PRAとAI-OCRの連携で業務効率化！組み合わせでできることとは？

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AI-OCRとは

AI-OCRとは、従来のOCRにAI(人工知能)の技術が加わったソフトウェアを指します。また、OCRは、文書の手書き文字や印刷された文字などをスキャナで読み取り、デジタルで扱えるテキストデータにする技術です。

従来のOCRは正確に文字を認識できないことも多く、特に手書き文字では誤変換が多いという弱点がありました。その点において、AI-OCRによってAIの機械学習がおこなわれることで、文字認識の精度向上や、フォーマットに合わせた必要な箇所だけ読み取る技術を実現しています。

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AI-OCRの種類

AI-OCRの種類は、読み取るフォーマットや書類の違いによって、適したサービスが異なります。

• フォーマット：定形型・非定形型
• 書類の種類：定形型・非定形型

どのような違いがあるのかチェックしていきましょう。

定形型・非定形型

フォーマットの形式が定形型・非定形型のどちらが読み取れるかでタイプが分かれます。定形型に対応している場合、準備に時間はかかりますが、正確な読み取りが可能です。

一方、非定形型に対応している場合は、意図しない箇所を読み取ってしまうなど精度が劣る可能性があります。

汎用型・業務特化型

さまざまな帳票や書類が読み取れる汎用型、特定の文書に特化した業務特化型というタイプもあります。汎用型は、幅広い書類に活用できますが、AIの学習や設定に時間がかかります。提供元が事前にカスタマイズしてくれるサービスもあるため、手間をかけたくない場合は検討してみましょう。

また、業務特化型は、特定の業務にしか使えませんが、高精度な読み取りが可能です。サービスの提供元が事前にフォーマット形式を学習させるため、準備も必要ありません。

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AI-OCRとOCRとの違い

OCRとの違いはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、OCRとの違いを解説します。

文字の認識率が異なる

OCRとの違いとして、文字の認識率が異なる点が挙げられます。OCRは、文字の認識率が低くなる点が弱みでした。

OCRは文字の認識率が低く、決まったルールで文字が書かれている必要がありましたが、AI-OCRではAIによる機械学習によって文字認識の精度が向上したのです。

対応しているフォーマットが異なる

OCRは、統一したフォーマットによって読み取りをおこなっていましたが、AI-OCRではAIが自動的に非定形の文字も正確に読み取ることが可能です。

したがって、取引先ごとに違う伝票や、手書きによるメモでもデータ化ができます。

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AI-OCRの技術が注目されている理由

AI-OCRの技術が注目されている理由について解説します。AI-OCRにはさまざまなメリットがあるため、理解を深めていきましょう。

働き方改革の推進

働き方改革の推進によって、従来の業務を見直す動きが活発化しました。業務効率化による生産性向上を促すうえでは、手作業での作業をデジタル化する取り組みが大切です。

この点において、AI-OCRでは、紙を使用していた業務をAI技術を活用して、デジタル化して業務効率化を図ることができるのです。

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関連技術の進化

AI技術の発達にともない、パターン認識技術が急激に進化しました。AI-OCRは文字認識事例を学習させることで文字の認識率を高めます。

文字だけでなく対象の帳票も認識範囲を特定するレイアウト認識など、従来より識字率が上がった点もAI-OCRが注目されている理由のひとつです。

労働力不足の問題

現在の日本では、労働力不足が問題となっており、多くの企業ではAI技術を活用した業務効率化を図っています。

紙をデータ化する作業へ人的リソースを割くとコア業務に支障をきたす恐れがありますが、OCRより高い精度で紙の文字をデータ化できるAI-OCRはいま注目を集めています。

AI-OCRが優れている点

AI-OCRが優れている点としては、下記があります。

• 文字の識字率が高い
• 幅広いフォーマットに対応できる
• 他システムとの連携で業務効率が上がる

ひとつずつ解説します。

文字の識字率が高い

AI-OCRは、文字の識字率が高い点が従来のOCRより大きく優れています。前後の文脈や人が持つ手書きの癖をAIに機械学習させることで、文字の識字率を高めています。

その結果、漢字やかな文字、カタカナが混じっている手書き文字でも正確に読み取ることが可能です。

幅広いフォーマットに対応できる

幅広いフォーマットに対応できるAI-OCRは、細かな設定が必要なく、スキャンするだけで文字認識が可能です。

納品書や発注書など、多くのフォーマットを活用した帳票や書類が必要なビジネスシーンにおいて、AIによる正確な文字認識が可能なAI-OCRは労力の削減を実現できます。

