タスク管理が苦手な人の特徴とは?原因や改善するための方法を解説!

記事更新日:2022/06/20

タスク・ToDo管理

タスクが処理できずに慌てる人

タスク管理が苦手なあなたは「何が原因なのだろう…」と悩んでいませんか?この記事ではタスク管理が苦手な人の原因や、それを改善するための方法を解説しています。またおすすめのタスク管理アプリも紹介しているので、日々のタスク管理で悩んでいる方は参考にしてください。

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タスク管理が苦手な人の特徴と原因

タスク管理が苦手な人には共通する特徴と原因となる考え方や行動があります。代表的なものを4つあげるので、当てはまるものがないか確認してください。

頭の中だけでタスクを整理している

頭の中だけでタスクを整理しているのは、タスク管理が苦手な人の特徴です。

人の記憶力には限界があり、頭の中だけで正確にタスク管理を行うのは無理があります。特に複数のタスクを同時進行している場合などは、すべての納期や進捗状況を常に把握しておくのは難しいでしょう。

頭の中だけでタスクを整理しようとすると、勘違いや思い込み、うっかり忘れなどで仕事に大きなミスが出てしまう可能性が高くなります。

仕事や作業内容を大きなかたまりで捉えてしまっている

仕事や作業内容を大きなかたまりで捉えてしまっているのも、タスク管理が苦手な人の特徴です。

例えば、「来月の会議で新企画のプレゼン」という仕事があるとします。この仕事を行うには、他社のリサーチや従来企画の分析、企画立案や資料作成など、細かなタスクを遂行しなくてはなりません

そのため、「新企画のプレゼン」という大きなかたまりで捉えてしまうと、タスクが管理できず、何から始めればいいのかわからなくなるのです。

着手するのが遅い

タスク管理が苦手な人は、作業に着手するのが遅い傾向にあります。

正確なタスク管理には、納期意識が欠かせません。納期に間に合うように、タスクの優先順位づけをし、それぞれの処理時間を想定して作業に着手するタイミングを決めていきます。

しかし、優先順位を誤ったり、処理時間の見積もりが甘かったりすると、タスクへの着手が遅れてしまいます。納期直前に焦って仕事することになれば、スケジュールもすべて見直さなくてはなりません。これでは、タスクを管理できているとはいえないでしょう。

仕事を断れない&安請け合いしてしまう

タスク管理が苦手な人には、忙しくても仕事を断れない、安請け合いしてしまう特徴があります。

たとえ要領が良くても、キャパシティを超える仕事量を正確に管理するのは困難です。仕事を頼まれると断れなかったり、大丈夫だろうと安請け合いしてしまったりが続くと、自分のキャパシティ以上の仕事を抱えることになりかねません。

自分が抱えている仕事を把握できなくなり、正確なタスク管理ができなくなってしまうのです。

タスク管理できない人に起こりやすい3つのトラブル

タスク管理ができないと、仕事にどんな影響が出てしまうのでしょうか。ここでは、タスク管理ができない人に起こりやすい3つのトラブルを紹介していきます。

期日や納期までに仕事が間に合わない

タスク管理ができていないと、期日や納期までに仕事が間に合わないというトラブルが起こりやすくなります。

タスク管理では、期日や納期までに仕事が完了するように、タスクに優先順位をつけ、処理時間を想定してスケジュールを組んでいきます。また、突発的な仕事が発生しても、遅れが出ないように考慮しておくのです。

タスク管理ができていないと、優先順位や処理時間も把握していないため、効率的に仕事が進められません。また、突発的な仕事への対応に大幅な時間が取られてしまいます。その結果、仕事が大幅に遅れてしまうのです。

仕事内容や制作物のクオリティが下がる

仕事内容や制作物のクオリティが下がるのも、タスク管理ができない人に起こりやすいトラブルのひとつです。

クオリティを維持するには、タスクに集中して取り組める状態を作る必要があります。適切なタスク管理を行えば、それぞれのタスクの重要度が把握可能です。重要なタスクには時間をかけて、より集中して取り組めるためクオリティの向上につながります。

タスク管理ができていないと、重要なタスクにも集中できず、仕事内容や制作物のクオリティが下がってしまうのです。

無駄な残業が増える

タスク管理ができない人は、無駄な残業が増えてしまいがちです。

タスク管理には仕事を効率的に進めるという役割があります。それぞれのタスクの優先順位や目的、期限などを正確に把握することで、無駄な時間を省き、集中して取り組める環境を作るのです。

