ナレッジ共有にエクセル・ワードの利用はNG？専用ツールを使うメリットは？

ナレッジマネジメントとは？

ナレッジマネジメントとは、社員が持つ知識・ノウハウを組織全体で共有することで、業務の生産性や効率を高める手法です。一人ひとりが有している知識やノウハウを社内で共有し、組織の成長へとつなげます。

新たな技術革新の促進や事業開拓をはかれるので、企業にとって必要な管理手法です。

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ナレッジを共有する目的

社員が持つナレッジを社内で共有することには、人材育成や新規ナレッジの獲得など、さまざまな目的があります。ここでは、ナレッジを共有する目的について解説していきます。

• 人材育成や業務の効率化
• 新規ナレッジの獲得

人材育成や業務の効率化

業務の遂行能力を培う土台であるナレッジを共有することで、自社に適切な人材育成が行えるようになります。経験が必要な業務ではとくに効果的で、ベテラン社員の高度なスキルをもとにマニュアルなどを作成すれば、企業にとって有益な人材育成の教科書になるでしょう。

また、ナレッジ共有を仕組み化することで、情報の見える化も実現します。これによって、誰もが有益な情報を活用できるようになり、生産性向上や業務効率化にもつなげられるでしょう。

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新規ナレッジの獲得

ナレッジの共有は、新規ナレッジの獲得も目的としています。

ナレッジマネジメントの基礎理論に「SECIモデル」という考え方があります。SECIモデルとは共同化、表出化、結合化、内面化という4つのプロセスを循環させるフレームワークのことです。

• 共同化…体験・経験などにより、暗黙知(言語化されていない主観的な知識やノウハウ)を他者に伝える。
• 表出化…言葉・図解などに表し、暗黙知を形式知(言語化された客観的な知識やデータ)に変化させる。
• 結合化…表出された知識と他の知識を組み合わせて、新たな知識を創出する。
• 内面化…新たに創出した形式知を個人が習得し、暗黙知へと変化させる。

これらのプロセスを繰り返すことにより、企業の知的財産を蓄積し、新たなナレッジを獲得できます。

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ナレッジの共有にエクセルやワードは利用できる

多くの企業が、ナレッジの共有にエクセルやワードを利用しています。ここでは、エクセルやワードを利用してナレッジを共有する方法を解説します。

ナレッジ共有にエクセルやワードを活用する方法

ナレッジ共有にエクセルやワードを活用する方法について、それぞれ解説します。

ナレッジ共有にエクセルを活用する方法

エクセルは高機能な表計算ソフトで、パソコンに標準搭載されていることもあり、ナレッジ共有にあたって利用ハードルが低い人も多いでしょう。

関数を使った数値計算・マクロ機能を活用すれば、ナレッジの入力・集計を効率的に行えるため、顧客情報管理やデータベース作成に役立ちます。

ナレッジ共有にワードを活用する方法

文章作成ソフトであるワードは、文章を作成する上で便利な機能が備わっています。例えば、文章で機器についてのマニュアルなどのナレッジを蓄積するときに活用可能です。また、正確な文章の作成に役立つ誤字脱字チェック機能もナレッジ共有に活用できます。

エクセルワードで共有したナレッジの管理方法

エクセルやワードは、誰でも閲覧できるツールのため、ナレッジを共有する場合、セキュリティ面に注意して管理する必要があります。ファイルやフォルダにパスワードを設定しておくなど、情報流出を防ぐ手立てを講じましょう。

また、ナレッジ共有では、閲覧しやすい仕組みづくりも大切です。業務ごとに管理フォルダを整理する、検索しやすいようにファイルやフォルダの命名規則を設定するなど、欲しい情報がすぐに見つかる仕組みを作るほか、常に最新情報が閲覧できる管理体制を整えておくようにしましょう。

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エクセルやワードを利用するメリット

ナレッジ共有は、社員が日頃使い慣れているエクセルやワードでも行うことができます。ここでは、エクセルやワードを利用してナレッジの共有を行うメリットについて解説します。

• 導入に手間がかからない
• ナレッジ共有に役立つ機能が多い
• 社員のスキルに応じて作成できる
• 導入コストが安い

導入に手間がかからない

導入に手間がかからないことも、ナレッジ共有にエクセルやワードを利用するメリットです。

その理由は、エクセルやワードは多くの企業で導入されており、社員が使い慣れているツールのため、操作方法を一から覚える必要がないためです。使用方法の説明も最小限で済むので、導入時の手間を軽減できるでしょう。

