RPAの導入後・運用での課題点｜原因や課題を解決する秘訣

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RPAとは？

RPAは「Robotic Process Automation」の頭文字をつなげた略語で、パソコンで作業する定型業務を自動化する仕組みのことです。言い方を換えると、ソフトウェアにロボットを設定し、業務の大幅な効率化を後押ししてくれる技術です。

RPAが得意とするのは、フォーマットの登録、コピー&ペーストなど、決められたルールに沿って処理する定型業務で、複数のソフトウェアやシステムをまたいでの使用もできます。

▷RPAとは？意味や導入する手順・メリットをわかりやすく解説！

RPAの導入状況

RPAの導入状況は、ICT市場調査コンサルティングのMM総研が2021年1月に国内企業2,000社を対象に行った調査によると、RPAを導入しているのは年商50億円以上の企業では37%、年商50億円未満の企業では10%でした。

企業規模によって差はあるものの、RPAの認知度が高まり、ユースケースの広がれば、導入する企業はさらに増えていくだろうとの予測もされています。

[出典:株式会社MM総研「RPA国内利用動向調査 2021」]

RPA導入後の課題点

業務の自動化、効率化を実現するRPAですが、運用を始めると、うまくいかないことが多々発生することも事実です。ここではRPA導入後の課題について紹介していきます。

適用する業務が不透明

RPAでは、パソコンを使う定型業務を自動化できますが、どの業務にどう使うかは、明確にしておく必要があります。業務内容は企業ごとに異なるので、他社の導入事例が、そのまま自社に当てはまるというわけではありません。

形だけRPAを導入すると、どの業務に適用したらよいのかわからず、RPAが役立たないということになってしまいます。

RPAの設定が不十分

RPAを導入したものの設定がうまくいかず使えないというケースも、よくある課題です。

ソフトウェアロボットであるRPAを動かすためには、プログラミングによる設定が必要です。プログラミング知識なしで利用できるRPAもありますが、購入した製品と自社システムの相性が悪く設定がうまくいかないというケースもゼロではなく、ある程度の知識を持った人材が社内にいないと、設定でつまづいてしまう可能性は、十分にあります。

対応できる人材の不在

無事に運用が始まった後でも、エラーやトラブルが発生し、対処しなければならないこともあります。また、RPAの使用にあたっては、定期的なメンテナンスも必要です。トラブルが起きた際に対応できる人材がいないと、さらなるトラブルに発展してしまいます。

業務を自動化できるRPAですが、設定やトラブルには、ITの知識を持つ人の手が欠かせないのです。

予期せぬトラブルの発覚

RPAは業務の効率化に貢献してくれますが、決して万能ではなく、予期せぬトラブルを起こすこともあります。

たとえば、システム間の連携がうまくいかず、ほかの業務に影響を及ぼしたり、システム障害が起きて複数の業務がストップしたりといったことです。トラブルに対処できなければRPAは役に立ちませんし、状況によっては社内全体の問題になりかねません。

業務がブラックボックス化

RPAで業務を自動化すると、その業務に対する社員の意識が希薄になり、「誰も実態がわからない、ノウハウも蓄積されない」など、ブラックボックス化してしまうことがあります。RPAは、業務を効率的に進めてくれますが、最終的に全体を見て判断するのは「人」です。

また、RPAに不具合が生じたときも、人の手で対処しなければなりません。RAPに任せっきりにしたために、その業務の意義、具体的な内容がわからなくなってしまったのでは、本末転倒です。

情報管理の不足

RPAが処理する業務の中には、機密情報や個人情報を扱うケースもあり、情報漏洩のリスクがつきまといます。どんなに厳重に情報を管理していても、RPAに間違った指示をしたために情報が流出するということも、起こらないわけではありません。