他システムとの連携で業務効率が上がる

AI-OCRを導入すれば、文書の手書き文字や印刷された文字をデータ化でき、入力業務の効率化や人的ミスの軽減が可能です。

データ化から入力したものを活用する場合、RPAと連携するとさらに業務効率が上がります。RPAとAI-OCRの連携によって可能になることは、紙媒体の帳票から読み込むことや、データの抽出などさまざまな作業が挙げられますが、具体的な内容は次で紹介します。

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RPAとAI-OCRの連携で可能になること

RPAとAI-OCRの連携で可能になることは下記の6つになります。

• 経理業務の処理を自動化
• 申請書類の処理を自動化
• ダイレクトメールの配信処理を自動化
• 手書き書類の処理を自動化
• 勤怠情報の登録を自動化
• 納品データと在庫管理の自動照合

RPAは、これまで人間がおこなってきた事務作業などを、ロボットによって自動化する技術です。

具体的にどのような業務で活用できるのかを詳しく紹介します。

経理業務の処理を自動化

経理業務では、請求書や経費の処理などが自動化できます。月末・月初に集中する帳票の内容確認、仕分け、支払い処理といった作業を、まとめてRPA・AI-OCRにお任せできるのです。

従来では、経理担当者が手作業でこれらの業務をおこなっていましたが、経理に特化したAI-OCRを導入することで、より効率的に業務が進められるでしょう。また、書類の形式に変更があった場合などでも、設定をいじる必要がなくなったため、それに割く時間の短縮も可能になりました。

申請書類の処理を自動化

手書きや印刷された申請書類の処理も自動化が可能です。そういった申請書類の内容確認からデータ入力を、いままで手作業でおこなってきたため、膨大な手間と時間が必要でした。

この点においてAI-OCRは、機械学習によって識別しづらい手書き文字においても、正確な読み取りを実現し、さらに手作業による人的ミスも無くなったのです。他にも、RPAと連携させることで、システムへの入力から整理まで、スピーディな処理が実現するでしょう。

ダイレクトメールの配信処理を自動化

ダイレクトメールの配信では、顧客から入手した名刺の情報を扱う場合もあるでしょう。

こういったときには、AI-OCRで名刺の情報を読み取って文字データ化し、RPAによってデータベース化することで、手入力の手間が省けます。

その後、メールアドレスを抽出してダイレクトメールを送付する工程まで、一気に自動化が可能です。このことから、大量の名刺を取り扱い、ダイレクトメールを送付する機会がある営業担当者にとって、配信処理を自動化してくれるシステムは非常に便利な存在となるでしょう。

手書き書類の処理を自動化

企業では、さまざまな手書き書類を扱う機会も多いでしょう。たとえば、紙文書での日報やアンケート、人事業務ではエントリーシートや履歴書も代表的な例です。

先述したように、AI-OCRでは手書き文字においても高い精度で読み取りが可能ですので、文書の種類に限らずシステムへの入力が自動化できます。

勤怠情報の登録を自動化

勤怠情報を管理するシステムは多種多様で、企業によって導入しているものも異なります。AI-OCRには、そんな勤怠登録に特化したサービスも存在します。

打刻された勤怠情報をAI-OCRによって文字データ化し、RPAによって給与管理システムへの登録もスムーズにおこなえます。そのため、いままで勤怠情報を取り扱っていた担当者の作業を軽減することができ、人手不足の解消にもつながるでしょう。

また、インターネット環境がある場所なら、外出先や出張などでオフィスに行けない場合など、どこにいても打刻することができるため、業務の効率化も可能です。

納品データと在庫管理の自動照合

AI-OCRによって、納品データと在庫管理の自動照合が可能です。さらに、RPAを連携させることで在庫数や売れ行きなどのデータを自動照合できるため、紙媒体で保管する必要がなくなりました。

在庫管理のみならず、ペーパーレス化の促進や情報共有のしやすさ、売上改善といったビジネスの場面でも大いに活躍するでしょう。

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AI-OCRを導入する際に注目したいポイント

AI-OCRを導入する際に注目したいポイントを6つ紹介します。さまざまな会社がAI-OCRを提供しているため、自社の目的と照らし合わせながらマッチするものを検討していきましょう。

読み取り精度の高さ

読み取り精度の高さはAI-OCRによって異なるため、自社の業務に合ったものを選ぶ必要があります。導入後に失敗しないためにも、将来使用するかもしれない業務にも対応できるAI-OCRを見つけましょう。

