部下をマネジメントする秘訣！必要なスキルや方法・注意点

部下のマネジメントの必要性とは？

マネジメントは、チームでの仕事を効率的に運用するために必要な管理業務です。マネジメントの担当者は、チーム全体のパフォーマンスを向上させるため、部下の教育から仕事の管理まで、幅広い業務を行います。

部下のマネジメントを適切に行うことで、チームの業務効率の向上や生産性の向上が期待できます。また、部下のモチベーションの向上や、問題発生時にスムーズな問題解決を図ることも可能です。

適切なマネジメントは、メンバーのモチベーションアップや、チームとしてのパフォーマンスを向上する重要な役割があるといえるでしょう。そのため、上司はチームが目標に向かって円滑に仕事が進められるように、さまざまなサポートを実施していく必要があります。

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部下のマネジメントに失敗する原因

部下のマネジメントを経験したことがなく、上手くいかないと悩まれる方も多いのではないでしょうか。ここでは、マネジメントに失敗する原因を3つ紹介します。

部下とのコミュニケーションが取れていない

部下との適切なコミュニケーションが取れていない場合、マネジメントが上手くいかないことがあります。必要最低限の会話しかしない状態では、部下の特性などを深く知ることはできません。そのようなマネジメント方法では、部下のモチベーションが下がる可能性もあります。

また、上司とコミュニケーションを取りにくい状態になると、部下も必要最低限の報告しかしてくれません。コニュニケーションが取れない状態が続けば、チーム全体としてのパフォーマンスの低下にもつながります。

雑談をするのが苦手な方は、仕事の話でもよいので部下とのコミュニケーションを心がけましょう。

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特性やスキルを把握できていない

上司が部下の特性やスキルを把握していない場合、適性のない仕事や苦手な仕事を振ってしまう可能性があります。

仮に部下が苦手な仕事をすることになれば、業務をこなすために大きな負担を強いられます。その結果、チームとしての生産性が下がり、部下のモチベーション低下にもつながるでしょう。

上司が部下の能力を正しく把握しておけば、適性のある仕事を振りやすくなります。また、部下の特性を把握して仕事を振ることで、成果物の品質も向上するでしょう。

否定的な発言が多く接し方が悪い

部下を育てようと思い、教育に力を入れている上司もいるかもしれません。また、まだ能力が十分に育っていない部下に、仕事の進め方を逐一教えている方も、多いのではないでしょうか。

しかし、部下への教育が否定的で一方的なものになると、部下も不快に感じてしまいます。部下をマネジメントする際には、相手の意見を尊重しつつ指示を出してみましょう。

部下も「自分の意見を大切にしてくれている」と理解すれば、上司の指示を受け入れやすくなります。否定的な意見は言い方を変えてみるなど、少し工夫することで円滑に仕事を進められるでしょう。

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部下のマネジメントに必要なスキル

部下のマネジメントでは、3つの力が重要とされます。マネジメントにおいて自身が不足しているスキルがないか、確認してみましょう。

リーダーシップ力

リーダーシップ力は、マネジメントにおいて重要なスキルの1つです。リーダーシップとは、チームが特定の目標を達成するために、メンバーをまとめて引っ張るスキルを指します。

チームで仕事を進めていくには、必要に応じて部下を励ましたり、モチベーションを高めてあげることが求められます。ただし、リーダーシップを発揮する時に、部下に対して強引な指示を出すとマネジメントは上手くいきません。まずは部下との信頼関係を築き、お手本となるような行動を示す必要があります。

また、目指す方向性を明確にし、部下が業務に取り組みやすい環境を整えることも重要です。リーダーシップは、仕事を円滑に進めるために必須のスキルといえるでしょう。

コミュニケーション力

上司が部下をマネジメントする際には、コミュニケーション能力が求められます。とくに、マネジメントとしてコミュニケーションを図る場合は、部下の意見を受け止めるスキルが求められるでしょう。

上司が部下の意見を受け止めることで、部下からの信頼を得られます。仕事の進め方や課題に悩んでいる様子がみられたら、まずは話を聞くことからはじめましょう。

また、部下との信頼関係を築くことで、仕事で問題が起きそうな時にも報告しやすくなります。常に話しかけやすい雰囲気を心がけ、部下の状況を把握しておくことで、何か問題があった際にもフォローしやすくなるでしょう。

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コーチング力

コーチング力とは、部下が仕事で能力を発揮できるようサポートをすることです。上司が部下に対してコーチング力を発揮する目的は、部下に自発的な行動を促すことが挙げられます。

コーチングを行いながら部下と接することで、部下は自己成長をする機会を持つことができるでしょう。また、部下自身が担当している業務に対して、責任感を持つようにもなります。

コーチング力を使って会話をする時には、質問を投げかけて部下に考える機会を与えることが重要です。また、部下の仕事に対してフィードバックする時間を設けることも有効といえます。

