オンラインアシスタントとは？依頼可能な仕事やメリット・デメリットを解説

オンラインアシスタントとは？

オンラインアシスタントとは、自社の業務をオンラインで外部に依頼できるサービスのことです。秘書、経理、採用、営業事務、総務など、バックオフィス業務全般を依頼できます。

オンラインアシスタントには、即戦力の人材が多数在籍しているため、新たな人材の採用や教育はもちろんのこと、業務の流れを細かく教える必要もありません。

また、必要な時に適した人材に必要なだけ業務を依頼できるため、人材不足の解消と業務効率化、さらにはコスト削減を実現する手段として、注目が集まっています。

なお、オンラインアシスタントの業務は大きく分けると「一般業務」と「専門業務」の2つに分けられます。「一般業務」とは、秘書業務や営業事務などの専門知識やスキルを要しない業務をいい、「専門業務」とは、仕訳や動画編集、デザインなど専門知識やスキルを要する業務をいいます。

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オンラインアシスタントに依頼可能な業務範囲

「一般業務」から「専門業務」まで、多くの業務を依頼できるオンラインアシスタントですが、どんな業務でも依頼できるわけではありません。オンラインアシスタントに依頼できる主な業務はは以下の表のとおりです。

オンラインシスタントのサービスによって対応業務や得意分野に差があるため、自社が依頼したい業務について対応可能かどうか、実績や経験があるかについては、事前確認が必要でしょう。また、マーケティング戦略の立案や海外進出のサポートなど、専門的な業務を提供するサービスもあります。

オンラインアシスタントを活用するメリット

このように、さまざまな業務を依頼できるオンラインアシスタントですが、利用するメリットとしては以下の3つが挙げられます。

• コア業務を強化できる
• 人件費や教育コストを削減できる
• 高い業務品質が保証される
• 人材不足を解消できる

順に詳しく解説します。

コア業務を強化できる

オンラインアシスタントを活用する最大のメリットは、コア業務に人員を集中できる点にあります。経理や総務、営業事務などのバックオフィス業務全般は、どの業務も事業運営に欠かせない業務である一方、収益拡大には直結しません。

オンラインアシスタントを活用すれば、バックオフィス業務に配置していた人員を営業や商品開発、マーケティングなどの売上に直結するコア業務に配置できます。そうすれば、コア業務をより強化でき、結果的に収益拡大や新規顧客獲得の実現にもつながるでしょう。

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人件費や教育コストを削減できる

人件費や教育コストを削減できる点も、オンラインアシスタントを活用するメリットの一つです。オンラインアシスタントには、即戦力となる高いスキルと豊富な実務経験を持つ優秀な人材が多数在籍しています。業務フローや処理方法を一から教える手間や時間もかからないため、教育コストを削減できるでしょう。

また、オンラインアシスタントを活用すれば、正確かつスピーディーに業務を処理できるため、新たに従業員を雇用する必要もなく、人件費も削減できるでしょう。

さらに、業務量や稼働時間に応じて料金プランを選択できるサービスも多く、無駄な費用の支出も避けることが可能です。

高い業務品質を確保できる

オンラインアシスタントには、高いスキルや豊富な実務経験を持つ優秀な人材が多数在籍しています。経理や法務など、会計の知識や法律知識などの専門知識が必要な業務も、もちろん対応可能です。

そのため、オンラインアシスタントを活用すれば、属人化や業務品質のばらつきも防止でき、常に高い業務品質を確保できるでしょう。

人材不足を解消できる

現在、高齢化や少子化により人材不足が深刻な課題となっており、企業では優秀な人材を確保することが困難な状況になっています。

オンラインアシスタントを活用すれば、必要な時に必要な分だけ優秀な人材に業務を依頼できるため、人材不足を解消することができる上に、より業務の効率化も図れます。

これからますます人材不足が進むことが予想される中、オンラインアシスタントに依頼する企業はますます増えていくでしょう。

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オンラインアシスタントを活用するデメリット

オンラインアシスタントを活用すると、人件費などのコスト削減やコア業務に集中できるなど、様々なメリットが得られます。しかし、以下3つのデメリットに関しても必ず理解しておきましょう。

• 通信環境の整備が必要になる
• 対応できない業務がある
• 連絡ツールを導入が必要になる

通信環境の整備が必要になる

オンラインアシスタントはインターネットでサービスを提供するため、利用するには通信環境の整備が必要不可欠です。進捗状況の共有や納品物の確認など、業務に関するやりとりは全てオンライン上で完結することになります。

したがって、もしインターネット環境がない場合には、ルーターやアクセスポイント、LANケーブルなど、複数のネットワーク機器の購入が必要となり、コストが発生する点はデメリットです。

対応できない業務がある

オンラインアシスタントは、オンラインで完結する業務のため、顧客との対面での商談や会場のセッティング、来客応対、紙での対応業務など、オフライン業務は基本的に対応できません。オンラインアシスタントを利用する際には、オンラインで完結できる業務かどうかを必ず確認しておきましょう。