また、親しみがあり既存業務で利用する機会も多いため、ナレッジ共有に活用する心理的なハードルが低く、導入しやすいのもメリットです。

ナレッジ共有に役立つ機能が多い

エクセルやワードには、ナレッジ共有で必要となる機能が多く搭載されていることも、メリットのひとつです。

とくにエクセルは、表計算機能に長けており関数の自由度も高いため、ナレッジの入力も効率的に行えるでしょう。マクロ機能は、データの集計などを行う際に活用できます。

社員のスキルに応じて作成できる

社員のスキルに応じてデータベースなどが作成できることもエクセルやワードならではの利点といえます。

エクセルやワードの高度なスキルがない社員でも、入力や文書作成などの作業であれば問題なく作業可能です。また、社内にMOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)有資格者などがいる場合、エクセルで高度なシートを作成して、データベースを共有できます。また、高度なカスタマイズが必要に応じてできるので、社員のスキルや業務範囲によっても柔軟に対応できるのもメリットです。

導入コストが安い

一部のMacを除いてワードやエクセルはもともとパソコンにインストールされており、導入にあたってのコストがほとんどかからないのもメリットです。

ナレッジ共有のためのツールを導入するときのように、予算調整やツールの比較などが必要ないので、ナレッジ共有をスムーズにスタートできるでしょう。

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エクセルやワードの利用によるデメリット

ナレッジ共有にエクセルやワードを利用することには、デメリットもあります。ここでは、デメリットについて解説していきます。

• ファイルを消失してしまう危険性がある
• 複数人での管理が難しい
• 権限の設定ができない
• メンテナンスしにくい
• セキュリティ対策が必要になる

ファイルを消失してしまう危険性がある

エクセルやワードは誰にでも操作しやすいがゆえに、ファイル消失の危険性があります。誰かが誤ってファイルを削除したり、データを改変したりしてしまう恐れがあるのです。

また、データの量が膨大になるとツールに不具合が生じ、データ自体が破損するケースもあり得ます。

複数人での管理が難しい

エクセルやワードでナレッジを共有する場合、複数人で操作できないこともデメリットのひとつです。複数人が個別に編集を行うと、データベースのバージョンが複数に分かれて存在し、一元管理が難しくなってしまいます。

複数人で管理する場合には、ファイルの保管場所などを定めておくことが必要です。

権限の設定ができない

エクセルやワードの権限設定は、情報をすべて閲覧できるか、まったくできないかの2択です。誰がどこまで情報を閲覧できるのか、閲覧範囲を区分できないため、一部の社員のみで共有したい情報がある場合などには向いていないといえます。

シートの管理が複雑になる

エクセルやワードは操作が簡単で、誰にでも利用しやすいツールです。しかし、ナレッジ共有のためにマクロ機能や複雑な関数を用いて作り込みすぎると、シートの操作や管理が複雑になってしまいます。

エクセルやワードでナレッジを共有する場合には、複雑化しないよう注意して運用しましょう。

セキュリティ対策が必要になる

エクセルやワードは、セキュリティ面で不安があることもデメリットといえます。

ファイルのコピーが簡単にできるため、外部に情報漏洩する可能性があります。個人情報や機密情報を管理する場合にはとくに注意しましょう。

さらに、シート内での入力設定などを設定できないことから、情報を改ざんされるリスクもはらんでいます。エクセルやワードをナレッジ共有に利用する場合は、セキュリティ対策が必須となることを覚えておきましょう。

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ナレッジマネジメントツールの活用もおすすめ

ナレッジマネジメントには専用のツールがあり、ナレッジの共有に特化したさまざまな機能が搭載されています。ここでは、ナレッジマネジメントツールについて解説していきます。

ナレッジの共有を目的としたツール

ナレッジマネジメントツールは、ナレッジの共有を目的としたツールなので、ナレッジマネジメントをサポートするさまざまな機能が搭載されています。専用のツールを導入することで、ナレッジマネジメントを効率的に行えるでしょう。

ナレッジマネジメントツールの種類は幅広く、それぞれ得意分野も異なります。自社の状況や用途、特徴に応じて選定しましょう。

ナレッジマネジメントツールの種類

ナレッジマネジメントツールにはそれぞれ得意分野があるため、自社の課題や問題点に適したツールを選ぶことが大事です。ここでは、ナレッジマネジメントツールを大きく4種類に分けて解説していきます。

• ファイル管理型ツール
• ヘルプデスク型ツール
• グループウェア型ツール

ファイル管理ツール

ファイル管理型ツールは、文書を電子化して一元管理するためのツールのことです。文書の作成から管理、保管、廃棄までの一連の流れを行うことができます。プロジェクトなど、特定のメンバーで情報を活用したい場合に適しています。