製品の操作性

性能が高くても、うまく使いこなせなければ意味がありません。そのため、操作性の高さもAI-OCRを導入するうえで注目すべきポイントの一つです。読み取り後の確認や、修正作業などが誰でも簡単にできるかを導入前に確認しておきましょう。

また、実際の業務でちゃんと操作できるか心配な場合には、無料トライアル期間がある製品を試してみてから導入することをおすすめします。

システムとの連携機能

AI-OCRを導入するうえで、既存のシステムとうまく連携できるかも確認しなくてはなりません。既存のシステムと連携するには、APIと呼ばれるインターフェースの利用が一般的には必要になります。

したがって、複数のAPIに対応しているAI-OCRを選ぶと、既存のシステムとうまく連携できるでしょう。

受けられるサポート

サポート体制の充実度も確認すべきポイントのひとつです。何かトラブルが生じた際に、迅速かつ柔軟なサポートがあるAI-OCRを選ぶと、初めて導入する場合であっても安心できるでしょう。

導入後に長く使用するためにも、どのようなサポートを受けられるかを確認しておく必要があります。

高度なセキュリティ

セキュリティ面でも安心して使用できるか確認しておきましょう。AIに機械学習させるAI-OCRでは、顧客の個人情報を取り扱う場合も多く、セキュリティ面が弱いと情報漏洩のリスクが高まります。

自社の信用を失わないためにも、高度なセキュリティ機能を搭載しているかも導入前には確認すべきです。

導入実績の内容

AI-OCRの提供元の導入実績を公式サイトなどで確認することも大切です。どのような企業で導入されているのかなど、自社と同じ業態で活用されていたら安心できるため、導入実績が多数あり、口コミや評判の良いAI-OCRシステムを探しましょう。

また、公式サイトに導入実績が記載していない場合は、電話やメールで実際に聞いてみることをおすすめします。

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AI-OCR導入にあたっての注意点

AI-OCR導入にあたっての注意点は下記になります。メリットもあればデメリットもあるため、導入前にはしっかりと確認していきましょう。

• 縦書きの精度が低い
• OCRよりも導入コストが必要
• 読取精度は100％ではない

ひとつずつ解説します。

縦書きの精度が低い

横書きの帳票に強いAI-OCRには、縦書きの学習データが少ない傾向にあります。したがって、AI-OCRを利用するうえでは縦書きの精度が低い点に注意しなければなりません。

とはいえ、学習データを増やせば縦書きの精度を高めることが可能なので、そこまでの心配はいらないでしょう。

OCRよりも導入コストが必要

AI-OCRの導入には、初期費用や月額料金などのコストが生じます。業務効率化を図れる一方で、導入コストが高い製品を選ぶと費用対効果が低く感じる場合もあるでしょう。

そのため、導入前にはトライアルやシミュレーションをおこない、どれくらいのコストや業務の負担を削減できるかを算出しておきましょう。

読取精度は100％ではない

高い文字の認識率を誇るAI-OCRですが、読取精度は100％ではありません。すべての手書きも文字に対応できるわけではない点は頭に入れておきましょう。

しかし、人の目で確認したり、修正したりする必要はありますが、データ化する業務の負担を大幅に軽減できる点はAI-OCRの強みです。

導入前にセミナーや勉強会に参加する

AI-OCRについてあまりよく知らない場合には、導入前に運用方法や連携の仕方などをレクチャーしてくれるセミナーや勉強会に参加することをおすすめします。実際にAI-OCRを試すことができるセミナーなどもあり、実際の使い心地や操作性などを確認するために、参加してみるのも良いでしょう。

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AI-OCRのおすすめツール

AI-OCRのおすすめツールを5つご紹介します。

• AI入力ソリューション
• AIRead
• AIよみと～る
• eas
• smart OCR

どのような業務に活用するのか考えながら、ぴったりのものを検討してみてください。

AI入力ソリューション

AI入力ソリューションは、特にDX化を推進している企業におすすめのツールです。「全文読み取りサービス」「個別読み取りサービス」「振り分け読み取りサービス」の3つの提供パターンがあります。料金や業務など、自社の目的に合わせて選べることも魅力のひとつでしょう。

AIRead

AIReadは、定形型・非定形型の両方の書類に対応しているツールです。オンプレミス、クラウドなどさまざまなサービス形態に対応しており、手書き文字の認識率も高いのが特徴です。

