マニュアル作成代行とは？費用内訳や内製化と比較したメリットを解説

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マニュアル作成代行とは？

現場で活用されるわかりやすいマニュアルを作成するにはノウハウや人材が必要になりますが、企業によってはそうしたリソースが不足しているケースもあるでしょう。

そのような場合に活用を検討したいのがマニュアル作成代行サービスです。ただし、どこに外注するかによって依頼できる内容は変わってきます。

ここでは主な外注先や外注内容について解説していきます。

主な外注先

マニュアルの作成代行に関する主な外注先は、大きく3つに分けられます。

1. マニュアル作成代行会社
2. クラウドソーシングサービス
3. フリーランス

マニュアル作成の代行会社は、マニュアル作りに特化したサービスを提供しており、作成にかかる全工程を一貫して依頼できることが大きな強みです。

また、業務のDX化や事業のグローバル化を背景にニーズが高まっている、マニュアルの電子化や動画作成、多言語化などのオプションサービスを設けている場合もあります。

クラウドソーシングサービスでは、様々な経歴やスキルを持つプロフェッショナルな個人と企業をつなげるプラットフォームを利用することで、仕事を依頼することができます。

プラットフォーム経由で作成を依頼するクラウドソーシングサービスに対して、フリーランスへの外注では、企業の担当者と個人とが直接やりとりを行います。

外注できる内容

マニュアル作成に関して、外注先に依頼できる工程は次の通りです。

• 新規作成
• 更新・リライト
• 電子化
• フォーマット変更
• 印刷・製本

注意点としては、代行会社とクラウドソーシング・フリーランスへの外注では、依頼できる内容が異なるということです。

クラウドソーシングやフリーランスは、基本的に個人に外注することになるため、代行可能な業務内容が限定的であったり、ボリュームによってはすべてを発注できないケースもあります。

そのため、依頼先によっては全工程ではなく、一部工程を抜粋して外注するというケースがあるという点は留意しておきましょう。そうした場合には、工程ごとに、複数の業者や個人に作成を依頼します。

マニュアル作成代行に必要な期間と費用

ここでは、マニュアル作成を外注する際にかかる期間や費用を、工程ごとに解説していきます。

企画構成

企画構成は、「どのようなマニュアルにするか」といった、マニュアルの骨組みや内容を決めていく工程で、主に打ち合わせに対して費用が発生します。

スタート時のキックオフから、企画の修正など、通常は複数回の打ち合わせを重ねます。打ち合わせごとに費用が発生するのか、すべてが費用に含まれているのかは外注先によって異なります。

例えば、1時間で5,000円、1回の打ち合わせで1〜5万円と、打ち合わせごとに費用が発生するケースと、スタートから完成までで30万円などと、まとめて設定するケースなどがあります。

企画や構成は、マニュアル作成において重要なフェーズとなります。発注側と制作者側の認識を共有・確認しながら進めていくためには、ある程度の打ち合わせは必要不可欠で、相応に費用がかかると認識しておくと良いでしょう。

▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！

原稿作成

原稿作成は、マニュアル内容の執筆・作成にあたる工程です。通常、費用は「ページ単価×ページ数」でカウントされ、A4用紙(1,000文字程度)を想定して、1ページあたりの相場は5,000〜15,000円が主流となっています。

ただし、一般的には、原稿の内容が専門的である場合にはページ単価に追加料金が発生します。また、調査や取材が必要な場合も、それにかかる交通費や宿泊費・カメラマン費用などが別途必要です。

図や写真等の制作

マニュアルには通常、テキストだけでなく図やイラスト、写真などが使われます。費用は、1点あたり2,000〜1万円程度が相場です。

ただし、複雑なグラフや図、イラストレーターによる作図・作画、フォトグラファーによる撮影などは相場よりも単価は上がります。

特に、プロのカメラマンによる撮影の場合には拘束時間が長くなるほど費用が高くなり、例えば半日で3〜6万円、終日だと8〜13万円と追加料金も高額になるケースもあります。

また、マニュアルに漫画を使う場合も、1ページあたりの相場が2万5,000〜4万円となるため、予算を鑑みながらオプションの追加を検討する必要があります。

▷マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説

印刷製本

作成したマニュアルを印刷して製本する工程では、以下の項目によって必要となる費用が異なります。

• ページ数
• 発行部数
• 製本方法(用紙の種類や綴じ方など)
• サイズ
• 印刷する色(カラー、モノクロなど)