ファイル管理型ツールを導入することで、とくにドキュメントの取り扱いが多いバックオフィス部門の効率化が期待できるでしょう。

ヘルプデスク型ツール

専門知識型ともいわれる、一般的なナレッジマネジメントツールです。社内FAQをデータベースにまとめることで、問い合わせ対応などの負担軽減をサポートします。

ヘルプデスク型ツールは、マニュアルとは違って一問一答形式で情報を引き出せることが特徴です。必要なときに知りたい情報を参照できます。

グループウェア型ツール

社員間の情報共有や、コミュニケーションを目的としているのがグループウェア型ツールです。掲示板やメッセージ機能、予定やファイルの共有機能など、ドキュメント管理型よりも豊富な管理機能を備えています。

社員全員が業務のフロー・目的を共有しやすいグループウェア型ツールを使えば、業務効率化に役立てられるでしょう。

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ナレッジマネジメントツールを利用するメリット

ナレッジマネジメントツールは、ナレッジマネジメントに便利な機能を搭載したツールです。ここでは、ナレッジマネジメントツールを利用するメリットについて解説していきます。

• 情報の共有がしやすい
• 複数人で管理できる
• 他のツールと連携できる
• 低コストで導入できる

情報の共有がしやすい

ナレッジマネジメントツールを利用すると、情報を共有しやすくなるというメリットがあります。

ワードやエクセルでは都度最新版のファイルを渡さなければなりませんが、エンタープライズサーチなどの検索機能が充実したナレッジ共有ツールは、社内に蓄積された膨大な情報の検索性をより高めることが可能です。そのため、情報や資料を探し出す時間が削減でき、社員の業務効率化にもつながります。

複数人で管理できる

ナレッジマネジメントツールは、エクセルやワードとは違って複数人でデータベース管理や同時編集ができる点もメリットです。

また、情報共有の範囲を拡大することで、部署や支店をまたいだ活動にも役立てられます。部門間連携を強化することにもつながるでしょう。

他のツールと連携できる

社内の他のツールと連携できることも、ナレッジマネジメントツールを利用するメリットです。例えば、メールやチャットツールなどと連携することで、ドキュメントを見ながらリアルタイムコミュニケーションができます。このように、社内ですでに使われているツールと連携できるナレッジマネジメントツールを利用すれば、ツールの導入や導入後の活用がスムーズになるのです。

他のツールとの連携だけでなく、機能拡張ができるかどうかも導入前に確認しておきましょう。

用途に合わせて最適なツール選択が可能

ナレッジマネジメントツールは、用途に合わせて最適なものを選べることもメリットです。具体的には、マニュアル作成業務に課題を感じている場合、誰でも簡単に作成できる高機能エディタや、フォーマットを統一できるテンプレート機能などがあるツールを選択すれば、業務の効率化・有効性を高められるでしょう。

また、無料で利用できる社内Wikiなどもあるため、用途によっては低コストで十分な運用も実現できます。

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ナレッジマネジメントツールの利用によるデメリット

ナレッジマネジメントをサポートしてくれるナレッジマネジメントツールですが、利用によるデメリットもあります。ここでは、デメリットについてご紹介します。

• 導入に手間や時間がかかる
• 社員によって対応が異なる
• ツールを推進する人材が必要になる

導入に手間や時間がかかる

ナレッジマネジメントツールの導入には、手間や時間がかかることがデメリットといえます。ナレッジマネジメントツールにはさまざまな種類があり、事前に自社の問題点や課題を洗い出すことや、ツールの比較検討には、手間と時間が必要になります。

さらに、社内での意識共有など、導入後の環境も整えておくことが必要です。効果的な導入を目指すためには時間がかかってしまうことを考慮しておきましょう。

社員によって利用状況に差が出る

ナレッジマネジメントツールは、社員によって利用状況に差が出ることもデメリットです。ナレッジ共有には、社員の積極的な参画が必要ですが、最もナレッジを蓄積しているベテラン社員やトップセールスマンなどは多忙で業務を優先しがちになることが多いでしょう。また、営業など成果主義の部署では、自身の武器でもあるスキルや知識を共有したくないという人もいるかもしれません。

ナレッジマネジメントの捉え方によって、社員のツール利用状況に大きく差が生じてしまいます。まずは、利用推進のために導入への理解やツールの使い方を浸透させることも必要です。

ツールの利用を推進する人材が必要になる

ナレッジマネジメントツール導入への意識や理解を社内に浸透させるためには、ツールの利用を推進するキーマンとなる人材が必要です。

プロジェクト推進の先頭に立ち、ツールの使い方をはじめ、ナレッジマネジメントの必要性を説明したり、導入後にフォローなどを行ったりする人材をアサインしておきましょう。

