中小企業こそ業務マニュアルが必要な理由とは?課題や作成メリットを解説

記事更新日:2022/11/28

マニュアル作成ツール

中小企業の業務マニュアルを活用する人

マニュアルを作成することで、業務効率化や教育コスト削減など、さまざまなメリットを得られることをご存じでしょうか。中小企業も例外ではありません。本記事では、中小企業こそ必要なマニュアルの作成について詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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中小企業こそマニュアルの作成が重要!

業務のマニュアル化というと、従業員数の多い職場で導入されているものというイメージをお持ちの方も多いでしょう。

実際に、マニュアルを導入すれば、多くの従業員を同じ方向性で業務に携わらせることができるため、業務の質の向上において一定の効果が得られます。

一方で、従業員数が限定される中小企業ではマニュアルの作成は必要ないと考えられることも少なくありません。しかし、中小企業こそマニュアルを作成することには大きな意義があるのです。

中小企業にマニュアルが必要な理由

業務においてマニュアルを導入することには、従業員の行動規範の明確化という点で大きな意義があります。この行動規範は従業員の人数にかかわらず明確化されている必要があり、従業員数の限られる中小企業においても同様です。

また、資金や人的リソースに限りがある中小企業だからこそ、適切なマニュアル作成によって業務を最適化・効率化することで生産性の向上、ひいては企業の売上向上へつなげることが可能です。

中小企業だからマニュアルは必要ないということはなく、中小企業ならではの業務形態などに見合ったマニュアルを作成し、導入する必要があるでしょう。

中小企業がマニュアルを作成する7つのメリット

中小企業においてマニュアルを作成し、導入すると主に7つのメリットを得ることができます。中には中小企業だからこそ得られるメリットもあります。十分に時間をかけてマニュアルの導入を検討してみることをおすすめします。

ここでは、中小企業においてマニュアルを作成することで得られる7つのメリットをご紹介します。

1.業務の標準化

複数の従業員が携わる業務ではムラが発生しやすく、いかに標準化するかという課題が表面化しがちです。

マニュアルは業務における行動規範と位置づけられるため、従業員がそれにしたがって業務を行うことを徹底すれば、従業員ごとのムラを解消することに繋がります。

このような「業務の標準化」は、中小企業がマニュアルを導入することで得られるメリットの1つです。

2.教育コストの削減

新たに従業員を雇用した場合、その従業員の教育に多くのコストを費やすことになります。もし雇用した従業員がすぐに離職することになれば、その負担がより大きくなってしまいます。

教育コストの削減は多くの企業の課題でしょうが、マニュアルを導入した場合、新たに雇用した従業員の教育コストを削減することができます。このことは、中小企業においても大きなメリットでしょう。

3.評価基準の統一

従業員に対しては定期的な評価を行い、給与などに反映することでモチベーションを向上させることも大切です。そのためには評価基準を統一し、個々の従業員が目指すべき目標を明確にしなければなりません。

マニュアルには評価基準の統一と従業員にとっての目標の明確化が可能になるという点でも利点があり、このこともまた中小企業がマニュアルを作成すべき理由の1つです。

4.業務クオリティの均一化

業務のクオリティに関しても、従業員ごとの能力の差などに基づくムラが発生しやすく、能力の差の解消は軽視できない課題です。

マニュアルには従業員ごとの能力のばらつきを是正し、業務全体のクオリティを均一化できるというメリットも期待できます。

クオリティの均一化は中小企業においてマニュアルを導入した場合にも得ることができ、顧客満足度の向上といった具体的な成果へ繋げることも可能です。

5.属人化リスクの解消

多様な業務を行っている企業では、特定の業務を特定の従業員しか行えない「属人化」の問題が発生していることも珍しくありません。属人化は従業員の離職や休養時のリスクをより大きくする原因となってしまうため、早急な解消が必要です。

属人化している業務のマニュアルを作成すれば、すべての従業員がその業務を担うことも可能となり、とりわけ従業員数の少ない中小企業においてはより大きなメリットを得られます。