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部下をマネジメントする際のポイント・注意点

部下をマネジメントする際には、いくつか気をつけなくてはならない注意点があります。ここでは、マネジメントする際の注意点をみていきましょう。

心に余裕を持つことを意識する

マネジメントを任されると、自身の業務に加えて部下のサポートをする必要があります。そのため、常に心の余裕を持つことを意識しましょう。

チームの中には、仕事が遅い部下がいる場合もあります。そのような場合であっても、イライラしたり部下に感情をぶつけることがあってはなりません。

マネジメントを行う上司は、ストレスの管理や、冷静に課題に対処するスキルが求められます。心の余裕を持って部下に接することで、チーム全体の雰囲気もよくなり、結果的に成果を最大化することにもつながるでしょう。

信頼関係を構築する

上司がマネジメントを行うためには、部下との信頼関係の構築が重要です。チームとして円滑に仕事をこなすためにも、部下の特性や能力を把握したうえで仕事を振る必要があります。

部下の特性や持っているスキルを確認するには、日常でのコミュニケーションが欠かせません。信頼関係を構築するためにも、積極的に部下との会話の時間を確保しましょう。

部下の自主性を尊重する

部下と接する時は、自身のやり方を押し付けるのではなく、部下の仕事のやり方を尊重してみましょう。

自身の価値観を押し付けてしまうと、部下のモチベーションの低下につながる可能性があります。また、部下が自主的に仕事のやり方を考えることで、自己成長の機会にもなるでしょう。

もちろん業務の進捗が大幅に遅れそうな場合や、問題が起きそうな場合はサポートが必要になります。しかし、部下が自主的に行動しているのであれば、そっと見守ってみることも重要です。

結果だけではなく過程も評価する

もし部下がミスをしてしまった時は、その原因を探り改善することが重要です。ミスをしたという結果だけに囚われてしまうと、部下を適切に評価できなくなります。

上司がマネジメントする際は、部下の仕事の過程も聞いて適切なフィードバックを行いましょう。部下がどのように仕事を進めたのかを把握することは、ミスの再発防止にも繋がります。

また、フィードバックの際にどのように仕事をすればよい結果が生まれるのか、一緒に検討する機会を設けると部下のモチベーションも上がるでしょう。

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部下のマネジメントに有効な教育方法

ここからは、部下のマネジメントに有効な方法を3つ紹介します。チームの体制や部下の特性によって、適切な教育方法は変わります。

自身のチームや部下の特性にあった教育方法を取り入れましょう。

OJT

OJTは「On The Job Training」の略称です。OJTでは、上司が業務を行いながら部下に教育を行います。上司は、実際に部下の仕事を見ながらフィードバックをするため、部下の進捗や能力を確認しつつ教育を行うことができるでしょう。

部下のスキルは個人によって差があるので、個人の能力に合わせて指導できる点がメリットです。また、部下は上司の仕事を見ながら業務ができるため、より実践的なスキルを習得できます。

一方、上司の仕事が忙しくなると、部下の教育に手が回らない可能性がある点に注意が必要です。

Off-JT

Off-JTは「Off The Job Training」の略称です。イベントやセミナーなど、職場を離れた場所で業務に関する専門知識やスキルを習得することを指します。

Off-JTでは業務以外の場所で研修を実施することが多いため、体系的な知識やノウハウをじっくりと学習できる点がメリットです。また、基本的に外部の講師に依頼するため、現場の負担を軽減できます。

最新の技術や知識を集中して学習したい場合には、Off-JTの実施が有効といえるでしょう。

自己啓発

自己啓発は、部下が自ら学習してスキルを習得する方法です。部下自身が学習の計画を立て、書籍を読んだり外部の研修を受講することを指します。

自己啓発は、部下が自身で必要だと感じた知識を習得できるのが特徴です。企業によっては自己啓発の活動に対する奨励金を出したり、外部研修の費用を負担する場合もあります。

ただし、部下が自発的に学習する必要があるため、業務が忙しすぎる場合は自己啓発まで手が回らない可能性もあります。上司の対応としては、それぞれに合った学習方法を提案したり、セミナーの情報を提供するなど、サポートしてあげることも必要です。

社員研修・勉強会

社員研修や勉強会を実施するのもおすすめです。自己学習などとは異なり、あらかじめ勉強会の時間を設定しておくことで、社員の勉強時間を確保できます。

マネジメントする立場の担当者も勉強会に参加すると、自分の後輩や部下とコミュニケーションをとる機会にもなるでしょう。とくに、部下との雑談が苦手な上司は、勉強会を通じてコミュニケーションを図ることも可能です。

上司も勉強会に参加する場合は、時間の確保やスケジュール調整が多少手間となります。ただし、部下との交流ができるなどメリットも多いので、可能な方はぜひ実践してみてください。

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部下の特性にあわせた適切なマネジメントを行おう

マネジメントが上手くいかないと悩んでいる方は、部下の性格や能力を把握することからはじめましょう。それにより、部下の特性に合わせたマネジメントを行うことが可能になります。

マネジメントを成功させるには、部下との適切なコミュニケーションは欠かせません。また、日ごろのストレスを解消し、精神的な余裕を持っておくことも重要です。

自身のマネジメントスキルが足りないと感じる方は、部下との接し方を振り返り、改善方法がないかについても考えてみましょう。