▷ナレッジマネジメントツール導入による8つのメリットと効果について

ナレッジマネジメントツールの選び方

自社の状況とミスマッチなツールを選定してしまうと、期待した効果が得られないという事態にもなりかねません。ここでは、ナレッジマネジメントツールの選び方について解説します。

• 操作方法から選ぶ
• セキュリティレベルから選ぶ
• 設定料金から選ぶ
• 対応デバイスから選ぶ

操作方法から選ぶ

ナレッジマネジメントツールは、社員が使いやすい操作方法のものを選ぶことがポイントです。

ナレッジマネジメントを行うメリットを最大限に享受するためには、社員がナレッジを蓄積する必要があります。誰にでも使いやすいツールを選ぶことは、最優先事項ともいえるでしょう。例えば、直感的に操作できるシンプルなインターフェースになっているものや、チュートリアルが充実しているツールなどがおすすめです。

セキュリティレベルから選ぶ

ツールに蓄積するナレッジはその会社の財産ともいえる大切な情報なので、企業の財産をしっかり守るためにもセキュリティが万全なツールを選ぶことが重要です。

二段階認証によるログインやIPアドレスによるアクセス制限など、ツールによってセキュリティ対策もさまざまなので、検討しているツールのセキュリティが高いか確認しておきましょう。

設定料金から選ぶ

ナレッジマネジメントツールは、ユーザー数や追加機能によって利用料金が変動するものが多いため、まずは自社の予算や規模、状況を確認し、最適なツールを選定しましょう。

ツールの導入後も、社員の利用状況をかんがみ、課金体系や付加的なサービスが必要かどうかなど、費用対効果を意識しながら検討を重ねることも大事です。

対応デバイスから選ぶ

コロナ禍を経てテレワークなどの働き方を導入している企業においては、スマホやタブレットなどの端末からアクセスできるツールを選ぶことで高い利便性が確保できます。

現在テレワークを導入しているかどうかにかかわらず、長期的に使うことを考慮して、マルチデバイス対応のツールを選ぶことをおすすめします。

▷ナレッジマネジメントツールの選び方は？自社の目的や課題に適した考え方

おすすめのナレッジマネジメントツール3選

ここでは、おすすめのナレッジマネジメントツールを3つ紹介します。

1. NotePM
2. Knowledge Explorer
3. Qast

1.NotePM

社内の文書やノウハウなどの情報を一元管理できるナレッジマネジメントツール。情報の蓄積・検索がしやすいので誰にでも使いやすく、セキュリティ対策がしっかりしている点も特徴です。

エクセルやワード、パワーポイント、PDFなどのファイルの中身も全文検索できる強力な検索機能を備えているため、必要な情報を見つけやすいでしょう。

2.Knowledge Explorer

社内文書を作成していると、企業で管理している文書のなかから参考文書をプッシュ通知で知らせてくれるなど、検索機能に長けたツールです。AIの自動解析によって、参考にすべき資料も瞬時に探し出せます。

3.Qast

社内Q&Aとメモでナレッジを蓄積できるナレッジマネジメントツール。チャットツールから投稿ができるなど、操作がシンプルで使いやすい点も特徴的です。

ツールの提供以外にも、操作説明や使い方、つまずきやすいポイントを解消するための支援体制も整っています。

ナレッジマネジメント専用ツール導入事例

ナレッジ共有を最適化することで得られる効果を他社の成功事例から紹介していきます。

株式会社再春館製薬所の事例

再春館製薬所では、時代の変化とともに増加した情報量により、目的の資料を探し出せなかったり、探すのに時間がかかってしまったりする課題を抱えていました。しかし、エンタープライズサーチを導入したことにより、情報が整理され、必要な情報を素早く引き出せるようになりました。

また、顧客からの疑問解消にかかる時間が短縮でき、顧客満足度の向上にもつながっています。

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社の事例

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社では、営業からの問い合わせ対応のため、社内にヘルプデスクを設置しました。そこに集約される質問や回答をカテゴリーに分類して、データベースに蓄積しています。これらの情報はナレッジとして共有・閲覧されることで、業務の効率化につながっています。

企業の規模や社員に合わせたツールの活用が重要

エクセルやワードは、知名度が高く、社員のスキルに応じてデータベースなどを作成できるなどのメリットがありますが、ナレッジの共有に特化した専用のツールを利用するのもおすすめです。

ツールを利用すれば、複数人での管理や他ツールと連携ができ、エクセルやワードと比べてスムーズな共有が可能になります。自社の状況をしっかり把握して、最適なツールの導入を検討してください。