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地方自治体におけるRPAの導入状況｜具体的な事例や導入に失敗しないためのポイント
政府が生産性向上のために導入を支援しているRPA。企業でRPAの導入が進むなか、全国の地方自治体においてもさまざまな業務に活用されています。本記事では、地方自治体でのRPAの導入状況や自動化できる業務をはじめ、活用事例や注意点なども紹介します。
目次
地方自治体のRPAの導入状況
総務省の調査によると、2023年時点で1,059の地方自治体がRPAを導入している状況です。具体的な数字を見てみると、都道府県では94％、指定都市では100％となっています。
全国の地方自治体でRPAが活用されている一方で、その他の市区町村では41％となっており、都道府県や指定都市よりも導入率が低いことがわかります。しかし「実証中」「導入予定」「導入検討中」を含めると、約65％の地方自治体がRPAの活用に向けて取り組んでいることから、多くの地方自治体はRPAの導入に前向きであるといえるでしょう。
[出典：総務省「自治体におけるAI・RPAの活用促進」]
地方自治体でRPAが注目される理由
地方自治体でRPAの活用が進んでいる背景として、労働人口の減少が挙げられます。内閣府が発表した「令和5年版高齢社会白書」によると、15～64歳の人口は減少し続けており、今後も働き手が減少することが予測されています。
このような状況のなか、円滑な自治体運営を行うには、RPAの活用によって業務を効率化することが求められているのです。また、地方自治体では大量の個人情報を処理する事務作業も多いため、RPAを活用することで正確に効率よく業務を行えるようになるでしょう。
[出典：内閣府「令和5年版高齢社会白書」]
地方自治体でRPAを導入できる業務
地方自治体でも導入が進むRPAですが、どのような業務に活用できるのでしょうか。ここでは、RPAを導入できる業務を5つ紹介します。
データ入力業務の自動化
RPAを導入することで、データ入力業務の自動化が可能です。自治体のデータ入力業務は、住民票や戸籍の入力、予算管理や施設予約など多岐にわたります。
データ入力は単純作業であるものの、住民票や戸籍など重要な情報を扱うため、万が一ミスをすると住民への不信感につながります。実際に、住民票の抹消作業を誤ったために、年金の支給が遅れたという事例もあるほどです。しかし、データ入力業務をRPAで自動化すれば、職員の負担軽減やミスのない業務処理が行えるようになります。
データ集計業務の自動化
RPAは、データ集計業務の自動化にも活用できます。地方自治体では、住民票データや産業統計データなど、さまざまなデータの集計業務が必要です。しかし、集計する種類やデータ量が膨大なこともあり、作業に時間がかかったり誤入力が起きやすかったりします。
集計業務は単純作業なので、RPAが得意な分野です。RPAを導入すれば作業時間が短縮されるだけでなく、正確な作業が行えるため、集計データの信頼度も向上するでしょう。
データ照合業務の自動化
自治体のデータ照合業務の自動化にも、RPAを活用できます。データ照合業務は、住民情報や税金の支払い・児童手当の受給資格者検証など、自治体が扱う多くの事務手続きにおいて欠かせません。大量のデータを取り扱うことが一般的であり、労力がかかるためミスが起こりやすい業務といえます。
RPAを導入すると、データ照合業務のミス防止が可能です。他の人員を使ってダブルチェックをする手間がなくなるため、職員の業務負担を軽減できます。
▷RPAを活用してデータ入力を効率化！方法や他サービスとの連携
住民への通知業務の自動化
住民への通知業務の自動化にも、RPAの活用がおすすめです。自治体では、税金や公共料金の支払いなど、特定の条件に合致した住民に対して通知を行います。このような通知業務にRPAを活用することで、条件に合う住民の情報のみを自動で抽出したり、宛名を作成したりすることが可能です。
その結果、案内漏れや記入ミスなどがなくなるため、通知や案内業務の効率化を実現できます。
問い合わせ対応の自動化
RPAを導入すれば、問い合わせ対応なども自動化できます。あらかじめ対象となる問い合わせ内容や返信内容を設定しておくことで、自動的に返答を行うことが可能です。また、問い合わせの内容によって、各部門の担当者に通知したりすることもできます。
さらに、各種申請書の処理業務などにも活用できるため、大幅な作業時間の短縮につながるでしょう。
