業務代行とは？代行できる業務内容・業務委託との違いを紹介

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業務代行とは？

業務代行とは、社内の業務を外部の専門業者に代行してもらうことです。専門知識が求められる業務や、単純作業の代行を外部の業者に依頼することで、業務の効率化やコスト削減が期待されています。

労働力人口が低下している日本において、すべての業務を自社内で完結させることは、人的資源やコストの観点からみても容易ではありません。そこで、企業の経営戦略のひとつとして業務代行が注目されています。

業務代行を利用することで、企業はリソースに余裕が生まれ、フレキシブルな人員調整が可能になります。これによって、社内の人材がコアビジネスに集中できるようになり、事業成長へとつなげやすくなるでしょう。

業務代行と業務委託の違いとは？

業務代行と業務委託は同一視されることがありますが、実際には異なる意味を持つ言葉です。

業務委託とは、外部の業者に業務を発注するための契約を指します。3種類の契約形態(委任契約、準委任契約、請負契約)のうち、適切な契約形態を選択し、外部業者に業務を委託するための契約を締結します。

一方で業務代行とは、外部の業者に業務を代わりに処理してもらうという概念や行為を指す言葉です。このように業務代行と業務委託の違いは明確であり、別の意味を指す言葉であるといえます。

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業務代行に依頼できる業務内容

業務代行で外部の業者に依頼できる業務は、主に3種類あります。ここでは3種類の業務の具体例も含めて解説します。

定型化された業務

定型化された業務とは、日々の仕事のなかで繰り返しおこなわれる単純作業やルーティンワークのことを指します。これらの業務は専門的な知識や判断が不要で、決められた手順やルールに従うのが一般的です。

この特徴から、定型化された業務は代行しやすく、外部の業者に依頼しやすいのです。ここでは業務代行として依頼される主な定型業務を2つご紹介します。

事務・受付業務

業務代行の代表例として挙げられるのが、事務・受付業務です。具体的には以下のようなものがあります。

• データの入力・整理
• 資料の作成・管理
• メール対応
• 電話応対
• 来客受付
• 備品管理

これらの業務は、手順をマニュアル化するだけで代行依頼が可能です。その反面、電話やメールは1次対応で完結が難しかった場合、社内の人材が対応を引き継ぐ可能性もあります。

コールセンター

業務代行ではコールセンターのような大規模、あるいは複雑な電話業務の代行依頼も可能です。コールセンターの業務代行には、インバウンドコールとアウトバウンドコールの2種類があります。

インバウンドコールは受電に特化した電話業務です。具体的には使い方などの質問・相談から返品・解約手続き、クレーム対応といった幅広い業務があります。

一方、アウトバンドコールは発信に特化した電話業務です。見込み顧客あるいは既存顧客に対して、新しい商品・サービスの提案やアンケート調査の協力依頼などをおこないます。

なお、Chatworkアシスタントでは、月額3.8万円から様々な業務を依頼することができ、専任のアシスタントが高品質なサポートが受けられます。検討している方は、ぜひ資料を請求してみてください。

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専門知識を必要とする業務

業務のなかには、特定の分野に関する高度な知識が求められるものもあります。これらの業務は判断基準が複雑で定型化しにくいのが特徴です。

また、このような専門知識を持つ人材の獲得は難しく、雇用以外の選択肢として業務代行が挙がる傾向にあります。ここでは専門知識が求められる具体的な業務を3つご紹介します。

経理業務

経理とは、企業の経営状況を可視化するうえで欠かせないポジションです。経理には幅広い業務が任せられる反面、リソースが足りていない企業も少なくありません。

経理業務には、主に3つの種類があります。

• 日常業務(記帳や入出金管理など)
• 月次業務(給与計算や月次決算など)
• 年次業務(年末調整や税務申告など)

これらの業務の一部、あるいはすべての代行を外部の業者に依頼することで、リソース不足を解消できるでしょう。

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人事・労務業務

経理と同様に、人事・労務も幅広い業務を抱えているポジションです。人事・労務は従業員の採用・育成・評価・配置という業務を複雑に処理しています。

なかでも、採用活動が活発化している企業はリソース不足に陥りやすいため、業務の代行を活用するシーンが増えているようです。人事・労務が抱える業務範囲のなかで、以下のようなものが業務代行に依頼される傾向にあります。

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IT業務

DXによるデジタルシフトに伴い、IT業務の重要性は着実に高まっています。一方でITエンジニアの採用競争が激化しており、リソースを確保できていない企業も多いのではないでしょうか。

そのようなIT業務も、業務代行の対象となっています。依頼できる主な業務は以下の通りです。

• 社内向けITヘルプデスク
• PCやモバイル端末のキッティング
• システムの運用・保守・トラブルシューティング
• IT資産管理
• セキュリティ診断
• ITリテラシー講習