そうすれば、オンラインアシスタントに依頼する業務と自社で対応する業務を明確に分けることができ、対応漏れの発生も避けられ、業務を効率的に処理できます。

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連絡ツールの導入が必要になる

進捗状況の確認や業務の指示など、オンラインアシスタントへの連絡は、簡単かつ迅速にやり取りできるビジネスチャットを利用することが多くなっています。もし、ビジネスチャットを利用していない場合には、新たにツールを導入しなければならず、運用するまでに時間がかかってしまう可能性があるでしょう。

なお、ビジネスチャットは簡易ではあるゆえに、相手の表情や考えが読みづらいという特徴もあります。信頼関係が構築されるまではWeb会議を定期的に開催し、コミュニケーションを図るのも1つの方法です。

また、ビジネスチャットを導入する場合は、新たにWeb会議ツールを導入しなくてもよいように、ビデオ通話機能が標準搭載されているものを導入すると良いでしょう。

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オンラインアシスタントの選び方・選定ポイント

初めてオンラインアシスタントを利用する場合、どのような点に注意して選べばよいか、選び方がわからない方もいると思います。

ここからはオンラインアシスタントを選定する際の、4つのポイントについて紹介していきます。

対応している業務範囲

まずは、オンラインアシスタントに依頼したい業務内容がオンラインアシスタントサービスの方で対応可能かどうかを確認することが重要です。オンラインアシスタントでは、幅広い業務に対応しているサービスもあれば、特定の業務に特化しているサービスもあります。

特にイレギュラーな業務や専門的な業務、英語を使用する業務、資格が必要な業務などを依頼する場合には、対応可能かにつき、慎重に確認・検討するようにしましょう。

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依頼先企業の得意とする業務

オンラインアシスタントの中には、幅広い業務に対応しているサービスもあれば、経理や人事、秘書業務など、特定の業務に特化しているサービスもあるため、得意としている業務もサービスによって当然異なります。

例えば、定型業務を得意とするサービスもあれば、単発で終わる業務を得意とするサービス、専門性の高い業務を得意とするサービスなどです。

そのため、オンラインアシスタントを選定する場合には、依頼したい業務について、豊富な実績やノウハウ、そして優秀な人材が在籍しているかを確認し、本当にその業務を得意としているのかどうかを確認することが重要です。

料金体系・運用コスト

オンラインアシスタントの料金体系は、多くは月額制で、最低契約期間により料金が変動する仕組みになっています。

ただし、月額料金が安くても対応業務が少なく、追加費用が発生して結果高額になるサービスもあるため、月額料金で対応可能な業務範囲を確認しておくことが重要です。

また、短期間で完了する業務を依頼したい場合には、スポットで依頼可能なサービスを活用した方が安くなる場合もあります。

このように、オンラインアシスタントのサービスにより、料金体系も異なるため、料金について比較する場合には、時給に換算して、1時間あたりの料金で比較するとよいでしょう。

なお、オンラインアシスタントは、契約期間が長いほど月額料金が安くなる料金体系になっています。長期でオンラインアシスタントを活用する場合には、そうした割引率も考慮して、長期的な視点で運用コストを比較することも大切です。

セキュリティ体制

オンラインアシスタントは外部の業者であり、契約時に秘密保持契約などを締結するとはいえ、情報漏洩のリスクも考えらえます。

したがって、オンラインアシスタントを選定する際には、データの暗号化やモニタリング監視、ログデータの収集など、十分なセキュリティ対策を講じているかを確認することはとても重要です。そのほか、実績、長く継続しているサービスかどうか、口コミなども判断材料になるので、参考にするとよいでしょう。

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オンラインアシスタントを導入するまでの流れ

ここからは、オンラインアシスタントを導入したい場合する際、手順について紹介していきます。

1.依頼したい業務内容の明確化

オンラインアシスタントを導入するには、始めにオンラインアシスタントに依頼する業務内容を明確にします。

社内でボトルネックになっている業務や、効率化する必要性が高い業務がなんなのかを可視化しましょう。なお、現場で働いている人の意見をヒアリングしておくことで、表面化されていなかった課題が見つかるケースもあります。

2.申し込み方法の確認・申し込み

オンラインアシスタントに依頼したい業務内容が明確になったら、申し込みの手続きをします。基本的には各サービスの公式ホームページから申し込みが可能です。

申し込む際にはなるべく自社の現状や依頼したい業務内容、予算などを伝えておけば、その後の手続きもスムーズに進むでしょう。

3.担当者とのすり合わせ

申し込んだオンラインアシスタントの担当者から返信が届いたら、日程を調整して打ち合わせを行います。具体的には、依頼する業務内容や利用開始日、料金プラン、契約期間などを決めた後、本格的にサービスの利用開始となります。なお、サービスによっては、最短即日での利用可能な場合もあります。

