RPAでバックオフィス業務を効率化！成功事例や取り組むべき内容

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RPAとは？

RPAとはRobotic Process Automationの略称です。データの入力を始め、人の手で行うと時間がかかる繰り返しの単純作業をロボットに代行させることで、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

RPAの代表的な機能としては、複数アプリを横断して行うデータの複製や検索・入力などで、同様の作業を何度も反復して行う作業を人から代行します。また近年、バックオフィス業務にRPAを導入する企業が増えている背景には、業務効率化を始め長時間労働の見直し、人材リソースをコア業務へ注力するなどの点が挙げられます。

▷RPAとは？意味や導入する手順・メリットをわかりやすく解説！

バックオフィス業務にRPAを導入するメリット

バックオフィス業務に多く導入されているRPAですが、導入することによるメリットはどこにあるのでしょうか。ここでは、RPA導入のメリットについて解説します。

大幅な業務時間を削減できる

バックオフィス業務では、シートへのデータ入力・複製や検索など、繰り返しを含む単純作業が多く発生します。また、これらの業務を人の手で行うと多くの時間がかかってしまいます。場合によっては、その日の業務の大半を単純作業に費やしてしまうこともあるでしょう。

しかしRPAを導入すれば、単純作業をロボットに代行させられるため、人の手で行うよりも作業時間を大幅に削減可能です。また、浮いた人員をその他のコア業務に充てることもできます。

ヒューマンエラーの防止につながる

バックオフィス業務での単純作業は繰り返しを伴うため、人の手で行うと疲労による集中力の低下などで、ヒューマンエラーが起きやすくなります。また、ミスが起きてやり直しになれば、2度手間になってしまうでしょう。

RPAでは、設定された作業のプロセスを反復して行えるため、同じ作業を何度行ってもミスを低減できます。また作業を代行させればヒューマンエラーの防止にもつながり、ミスによるタイムロスなどの改善にもなるでしょう。

業務プロセスを改善できる

バックオフィス業務は作業系の業務が多いだけに、いかに効率化を図るかが重要です。そのため、業務プロセスの改善は定期的に行うべき課題ともいえるでしょう。

RPAを導入することで、それまでの業務プロセスを見直すことにも繋がります。それまでの業務プロセスで無駄になっていた部分を省略することで、バックオフィス業務全体のフローをより洗練していけるのも大きなメリットの一つといえます。

労働環境の改善が見込める

RPAの導入により、残業時間や作業工数など、バックオフィス業務を担う従業員にとって負担となる労働環境の改善が見込まれるのも大きなメリットといえます。

働き方改革やライフワークバランスなど、従業員が快適に働ける環境整備はどの業務領域でも目指すべき課題であり、バックオフィス業務でも同じです。無人で業務代行し効率化できるRPAは、労働環境を改善し、社員の満足度の向上にも寄与します。

▷RPA促進のための業務フローとは？目的や手順を詳しく解説！

RPAに適したバックオフィス業務の具体例

便利なRPAですが、実際に導入する際はどのような業務に向いているのでしょうか。ここでは、RPAに適したバックオフィス業務を3つ紹介していきます。

経理業務

経理業務は、RPAで代行できる業務領域の代表例です。たとえば、伝票の仕訳や従業員の給与計算処理・月次決算用のレポート作成などの経理業務を、RPAでの自動化が可能です。

経理業務は人の手で行うと膨大な時間がかかり、ミスが起きれば事故にもつながりやすい業務です。そのため素早く正確に作業を行えるRPAとの相性が良い業務領域といえます。

▷経理業務は自動化できる？自動化の課題やおすすめのツール

資産管理業務

企業には固定資産などが数多くあるため、資産を管理する業務も必要です。資産管理において固定資産管理台帳と現物管理台帳の記入は必須業務ですが、それぞれの記入業務を人の手で行った場合、記載ミスや記入漏れといったヒューマンエラーが起こる可能性があります。

資産管理業務における台帳記入をRPAで自動化することで、備品購入を行った際の記帳作成などを代行させることが可能です。資産管理は迅速で正確な作業が求められる領域でもあるため、RPA導入のメリットは大きいといえます。

人事考課

人事考課のためのデータ転記や集計といった業務でも、RPAは強みを発揮できます。たとえば一人ひとりの情報から人事考課表を作成したり、従業員への送信をしたりなどRPAで自動化が可能です。

人事考課は社員の評価や配置にも関わる業務となるため、ミスが起きると適切な人材戦略が行えない可能性もあります。しかし従業員数が多くなるほど、人事部門の限られた人員で正確な人事考課処理を行うことは難しくなるでしょう。そのため、確実にこなすべき業務をRPAに一任できるのは人事考課業務において大きなメリットです。

▷単純な事務作業はRPAの導入で自動化！導入事例や活用方法

RPAをバックオフィス業務に導入した成功事例

では、ここで実際にRPAをバックオフィス業務に導入し、効率化に成功した事例を2つ紹介します。実際の成功事例を確認して、自社で導入する際の参考にしてください。

医療機関での成功事例

医療機関での成功事例として、社会医療法人宏潤会大同病院を紹介します。同院では以前から電子カルテのデータの活用などを行っていたものの、人の手による医療レベルの向上を目指した現場改善には限界があり課題を抱えていました。

そこで同院ではRPAの導入に踏み切り、診断・治療の質向上、各種業務の効率化など改善に成功しています。その結果、年間8000時間にも及ぶ業務をRPAによって置き換えることができました。

経費精算業務での成功事例

田辺三菱製薬株式会社では、経費精算の領域にRPAを導入し成功しました。従来、人の手で行っていた海外駐在社員の経費精算業務をRPAにより自動化したことで、500時間の業務時間を削減できました。今後さらにRPAの導入領域を増やす予定で、さらなる業務効率の改善が期待されています。

RPAの導入を成功させるために取り組むべき内容

業務の効率化に有効なRPAですが、導入後には人の手で取り組むべきことがあります。ここでは、RPA導入を成功させるために取り組むべき内容を3つ紹介します。

研修制度を整備する

RPAは高度な知識が必要だと最初から諦めるのではなく、研修制度などを積極的に整備していく必要があります。

RPAの担当者はもちろん、該当する業務領域に関係する社員もRPAを理解し適切な運用ができるようにしてください。導入前からRPAの概要や運用に関する研修制度を整備することで、導入後もスムーズな業務シフトが可能になるでしょう。

業務を細かく洗い出す

RPAは便利ですが、あくまでも設定に基づいて業務を遂行していくロボットです。そのため、どこにRPAを導入するかは人の判断が必要です。

まずは自社の業務プロセスを徹底的に洗い出し、どこに無駄があるのか、どこにRPAを使えば業務効率が向上するかを考えることで、RPA導入の成功に近づけるでしょう。

業務プロセスを可視化する

業務プロセスを可視化し、非効率な部分を洗い出していくこともRPAの導入成功には不可欠です。RPAはこちらの領域で運用するので、業務プロセスを都度可視化し、どの部分にRPAを使うのか検討し見直しを行っていく努力は必要です。

▷RPAの費用対効果は良い？悪い？測定方法や効率化を進める秘訣

RPAを活用してバックオフィス業務を効率化していこう

本記事では、RPAを使ったバックオフィス業務の効率化や、成功事例などについて解説しました。業務効率の向上が見込めるRPAですが、あくまでも自動化するツールなのでどの業務に使うかが重要です。

そのため、人の手による業務の洗い出しや検討を欠かさず行うことで、RPAの持つ性能を最大限引き出しましょう。