▷中小企業でRPAの導入が進まない理由｜導入率や事例・中小企業向けのRPAを紹介
地方自治体がRPAを活用するメリット
ここからは、地方自治体がRPAを活用するメリットを紹介します。
業務効率の向上
RPAを活用することで、業務効率化が実現できます。RPAは早いスピードで業務を正確に処理できるため、業務の工数が削減され業務効率を向上させることが可能です。
また、RPAは24時間365日稼働させることもできます。職員がいない時間も作業を行うことができるため、土日などの休日を利用して効率的に業務を遂行できるでしょう。さらに、職員は空いた時間を活用し、コア業務に注力することが可能になることから、生産性の向上にもつながります。
▷RPAに向いている業務・向いていない業務｜選別方法や理由を解説！
人的ミスの防止
人的ミスを防止できるのもRPAを活用するメリットです。RPAは事前に設定した作業手順通りに動作するので、一定の品質で確実に作業を行なってくれます。また人間のように、疲労によって注意力が散漫になってミスが発生するということもありません。
地方自治体の場合、民間企業と比べてミスが許されない業務が多いため、何度もチェックしなければならないことがあるでしょう。正確に作業を実行できるRPAを活用すれば、これまでミスの確認や修正に対応していた人員を削減することも可能です。
人手不足の解消
人間が行っていた単純作業をRPAに任せることで、人手不足を解消できます。RPAを上手く利用することができれば、これまで複数人で行っていた業務を一人でこなすことも可能です。
また、人手不足が解消されることで職員の負担が軽減され、離職率の低下にもつながります。そのため、採用や教育にかかるコストの削減も期待できるでしょう。
住民の満足度向上
RPAによって日々の業務が効率化すると、本来やるべきコア業務にリソースを使えるようになります。各種施設の設備を整えたり街づくりに注力することで、住民の満足度向上にもつながるでしょう。
また、チャットボットを活用した問い合わせ対応やWeb申請などをRPAで自動化すれば、職員のリソースを使わずに住民へよりよいサービスの提供が可能です。このようにRPAをうまく取り入れることで、職員だけでなく住民にとってもメリットがあります。
地方自治体がRPAを導入するまでの流れ
ここからは、地方自治体がRPAを導入するまでの流れを解説します。
導入の検討
まずはRPAの導入を検討します。チェックすべき項目は、主に以下の4つです。
- RPAによって効果を上げられる業務があるか
- 対象業務は自動化が可能か
- 費用対効果が期待できるか
- 運用体制はどのようにするか
地方自治体の場合は、データ処理や住民への通知業務、問い合わせ対応などにRPAを導入することが可能です。また、その他の定型業務や単純作業にも活用できるでしょう。
費用対効果については、対象業務を自動化することでカットできる人件費などのコストと、RPA導入にかかる費用を比較してみてください。導入費用には、サーバーの設置費用やライセンスコスト・環境整備にかかる手間なども含まれます。費用対効果を確認せずにRPAを導入すると、マイナスになる可能性もあるので注意が必要です。
なお、RPAは運用を開始してからが本番です。導入してみたものの思うような成果を上げられないこともあるため、あらかじめ運用体制についてもイメージしておくようにしましょう。
▷RPAの費用対効果は良い？悪い？測定方法や効率化を進める秘訣
導入企画の立案
導入目的やRPAを導入する業務が明確になったら、具体的な業務フローを設計します。業務フローを設計したら、適切なRPAツールを選定しましょう。
さまざまなRPAツールがあるため、ニーズに沿った機能があるものや適切な料金設定のものを選ぶことが重要です。無料トライアルができるRPAツールだと、使い勝手を確かめてから導入できるので導入後の失敗リスクを低減できます。
▷RPAの運用ルールはどう決めるべき？運用方法と失敗しないポイント
運用環境の整備
RPAの導入や運用を効果的に行うための環境を整備します。まず整備すべきなのはシステム環境です。具体的には、ロボットが動作するためのパソコンやサーバー、セキュリティ対策やネットワーク環境などが挙げられます。
また、RPAの導入や運用を担う専門家の育成・確保や、社内体制の構築も行ってください。さらに、障害が起きたときの体制なども決めておくとよいでしょう。地方自治体の場合、職員にITの専門家がいない可能性もあるため、RPAツールのベンダーや外部の専門家に依頼するのがおすすめです。
運用・保守
