RPA導入で業務効率改善!単純作業を自動化するポイントと事例の紹介

2023/04/21 2023/04/26

RPA

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RPAで業務効率化

新しい働き方や技術の登場により、労働環境が大きく変化していくなか、企業は柔軟に適応していかなくてはなりません。働き方改革やDX化で注目されているRPAには、どのような業務改善効果があるのでしょうか。自動化するポイントや具体的な事例と併せて紹介します。

RPA(Robotic Process Automation)について

RPA(Robotic Process Automation)とは、日本語では「ロボットによる自動化」という意味で、事務作業をはじめとするパソコン上で行う定型業務を自動化するソフトウェアを指します。

例えば、RPAを活用することで、受け取った請求書から金額や期日などの必要な情報を読み取り、社内システムに自動で転記することが可能です。さらに、ブラウザの表示内容を参照しながら行うデータ入力など、複数のアプリケーションをまたいだ処理業務も行えます。

要するに、RPAとは人間の手で行っていた作業を覚えさせ、自動で遂行させられる仕組みです。

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業務改善のために日本でRPAが注目されている理由

業務改善のために日本でRPAが注目されている理由には、以下の3つが挙げられます。

  • 働き方改革が進んでいるため
  • AI技術が発展しているため
  • 少子高齢化による人材不足解消のため

働き方改革が進んでいるため

近年、日本では長時間労働の解消やワークライフバランスの実現など、働き方改革を進める動きが広がっています。そして、働き方改革を推進するための手段のひとつとして注目されているのがRPAです。

定型業務は、時間がかかったり人為的なミスが起こりやすかったりする傾向があります。しかし、RPA導入によって業務の一部を自動化できれば、定型業務にかかる時間の短縮や人為的なミスの発生防止につながります。

また、RPA導入により定型業務にかかる時間や人的リソースが少なくなれば、その時間や人的リソースをコア業務にあてることも可能です。このように、RPAを活用することによって労働時間の短縮やリソースの最適化が期待でき、働き方改革を推進できます。

AI技術が発展しているため

現在、AI技術は発展し続けており、ビジネスシーンで活用されるITツールにも多く活用されています。そして、RPAはITツールや他のAIと連携させることが可能で、RPAとAIを導入することにより自動化できる業務の幅が広がります。

例えば、英語のデータが届いた場合、RPAのみでは英語の転記しかできません。しかし、RPAとAIが連携すれば、英語を翻訳しながら日本語で転記するといったことが可能となります。このように、発展したAI技術を最大限活用するべく、RPAとAIを併せて導入する企業が増えています。

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少子高齢化による人材不足解消のため

日本は長年にわたり、少子高齢化にともなう労働人口の減少という課題を抱えています。労働人口が減少するにつれ、人材確保も難しくなっていくでしょう。人材不足が進むなか、業務負担が軽減されなければ、従業員1人あたりの負担は増加し続けてしまいます。

そこで、手作業で行う必要のない業務をRPAで自動化し、人材不足を補う動きが出てきました。RPAは業務の一部を自動化できるため、従業員の業務負担を軽減し、少ない人材でも生産性を維持できるようになります。

また、RPAはソフトウェアのため、24時間365日稼働が可能です。このように、従業員の業務負担を減らし、コア業務に集中できる環境を構築するなど、人材不足を解消するためにRPAが注目されています。

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RPAの導入で得られる業務改善への効果

RPAの導入で得られる業務改善への効果は以下の5つです。

  • 人材コストの削減
  • 作業ミスの防止
  • 生産性の向上
  • サービスの質の向上
  • モチベーションの維持

人材コストの削減

RPA導入で業務の一部を自動化することにより、人材コストの削減につながります。とくに定型業務は手作業で行うと多大な時間がかかり、手間や負担も大きい点が特徴です。

しかし、RPAで定型業務を自動化できれば、複数人で行っていた業務を1人でこなせるようになったり1人でこなせる業務量が増えたりするなど、少ない人材で業務を回せるようになります。

また、定型業務は単純作業の繰り返しで従業員のストレスを招く可能性があります。一方で、RPAによって定型業務を自動化できれば従業員のストレス緩和につながり、離職防止・人材確保などの効果も期待できるでしょう。