情報漏洩や流出に対する認識が甘かったために生じる課題も、あるということです。

▷RPAの導入費用はいくらかかる？費用相場や抑える秘訣・失敗しない選び方

RPAの課題を解決するためのポイント

RPAの導入・運用後の生じる課題を解決するためのポイントについて紹介していきます。

導入の目的を明確にする

まずは、自社の業務内容やプロセスを洗い出し、どの業務にRPAを適用するか明確にしておきましょう。

目的を明確にする上では社内の業務内容を見つめ直し、整理していくことが重要となり、新たな課題や問題点を見つけることができます。

業務の中で見つかった課題からどの業務をRPAによって自動化すれば良いのか定めれば、運用していく上での課題を払拭できるでしょう。

RPAを運用する上で社内ルールを作る

スムーズな運用、迅速なトラブル対応のためにも、社内ルールを決め、必要に応じてマニュアルを整備しておきましょう。RPAの意義を社内で共有することにもつながります。

また、社内RPAの作成者や担当者、稼働しているRPAの種類や業務内容など、社内のRPA情報を一元管理することもポイントです。

スモールスタートで導入する

RPAを導入する際は、いきなり大規模な変革を狙うのではなく、スモールスタートを意識しましょう。小規模なら現場も受け入れやすく、効果の実感も得やすくなります。万が一トラブルが起きた場合でも、影響を拡大せずにすむでしょう。

スモールスタートで始めることは、RPA導入を成功させるコツのひとつでもあります。

▷RPAに向いている業務・向いていない業務｜選別方法や理由を解説！

RPAを運用する上での担当者を決める

RPAを導入にあたっては担当者を定めて、トラブルやメンテナンスに素早く柔軟に対応できるように体制を整えておきましょう。

担当を定めておかないと、対応するまでに時間がかかってしまい、さらなるトラブルに発展するリスクが考えられます。

なお、担当を一人にしてしまうと、ブラックボックス・属人化につながってしまうので複数人を担当にしておくのが賢明です。社内にRPAを理解できている人がいない場合には、採用や育成・ベンダーを活用するなどで対応しましょう。

自社の課題を解決できるRPAを利用する

RPAにはさまざまな種類があり、製品によって特徴も得意分野も異なります。システムや環境との相性も、それぞれです。RPAの導入を成功させるためには、自社の状況や目的に合った製品を選定することが重要です。

製品によっては無料トライアルを実施しているものもあるので、まずは無料トライアルを利用し、検討した上で自社に合ったRPAを選びましょう。

▷【2023年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方

課題解決につながるRPAの選び方

さまざまな課題もあるRPAですが、恐れることはありません。以下のようなポイントをおさえ、課題を生まない製品、課題が生じても解決につながる製品を選びましょう。

RPAの種類で選ぶ

RPAの種類は、大きく分けて、サーバー型・デスクトップ型・クラウド型の3種類です。

サーバー型は、自社のサーバーにRPAをインストールして使用します。サーバーで一括管理するため複数のパソコンでの稼働が可能です。また、大人数でRPAを運用したい企業に向いています。

デスクトップ型は、パソコンにRPAをインストールして使用するタイプです。パソコン1台で管理できるため、導入コストを抑えられる、個人の作業内容に合わせて細かい調節がしやすいというメリットがあります。

クラウド型は、すべての作業をクラウド上で行うRPAです。自動化できるのはWeb上での作業に限られますが、専用のパソコンがなくても使え、初期費用を抑えられるというメリットがあります。

▷RPAツールは全3種類！それぞれの特徴や違い・選ぶ際のポイントを徹底比較

無料トライアルの有無を確認する

RPAツールを選定する際は、無料トライアルの有無も確認してみてください。無料トライアルがあれば、使用感を確認しながら導入の検討ができます。

また、本契約する前にトライアルを利用することによって、ミスマッチが起こるリスクも防げるのでRPAを最大限に活用可能です。

▷完全無料で使えるRPAツールフリーソフト4選｜無料トライアルで使えるツールも紹介

費用対効果を試算する

導入コストは、適用可能な業務範囲、利用人数、コンサルティングやサポートの有無などで変動します。成果を上げるためには、導入や設定にかかるコストと、導入効果によって削減可能なコストを比較し、費用対効果の高いツールを選ぶことが大切です。

同じような機能を持つ製品でも、ベンダーによって価格は違います。相見積もりを取り、比較検討しましょう。

サポート体制を確認する

ベンダーのサポート体制が充実しているかもチェックしておきましょう。社内にRPAに詳しい社員が少ない場合は丁寧なサポートを受けられるので、運用する上での安心材料となります。特に海外製品を選ぶ場合は、日本語での対応が可能か、迅速なサポートが受けられるかは、必ず確認してください。