RPAを本格的に導入したら、稼働が停止したりエラーが起きたりしないように管理する必要があります。また、メンテナンスやワークフローの改善、バックアップの取得や業務プロセスの見直しも欠かせません。
RPA運用・保守は専門知識とスキルが求められるため、対応が困難な場合はRPAベンダーや外部の専門家への支援依頼を検討してみてください。
▷RPAのメリット・デメリット｜有効性や他のシステムとの差を理解しよう
地方自治体がRPAの導入で課題となること
人材不足の解消や業務効率の向上などさまざまなメリットがあるRPAですが、導入にあたってはさまざまな課題があります。ここでは、具体的にどのような課題があるのかを見ていきましょう。
RPAを推進する人材が少ない
RPAの導入には、業務フローを可視化したりロボットに業務を覚えさせたりするなどの作業が必要です。また、複雑な業務の自動化やシステム連携はITの知識がないと難しいため、RPA人材を確保しなければ導入が難しいでしょう。
しかし、RPAを推進するための人材を確保したり職員を育成したりするにはコストや時間がかかるため、導入に踏み切れない地方自治体が多いのも現状です。
また、途中で担当者が部署移動してしまい、他に対応できる人材がいなくなる可能性もあります。引き継いだ職員がRPAを理解していなければうまく管理できなくなるため、定期研修を行うなどしてRPAの操作や管理が行える職員を増やすことが大切です。
▷RPAは使えない？役に立たない？導入での問題点や失敗してしまう理由
データの電子化が進んでいない
現在、多くの地方自治体では書類が紙ベースで管理されていますが、RPAの導入を進めるにはデータの電子化が欠かせません。しかし、データを電子化するには多くの時間と手間がかかるため、RPAを導入できずにいる地方自治体は多くあります。
なお、データを電子化するだけでなく、データの標準化や整備も課題です。地方自治体は多くの業務を抱えており、業務ごとに使用するデータやフォーマットが異なることがあります。このように、RPAの導入にはデータの電子化や標準化など、事前に環境を整えることが必須です。
セキュリティ対策が整っていない
地方自治体では、住民の個人情報を多く取り扱っているため、不正アクセスや情報漏えいを防ぐためにも、セキュリティ対策の確認が必要です。特にRPAは、導入に伴って新たなセキュリティリスクが発生する可能性もあります。たとえば、攻撃者がRPAプロセスに侵入してデータを改ざんしたり、機密情報を盗み出したりすることも考えられるのです。
セキュリティリスクを軽減するには、RPAのアクセス権限の制御や安全なネットワーク環境の構築、定期的なセキュリティ監査などが求められます。また、職員へのセキュリティ教育なども必要となり、多くの手間やコストがかかるでしょう。
地方自治体がRPAの導入で失敗しないための注意点
ここでは、地方自治体がRPAの導入で失敗しないための注意点を紹介します。
RPAツールは慎重に検討する
地方自治体がRPAの導入に失敗しないためには、どのRPAツールを導入するかが重要です。職員の中にはITリテラシーが低い人もいるため、専門知識が必要なものや操作が難しいものを選ぶと、一部しかRPAを使いこなせない可能性があります。したがって、専門的な知識がない人でも使いやすいRPAツールを選ぶようにしてください。
RPAのなかには、トライアル期間を設けているものもあるため、使用感を確かめたうえで本格的な導入を進めるのがおすすめです。また、導入目的に沿った機能が備わっているか、高セキュリティで信頼性が高いかも見極めながら導入ツールを検討してください。
異常事態に備えたフォロー体制を整える
RPAの不具合によって正常に動作しなくなると、さまざまな業務が滞ってしまいます。場合によっては、住民に迷惑がかかる場合もあるでしょう。
職員の中にRPAに対応できる人材がいれば問題ないですが、ITに詳しい人がいない場合はその後の対処が円滑に進まない可能性があります。そのため、サポートが充実しているRPAツールの選定が重要です。
導入前後のサポートはあるか、もしものときはすぐヘルプ要請ができるかを確認し、フォロー体制を整えたうえでRPAを導入してください。
スモールスタートを意識して導入する
地方自治体で行う業務は、作業でミスが起きると広範囲に影響が出るおそれがあります。たとえばRPAを役所全体で一気に導入した場合、設定ミスや不具合などが起きると通常のサービスにも影響を及ぼす可能性があるでしょう。