6.業務内容の見直し

特定の業務に関して同じ人が長年にわたって1人で担当していると、そのやり方は自己流になってしまうことが少なくありません。

マニュアルに記載されるのは正しい業務内容であることから、自己流になってしまった業務内容を是正する際にも活用することが可能です。

この点は、従業員数が限られ、一部の人だけが特定の業務を長年にわたって担当するケースの多い中小企業において、特に意義があるでしょう。

7.緊急時の対応準備

企業活動において災害や重大なミスが発生した際などの緊急時には、迅速かつ正確な対応が求められます。そのためには日ごろから緊急時の対応準備を徹底して行っておかなければなりません。

マニュアルを作成することには、このような緊急時の対応準備という観点から見ても大きな意義があり、限られた人数で緊急時の対応をしなければならない中小企業にとって、その作成は不可欠です。

中小企業がマニュアルを作成する際に生じる課題

上述したように、中小企業においてマニュアルを作成し導入すると多種多様なメリットを得ることができます。一方、マニュアルを作成・導入するからこそ生じる課題もないわけではありません。

中小企業においてマニュアルを作成・導入する場合には以下の課題が生じる可能性があることも十分に理解し、その解決法について考えておくことも忘れないようにしましょう。

ここでは、中小企業がマニュアルを作成する際に生じる課題についてご紹介します。

従業員がマニュアル通りにしか動けなくなる

上述したように、マニュアルとは業務における従業員の行動規範と定義することが可能です。

厳密なマニュアルを作成すれば従業員はそれにしたがって動くことができますが、その反面、マニュアル通りにしか動けなくなるという課題も生じます。

とりわけマニュアルにも記載されていないイレギュラーな事態が発生した場合、普段からマニュアル通りに動いている従業員は適切な対処ができない可能性が否定できません。

マニュアルの作成や導入の際には、マニュアルに記載されていない事態が発生した場合のことを想定しておく必要があるでしょう。

従業員のモチベーションが下がってしまう

マニュアルにしたがうことを求められる従業員の行動は、機械的なものになりがちです。

行動規範に沿った機械的な働きだけを求められることは従業員のモチベーション低下を引き起こす原因にもなりかねません。場合によっては従業員の離職率の上昇などの問題が生じてしまうこともあります。

マニュアルを作成・導入する場合には、それにしたがって行動する従業員の心理にも目を向け、仕事に対するモチベーションを向上させる方法についてもよく考えなければなりません。

マニュアルの作成に時間がかかってしまう

マニュアルはさまざまな業務や状況を想定して作成することが重要です。そのため、作成にあたっては膨大な時間を費やす可能性もあるでしょう。作成に時間がかかるということは、それに伴って多くのコストも発生します。

また、多くの時間をかけてマニュアルを作成することで、ほかの業務が疎かになってしまいかねません。マニュアルを作成する際には、このような時間の問題についても考慮することが大切です。

中小企業がマニュアルを作成する際の8つのポイント

マニュアルは社内全体で共有されるものであることから、あらゆるケースを想定し、内容について検討しながら作成されなければなりません。

とりわけ中小企業がマニュアルを作成する際には、以下の8つのポイントを重視する必要があります。

1.活用する目的を明確にする

マニュアルを作成する際にはその活用目的を明確にすることが大切です。例えば、業務の円滑化を目的とする場合は、どの業務のどの部分に問題があり、マニュアルを導入することでそれらをどのように解消していくのかといったことまで考える必要があります。

また、活用目的を明確にすればマニュアルに何を記載すべきかがわかりやすくなるため、特にマニュアル作成の初期の段階から強く意識することが大切です。

2.事前に担当部署を決めておく

マニュアル作成時に生じやすい問題の1つが、作成を担当する部署や責任者の不在です。マニュアル作成は特定の従業員や部署が主導して行うことが望ましいでしょう。

マニュアルを作成する際には最初に担当部署や責任者を決めておき、作成に携わる人がその作業に専念できる環境を整えておくことが大切です。

3.業務の全体像が把握できるようにする

企業活動では、個々の業務が独立して行われているのではなく、各々の業務が密接な状態で互いに影響し合っているような状態にあります。

そのため、マニュアルの作成においては特定の業務だけを独立したものとして見るのではなく、それぞれのつながりや関係性も考慮しながら、全体像を把握することが大切です。

そこで、企業内で行われている活動全般を把握している人が、マニュアルの作成を主導するのがポイントとなります。

4.5W1Hを明確にする

マニュアルには、具体性があり、記載されている内容が実際の現場で実践できる状態を担っていることが求められます。具体性を伴った内容を検討する際には、「5W1H」を意識するのが効果的です。