ベンダーによっては、導入・運用時のサポートだけではなく、セミナーの開催やコンサルティングなどを通して幅広くサポートしてくれることもあります。

連携可能かどうかを確認する

RPAを選定する際は、自社のシステム、ほかのツールとの連携が可能かどうかについても確認しておきましょう。サーバーではなくデスクトップ型を選んだ場合でも、自社のシステムと連携できないのでは、自動化できる業務の範囲が狭くなってしまう可能性が否定できません。見落としがちな点ですが、しっかりとチェックしてください。

▷RPA導入で失敗する原因とは？事例からわかる絶対に失敗しないコツ

導入におすすめのRPAツール

ここまでを読み「RPAの導入を検討したい」という方に向けて、おすすめの RPAツールを紹介します。

UiPath

UiPath（ユーアイパス）は、ルーマニアで創業したベンダーが提供するRPAツールで、導入社数は世界トップレベルを誇ります。効率化できる業務を発見して自動化、運用までを一貫して行うことが可能です。さらに、プロセスマイニング、タスクマイニング、コミュニケーションマイニングという独自の機能により、改善効果の高い領域を特定することもできます。

海外製品ですが、日本法人も設立されパートナー企業も充実、日本語での対応、サポートも可能です。

WinActor®

WinActor®（ウィンアクター）は、NTTグループが研究・開発した日本製のRPAツールで、国内では圧倒的なシェアを誇ります。プログラミングなしでの自動化を可能とし、Windows端末上のすべてのアプリケーションソフトでの操作が可能です。インストールが簡単なこと、導入したパソコンで通常業務を行うと自動的に業務改善を進めてくれることも、使いやすさのポイント。

国内企業の製品なので、手厚いサポートが受けられることはもちろん、海外パートナー企業を通じてのグローバルサポートも可能です。

BizRobo!

BizRobo!（ビズロボ）は、RPAテクノロジーズ株式会社が主力サービスに位置づけるRPAツールです。開発環境と実行環境のオールインワンによる提供で、低価格を実現しています。スモールスタートの導入にも積極的で、中小企業から大企業まであらゆる企業の自動化をサポートしていること、1ライセンスで開発できるロボット数に制限がないことも選定ポイントです。

ロボット操作は簡単に行え、独自の機能も提供しています。あらゆるノウハウの開示など、サポート体制が充実している点も見逃せません。

BluePrism

BluePrism（ブループリズム）は、企業にとって必要な統制機能、拡張性、安定性のほか、費用対効果の出しやすさも兼ね備えたRPAツールです。たとえば、効率化したい業務の発見から自動化までを促進する機能を搭載、ロボット開発にかかる時間を短縮し、使う人を全面的にバックアップしてくれます。本番環境の実行ロボットにのみ課金するライセンス制度の導入も、おすすめのポイントです。

Automation Anywhere

Automation Anywhere（オートメーションエニウェア）は、サーバーで集中管理するタイプのRPAツールです。そのタイプ特性により、高度なセキュリティ体制を確立、大規模運用にも安心して使用することができます。豊富な機能で複雑な業務が短期間で自動化できること、さらに多種多様な処理を追加すれば、さまざまな要件のロボットを開発できることも、注目したい点です。

アシロボ

アシロボは、株式会社アイネットが提供する日本製のRPAツールです。シナリオ本数、行数ともに無制限で使用が可能、1ライセンスで2アカウントを取得することもできます。操作性に優れ、低価格で導入できること、操作説明会から始まり、各種講座の開催、アフターフォローなど、ベンダーのサポートが充実していることも強みです。

RPAの課題や解決策を把握して効率よく運用しよう

RPAを導入すると、定型業務を自動化し、作業効率を上げることができます。ただし、導入後にさまざまな課題点が生じることも確かです。

RPAを選定する際は、導入目的を明確にし、機能、費用対効果なども含めしっかり比較検討しましょう。紹介したおすすめツールも参考に、自社にあったRPA導入を進めてください。