マニュアル作成の改訂履歴が重要な理由は？改訂の流れや記載方法も解説

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マニュアル作成の改訂とは？

既存のマニュアルに修正・内容追加を施す改訂作業──必要性を感じながらも、後回しにしてしまいがちなマニュアルのメンテナンスですが、マニュアルの整備は職場に、ひいては企業全体にも、様々なメリットをもたらす大切な業務です。

まずはマニュアルを活用することの有効性や、「改訂」と「改定」の違いを解説していきます。

業務の効率化に有効

マニュアルの活用は、業務の効率化に大きく貢献します。

マニュアルには、業務手順に加え、作業における注意事項や判断基準、また関連するシステムや組織の構成など多岐にわたる情報が記載されています。

新人研修や新しい業務の追加などの場面においては、整備されたマニュアルをもとに業務を進めることで、ミスなく品質を保ったまま、効率よく業務の習得・遂行が可能となります。

また通常業務においても、適切なマニュアルがあれば様々な仕事をスムーズに進めることができるでしょう。いずれの場面においても、業務の効率化にマニュアルが有効活用されるためには、以下3つの条件が整っていることが求められます。

• いつでもどこからでも素早くアクセスできること
• 誰がみても理解できること
• 常に最新の状態であること

困った時、迷った時にすぐに手に取れ、確認・解決ができる状態になければ、せっかく作成しても活用されないままに、その意味をなさなくなってしまうのです。

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マニュアル改訂と改定の違い

「改訂」と「改定」のうち、マニュアルのメンテナンスにおいて適切な表現はどちらになるのでしょうか。

答えは、「改訂」です。改訂とは、「書物などの内容を改め正すこと」であり、表現の訂正・変更から新たな記述や補足説明の追加などの作業が対象となります。

一方で改定とは、「法律・制度などにおいて以前のものを改め新しく定めること」を意味しており、「賃金改定」「運賃改定」などが代表的です。

同様に迷いやすい表現としてあげられるのが「改正」ですが、こちらは「間違いや不十分な点を改め正すこと」を意味し、主に規則や法令などについて使用される表現です。

マニュアルのメンテナンスの多くは、既存内容のブラッシュアップや情報のアップデートとなるため、「改訂」を用いるのが適切であると言えます。ただし、マニュアルで定めた社内規則や制度を新たに定め直す場合などは、「改定」を用いた方が適していると言えるでしょう。

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マニュアル作成の改訂履歴が重要な3つの理由

いつ、どの部分を、どのように修正したのか、または新たに付け加えたのかを記録として残しておくことは、マニュアル整備において非常に重要な役割を担っています。

改訂履歴を残さないまま改訂を重ねてしまうことによって、どのようなリスクが考えられるのでしょうか。

1.情報が古くなってしまう

社会情勢や市場の変化のスピードがますます速まる中、企業活動においても、スピーディーで柔軟な経営戦略や意思決定が求められています。

そのような背景から、社内組織や業務内容、業務に使用する機器やシステムも頻繁に変化しています。このようなスピーディーに移り変わる社内環境下においては、情報のメンテナンスの重要性も自ずと高まってきます。

仕事を進める上で必要な情報が古いまま放置されている状態は、業務品質に大きく関わってくるためです。そのため、最新情報か否かの判断がつかないマニュアルは無用の長物となり、現場で活用されることなく、存在を忘れ去られてしまいます。

そして、社内情報のアップデートが停滞してしまうことで、新しく導入されたシステムや新しい業務の正しい使い方・手順が不明なまま進んでしまい、業務効率・品質双方の低下を招きます。

改訂履歴を残すことで、社内情報の鮮度が確認できるため、情報の鮮度・品質ともに常に高く保つ仕組みが構築され、業務効率・品質の低下を防止する効果が生まれるのです。

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2.ミスを引き起こす危険性がある

マニュアルの情報が古いがために実際の業務において活用されないことのリスクに加え、古い状態のままのマニュアルが活用されてしまうことで生まれるリスクもあります。

新入社員や新しく配属されてきた社員が、古い情報のマニュアルのままであることを知らずに、記載されている内容にそって業務にあたったとしたらどうなるでしょうか。

現行のルールや手順と異なるやり方で作業を進めてしまうことで、顧客や関係者に迷惑をかけてしまうことは容易に想像できます。加えて、そのようなミスの後始末と作業のやり直しという新たな手間が発生してしまうため、通常業務が中断されてしまいます。

