業務自動化とは?DX時代に必要な理由や導入するメリット・進め方

2023/02/12 2024/06/11

RPA

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業務自動化とは

高齢化による人材不足や、働く環境の変化に対応するための手段として、業務自動化が注目されています。本記事では、業務自動化とは何か、必要とされる理由や自動化によるメリット・デメリットを解説します。導入のポイントや企業の事例についても紹介するので、業務自動化を進めたい方はぜひ参考にしてください。

業務自動化とは?

業務自動化とは、これまで人間が行っていた業務をIT技術で自動化し、業務効率化や生産性向上を実現することです。

自動化に適した業務としては、定型的なルーティン作業やデータの検索、簡単な表作成などが挙げられます。業務の自動化を進めることで作業効率が上がるため、従業員の負担を軽減することが主な狙いです。

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業務自動化が必要とされている理由

ここからは、業務効率化が必要とされている理由について見ていきましょう。

少子高齢化による働き手の減少

業務自動化が必要とされている理由は、少子高齢化による働き手の減少が挙げられます。

内閣府が発表した「令和5年版高齢社会白書(全体版)」によると、日本の総人口は1億2,495万人万人で、65歳以上の人口は3,624万人となっています(2022年10月1日現在)。上記のデータを計算すると、高齢化率は約29.0%です。

また、このまま高齢化の傾向が続けば、2070年には4人に1人が75歳以上になると見込まれています。このように、労働人口そのものが不足するため、業務自動化の必要性が高まっているのです。

[参考:内閣府「高齢化の状況」]

働き方改革による業務方針の変化

働き方改革の推進により、業務方針に変化が起こっていることも理由のひとつです。企業では残業時間の削減や有給の積極的な消化が推奨され、時短勤務という選択肢を選ぶ人も増えています。多様性を重視した働き方を実現しながら経営目標を達成するには、業務の自動化が必須といえるでしょう。

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業務の自動化が進まない原因

業務自動化に取り組もうとしていても、計画が思ったように進まないという企業も存在します。ここからは、業務の自動化が進まない原因について解説します。

業務自動化に詳しい人材がいない

社内に業務自動化の方法やシステムについて詳しい人材がいないことが大きな理由です。業務自動化に用いられるシステムは、誰でも利用できるものもあれば、プログラミングなど高度な知識を必要とするものもあります。

社内にこうした人材がいない場合、外部に委託することも可能です。ただし、システムエラーなどが発生した際に対応できなければ、業務に大きな影響をもたらすことがあるでしょう。

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自動化できる業務を把握できていない

日々行っている業務のうち、どのような業務が自動化に適しているかを把握していないために、自動化がなかなか進まないケースもあります。また、人間による判断が必要な業務を自動化しようとすると、難易度が高くなり実現するまでに多くの時間を要するでしょう。

これまで行っていた業務をそのまま自動化できるとは限らないため、まずは自動化を推進しやすい業務を見極めることが大切です。

業務の実態を把握できていない

従業員がどのように業務を行っているのかや、負担となっている部分が把握できていないことにより、業務自動化が進まないこともあります。業務の実態を把握せずに自動化のツールを導入してしまうと、実際の業務で利用できなかったり、利用できても一部分だけになったりすることがあるでしょう。

業務の実態を把握する際は、手順書やマニュアルを利用するのが一般的です。ただし、メンテナンスされておらず古いやり方がそのままになっていて、業務の実態と合っていないというケースもあります。このような場合、担当者にヒアリングして業務内容の調査を行いますが、通常業務と並行して行うため時間がかかり、自動化が進まないということがあるのです。

業務自動化の効果を理解できていない

業務の自動化によって得られる具体的な効果を理解できていないと、自動化が進まないことがあります。「自動化すれば業務が楽になる」といった曖昧な動機でツールを導入しようとしても、関係者の理解は得られません。

また、このような主観的な効果は数値化することが難しいため、効果の有無や実際にどの程度効果があるのかが伝わらず、計画が推進していかないということも考えられます。

このツールを導入することで「年間1000時間分の業務時間が削減できる」「人的ミスをゼロにできる」など、業務自動化による具体的な効果を明確に示すことが大切です。

業務自動化で得られるメリット

業務を自動化することでどのようなメリットが期待できるのでしょうか。ここでは、業務自動化で得られるメリットを4つ紹介します。

生産性の向上が見込める

業務の自動化によって、企業の売り上げに直結するコア業務に多くの時間を費やすことができるようになります。新たなアイデアの創出やビジネスモデルの見直しといった業務に人的リソースを割くことで、生産性の向上につながるでしょう。