また、代行会社が印刷製本まで内製しているのか、別業者に外注しているのかによっても、価格は大きく変わります。例えば、あるオンデマンド印刷業者で、A4サイズ、20ページのカラー印刷を500部印刷製本した場合、約6万円程度の費用がかかります。

従来のオフセット印刷に比べ、オンデマンド印刷は安価で仕上がりが早いため、印刷製本の工程のみ、別業者へ外注するという方法もあります。

作成されたデータを自分たちで印刷業者に送る手間は発生しますが、なるべく価格を抑えたい場合は一度見積もりを比較してみるとよいでしょう。

その他の制作

ここまで、マニュアル作成の主流である紙媒体での作成を前提に、各工程の費用をみてきました。一方で、近年の業務のDX化やコロナ禍におけるテレワーク推進の動きを反映するように、電子マニュアルへのニーズも高まりを見せています。

そのため、マニュアル代行業者も、PDFやHTMLによるマニュアルの電子化サービスを展開しています。電子化による費用は、1ページあたり、PDFなら数百円であるのに対し、HTMLでは5,000円程度が相場といわれています。

HTML化の場合は、ページ単価に加えて、基本設計やテンプレートの作成など付随する工程が発生するため、総額で30〜200万円以上と、内容によってはかなり高額となる可能性があります。

なお、マニュアルの作成期間については、ページ数や印刷製本の有無によって異なります。100ページ程度のマニュアルであれば、おおむね2〜3ヶ月程度が標準的な作成期間となっています。

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マニュアル作成代行と内製化の比較

マニュアルの作成には、代行サービスやフリーランスなどの外注業者を利用する方法と、内製化する方法があります。ここでは、それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

作成代行のメリットとデメリット

まずは、マニュアル作成を外部に依頼する場合のメリットとデメリットをみていきましょう。

メリット

• プロによる品質の向上

実績やノウハウがある外注先であれば、そのマニュアルがどの業界で、どのような目的・用途で、どのような人に利用されるのかなどの複合的視点から、適したレイアウトや内容で組み立てることができます。

• 多言語化

海外拠点の設立や製品・サービスの海外展開に伴う多言語化マニュアルの整備も、相応の知識と語学力をもった社外リソースを活用することで、国ごとの記載ルールなどにも的確に対応できます。

• マルチアウトプット化

同じ内容のマニュアルでも、製本・Web化・動画などによって使われる場面や用途が異なってきます。外部業者であれば、オンライン・オフライン双方の様々なコンテンツに適したフォーマットへの対応も容易に行えるでしょう。

• 社内の業務効率化

専門性の高い社外リソースに作成作業を外注することで、自社の社員は自分の業務に集中できるようになります。その結果、業務効率の向上が期待できます。

デメリット

• コスト増大

マニュアル作成の外注は工程ごとに費用が発生し、様々なオプション料金も設けられているため、完了までにかかるトータルコストが高額になる傾向にあります。

• 打ち合わせや確認工数の増加

外部の人間がマニュアルを作成するため、依頼主側の意向や意図を常に共有し確認・指示をしなくてはならないため、打ち合わせや確認作業が頻繁に発生します。

▷マニュアル作成の目的と必要性とは？無い場合の課題や活用方法を解説

内製化のメリットとデメリット

次に、マニュアルを内製化する場合のメリットとデメリットをみていきましょう。

メリット

• 低コスト

内製化には社内リソースを用いるため、コストはかなり抑えることができます。

• 打ち合わせや確認工数の削減

確認・修正作業や打ち合わせのセッティングも容易なので、認識の共有や意思疎通が外部の業者に比べてスムーズに行えます。

• ナレッジの蓄積

内製化すれば、マニュアル作成に関する知識やノウハウが蓄積されていきます。将来、別のマニュアルを作成する際に役立てることができるでしょう。

• その他

マニュアル化する業務を棚卸しする過程で、業務フローの見直しができたり、ノウハウの可視化と共有によって業務の標準化を進められるといったメリットも期待できます。

デメリット

• 通常業務の停滞・品質低下

複数の人員をマニュアル作成に割かねばならないため、通常の業務が滞ったり、一部の兼務担当者への負荷増大により、業務品質が低下したりする可能性があります。

• マニュアルの品質低下

マニュアル作成の知識やノウハウのない社員によって作成されることにより、内容がわかりづらい、伝わりづらいマニュアルとなってしまう可能性があります。

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おすすめのマニュアル作成代行サービス3選

ここからは、おすすめのマニュアル作成代行について3つのサービスを紹介していきます。

1.Teachme Biz｜株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング

DXを軸に企業の様々な課題やニーズに対しコンサルティングを行う、アッシュ・マネジメント・コンサルティングが提供する「Teachme Biz」は、写真や動画を使ったマニュアル作成に強みを持つサービスです。