タスク管理ができていない人は、着手までに時間がかかる、目的を理解しておらず集中して取り組めないなど、ダラダラと仕事を進めてしまいます。これが、無駄な残業の増加につながってしまうのです。

タスク管理への苦手意識を克服・改善するための4ステップ

タスク管理に苦手意識がある人でも、克服・改善は可能です。ここからは、タスク管理の苦手意識を改善・克服するための方法を4つのステップで紹介していきます。

1.まずは思いつく限りのタスクを書き出してみよう

苦手意識を克服・改善の最初のステップは、思いつく限りのタスクを書き出すことです。

難しいことは考えずに、まずは抱えているタスクを思いつく限り書き出してみましょう。

書き出す方法は、ノートや付箋、ホワイトボードなどアナログな方法でも、パソコンやスマートフォンなどのデジタルな方法でも構いません。

2.書き出したタスクをできる限り細分化してみよう

洗い出しが終わったら、タスクを細分化(具体的に細かく)してみましょう。

タスクには、さまざまな業務が含まれています。そのため、タスクを大きく捉えていると、最初に何から始めればいいかが把握できない可能性があるのです。

例として「来月の会議で新企画をプレゼン」というタスクを次のように細分化してみました。

タスク:来月の会議で新企画をプレゼン

  1. プレゼンに必要な情報をリサーチする
  2. 仮のプレゼン資料を作成する
  3. 上司や同僚にアドバイスをもらう
  4. 本資料を作成する
  5. 人数分の資料をコピーする

以上のように、タスクを細分化すれば何から始めればいいのかが明確になります。

3.各タスクに優先順位をつけてみよう

タスクを細分化できたら、優先順位をつけましょう。

あらかじめ優先順位をつけておけば、作業に入るまでに無駄な時間が掛かることはありません。また、ひとつの業務に集中して取り組めます。

タスクの優先順位ってどうやって決める?

タスクの優先順位は、重要度と緊急度の掛け合わせで決めていきましょう。

重要度と緊急度の掛け合わせにより、下記4つの領域に分類できます。

  • 第一領域:重要度が高く緊急度も高いもの
  • 第二領域:重要度が高く緊急度が低いもの
  • 第三領域:緊急度が高く重要度が低いもの
  • 第四領域:重要度も緊急度も低いもの

注意すべき点は、第二領域と第三領域の優先順位です。第二領域は緊急度が低いため、後回しにされる傾向にあります。

しかし、第二領域に分類されるのは、人間関係の構築やスキルアップなど、長期的には不可欠なタスクです。第三領域とのバランスを考えながら、着実に進められるように意識しましょう。

4.あとはこまめにPDCAサイクルを回そう

タスク管理の苦手意識を克服・改善する最後のステップは、PDCAサイクルを回すことです。

PDCAは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の頭文字を取ったものです。タスク管理の場合は、ここまでのステップを繰り返し行うことを、「PDCAサイクルを回す」に当てはまります。

つまり、実際に正しい手順でタスク管理を繰り返し行うことで、苦手意識の克服・改善を目指すのです。何度も繰り返し行えば、問題点も浮き彫りになり、自分に合った管理方法なども見つけられるでしょう。

タスク管理が上達するための3つのコツ

タスク管理に苦手意識がある人でも、コツさえ掴めば上達が可能です。ここでは、タスク管理が上達するための3つのコツを紹介します。

1.タスク処理に掛かる時間を正確に把握する

上達のコツひとつ目は、それぞれのタスク処理に掛かる時間を正確に把握することです。

スケジュールを組むときには、それぞれのタスク処理に掛かる時間を想定しなくてはなりません。想定時間と実際に掛かる時間の差が少ないほど、スケジュールどおりに仕事が進められるからです。

タスク処理に掛かる時間を正確に想定するには、これまでの経験を活かす必要があります。「同様のタスクを以前どれくらいの時間で処理できたか」を基準にして、想定すれば実際に時間と大きくずれることはありません。経験のないタスクであれば、先輩や上司に相談してみるのもいいでしょう。

2.1日のスケジュールに余裕を作る

スケジュールに余裕を作るのも、タスク管理が上達するコツのひとつです。

スケジュールは組んだとおりに進まないことも多くあります。タスク処理に想定よりも時間がかかった、緊急の打ち合わせが入ったなど、思うようにいかないものです。そのため、余裕のないスケジュールを組んでいると、臨機応変に対処できずに、すべてに遅れが出てしまいます。

