請求書の郵送方法は？送付状の書き方やマナー・注意点を解説

請求書の郵送の前に準備すべきもの

請求書は信書に該当するため宅配便では送付できず、普通郵便で郵送するのが一般的です。請求書を作成・郵送する場合は以下のものを準備しましょう。

• 請求書テンプレート
• 封筒(またはレターパック)
• 送付状(添え状)
• 切手
• 「請求書在中」のスタンプ(手書きでも可)

【請求書の書き方】必要な項目を解説

請求書は取引を行ううえで重要な書類です。会社の信用にも関わるため、作成する際は記載漏れやミスがないように十分注意しましょう。

ここでは請求書に記載が必要な項目について解説します。

(1)タイトル・題名

何の書類であるかを明確にするために、タイトルを記載しましょう。通常は「請求書」または「御請求書」と書きます。ひと目で請求書と分かるように、書類の上部中央または左上に大きく記載するのが一般的です。

(2)宛名

請求先の会社名もしくは氏名を記載します。請求先の名称は請求書の必須事項です。会社名や屋号名の場合は「御中」を、個人名や担当者名まで記載する場合は「様」を名前のあとにつけましょう。

(3)請求書発行日

請求書の発行日を記載します。発行日は請求書を発行した日をそのまま記載する場合と、取引先の会計締め日に合わせた日付にする場合があります。会社によって対応が異なるため、請求書を作成する前に取引先に確認しましょう。

(4)作成者の氏名や所属企業名

作成者情報も請求書の必須事項です。請求書作成者の会社名・部署名・氏名を記載しましょう。住所や電話番号なども合わせて記載すると、何か問題があった場合に先方がすぐに連絡をできます。

(5)社印

請求書の改ざんや偽装を防ぐため、作成者情報の右側に重なるように角印を押印します。必須ではありませんが、社印のない請求書は受け付けない会社もあるので注意が必要です。社印の代わりに担当者もしくはその上司の印鑑を押印する場合もあります。

(6)取引内容

請求書には取引内容も必ず記載しましょう。取引をした商品やサービスの名称・単価・数量・消費税・合計金額などを記載するのが一般的です。具体的に記載することで取り違いを防ぎ、請求先の事務作業をスムーズにできます。

取引金額だけではなく、消費税や取引ごとの小計も記載しましょう。また、値引きがある場合は値引き額も忘れずに記載することが大切です。また、請求者が個人事業主の場合や原稿料や講演料の場合などは源泉徴収が発生します。対象となる場合は源泉徴収額も合わせて記載しましょう。

(7)請求金額

取引金額の小計・消費税・値引き額の合計額を請求金額として分かりやすく記載します。源泉徴収がある場合は、源泉徴収額も計算に含めます。

(8)支払期限

支払期限は契約書を交わす際に取り決めた日付を記載しましょう。記載しない場合は請求先の社内規定に沿って支払い日が決まります。

(9)振込先

振込先の口座情報を記載します。銀行コードや支店コードも合わせて記載すると親切です。また、振込手数料をどちらが負担するかも明らかにしておくといいでしょう。

【送付状の書き方】必要な項目を解説

請求書を郵送する際は、送付状も添付する必要があります。取引先に送付物の内容を知らせる重要な書類なので、丁寧に作成しましょう。

ここでは送付状に記載する項目について解説します。

(1)宛先(左上)

宛先は送付状の左上に記載しましょう。通常は会社名・部署名・役職・担当者名に様を付けて記載します。担当者が分からない場合は会社名・部署名・ご担当者様もしくは、会社名・部署名に御中でも構いません。

会社名など記載する情報は省略せず正式名称で記載しましょう。また、御中と様を併用すると二重敬語になってしまうため注意が必要です。

(2)送付日(右上)

送付日は請求書の作成日もしくは発送日を記載します。請求書の日付と異なっていても構いません。右上に記載するのが一般的です。

(3)差出人情報(送付日の下)

送付日の下に会社名・部署名・担当者名・連絡先を記載します。合わせて住所・電話番号・FAX・メールアドレスも記載し、何かあったときに取引先が問合せしやすいようにします。差出人情報は送付先の社名より下に記載するのがマナーです。

(4)タイトル

何の書類か伝えるためにタイトルを記載しましょう。「請求書送付のご案内」や「書類送付のご案内」などとするのが一般的です。

(5)挨拶文

挨拶文は前文・主文・末文の三部構成です。まず、前文は挨拶に当たる部分で、日頃の感謝を伝えます。次に、主文で請求書を送付していることを伝えます。最後に、末文で結びの挨拶をします。