作業ミスの防止

RPAはあらかじめ決められたルールに則って業務を実行するため、作業ミスの防止につながります。業務を手作業で行う場合、どうしても入力ミスや抜け漏れなどが起こるものです。とくに定型業務のような単純作業の繰り返しは集中力が切れやすく、作業ミスも発生しやすいでしょう。

作業ミスが起こると、業務の遅れや品質低下を招きかねません。しかし、RPAで業務を自動化できれば作業ミスを防ぎ、業務品質の向上も期待できます。

生産性の向上

RPAによる業務の自動化で、コア業務にあてられる人材が増えるため、生産性の向上が期待できます。また、RPAは24時間365日稼働するうえ、人間よりはるかに速い速度での処理が可能です。例えば、手作業では1日かかっていた業務を、RPAでは5分程度で処理できるようになるでしょう。

このように、RPA導入によって従業員はコア業務に集中しやすくなり、RPAを導入した業務は莫大な量を短時間で処理できるようになるため、生産性の向上につながります。

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サービスの質の向上

RPA導入によって作業ミスを防止でき、処理スピードも加速します。そのため、業務品質や対応スピードが上がるなど、サービスの質向上につながります。

例えば、取引先へ請求書を作成・送付し、入金が確認できたら領収書を発行・送付するという業務は、取引先の数が増えるほど時間や手間もかかるでしょう。

しかし、一連の作業をRPAで自動化すれば、請求書の発行・入金の確認・領収書の発行が短い時間で完了するため、顧客を待たせる時間も少なくなります。このように、RPA導入は業務品質を高め、対応スピード向上による顧客満足度アップなど、サービスの質を高めることにつながるのです。

モチベーションの維持

RPAの導入は、従業員のモチベーション維持にもつながります。データの転記や各種文書の発行など、定型業務は誰にでもできるような単純作業が繰り返されるため、従業員の負担やストレスになりやすい傾向があります。

しかし、定型業務をRPAによって自動化できれば、従業員はロボットにはできないクリエイティブ業務など、コア業務に集中することが可能です。結果として、従業員は業務に対しやりがいを感じたり、自分のスキルを活かせたりするなど、従業員のモチベーション維持・向上が期待できます。

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業務改善のためのRPA導入の方法

業務改善のためのRPA導入の方法は以下の通りです。

  1. 自動化する作業や業務を洗い出す
  2. 利用するツールやシステムを選定する
  3. 試験的に運用を行う
  4. 効果が得られるか検証する
  5. 本格的に運用する

自動化する作業や業務を洗い出す

RPAを導入する業務や作業範囲を決める必要があるため、まずは現在の業務プロセスを洗い出しましょう。各業務プロセスの作業内容だけでなく、かかっている時間や人材、工数まで詳細に可視化することが大切です。そうすることで、どの業務プロセスに課題があるかを発見しやすくなります。

そして、各業務プロセスの抱える課題と照らし合わせながら、どの業務・作業範囲にRPAを導入するかを決めましょう。

また、業務プロセスを洗い出すことで属人化している業務を発見したり、そもそもの業務プロセスに無駄があると分かったりするなど、業務プロセスの見直しにもつながります。

利用するツールやシステムを選定する

RPAに関するツールやシステムの種類はさまざまです。例えば、データの読み取りや転記を得意とするツール、メールの自動返信を得意とするツールなどがあります。そのため、自社の課題やRPAを導入する業務範囲などに適したツール・システムを選定しなければなりません。

また、ツール・システムの種類によって料金やアフターサポート、対応言語なども異なります。したがって、搭載された機能や利用料金などを比較して、自社に最適なツール・システムを選定しましょう。

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試験的に運用を行う

本格的な運用を始める前には試験的に運用してエラーが起こらないかなどを確認しましょう。もし問題が起これば、この段階での修正が必要です。

また、ツールやシステムの利用方法に関する不安・疑問点も確認することが大切です。本格的な導入後に不具合が起これば、業務に支障が出る可能性があります。そのため、まずは試験的に運用を行い、問題や想定される不具合などを修正・対策しておきましょう。