場合によっては、損害賠償や契約破棄などの大きな損失を招く可能性もあります。このような不確かな情報のマニュアルによって引き起こされる損失は、企業に対してだけではなく、社員に対しても考えられます。

機械やシステムの操作や危険を伴う作業の手順を誤れば、人命に被害をもたらすこともあります。マニュアルに記載されている情報の信憑性が不確かな状態は、このような様々なミスを引き起こす可能性を有しています。

改訂履歴を明記することで、記載されている情報の信ぴょう性を判断できるため、このようなミスが引き起こされるのを未然に防ぐことができるのです。

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3.業務効率が低下するリスクがある

マニュアルのもつ大きな役割のひとつに、業務を可視化することがあります。煩雑に見える業務の手順や内容を整理して記載することで、作業工程が細分化され、これまで見えなかった課題が顕在化するようになります。

また、効率が悪い業務や新人のミスが多い業務などに対しても、業務が可視化されていることで原因追求や改善策の検証も行いやすくなります。改訂履歴が管理されていないマニュアルでは、実際の現場とマニュアルの内容が異なる場合も多いため、業務を細分化して問題点を分析することができません。

加えて、業務改善においても、改訂履歴の管理ができていない場合には大きな支障をきたします。理由は同様で、現状との乖離によって正確に問題点や改善が必要な箇所を読み取ることができないためです。

改訂履歴を正しく管理することで、様々な改善活動の検証材料としての機能を発揮することになるのです。

マニュアルの改訂をスムーズに進めていく上で重要となるのが、使い勝手が良いかという点で、使い勝手に問題があると改訂するだけでかなりの時間を要してしまいます。そんなリスクを避けるためにも、シンプルな操作性で使い勝手が良いCOCOMITEの活用をおすすめします。

COCOMITEは基本的なレイアウトに沿って入力していくだけで簡単にマニュアルを作れるので、初めてツールを活用する人でも安心して利用できます。気になる方は下記より資料請求をしてみてくださいね。

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マニュアルを改訂するタイミング

次に、実際に改訂作業を行うのに適切なタイミングを紹介します。ここでは、以下の3つのケースを解説していきます。

• 定期的に行う
• 業務内容に変更が生じた時
• 改訂部分が一定量を越えた時

定期的に行う

定期改訂のメリットは、マニュアル全体の鮮度を高く保つことができるという点にあります。まず改訂スケジュールをあらかじめ決めておくことで、そのタイミングで必ずマニュアルの見直しが実施されます。

定期的な見直しにより、表現方法やグラフのデータ、補足説明の有無など、修正が必要な箇所を改めて見つけることができ、全体的なアップデートが可能になります。

加えて、定期的なマニュアル改訂をルーティーン化することで、社員のマニュアルに対する意識が高まり、能動的に改訂作業に取り組むようになるというメリットも生まれます。

マニュアルの改訂は、できれば四半期〜半年に1度実施することが望ましく、少なくとも年に1度は実施するようにしましょう。

ちなみに、最も大きな定期改訂のタイミングと言えば、新年度です。新年度は、組織改編や業務の追加・修正などの大幅な変更が行われやすく、その分改訂作業も大掛かりなものになります。

通常の改訂においても1ヶ月程度の作業期間が想定されるため、新年度においては、あらかじめ長丁場を想定したスケジュールを組んでおいた方がよいでしょう。

改訂作業にはそれなりの時間と人員が必要であるため、通常業務に支障が出ない範囲で余裕のあるスケジュールを組むことが、作業負担を抑える上で重要なポイントです。

業務内容に変更が生じた時

業務手順の変更や新システムが導入されたタイミングなど、変更の必要性が生じたタイミングで改訂を行う随時改訂は、定期改訂に比べて作業工数を抑えられるというメリットがあります。

必要なポイントに絞って改訂作業を進めればいいため、作業期間も短くスピーディーに現場の変化に対応できます。情報の更新が素早く行えるため、ひとりひとりに作業方法を教えたり、都度質問に答えたりする必要がないため、スムーズに導入・定着を進められることが、随時改訂の大きなメリットでしょう。

マニュアルを随時更新する場合には、新しいルールやシステムなどの導入時はもちろん、廃止時にも行うことを忘れないようにしましょう。

改訂部分が一定量を越えた時

大々的な変更がなくとも、日々のふとした時に改訂が必要な箇所に気づくことはあります。誤字脱字やわかりづらい表現に加え、顧客や社員からの声をもとにした改善提案などをストックしておいて、ある程度まとめて改訂するようにしましょう。