4.無料トライアル・試験導入

無料トライアルがある場合、いきなり有料プランで契約するのではなく、まずは無料トライアルを活用して試験的に導入しましょう。無料トライアルは、大体1週間前後体験できるので、本格導入前にオンラインアシスタントのスキルやノウハウ、相性などを必ず確認しておきましょう。

5.本格導入・運用開始

無料トライアルでサービスの品質や相性などに問題がなければ、本格的に導入しましょう。その際には、オンラインアシスタントの担当者がスムーズに業務を開始できるように、実際の作業内容や連絡方法、業務フローなどをまとめておくなど、事前準備をしておくのがおすすめです。

オンラインアシスタントのおすすめ6選

ここからは、おすすめのオンラインアシスタントサービスを6つ紹介します。

1.Chatwork アシスタント

「Chatwork アシスタント」は、月に10時間から必要なタイミングで必要な作業を依頼できるのが特徴です。業務マニュアルの作成も不要で、最短即日から業務を依頼できます。また、各分野のプロフェッショナルが全国に在籍しているため、定型業務から専門知識が必要な業務まで、契約時間内で組み合わせて依頼できるのも魅力です。サポートもチーム体制で行っているため、とても安心でしょう。

2.フジ子さん

「フジ子さん」は、最低月20時間から利用可能で、1ヶ月ごとにプランを変更でき、翌月解約も可能という、プランの柔軟性が高いのが特徴です。対応業務も広く、WEB運用、翻訳、コール業務などまで、PCでできる業務ならあらゆる業務を依頼でき、専門性の高い業務も依頼できます。チーム体制でのサポートやリーズナブルな料金体系も魅力です。

また、最新のセキュリティ技術と徹底した情報管理体制のため、安心して利用できるでしょう。

3.Remobaアシスタント

「Remobaアシスタント」は、複数回の選考や厳しい採用基準で採用された優秀なアシスタントが在籍しているのが特徴です。

アシスタントに対してITツールの使用方法やコミュニケーションに関する研修を実施し、スキルアップを図るなど、アシスタントへの教育にも力を入れています。

また、チーム体制でサポートを受けられるため、サービスの質も常に高水準である点も魅力です。

4.i-STAFF

「i-STAFF」は、女性を中心に1％という厳しい採用基準をクリアした優秀なアシスタントのみが在籍しており、スピーディで高品質な業務を提供しているのが特徴です。

また、秘書だけではなく、幅広いオンライン業務に対応可能なほか、書類整理やファイリング、発送業務などのオフライン業務も依頼可能です。

そして、業界では珍しく「返金保証付き」のため、失敗を気にせず依頼できる点も魅力です。初めてオンラインアシスタントに依頼する場合や、専門性が高い業務、複雑で難しい業務を依頼するなどの場合には、このサービスを検討するのも有効でしょう。

5.HELP YOU

「HELP YOU」も、幅広い業務を依頼できますが、厳しい採用基準をクリアした優秀なアシスタントが在籍しているのが特徴です。中でも、アシスタントにはコミュニケーション能力や仕事への積極的な姿勢も重視しているため、人間力が問われる業務を依頼したい場合には、よりメリットも高いでしょう。

専属ディレクターという窓口担当が必ず配置されるため、パートナーのような関係を構築できる点も魅力です。

また、大量業務を自動で高速処理する「ロボットプラン」という面白い料金プランがあり、業務遂行はロボット、チェックは人が行います。コストパフォーマンスが高いため、ロボットが処理できる大量の定型業務を依頼したい場合には、検討するとよいでしょう。。

6.CASTER BIZ

「CASTER BIZ」は、採用倍率1％をクリアした厳選された優秀なアシスタントが在籍するサービスです。ルーティン業務から専門知識やスキルが必要な業務まで、幅広く依頼できるのが特徴です。

アシスタントの最低稼働時間は月30時間ですが、ニーズに合わせて時間を追加したりと柔軟カスタマイズ可能な点が魅力です。

また、「助成金・補助金サポートプラン」という変わった料金プランもあり、専任アシスタントが在籍しています。助成金や補助金業務が多い場合には、サポートを受けてみるのも有効でしょう。オフライン業務も一部対応可能です。

オンラインアシスタントのメリットや選び方を押さえておこう

オンラインアシスタントを利用する最大のメリットは、コア業務を強化できることです。優れたスキルや豊富なノウハウを兼ね備えた優秀な人材にバックオフィス業務を依頼することで、高い業務品質を維持しながら自社の社員は安心してコア業務に集中できます。その結果、収益拡大や新規顧客の獲得にもつながるでしょう。

また、オンラインアシスタントを活用すれば、新たに人材を雇用する必要も、業務のやり方を細かく教える必要もないため、人件費や教育コストも削減できます。また、現在課題とされている人材不足対策としても有効です。今回の記事で紹介したオンラインアシスタントの選び方やおすすめのオンラインアシスタントを参考に、自社に合ったサービスを選び、活用していきましょう。