効果が得られるか検証する

試験的に運用を行う際、不具合やエラーの修正だけでなく、RPA導入によって効果が得られるかを検証することが大切です。RPAが正しく作動しても、作業にかかる時間や人材コストが導入前と変わらなければ、RPA導入の意味がありません。効果を定量化し、しっかりと検証しましょう。

RPAの効果が得られない原因としては、「RPAを導入する業務範囲が最適でない」「RPA導入によって別の業務が発生した」などが考えられます。この場合、導入する業務範囲を最適化したり導入後の業務プロセスを洗い出したりするなどの対策・改善が必要です。

本格的に運用する

RPAが正しく作動し、試験的な運用でも効果が得られたら、本格的に運用していきましょう。本格的な導入後も、定期的に効果検証を行い、改善を繰り返すことが大切です。改善を繰り返すことは、RPAの効果を最大化することにつながります。

もし本格的な導入後にツールやシステムの不具合が起こったら、すぐにベンダーへ問い合わせましょう。

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RPAによる業務効率化のポイント

RPAによる業務効率化のポイントは以下の5つです。

  • 明確な目標を設定する
  • 安定して運用できる環境を作る
  • 現状のプロセスを見直す
  • スモールスタートで始める
  • 現場と密な連携を取る

明確な目標を設定する

RPAを導入する目的や、RPA導入によって解消したい課題など、RPA導入に際して明確な目標を設定することが大切です。RPAのツール・システムはそれぞれ強みが異なるため、明確な目標がなければ、RPAを導入する業務範囲や最適なツール・システムの見極めが難しくなってしまいます。

また、明確な目標があれば、目標と結果を比較して改善策を打ち出すなど、具体的な効果検証が可能です。「RPAの効果が出ているか分からない」という状態に陥らないよう、可能な限り定量的な目標を設定しておきましょう。

安定して運用できる環境を作る

RPAは導入して終わりではなく、導入後も改善や問題への対応などが必要となります。そのため、導入後もRPAを安定して運用できるような環境を作ることが大切です。

具体的には、RPAの担当者や担当チームを設けたり、RPAに関する知識や活用ノウハウを学ぶ研修を開催したりすることが挙げられます。また、RPAの導入により会社や従業員にとってどのようなプラスの影響があるのかを説明し、従業員の理解を得ることも重要です。

このように、RPA導入後も安定的に運用できるよう、必要な人材の育成・確保やチーム作成など、RPAの運用環境を整えましょう。

現状のプロセスを見直す

RPA導入に際して、まずは現状の業務プロセスを見直すことが大切です。普段何気なくこなしている業務が実際は不要だった、他の作業内容と重複しているなど、そもそもの業務プロセスに無駄があるかもしれません。自動化に向け、業務プロセスを再設計するイメージで見直しましょう。

RPAで自動化する業務プロセスは、複雑なものよりもシンプルなほうが、「設計や修正がしやすい」「エラーが起こりにくい」などのメリットがあります。そのため、そもそもの業務プロセスに無駄がないかを確認したうえでRPA導入に取り組みましょう。

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スモールスタートで始める

RPAによる業務効率化に失敗しないためには、スモールスタートで始めることが大切です。最初から全社的に導入すれば、社内の混乱を招いたり、効果が出るかどうか分からないまま多大なコストを割くことになったりするかもしれません。

そのため、まずは一部の部署や業務などでRPAを導入・運用し、効果が感じられたら徐々に導入範囲を広げていきましょう。スモールスタートすることで、もし失敗したとしても損失を最小限に抑えられます。

また、社内の混乱を招かないためにも、導入前にRPA導入の目的や活用方法などを全社的に共有し、従業員の理解を得るようにしましょう。

現場と密な連携を取る

RPAを導入する際は、実際にRPAを活用する現場と連携を取ることが大切です。RPAの開発部門やツール・システムを選定する経営層が考えている課題と、現場が実際に抱えている課題は必ずしも一致するとは限りません。

もし現場の課題とは異なる目的でRPAが導入されれば、効果を得られないだけでなく、現場からの不満が発生する可能性もあります。そのため、RPAを導入する際は現場の従業員にヒアリングを行うなど、現場と密に連携を取りながら進めることが大切です。