スケジュールに余裕があれば、タスク処理の見通しが甘かったり、急なトラブルがあったりしても、調整が可能です。リスケジュールを行う時間も取れるため、仕事が大幅に遅れることもありません。

3.適正なツールを選択する

適正なツールの選択も、タスク管理の上達には欠かせません。

ツールを活用すれば、より効率的なタスク管理が可能です。管理自体に時間や労力をかけることなく、タスクに取り組めるため、仕事のクオリティ向上にもつながります。

ただし、高機能なツールは複雑で扱いにくい傾向にあるので注意が必要です。タスク管理に慣れないうちは、シンプルで使いやすいツールを選ぶようにしましょう。

タスク管理が苦手な人におすすめなアプリ5選

ここからは、タスク管理に活用できるアプリを紹介します。タスクの管理が苦手な方におすすめのアプリ5つを選んでいるので、参考にして試してみてください。

1.Google ToDo リスト

Google ToDoリストは、基本的なタスク管理機能をもつアプリです。アプリ版(AndroidおよびiOS)とデスクトップ版があります。アプリ版の評価とレビュー件数は、Androidで4.5/20万件、iOSでは4.6/2.4万件です。(※2022年2月時点)

ドラッグ&ドロップでタスクの優先順位を直感的に変更できます。うっかり忘れを防止するリマインダーもあります。GoogleアカウントでGmailやGoogleカレンダーと簡単に連携できることから、Googleアカウントを活用したい方におすすめです。

App Store(iOS)はこちら
Google Play(Android)はこちら

2.Microsoft To Do

Microsoft ToDoも、基本的なタスク管理機能をもつアプリです。アプリ版(AndroidおよびiOS)とデスクトップ版があります。アプリ版の評価はAndroidで4.5/20万件、iOSでは4.4/1.4万件です。(※2022年2月時点)

ToDoリストをほかのユーザーと共有したり、Outlookと同期させたりもできます。Microsoft社製ですので、Office製品と連携させて活用したい方におすすめです。

App Store(iOS)はこちら
Google Play(Android)はこちら

3.ToDoリスト 1画面チェックリストのタスク管理

ToDoリスト 1画面チェックリストのタスク管理は、1画面という非常にシンプルなToDoリストです。アプリ版(AndroidおよびiOS)とデスクトップ版があります。アプリ版の評価はAndroidで4.4/730件、iOSでは4.5/3.9万件です。(※2022年2月時点)

1タップで入力可能、1画面ですべての操作が完結します。並べ替え機能と完了タスクの削除が可能です。期限設定やほかのユーザーとの共有など複雑な機能はありませんが、シンプルさを求めるならこれ以上のものはありません。

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4.メモガキ(TODOライクなメモ帳)

メモガキは、kumacoroによってリリースされた高機能なメモアプリです。Android版のみで、評価は4.1/100件です。(※2022年2月時点)

メモやToDoリスト、カレンダーのいいところを合わせたようなアプリといえます。メモをカテゴリーにわける、期限を設ける、リマインダーを設定する、写真を添付する、カレンダー表示させてタスクを確認するなどが可能です。

Google Play(Android)はこちら

5.Chatwork

Chatworkは、タスク管理ができるビジネスチャットです。アプリ版(AndroidおよびiOS)とデスクトップ版があります。アプリ版の評価はAndroidで3.5/3,200件、iOSでは3.1/1,400件です。(※2022年2月時点)

タスク管理に加えて、ファイル管理や通話(音声またはビデオ)などができます。ブックマーク(しおり)機能があり、後から一覧で見返すことも可能です。操作がシンプルでわかりやすいことと安全性の高さが特徴といえます。

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ツールやアプリを活用してタスク管理への苦手意識を克服しよう

タスクの管理は仕事を効率的に進めるためには、欠かせないものです。ところが、タスク管理が上手くできずに、苦手意識を持っている方も少なくありません。

でも、タスク管理への苦手意識は克服できます。ここでお伝えした、克服・改善のステップを繰り返していけば、タスク管理のコツが掴めて上達するはずです。

また、紹介したツールやアプリの中から自分に合ったものを見つけて活用してください。上手くいかなかった原因が解消でき、タスク管理への苦手意識も克服できるでしょう。

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