マニュアルの品質向上のためにも、こうした些細な修正の積み重ねは重要なので、デジタルツールなどを活用して抜け漏れなく作業にあたれるようにしておくことが大切です。

マニュアルの改訂作業で気をつけたいポイント

実際に改訂作業を進めていく上で、内容や表現の見直しは不可欠です。ここでは、改訂前後の見直しで注意すべきポイントを4つあげていきます。

誤字や脱字など文章に違和感はないか

読んだ人が正しく理解するために、適切な表現を用いることが重要です。誤字・脱字はもちろん、正しい日本語で表現されているかどうかも、大切なチェックポイントです。加えて、表現や表記が統一されているかも、注意して確認する必要があります。

例えば、「りんご・林檎」や「コンピューター・コンピュータ」など、同音・同義の言葉に対して異なる文字表記をする「表記ゆれ」は、表現に統一感を与える上でも注意したいポイントです。

使用者が理解しやすいか

先述の通り、マニュアルは現場で活用されなければ意味がありません。活用されるために必要なことは、見やすいレイアウトとわかりやすい内容です。文字でぎっしり埋められたマニュアルでは読む前から疲れてしまいますし、複雑すぎるフローチャートでは正しく手順を理解することができません。

前項の言葉遣いに加え、説明の内容から図式やチャートの配置まで、使用者が正しく理解できるかどうかという視点を念頭において、見直しを進めることが大切です。

▷【必見】わかりやすい操作マニュアルの作り方！ポイントや注意点を解説

説明が漏れている部分はないか

業務にあたる上での注意・禁止事項や法律に触れるような部分など、記載すべき事柄・説明が抜けている部分がある場合、重大なミスにつながる可能性が高くなります。

例えば、製造機器の取扱について取扱上の注意を明確に記載していなければ、大きな事故につながるかもしれません。このような危険を伴う事象や法律上義務づけられている記載事項など、抜け漏れによるリスクが大きい内容については、専門家の確認を仰いだ方がよいでしょう。

そして、社内においても、改訂時は必ず複数名で重要事項の抜け漏れがないかを確認し、改訂履歴としてきちんと記録・保管しておきましょう。

マニュアルをテンプレート化する

マニュアルを定期的に改訂するとなると時間がかかってしまい、業務時間を圧迫するリスクも十分に考えられます。スムーズに運用するためにもマニュアルのテンプレート化を視野に入れておきましょう。

テンプレ化されていればスムーズに改訂ができ、時間も最小限に抑えられます。下記の記事で活用しやすいテンプレートをまとめているので、チェックしてみてくださいね。

▷業務マニュアルが簡単に作成できる無料テンプレートサイト9選！

【3step】マニュアル改訂の流れ

マニュアルの改訂作業をスタートするにあたり、簡単な流れをみていきましょう。おおまかな手順は次の3stepです。

1. 改善点の意見を集める
2. 現場と認識のすり合わせを行う
3. 実際にマニュアルを改訂する

1.改善点の意見を集める

改訂作業に入る前にまず行わなければならないことは、現場へのヒアリングです。マニュアル作成の担当者による一方的な修正では、本当に現場が使いやすく・理解できる内容になっているかはわかりません。

現場でも人によって、業務内容や手順に対する認識の違いがあったり、判断基準の差異が生まれていたりすることもあります。そのような認識や理解の差異を埋めることも全体的な業務効率の向上につながるため、ひとりひとりの改善提案を聞いて反映することが、活用されるマニュアル作成の基本です。

ヒアリングは対面やオンライン、アンケートなど、現場の負担が少ない方法で行い、何度も尋ねることがないように、ヒアリング項目は事前にまとめておきましょう。

また、このタイミングのヒアリングだけでは全てを聞き取れないこともあるので、日頃から現場の声をメモに残しておくことも大切です。

2.現場と認識のすり合わせを行う

ヒアリングで吸い上げた意見を全てマニュアルに反映させていては、ポイントが煩雑になり、わかりづらいマニュアルとなってしまいます。そのため、取りまとめた意見をもとに作成した修正や追記の素案の確認は、現場担当者と認識や方向性のすり合わせを行いながら進めていきましょう。

