが挙げられます。そのような設定ができる仕様になっているか確認しましょう。

(6)セキュリティの高さは十分か

近年の請求書発行システムはSaaS(Software as a Service)、つまりクラウド上で提供されるのが一般的です。

クラウド上にあるが故、銀行情報とも連動できるわけですが、同時に自社の取引情報を社外のサーバーに預けることになるので、ハッキングのリスクも背負うことになります。ハッキングにより情報が漏洩したり、改ざんされたりしては一大事です。

そのため、請求書発行システムを検討するときは、通信の暗号化がされているか、サーバーがどのように保管されているかなど、リスクに対してどのようなセキュリティ対策が講じられているかもしっかりと確認しましょう。

(7)法改正に適用しているか

請求書発行システムが関与する法律のひとつに電子帳簿保存法が挙げられます。

電子帳簿保存法とは、法人税法や所得税法など国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。

この法律では帳簿データの保存に関するルールが定められているのですが、令和3年の改正により自署の省略やタイムスタンプの期限延長などの規制緩和が行われています。主な変更点は下表をご参照ください。

導入しようとするシステムが、これらの変更に対応していることを確認しましょう。

▷【解説】請求書発行・処理業務に関する不正のリスクや防止策とは？

使いやすいおすすめの請求書発行システム

使いやすいおすすめの請求書発行システムを以下に紹介します。

バクラク請求書発行

バクラク請求書発行は、帳票の作成から送付、保存管理までシームレスに行うことができるシステムです。項目やレイアウトのカスタマイズ性も高いため、自社のスタイルに合わせて柔軟に活用できるでしょう。

CLOUDSIGN

弁護士ドットコム株式会社が運営する、契約関連の管理を行うクラウドサービスです。契約関連だけでなく、請求書や見積書など支払関連の文書も発行できます。

楽楽明細

「面倒くさい印刷、封入、発送作業の手間が0に!」を第1メリットとする請求書発行クラウドサービスです。2年連続シェアナンバーワンの実績を持ちます。

Misoca

法人だけでなく個人事業主やフリーランスも対象に、帳票を簡単に美しく仕上げることにこだわったクラウド請求管理サービスです。顧客満足度が優れた製品に送られる「ITreview Grid Award 2022 Spring」請求書作成・見積書作成ソフトカテゴリにおいてLeader賞を獲得しています。

freee会計

決算書や帳簿作成だけでなく、日々の入出金管理から経営状況の把握、さらには確定申告まで効率的に行うことができるクラウド型会計ソフトです。銀行口座やクレジットカード情報などを自動取得し、手作業で取引金額を打ち込む必要の無い仕様となっています。

マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワードクラウド請求書は、見積書 ・納品書・請求書・領収書を素早く簡単に作成するクラウド型請求書ソフトです。豊富な料金体系の中から事業規模に適したプランを選択できます。

BtoBプラットフォーム請求書

「請求書をデータ化することで、経理・経営のDXを実現します」がキャッチフレーズ。請求書を発行する側だけでなく、受領する側も関与するプラットフォーム型のサービスです。「BtoBプラットフォーム請求書」が国内シェアNo.1を獲得しています。(2021年6月現在)

請求書発行システムを導入し業務を効率化させましょう！

今まで人間が手作業で行っていた請求書発行業務は、クラウドやAIの登場により自動化ができるようになりつつあります。

数値の照合とそれに付随するステータスの変換作業は、機械が得意としています。。手作業だとどうしても人的ミスが発生してしまう仕事は機械に任せ、人間はよりクリエイティブな仕事をするようにシフトしていく時代となりました。請求書発行システムはその代表例と言えるでしょう。

メリットやデメリットを把握の上、請求書発行システムによる業務効率化を是非ご検討ください。

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