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RPAにより業務改善に成功した事例

RPAにより業務改善に成功した事例を5つ紹介します。

インフラ業界の事例

水道・ガス・電気などの供給を行うインフラ業界では、夜間に行われた入金をリストに抽出する作業が必要でした。しかし、ほぼ毎日発生するリスト抽出には、多大な時間と手間が割かれていたのです。

そこで、数十か所以上ある拠点でRPAを一斉導入したところ、入金のリスト抽出業務の自動化に成功しました。多くの拠点で行われていた毎日の作業時間を考えると、大幅な業務時間短縮に成功した事例といえるでしょう。

さらに、RPA導入によるメリットを実感した従業員からは他用途で活用する提案も相次ぎ、全社的な業務効率化の進展も期待されています。

自治体の事例

各自治体では、働き方改革を推進するべく、RPAをさまざまな形で活用しています。例えば、人事異動情報をRPAによって専用システムへ自動登録することで、登録作業にかかる時間は以前の3分の1以下に短縮されました。

また、一定の条件を満たす児童手当受給者へ送る文書を作成する際、宛先や定型文の記載をRPAによって自動化することで、外部へ委託することなく自治体内で業務が完結するようになりました。

このように、各自治体では抱える課題に合わせてRPAを導入することで、業務時間の短縮や業務効率化に成功し、働き方改革を促進させています。

不動産業界での事例

複数のホテルを管理する不動産管理会社では、客室清掃担当者の報告書を集計する業務にRPAを導入しました。以前までは多くの現場から手書きの報告書が届き、目で確認しながら業務アプリに入力するため、確認と入力作業に多くの時間がかかっていたといいます。

そこで、手書きの報告書から情報を読み取り、業務アプリに自動反映させるRPAを導入しました。手書きの報告書を目で確認しながら転記するという業務が削減されたため、集計にかかる時間が大幅に短縮されたのです。

また、集計業務に割く人材も少なく済むようになったため、人員配置の最適化にもつながっています。

サービス業界での事例

プロスポーツチームを運営する企業では、チケットの売上集計業務に時間がかかるという課題を抱えていました。また、チケットは会場・地域団体・Webなど複数の販売経路があるため、集計業務が複雑で、集計業務に割ける人材が少ないことも課題だったのです。

そこで、チケットの売上集計業務にRPAを導入。以前は最大1時間かかっていたチケットの売上集計が、RPAによって数分間で完了するようになったといいます。

また、売上集計に人材を割く必要がなくなったため、試合における演出の企画立案やファンとのコミュニケーションなど、コア業務に人材や時間を割けるようになりました。このように、RPA導入によって業務効率化だけでなく、人材活用の最適化にも成功しています。

小売業界での事例

小売業界でもRPAの活用が進んでいます。大手スーパーの物流拠点では、納品物の受領証明書を紙からPDFデータに切り替え、メールで送信する際の「宛先の仕分け」と「送信作業」にRPAを導入しました。その結果、年間10,000時間以上もの業務時間短縮に成功しています。

また、大手ホームセンターチェーンの本部では、70,000種類もの商品を対象とした売価データの変更作業にRPAを導入しました。以前は売価データの変更に臨時スタッフを採用していましたが、この採用活動も不要となり、月200時間もの余力創出につながったといいます。

【2023年最新】RPA市場の規模とは?世界・日本それぞれの市場実態を解説

ポイントや事例を参考にRPAで業務改善を図ろう

RPAは、事務作業をはじめとする、さまざまな業務の自動化が可能です。そのため、RPAの活用が業務改善に役立つと多くの企業で導入が進んでいます。

RPAを導入すれば、人材コストの削減や作業ミス防止、生産性の向上などの効果が得られるでしょう。さらに、従業員のモチベーション維持・向上も期待できます。

ただ、RPAのツールやシステムによって搭載されている機能、利用料金はさまざまです。また、それぞれ強みも異なるため、自社の目的や課題に合わせた導入・活用が重要です。導入する際のポイントや事例を参考にしながら、RPA導入で業務改善を図りましょう。

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