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不定期に発生する業務

不定期的な業務は予測が困難で、自社のリソースだけでは対応できない可能性があります。このような場合には、外部の業者への業務代行が有効です。

具体的には、資料発送や退職金計算などが挙げられますが、これらの業務の件数が増加する、あるいは繁忙期に集中する場合、業務代行の有用性が高まるでしょう。

社外で行う業務

展示会やセミナーなど、社外イベントへの参加が必要なシーンも出てくるでしょう。しかし、これらのイベントの準備や運営には多くの人員が必要であり、社内のリソースだけでは不足してしまうことがあります。

そこで業務代行を活用することで、専門のスタッフが必要な業務を代行し、組織内のリソースを集中的に使うことができます。これにより、社外イベントに参加する社員の負担が軽減され、イベントの成功につながる可能性が高まるのです。

ある程度の人員を必要とする業務

前述の業務だけでなく、業務代行はある程度の人員を必要とする業務に有効です。たとえば、以下のような場合に業務代行の利用が考えられます。

• 新規プロジェクトの発足
• 退職などによる人員不足

特に新規プロジェクトを立ち上げる場合、人員だけでなく、ルールの整備や手順のマニュアル化なども必要となります。これらの業務を社内の人員だけで試行錯誤しながら進めるよりも、業務代行で専門業者のやり方を学んだ方が効率的なケースもあるでしょう。

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業務代行の報酬形態

業務代行の報酬形態には、主に3つの種類があります。以下で詳しく解説します。

• 固定報酬型
• 成果報酬型
• ハイブリッド型

固定報酬型

固定報酬型は、業務代行業者に対して、あらかじめ決められた固定額の報酬を支払う形態です。この報酬形態は、売上や工数に応じて報酬が変動しない特徴をもっているため、企業は予算をオーバーすることなく、業務代行の依頼を出せるメリットがあります。

また、データ入力や経費精算、ヘルプデスクなど、単純作業やルーチンワークに対して、工数の上限設定を定めた状態で採用されます。

成果報酬型

成果報酬型は、業務代行の成果に応じて報酬額が変動する形態です。成果が明確に測定できる業務に適しており、業務代行業者との契約継続可否も成果を基準に判断できます。

一方で、成果報酬型は成果を正しく測定できない場合、業務代行業者と論争に発展しかねないため、依頼する業務内容は注意して選びましょう。一般的にはアウトバウンド業務のアポイント獲得数や資料作成のWebダウンロード数などの条件で採用される傾向にあります。

ハイブリッド

ハイブリッド型は、固定報酬型と成果報酬型を組み合わせた形態です。この報酬形態は基本報酬を固定額で支払い、成果が発生した際にインセンティブとして追加の支払いがおこなわれます。

また、成果までに一定の時間が必要な業務に適しており、WebサイトのSEO対策や採用代行など、自社と業務代行業者以外のものが成果を左右する業務などが挙げられるでしょう。

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業務代行の料金の目安

ここでは事務業務を代行した場合の料金の目安を解説します。まず事務代行の料金形態は、月額制や従量課金制がオーソドックスです。

月額制は月間の稼働時間で料金プランを分け、1時間あたり2,000円〜3,000円の単価を提示しているサービスが多いです。この場合、仮に20時間分の事務業務の代行を依頼すると、月間の請求額は40,000円〜60,000円になります。

一方で、1時間あたりの業務量の定義は、代行業者によって異なります。数字だけを鵜呑みにしてサービス導入を決めると、自社の基準と相違が出てくる可能性があるため、打ち合わせのなかで事前に確認することが重要です。

従量課金制は1件あたりの単価を設定し、件数に応じて単価分の課金が積み上げられていきます。料金の例としては、以下のようなものが挙げられます。

• メール返信(1件あたり150円)
• 書類作成(1ページあたり200円)
• 電話応対(1件あたり200円)

月額制と従量課金制でコストメリットを見極める際は、件数をベースに計算しましょう。月額制の60,000円を基準とした場合、従量課金制の電話応対であれば300件の対応が可能です。この300件に対して、月額制の電話応対件数が何件で設定されているのかを把握できれば、コスト比較ができます。

一般的には代行で発生する業務の件数が少なければ従量課金制、業務の件数が多ければ月額制のほうがコスト面で優れているといわれています。

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業務代行を活用し業務負担を軽減しよう

持続的な事業成長が求められる企業にとって、業務代行は企業のリソースを有効活用しながら、業務の負荷を軽減する手段として有効です。特に経理や人事・労務などの業務範囲が広いものや、IT業務などの人材採用が難しいものに対して、業務代行は大いに役立ちます。

業務代行を上手に活用して社員の負担を軽減し、業務の効率化や品質向上につなげていきましょう。