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労働力不足を解消できる

労働力不足を解消できるのも業務自動化の大きなメリットです。ツールなどを活用して業務を自動化することで、業務に必要な人員が削減でき、労働力不足の解消が期待できます。また、自動化によって業務にかかる時間が短縮されれば、ほかの業務を行う余裕ができたり、残業時間が削減されたりと、社員の負担軽減にもつながります。

コストを削減できる

自動化によって業務効率化を実現できれば、同一の業務をより短時間で行えるようになり、人件費を削減することが可能です。また、これまで外部に委託していた業務を内製化できるようになるため、外注費の削減も可能となり、大きなコスト削減効果が期待できます。

人的ミスを防止できる

業務を自動化することで、人的ミスの防止にもつながります。人間が作業を行う場合、注意力が散漫になっていたり、集中力が欠如していたりすることもあり、どうしてもミスは起こってしまうものです。自動化すれば業務の正確性を高めることができるため、人的ミス防止のために行っていたダブルチェックなども不要になるでしょう。

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業務自動化で生じるデメリット

ここでは、業務自動化によって生じるデメリットを紹介します。

システムを導入する際にコストがかかる

業務自動化のシステムを導入するのにコストがかかるのは、企業にとって大きな負担となることもあるでしょう。業務自動化に必要となるシステムは、無料で使用できるものもありますが、なかには月額100万円以上かかるものも存在します。

コスト削減を目的としているのであれば、そのシステムの導入によってどの程度の費用対効果が得られるのかを考慮しながら、自社に最適なシステムを選ぶことが大切です。

新たな方法に慣れるまでに時間がかかる

新たな方法に慣れるまでに時間がかかることもデメリットのひとつです。自動化のために導入したシステムやツールによっては、使い方を覚えるまでに時間がかかることがあるでしょう。また、これまでの業務プロセスを刷新した場合、新しいやり方に慣れるまでに一時的に作業効率が低下することも考えられます。

業務がブラックボックス化する可能性がある

業務の自動化によって人の手がいらなくなるのは大きなメリットである一方で、場合によっては業務がブラックボックス化することも考えられます。順調に業務を進められていれば問題ないですが、その業務について理解している担当者が不在になれば、万が一トラブルが起こった際の対処が難しくなるでしょう。

業務自動化を進める際は、人の手で行う場合の手順やシステムの使用方法などをマニュアル化しておくと安心です。

業務自動化の方法

業務の自動化を実現する方法を紹介します。それぞれの特徴を見ながら、自社に最適なものを選びましょう。

AIツール

AIツールは、さまざまな業務の自動化に有効な方法です。音声認識やデータ分析をはじめ、チャットボットなどAIを活用したツールを導入することで、業務自動化が実現できます。

売上予測や顧客分析が行えるAIツールもあるため、これまで人が多くの時間をかけて行っていた作業も短時間でこなせるようになるでしょう。

RPA

業務自動化の実現に欠かせないツールです。RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、業務を自動化するシステムのことを指します。パソコン上で行う業務の流れをロボットに教えることで、定型業務を自動化するのが特徴です。

ただし、ツールによって自動化できる作業が異なるため、自社の業務に適したものを選定する必要があります。

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OCR/AI-OCR

OCRとは、「Optical Character Reader」の略称で、紙媒体の文書を読み込んでデジタルデータ化できるツールを指します。紙に書かれているデータの入力作業を人の手で行っている場合、作業時間の短縮やミスの削減につながるでしょう。最近では、AI技術を搭載したAI-OCRも活用されています。

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マクロ

MicrosoftのOffice製品に搭載されているマクロ機能も業務自動化に活用できます。マクロ機能を利用すれば、WordやExcelへの入力作業やデータ集計を自動化することが可能です。プログラミング言語のひとつであるVBAの知識を持つ人材がいれば、とくにコストをかけることなく自動化が実現できます。

プログラミング

プログラミングを活用するのも業務自動化に有効です。プログラミングを活用することで、より自由度の高いシステムを自作できるだけでなく、少ない費用で業務自動化を実現できます。