また、英語・中国語・タイ語・ベトナム語・ロシア語などの読み取りも可能で、海外での利用実績もあるため、グローバル展開を視野にいれている場合は検討してみてください。

AIよみと～る

AIよみと〜るは、手書き文書や帳票の読み取りに特化したツールで作業自動化サービス「おまかせRPA」と連携でき、自社システムへも自動で入力してくれます。費用も比較的安価なため、導入コストを抑えたいといった場合にはおすすめです。

eas

easは、AI-OCRによるデータ作成と、人による確認・修正がセットになったサービスで対応可能な書類は、請求書や注文書、アンケート、日報など多岐にわたります。また、1,000枚程度の書類なら平均1時間以内と、スピーディーな納品にも対応しているのもポイントのひとつです。

smart OCR

smart OCRは、画像データからテキストを抽出するクラウド型のAI-OCRです。自社サーバーにシステムをインストールする「オンプレミス」にも対応しているうえ、スマホアプリとしても使えるので、スマホで領収書等を撮影し、ブラウザでデータ化といった使い方も可能です。

AI-OCR導入事例

AI-OCRは、さまざまな自治体や企業が、業務効率化や人件費削減などの目的で導入しています。実際に、どのような業務で活用しているのか、導入事例を見ていきましょう。

自治体における導入事例

自治体での導入事例として、東京都港区と愛知県の2件を紹介します。

東京都港区の事例

東京都港区では、区のコミュニティバス「ちぃばす」の無料乗車券(妊産婦、身体障がい者、70歳以上の高齢者などが対象)の申請業務において、AI-OCRを導入しました。

RPAと連携をすることにより、年間900時間程度の業務量削減が見込めるとしています。

[出典:東京港区「AI-OCR を導入し、業務の効率化を図ります！」]

愛知県の事例

愛知県では、行政事務の効率化を目的としたRPA導入の実証実験がおこなわれました。実験対象の経理・庶務・予算・人事の4業務において、最大95%の作業時間削減に成功したとのことです。

[出典:愛知県「「RPA導入による行政事務の効率化の実証実験」の結果について」]

企業における導入事例

企業における導入事例として、下記の4件を紹介します。

• セイコーエプソン株式会社の事例
• 損害保険ジャパン株式会社の事例
• 日本紙パルプ商事株式会社の事例
• 日本交通株式会社の事例

いずれも業務効率化や人員削減など、多くの企業が抱える悩みの解消に大きく貢献しています。

セイコーエプソン株式会社の事例

セイコーエプソン株式会社では、特許情報の入力作業において、AI-OCRツール「AIRead」が導入されました。

現在は、エラーではじかれたデータのチェックだけを人が手作業でおこなっており、入力業務に割り振る人員の大幅削減に成功した、と報じられています。

[出典:TECH+「AI×OCRで特許情報の入力を自動化! 大幅な効率化を実現した事例に迫る」]

損害保険ジャパン株式会社の事例

損害保険ジャパン株式会社では、保険契約審査事務の完全ペーパーレス化を目的として、OCRやRPAなどが活用されました。

バックオフィスで使用する書類をすべて電子化したことで、年間1,500万枚もの紙の削減に成功した、と報告しています。

[出典:損害保険ジャパン株式会社「デジタル技術導入による保険契約審査事務の完全ペーパーレス処理の開始」]

日本紙パルプ商事株式会社の事例

日本紙パルプ商事株式会社では、受発注関連業務のデータ管理を、AI-OCRとRPAなどの導入によって刷新しました。その結果、手作業でおこなわれていた事務業務において、大部分の自動化に成功しています。

[出典:AIRead「AI＋RPAによる受発注業務自動化で事務作業効率を7割向上」]

日本交通株式会社の事例

日本交通株式会社では、AI-OCRツール「AIRead」の導入によって、タクシーチケットの集計業務が自動化されました。

各営業所で、月平均39時間ほどかかる入力業務が削減され、残業時間においては月平均50時間ほど減ったと報道されています。

[出典:TECH+「タクシーチケットの集計をAI×OCRで自動化! 営業所の業務を大幅削減した事例とは?」]

RPAとAI-OCRの組み合わせは業務効率化につながる

この記事では、AI-OCRの意味や特徴、RPAとの連携で可能になることを解説しました。従来のOCRにAI技術を取り入れたAI-OCRは、紙に記載した文字を読み取り、効率よくデータ化できます。

また、RPAと組み合わせることで、経理業務の処理や申請書類の処理、手書き書類の処理などを自動化できるため、業務効率化につながります。AI-OCRを導入する際は、自社に合った機能か、適正な料金設定かをしっかりと見極めてください。