また、現場とのすり合わせを行うことで、「文章による説明より写真入りの図で説明してほしい」など、現場での利便性を高めるアイデアを得られるというメリットも期待できます。

3.実際にマニュアルを改訂する

実際にマニュアルに記載されている内容に修正・追記を加えていく工程では、改訂履歴を残すことを忘れないようにしましょう。改訂履歴は、マニュアルを有効に運用する上で不可欠なポイントです。

改訂履歴を残すことで、先述のように「情報のアップデート」「ミスの軽減」「業務効率化」につながりますが、それ以外にも後々ムダな作業を発生させないためにも改訂履歴は必要になります。

改訂履歴がないと改訂理由も経緯もわからないため、変更箇所を元に戻してしまったり、さらにわかりづらい追記を重ねてしまったりする可能性が出てきてしまいます。

改訂履歴によって、その背景や経緯も残されることで、なぜそのような変更をするに至ったかを後々振り返ることができます。

改訂履歴を残すための記載方法

改訂履歴について、必要な記載事項は以下のとおりです。

• 版数(例:第3版)
• 発行日
• 改訂日
• 改訂箇所(該当する章・ページ)
• 改訂内容(改訂前との比較)

上記内容を表形式にまとめて、マニュアルの扉、または目次の後に記載しておくのが一般的です。

改訂箇所が多い・改訂内容が長文になってしまうなどの場合は、小冊子を別途作成する方法と、マニュアル本文内に「改訂注」を、巻末に改訂注をまとめた「改訂索引」を作成する方法があります。どちらの方がわかりやすいマニュアルとなるかは、現場の意見もふまえて決定するとよいでしょう。

マニュアル管理におすすめのツール4選

マニュアルの改訂履歴の管理は、ドキュメント管理ツールでも行えます。ここではおすすめのツールを3つご紹介します。

1.COCOMITE

COCOMITEはオンライン上でいつでも気軽にマニュアルの共有や更新がおこなえるオンラインマニュアル作成サービスです。基本的なレイアウトに沿って入力をするだけで簡単に作成できるのがポイントです。

作成したマニュアルはリンク機能で素早く共有ができます。導入・運用にかかるコストもリーズナブルでコスパが良いのもCOCOMITEならではの特徴と言えます。

2.Stock

Stockは、ITの専門知識が少なくても、簡単に使用できる操作性と設計が魅力の情報共有ツールです。

チャットだと重要な情報が流れてしまい、ファイル共有だと版管理などがわかりづらくて面倒だという人も簡単に情報のストックとタスク管理を行うことができます。

情報のストックや管理が簡単なことに加え、Stockのもつもうひとつの魅力として、厳格なセキュリティ体制があります。国際的なセキュリティ基準の下で運営されているため、社外秘文書であるマニュアルを安心して管理することができます。

3.Evernote

Evernoteは、ファイルではなく「ノート」という単位で保存されている点が大きな特徴のメモアプリです。ノートは、Webページから写真や音声、名刺画像まで、様々な形式の情報をひとつのノートにまとめて保存することができます。

必要な情報が一箇所にまとめられ、外出先でもオフィス内でもいつでもすぐに取り出せるため、形式の違う情報があちこちに散らばってしまう問題が解消できます。

4.Dropbox

Dropboxは、様々な形式のファイルをクラウドに保存するストレージサービスです。

階層別のフォルダごとの共有が可能なため、部署別や業務別にフォルダを分けて、必要なメンバーで共有できます。また階層ごとに管理者権限を変更できるため、意図しない改訂防止にも役立ちます。

編集も閲覧もすべてクラウド上で完結するため、作業のたびにファイルをローカルに落とす必要がなく、万が一端末を紛失してもデータの紛失や外部への漏洩を心配する必要がない点も、大きな安心材料と言えるでしょう。

業務効率化のためにマニュアルは最新の状態にしよう

高い鮮度と品質を保ったマニュアルを運用することで、組織の中のマニュアルへの信頼性が向上します。その結果、マニュアルの活用が進み、個人と組織全体の業務効率が向上していきます。

業務がスムーズに進むことで、マニュアルをより良いものにアップデートしようという機運が高まり、改訂にも能動的に取り組むようになり、鮮度と品質がさらに高まっていくという好循環が生まれます。

マニュアルを最新の状態に保つ上で重要な役割を担う改訂履歴の管理を、日々の業務に上手に取り入れることで、一歩ずつ業務効率化を実現させていきましょう。

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