ただし、専門的な知識やスキルが必要となるため、社内にプログラミングのスキルを持った人材がいる場合におすすめの方法です。

業務自動化に向いている業務

自動化に向いている業務としては、主にパソコンで行われる定型業務などが挙げられます。具体的にどのような業務が自動化に適しているのか見ていきましょう。

経理業務

ルーティンワークが多い経理業務は、自動化に向いているとされています。なかでも、とくに自動化しやすい業務は以下の通りです。

  • 入金や支払確認
  • 請求データの入力
  • 資産管理
  • 請求書や領収書の作成

RPAやExcelのマクロ機能を活用することで、経理のさまざまな業務を自動化できます。また、会計システムや請求書発行システムの利用もおすすめです。

人事業務

人事部門で自動化に向いている業務は、以下のようなものが挙げられます。

  • 勤怠管理
  • 給与計算
  • 人事評価
  • 履歴書や職務経歴書の管理

勤怠管理や給与計算などの定型業務は、RPAなどを活用して自動化できます。また、AI-OCRを活用することで、履歴書や職務経歴書のデジタル化も可能です。

総務業務

総務部門で自動化に適した業務は以下の通りです。

  • 備品管理
  • 経費精算
  • 株主情報の収集
  • 社内の問い合わせ対応

総務部門においても、RPAを活用することでさまざまな業務を自動化できます。社内の問い合わせ対応を自動化したい場合は、チャットボットを活用するのがよいでしょう。

営業業務

営業部門では、主に事務作業を自動化することが可能です。具体的には、以下のような業務が挙げられます。

  • スケジュール調整
  • レポートや書類作成
  • 顧客管理
  • 商談管理

SFAやCRMといった営業活動をサポートするツールを活用することで、営業部門におけるさまざまな業務を自動化できます。

購買・倉庫業務

購買・倉庫部門で自動化に向いている業務は、以下の通りです。

  • 在庫管理
  • 発注管理

購買管理システムを導入することで、在庫数や発注数の管理を自動化でき、人的ミスの削減にもつながります。

業務自動化の進め方

ここからは、業務自動化を進める際のポイントを紹介します。

1.業務の棚卸しをする

まずはじめに業務の棚卸を行い、自動化する業務を選定していきます。自動化する業務を洗い出す際は、業務プロセスを可視化し、どのような業務が行われているのか、どの程度の工数がかかるのかを把握することが重要です。

定期的に行う必要がある作業や定型業務など、自動化しやすい業務をリストアップしていくとよいでしょう。

2.業務自動化の目的を明確化する

自動化する業務が決まったら、業務自動化の目的を明確にすることも欠かせません。選定された業務に対して、どのような効果を期待するのかを決めていきましょう。

目標を設定する際は「業務時間を月平均で20%削減する」「特定の業務のエラー率を年内に3%以下にする」など、具体的な数字を示すことも大切です。

3.自社に適したツールを選定する

次に、自社に適したツールを選定していきましょう。業務自動化に活用できるツールは、さまざまな種類が存在します。RPAひとつとっても、使い方や実現したい目標によって選ぶべきツールは異なるものです。自社の業務に合ったツールを選定することで、業務自動化の成功率が高まるでしょう。

4.業務自動化の目的と方法を社内で共有する

業務自動化の目的と方法を社内で共有することも忘れてはいけません。業務自動化を実現するには、現場で働いている社員にも協力してもらうことが必要です。自動化の目的や手段についてしっかりと説明を行い、社員の理解を得たうえで進めていきましょう。

5.効果検証を行う

最後に、ツールの導入によってどのような効果があったのか検証を行います。業務自動化による成果を把握することはもちろん、不便な部分や使いにくいところがある場合は改善を行うことも大切です。改善と検証を繰り返すことで、業務自動化を効率的に進めることができるでしょう。

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業務自動化を実現させた主な事例

ここでは、業務自動化を実現させた事例を見ていきましょう。

名古屋大学医学部附属病院

名古屋大学医学部附属病院は、1871年に名古屋藩の仮病院として始まり、中部エリアにおける高度医療を担ってきました。同院は、過重労働や人手不足が深刻化する医療業界の課題解決策として、すべての事務部門でRPAを導入しています。