「When・Where・Who・What・Why・How」を意味する5W1Hを意識してマニュアルを作成することで、読む人が自身の状況にあてはめ、その場でとるべき行動を知ることができます。

5.わかりやすさと読みやすさを意識する

従業員の能力のばらつきを完全に是正するのは困難かもしれませんが、マニュアルを活用し、従業員の能力差をできるだけ解消することは可能でしょう。そのため、マニュアルは誰が見てもわかりやすく読みやすいものでなければなりません。

わかりやすさと読みやすさを重視したマニュアルを作成するには、図やチャートなどを有効活用し、テキストを少なくするといった工夫をするのが効果的です。

6.暗黙知を形式知へと変えていく

業務を行う上での手段や方法には、言語化されていない「暗黙知」と、言語化されている「形式知」の2種類があります。このうち暗黙知には他の従業員との共有が難しいというデメリットがあり、マニュアルに記載するのも容易ではありません。

一方、言語化された形式知はマニュアルへの記載がしやすいというメリットがあります。そこで、マニュアルの作成においては、暗黙知を形式知へ変えていくことが大切です。

7.実際の業務で活用されることを意識する

マニュアルに記載されている内容は、実際に行われている業務で活用できるものでなければなりません。

例えば、当たり前の内容しか記載されていなかったり、実際の現場で行うのが不可能な内容が記載されていたりすると、マニュアル自体が軽視され、その存在意義もなくなってしまうことがあります。

マニュアルの作成時には現場の声や実際に行われている作業内容を考慮することも大切です。

8.担当者は常に注視しておき適度に更新する

マニュアルの内容は常に最新のものでなければなりません。そのためには担当者が企業内で行われている業務全般を注視し、業務内容などに変更があればすぐにマニュアルを更新することが大切です。

ただし、頻繁にマニュアルを更新することは混乱を招き、逆に商品やサービスの質を落としてしまうこともあります。そのため、マニュアルの更新は適度に行うことが重要です。

中小企業のマニュアル作成に役立つおすすめツール

マニュアル作成には多くの時間・コスト・労力を要します。特に中小企業においては、マニュアル作成業務が通常業務に影響を与えてしまうことにもなりかねません。

マニュアル作成に伴って発生する問題を解消するためには、便利なツールを有効活用するのがおすすめです。ここからは、マニュアル作成で活用できるおすすめツールをご紹介します。

マニュアル作成ツール

マニュアルを作成する際には、マニュアル作成に特化した専用ツールを活用するのが効果的です。

マニュアル作成ツールはマニュアルの効率的な作成を目的とした開発がされており、特にレイアウトの決定などの主要なものではない作業を簡潔に済ませられるという点は大きなメリットとして挙げられます。

マニュアル作成ツールは複数存在し、詳細な機能などを比較して使用環境などに合うものを利用するのがおすすめです。

社内wiki

マニュアル作成には、社内で情報を共有しながら作り上げていくという方法もあります。このような手法でマニュアルを作成する場合、社内wikiを利用するのがおすすめです。

社内wikiとは「Wikipedia」のように不特定多数の人が情報を提供して作り上げる百科事典のようなものです。

その公開範囲は社内に限定されており、セキュリティ面でのリスクも低く、特定の従業員しか知らない情報を共有できるといったメリットも得られます。

グループウェア

社内で情報共有をしながらマニュアルを作成していく場合、グループウェアを活用するのも効果的です。

グループウェアとは社内全体を対象として使用されるポータルサイトのようなもので、メッセージのやり取りやスケジュールの共有、従業員ごとのタスク管理などの多種多様な機能が搭載されています。

グループウェアを活用すれば従業員同士での情報共有も円滑に行えるため、マニュアル作成で活用することも可能です。

中小企業もマニュアルを活用して業務の質を高めていこう

従業員教育や業務効率の向上などの観点において、マニュアルの作成は不可欠と言えます。

しかし、マニュアルを作成することで生じる問題もあり、とりわけ中小企業においては、他の業務への影響などについてもよく考えながら、その作成を進めることが大切です。

専用のツールなどを活用しながらマニュアルを作成し、業務の質の向上に活かしてみてはいかがでしょうか。






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