テレワークにはRPAがおすすめ!活用方法やメリット・デメリット、注意点を解説

2023/07/31 2023/07/31

RPA

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テレワークにおけるRPA

コロナ禍において、多くの企業が導入を進めてきたテレワーク。さまざまな課題も浮き彫りとなる中、テレワークを効率化するカギとして注目されたのが、RPAです。本記事では、その理由、テレワークでのRPAの活用方法について徹底解説します。

テレワークで注目が集まっているRPAとは?

RPAは「Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)」の頭文字をつなげた略語です。

作業工程をプログラミングしたロボットを社内のシステムやパソコンに設定することで、データ入力、定型的なタスクなどの作業を自動化する技術をいいます。

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テレワークでRPAが注目されている背景

テレワークで課題となったのは、オフィスへの出社が必須である業務と時間制限のある業務にどう対応するかでした。

例えば、社員の給与計算をオフィスで行うのであれば、必要な情報はそろっています。しかしテレワークとなると、個人情報や勤務情報を持ち出さなければなりません。情報の持ち出しには、漏えいのリスクが伴います。給与支払い日までに処理を終えなければならないという時間的制約も、テレワークの妨げになるでしょう。

しかし、オフィスのシステムにRPAを設定しておけば、社員の勤怠データを自動的に収集し、計算します。情報を持ち出す必要も、出社する必要もありません。

業務のすべてを自動化できない場合でも、自動化できる部分だけをRPAに任せれば、出社日数を減らすことや時短勤務にすることができます。

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テレワークでRPAを導入するメリット

テレワークでのRPA導入には、次のようなメリットがあります。

ミスを減らして業務を効率化できる

テレワークでRPAを導入することによるメリットのひとつは、人為的なミスを減らし、業務を効率化できる点です。

テレワークであってもなくても、人の手による作業には、ヒューマンエラーにつながります。特にデータ入力などの単純作業は、集中力が続かず、ミスが起こりがちです。しかし、ロボットのRPAは、指示した内容の通りに動いてくれるため、正確かつスピーディーに作業をこなすことができます。

ペーパーレス化が促進できる

オフィス業務をテレワークで行う際、社内の紙資料を持ち出さなければならないこともあります。荷物の持ち出しは社員に負担がかかるだけでなく、紛失などの危険も伴う行為です。

その問題を解決するには紙資料をデータ化すればよいのですが、手間も時間もかかるため、つい敬遠してしまいます。

しかし、RPAにOCR(光学文字認識)を組み合わせれば、素早くスムーズなデータ変換が可能です。現代は、社会全体がペーパーレス化にシフトしています。その意味でも、RPAの導入にはメリットがあるといえるでしょう。

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コア業務に専念できる

RPAを導入してルーチンワークや単純作業を自動化することで、社員はコア業務にリソースを割くことができます。

これにより社員の生産性やパフォーマンスが向上することは、人材を生かす上でも大きなメリットといえるでしょう。結果的に、組織全体の業績アップにもつながるはずです。

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テレワークでのRPAの具体的な活用方法

テレワークでは、どのようにRPAを活用できるかを見ていきましょう。

データ収集業務の自動化

RPAは、データの取得や抽出、整理の自動化などを得意とします。収集したデータの統合や加工も可能です。

出社する必要のないデータ収集や集計などをRPAに任せれば、業務の迅速化と効率化が図れます。

メール関連業務の自動化

RPAでは、メールの送受信を自動化することもできます。

例えば請求書送付など、文面をフォーマット化してファイル添付をすれば済む事務的なメールは、自動送信ができます。

受信メールであれば、記載されている情報を抽出して文書化したり、添付ファイルを決められた場所に保存することが可能です。提出物の期日を知らせるリマインドメールの送信も自動でできます。

RPAを導入すれば、メール処理のために出社する必要はありません。テレワークに限らず、日々のメール作業の効率化に役立つでしょう。

RPAでメール送信を効率化する方法!注意すべきリスクとは?

定型業務の自動化

定型業務の自動化は、RPAのもっとも得意とするところであり、テレワークでも、はずせない活用法です。24時間365日フル稼働できるRPAの特性を生かし、夜間のうちにデータ処理を完了させることもできます。

事務的な作業をRPAに任せれば、その時間を企画や戦略の立案など、頭脳労働に充てることが可能です。頭脳労働であれば、オフィスに出社する必要はありません。

勤怠管理業務の自動化

RPAは、作業手順をプログラミングするだけで勤怠管理の自動化が実現します。休暇や有給の残日数の計算、出勤時間の集計、給与計算への反映も可能です。

担当者の出社は最終的なチェックのみとなり、テレワークが推進できるでしょう。

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テレワークでRPAを活用する際のポイント・注意点

テレワークでRPAを活用する際のポイントと注意点についても確認しておきましょう。

セキュリティ対策を入念にする

オフィスと異なり、テレワークでのインターネット利用では、不正アクセスや情報漏えいのリスクが高まります。その点をふまえ、RPA導入にあたっては、入念なセキュリティ対策が必要不可欠です。

具体的には、二段階認証機能を備えたRPAの導入、セキュリティソフトウェアの設置などが挙げられます。

また、セキュリティ対策では、社員の意識向上も重要です。セキュリティポリシーの策定、セキュリティに関する定期的な研修なども実施するとよいでしょう。

自動化する業務を明確にする

RPA導入を成功に導くポイントは、自動化する業務を明確にすることです。

勤怠管理がしたいのに、データ収集が得意なRPAを導入したのでは役には立ちません。

導入した業務に適したRPAを選ぶためにも、具体的にどの作業を自動化するか、しっかり洗い出しましょう。

ベンダーのサポートも活用する

RPAを効果的に活用、運用するためには、ベンダーのサポートを活用することも大切です。

RPAは、テレワークをはじめとした業務の効率化に役立つツールですが、使いこなすためには、ある程度のプログラミングやITの知識が求められます。初期設定、定期的なアップデートやメンテナンスのほか、エラー時には対応も必要です。時には、社員で対処するのは、難しいこともあるでしょう。

RPA導入に際してはベンダーのサポート体制を確認し、活用することも心がけてください。

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テレワークでRPAを活用して業務を最適化していこう

RPAは、テレワークにおける業務課題を解決し、最適化できるツールです。ツールにはさまざまな種類があるので、まずは、自社で自動化したい業務を明確にしましょう。その際は、記事で伝えた活用方法や注意点も参考にしてください。RPAの導入は、テレワークだけでなく、自社の業績発展にも役立ちます。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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