そのため、RPAはスモールスタートを意識して導入することが大切です。焦って導入を進めるとミスが発生しやすいので、まずは一部の部署で簡単な作業を自動化することからスタートし、検証や現場の意見を聞き取りしながら導入範囲を広げていきましょう。
研修やセミナーでRPAについて学ぶ
RPAの導入を成功させるには、研修やセミナーなどを利用するのもおすすめです。RPAに関する研修・セミナーに参加することで、RPAの基本的な使い方や活用方法を身につけることができます。
実際にRPAを使いながら知識を習得できるハンズオンセミナーであれば、気になったことをベンダーの担当者にすぐに質問したり、自動化したい業務について具体的に相談したりすることも可能です。積極的に研修やセミナーに参加し、RPAを安定的に運用するための人材を育成しましょう。
▷【2024年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方
地方自治体におけるRPAの導入事例
ここでは、地方自治体におけるRPAの導入事例を紹介します。自治体の事例を参考にしながら、RPAの導入方法を検討してみてください。
千葉県市川市の事例
千葉県市川市のこども福祉課では、職員の作業時間短縮や業務量削減に取り組みたいと考えていました。そこで、子ども医療費助成対象者が非課税から課税に変更になった場合の助成金の返納請求業務にRPAを導入しています。
その結果、年間288件に対して432時間の削減効果が見込まれたそうです。その他にも、児童手当に関する年金情報照会業務や、住民税照会業務などに活用し、業務効率化を実現しています。
[出典：株式会社大崎コンピュータエンヂニアリング「RPA導入事例(市川市様)」]
東京都多摩市の事例
開発から50年が経過した多摩ニュータウンを抱える東京都多摩市では、公共施設の老朽化と市民の高齢化が問題となっています。また、昨今の社会構造の変化によって、従来とはサービスに求められる要件が変化してきているそうです。
そこで多摩市は、「法人住民税 法人設立届出書入力業務」「児童手当 所得異動入力業務」「保育園入所申請書入力業務」の3つの業務にRPAを導入しました。RPAと同時にAI-OCRも導入し、申請書の読み込みから入力までを同時に行えるようにした結果、3業務で50％の作業時間削減を実現しています。
[出典：UiPath「導入事例：多摩市」]
愛知県大府市の事例
愛知県大府市では、省力化や働き方改革が課題となっていました。作業効率化を図るためとして、ITツールの導入を検討されていたものの、導入コストが懸念材料となり進まずにいたそうです。そこで同市は、ソフトバンク株式会社協力のもとRPAの実証実験を行い、3つの業務にRPAを導入しました。
そのなかでも、税務課の「特別徴収 異動届出書の入力業務」では、60分かかっていた作業が11分に短縮され、年間にすると147時間の業務が削減できることがわかったそうです。また、単純な入力ミスなどもなくなったため、窓口対応で作業が中断することもなくなり、市民の満足度向上にも貢献すると考えられています。
[出典：オープン株式会社「愛知県 大府市：決め手は同時接続も可能な“拡張性”。RPA活用で多様化する市民のニーズに対応できる自治体へ」]
富山県南砺市の事例
８つの町村が合併し誕生した富山県南砺市は、2020年に市庁舎の統合が計画されたことを受け、本庁舎の組織再編や人材配置の適正化などの業務改革を進めました。同市は2018年12月にRPAプロジェクトを立ち上げ、業務の自動化の検討や対象業務の選定、RPAの開発を行い、2019年4月には稼働をスタートしています。
自動化の対象となったのは4つの業務で、なかでも会計課の日次業務である税金収納消込業務では、年間154時間かかっていたのが18.4時間に削減され、88％の削減を実現しました。その結果、担当職員が休みを取りやすくなったほか、人事異動における業務の引継ぎも簡単に行えるようになったそうです。
[出典：UiPath「導入事例：南砺市」
地方自治体でもRPAの導入は進んでいる
地方自治体においても、今後ますますRPAの導入は進むと考えられます。RPAは、業務効率の向上や人的ミスの防止・人手不足の解消など、職員にとってメリットが大きいシステムです。
職員の空いたリソースをコア業務に使えるため、住民の満足度向上効果も期待できます。ただし、RPAの導入にはさまざまな課題があるため、どのように解決するかも考えたうえで、RPAの導入を検討してみてください。
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