これまでに21体のロボットを作成しており、現在はこのうち12体を実際の業務で活用し、年間約663時間の業務時間削減に成功しています。

[参照:オープン株式会社「名古屋大学医学部附属病院」]

GMOクリック証券株式会社

GMOクリック証券株式会社は、2005年に設立されたインターネット証券会社です。同社は、業務の効率化や高度化を自発的に進める組織風土の醸成を目指し、RPAを導入しました。

証券業務・財務・人事総務・情報システム・コンプライアンス・経営企画など幅広い業務で活用した結果、社員同士で解決手段を提供し合うケースが見受けられるようになるなど、部門間での横のつながりが強化されたそうです。

[参照:オープン株式会社「GMOクリック証券株式会社」]

NECビジネスインテリジェンス(旧NECマネジメントパートナー株式会社)

NECビジネスインテリジェンスは、NECグループにおけるスタッフ部門を集約した事業会社です。同社は2016年に自動化ツールグループを発足し、社員を付加価値の高い業務にシフトできるようにするためRPAを導入しました。

毎月一定の期間に発生する派遣契約者の契約更新の確認作業では、RPAの導入によって月51時間の作業時間削減に成功しています。また、コロナ禍での在宅勤務もスムーズに対応できたそうです。

[参照:オープン株式会社「旧NECマネジメントパートナー株式会社」]

三菱重工業株式会社

三菱重工業株式会社は、エネルギーや航空、宇宙開発など幅広い分野でものづくりを行う企業です。同社の航空機・飛昇体事業部では、機密事項が多く高度な信頼性が重視される現場において、生産効率を高める取り組みの一環として2018年にRPAツールを導入しました。

まずはじめに対象となった4つの業務は、事例としてのわかりやすさを重視して選ばれたそうです。そのため、大きな効果は期待していなかったものの、当初に掲げていた年間250時間の目標をはるかに上回る、600~800時間の工数削減に成功しています。

[参照:オープン株式会社「三菱重工業株式会社」]

株式会社テレビ朝日サービス

テレビ朝日の子会社である株式会社テレビ朝日サービスは、将来の人手不足を見据えた生産性と業務品質の向上策として、定型業務を自動化するRPAの研究を2016年に開始しました。

2017年9月には半年の試験導入が行われ、2020年4月にグループ各社に導入されています。業務自動化を推進したことで業務の無駄を大幅に省き、グループ全体で年間50,000時間の労働時間の削減に成功しました。

[参照:オープン株式会社「株式会社テレビ朝日サービス」]

業務自動化の実現に向けた注意点

最後に、業務自動化の実現に向けて取り組む際の注意点を紹介します。

業務自動化に詳しい人材を確保する

業務自動化を進める際は、導入するツールに詳しい人材を確保することが大切です。ITツールに精通した人材がいれば、操作でわからないことがあってもすぐに解決できます。

業者が提供しているサポートを受けることも可能ですが、エラーが出た場合などに迅速に対応することが難しくなり、業務に支障をきたすことが考えられます。急なトラブルにも対応できるよう、業務自動化に詳しい人材を確保し、スムーズに運用できる体制を整えておきましょう。

スモールスタートで進める

業務自動化を実現するうえで重要なのが、まずはスモールスタートではじめるということです。いきなりすべての業務を自動化してしまうと、社員は作業内容の変化に戸惑ってしまい、思っていた効果が得られないことがあります。

そのため業務自動化を進める際は、もっとも改善したい部分のみに絞ってはじめてみるのがおすすめです。導入によって効果があると感じられれば、少しづつ自動化の範囲を広めていくとよいでしょう。

トラブル発生時の対応を事前に決める

業務自動化に使用されるツールやシステムは、誤作動や情報漏えいなどのトラブルが発生する可能性もあります。このような問題が発生した時の対応を決めずに進めてしまうと、なにか問題が起きた際に業務が停止してしまい、企業にとって大きな損失になることも考えられるでしょう。

トラブルが発生した際、どの部門にどのような方法で報告を行うのかなど、事前にマニュアル化しておくことが大切です。

業務自動化とはIT技術を取り入れて効率化を図ること

業務自動化とは、IT技術によって人間が行っていた業務を自動化することです。自社に適したシステムやツールを導入すれば、生産性向上や労働力不足の解消など多くのメリットが期待できます。本記事で紹介した内容を参考に、自社の労働環境を改善していきましょう。

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