動画マニュアルは、外出先や空いた時間に、スマートフォンやタブレットから簡単に見ることができるというメリットがあります。

そのため、アルバイトの多い飲食業や集合研修が難しいチェーンストアからの引き合いも多く、店舗オペレーションの効率化・標準化推進にもつながると期待されています。

2.TENDA マニュアル作成代行サービス｜株式会社テンダ

ITのビジネス活用を軸に、様々なプロダクト開発やコンサルティングサービスを展開するテンダが提供するマニュアル作成代行サービスは、業界トップクラスの低価格や短納期の実現を目指しています。

自動マニュアル作成ツール「Dojo」を提供し、動画やeラーニングなどのマルチコンテンツ化や多言語化にも対応し、着実に実績を重ねています。

3.マニュアル職人｜株式会社2.1

様々な経営課題をマニュアルという視点から解決することを目指す2.1が提供するマニュアル作成代行サービスは、作成だけで終わらない、多角的なサービスを展開している点が特徴です。

同社では「マニュアル職人」「マニュホ」「RIKYU」などの複数のマニュアル作成サービスを提供しており、顧客の課題に応じて自由に選べる点が特徴といえます。

おすすめのマニュアル作成ツール3選

ここからは、社内での編集・管理をサポートしてくれる、3つのマニュアル作成ツールを紹介していきます。

1.ココミテ｜コニカミノルタ株式会社

マニュアルの作成・配信・管理を行うオンラインプラットフォーム「ココミテ(COCOMITE)」は、組織で発生する教育工数を最小限まで削減し、教育と業務遂行両方の効率化をサポートするツールです。

基本的なレイアウトに沿って入力するだけで、簡単かつスピーディーにわかりやすいマニュアルの作成が可能です。また、部署や業務ごとにアクセスを制限したフォルダで管理することもできます。

スマートフォンやタブレット、PCなど、様々なデバイスからの閲覧にも対応したレスポンシブデザインなど、シンプルながらも利便性の高さが際立つ設計が特徴です。

2.tebiki｜Tebiki株式会社

クラウド型動画教育システム「tebiki」は、物流や製造業界などを対象とした現場マニュアルの自動生成と効果測定の機能が特徴のツールです。

OJTの様子を動画で撮影するだけで、マニュアルを自動生成してくれる設計となっている点は、工場や屋外での作業が多い業界向けならではの配慮といえます。

音声認識機能により、会話の内容をそのまま字幕化できるのも特徴の一つです。100カ国以上に対応している翻訳機能によって外国語の字幕が自動生成されるため、外国人従業員の多い現場における教育負荷も大きく削減されます。

3.Note PM｜株式会社プロジェクト・モード

ナレッジマネジメントの観点から、社内の様々なノウハウや情報を効率的にマニュアルに落とし込み、標準化を支援するツールが「Note PM」です。

通常のマニュアル作成・管理機能に加え、掲示板のようなコメント機能や、柔軟なグループ作成機能など、「ナレッジの共有」にフォーカスした機能が多数搭載されている点が特徴です。

業務の属人化や情報のブラックボックス化に悩む組織においては、情報の可視化と並列化、ナレッジの蓄積という点で、マニュアル作成以上の効果が期待できるツールといえるでしょう。

業務効率化を図るためマニュアル作成代行会社に外注しよう

マニュアル作成の外注について、コスト面で懸念を感じている担当者も多いかもしれません。一方で、マニュアルの内製化は作成・管理ともに多くの工数が割かれることから、なかなか着手できない、進まないといった現場の悩みも尽きません。

しかし、作成代行のプロによる高品質のマニュアルが効果的に運用されることで、業務効率や生産性が向上すれば、外注コストは決して高いものではないともいえます。

社内の限られた人的資源を有効活用し、業務を効率的に進めていくために、マニュアル整備を作成代行会社に委ねるという選択肢を検討してみてもよいのではないでしょうか。

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