(6)記書き

記書きとは書き出しの行の中央に「記」と記載し、その下に詳細を箇条書きで載せる書き方のことです。送付書類の内容と枚数を簡潔に記載し、右下に「以上」と記載しましょう。

請求書や送付状の折り方

ここでは請求書や送付状の折り方について解説します。

(1)【請求書】開いたときに「請求書」の文字が見えるように折る

請求書は三つ折りにして封筒に入れます。一般的に請求書は横書きで作成するため、開いたときに「請求書」の文字がくるようにまず下から折り、そのあとに上から折りましょう。

(2)【送付状】開いたときに「拝啓」の文字が見えるように折る

送付状は請求書の上に重ねて三つ折りします。請求書と同様、まず下から折り上げ、そのあとに上から折りましょう。開いたときに「拝啓」の文字が見えるように折るのが正しい作法です。

封筒にまつわるマナー

ここでは封筒選びの際に気をつけるべきマナーについて解説します。

(1)封筒の大きさ

請求書はA4用紙で作成するのが一般的です。郵送用の封筒はA4用紙が三つ折りで入る長形3号、もしくは、折らずにそのまま入れられる角形2号を使用します。また、窓付タイプを使用し、窓から宛先が確認できるように請求書を封入すれば宛名書きを省略できます。

(2)封筒の色

特に規定はありませんが、第三者に内容をみられないように中身が透けにくい色にしましょう。請求書が入っていると分かりやすくするため、白や薄い青色の封筒を使用するのが一般的です。

(3)封筒にかかる費用

通常、請求書郵送用の封筒は複数枚セットで販売されており、1枚あたり10円〜50円程度が相場です。また、窓付タイプは通常の封筒よりも少々割高です。

請求書の郵送方法

ここでは請求書の郵送方法について解説します。

(1)書留ではなく基本的に普通郵便を用いる

請求書を郵送する場合は普通郵便を使用しましょう。請求書は信書に該当するため、普通郵便以外の方法で送付したい場合は法律に抵触しないか確認する必要があります。また、書留など受領サインが必要な郵送方法だと不在時にポスト投函がされないため、普通郵便よりも手間がかかります。

(2)追跡をしたい場合はレターパックを使う

レターパックは信書の郵送方法として認められており、追跡サービスも付いています。したがって、到着の目処が立ちやすく、相手が不在の場合はポスト投函されるのでスムーズに請求作業を進められます。

レターパックならば重さに関係なく全国一律料金で発送できるため(重量制限は4㎏以内)、商品を同封する際にも便利です。

請求書を郵送する際の注意点・ポイント

請求書の郵送にはいくつか気をつけるべきマナーがあります。書類が完成したからといって油断せず、取引先に失礼のないように最後まで丁寧に郵送作業を進めましょう。

ここでは請求書を郵送する際に気をつけるべきポイントについて解説します。

(1)封筒には「請求書在中」と入れる

何の書類であるかひと目で分かるように、封筒の表面に「請求書在中」と記載しましょう。一般的にはスタンプで押印しますが、手書きで記載しても構いません。また、あらかじめ「請求書在中」と印字された封筒もあります。

(3)送付状は1枚の紙にまとめる

送付状はA4サイズ1枚の紙にまとめましょう。簡潔にまとめたほうが内容が伝わりやすく、書類もかさばらないため親切です。

(4)送付状が1枚目に来るようにする

送付状は取引先に送付物の内容を伝えるための書類なので、最初に読まれないと意味がありません。したがって、送付状は請求書の上に重ね、1枚目にくるようにしましょう。

(5)修正テープや修正ペンは使用しない

宛名を間違えて記入してしまった場合は修正テープや修正ペンを使わず、新しい封筒に書き直しましょう。特に取引先の情報を間違えてしまった場合、修正テープや修正ペンの使用は失礼にあたります。

請求書の郵送をする時はマナーを意識しよう

今回は請求書・送付状の書き方や、請求書を郵送する場合のポイントについて解説しました。請求書は取引をするうえで欠かせません。取引先との信頼関係を壊さないように、郵送の際は失礼のないようにマナーを守ることが大切です。

請求書まわりの作業をスムーズに進めるために、請求書を郵送する際は細かいミスがないかチェックしましょう。今回解説した請求書・送付状の作成方法や郵送方法を参考にしてみてください。