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手帳で効率化！タスク・スケジュール管理する基本ポイントやコツを紹介！
タスクやスケジュールをきっちり管理して仕事ができる人になりたいと思いませんか？本記事では効率よく仕事がこなせる手帳でのタスク管理方法を紹介します。おすすめの商品も紹介するので、ぜひ手帳でのタスク管理にチャレンジしてみてください。
目次
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手帳でタスク管理する3つのメリット
手帳アプリやタスク管理アプリなどのデジタルツールが増えている昨今、あえて手書きの手帳でタスク管理するメリットはどこにあるのでしょうか。
ここでは、手帳でタスク管理をおこなう3つのメリットをご紹介します。
1.書き込みの自由度が高い
手書きの手帳はデジタルに比べて自由度が高いことがメリットです。デジタルツールのように決められたテキストやスタンプだけでなく、オリジナルのイラストや図を使って感覚的にアウトプットできます。
感覚的なアウトプットからは、アイデアも生まれやすくなります。また、指先を使うことで脳が刺激されたり、考えが可視化され整理しやすくなったりもするでしょう。ブレインストーミングでも手書きが推奨されているように、手書きはアイデアの源泉でもあるのです。
2.記憶力が高まる
記憶力が高まるのも手帳のメリットのひとつです。文章を頭の中で考えるのは左脳、手書きは右脳を使うので、手書きすると両方の脳が活発に動きます。
また、パソコンのように予測変換がないため、一言一句「書いている内容は合っているか」「漢字は間違っていないか」と確認します。無意識に頭の中で繰り返すため、書き込んだ予定やアイデアをしっかり記憶できるのです。
3.愛着が湧くのでタスク管理が楽しくなる
愛着が湧くのも手帳ならではの特徴です。手書きの手帳なら、自分でケースやリフィルをカスタマイズしたり、写真やシールを貼ったりして「世界にひとつだけの手帳」を作れます。
書き込めば書き込むほど紙の質感も変わってくるので、より愛着が湧き、タスク管理を楽しめるようになるでしょう。タスク管理が楽しめれば、仕事への継続力や効率化へのモチベーション維持にも役立ちます。
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手帳で上手くタスク管理する7つのコツ
手帳でタスク・スケジュールを管理するためには、7つのコツがあります。ここで紹介するコツをしっかり押さえ、上手にタスク・スケジュール管理を行いましょう。
コツ1 | 常に手帳を持ち歩き、すぐ書くクセをつける
手書き手帳の最大の良さは、すぐに書けることです。手帳とペンは常に持ち歩き、何かあればすぐに予定を書き込むクセをつけましょう。
「予定が決まった」「指示を受けた」「アイデアを思い立った」ときには後回しにせず、すぐに手帳とペンを取り出してタスクを書き込みます。できれば、その場でタスク実行の日取りや時間帯も決めてしまいましょう。
コツ2 | 誰が見ても同じ行動を取るくらい、タスクを具体的に書く
タスクを書くときは、誰が見ても同じ行動を取ると言えるくらい、具体的な手順に落とし込みましょう。
例えば、「プロジェクト立案」といった大きな枠組みだけ書いてしまうと、必要な業務が把握できません。「プロジェクトの目的・目標整理」「ターゲティングに関する打ち合わせ」「ブレインストーミング」など、タスクを完了させるために必要な業務を具体的に記載します。
業務が整理できていれば事前に準備ができ、遅延やトラブル回避にも繋がるので、プロジェクトをスムーズに進められるでしょう。
コツ3 | スケジュール感に余裕を持たせる
スケジュールを記載するときはびっしりと埋めすぎず、余裕を持たせておくことが重要です。
タスクやスケジュールは、必ずしも事前にわかっているものばかりではありません。飛び入りや緊急の予定、タスクの遅れが生じたときにもすぐ対応できるよう、ある程度の余裕を持たせておきましょう。
また、スケジュールを詰め込んでしまう人が陥りがちなケースに「移動時間や準備の時間を考慮していない」というものがあります。移動や準備の時間も必ずタスクの実行時間に含めておきましょう。
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コツ4 | 1ヶ月後の予定を立てる
タスク管理は今日明日のことだけでなく、1ヶ月後くらいまでの予定を立てると良いでしょう。中長期的な業務を計画的に進めていくためには、ある程度未来のスケジュールも決めておく必要があるからです。
しかし、人は未来のことほど見積りが甘くなり、楽観視しやすくなるという「楽観バイアス」に陥る性質があります。自分の実行力や課題遂行能力は過信しやすいのに対し、時間などの必要なコストは過小評価してしまうためです。
そのため、あまりに先の予定になると詰め込み過ぎてしまう可能性があります。タスク管理は1ヶ月後までを目処にし、それ以上先の場合はより余裕のあるスケジュールを意識しましょう。
コツ5 | タスクを書き出してからスケジュールを入れる
タスク管理をする際には、管理すべきタスクを洗い出す必要があります。まずは順番などを気にせず、メモ欄やフリーページを利用して思いつくままどんどん書き出していきましょう。すべて書き出せたら、各タスクの所要時間を見積り、優先順位を決めます。
優先順位と所要時間を書き出せたら、タスクをスケジュールとして組んでいきます。パズルのようなイメージで、時間が動かせない会議や打ち合わせの間にタスクをはめ込んでいくと良いでしょう。
コツ6 | 手帳は一冊にまとめる
手帳は複数に分けず、一冊にまとめましょう。デジタルツールと同じように、手帳も一元管理が鉄則です。たとえ「仕事」「プライベート」など用途が異なるとしても、複数の手帳を使い分けていると情報が分散されてしまい、効率的なタスク管理やスケジュール管理ができません。
仕事用の手帳を確認して予定がないからと打ち合わせを入れたものの、プライベートで友人と会食の予定があったなど、ダブルブッキングが起る可能性も高いです。手帳は一元化し、すべてのタスクとスケジュールが把握できるようにしましょう。
コツ7 | デジタルとアナログを使い分ける
手書きの手帳とデジタルツールの使い分けもタスク管理には有効です。
例えば、社内で共有した方が良い打ち合わせ・アポイントメントなどのスケジュールであれば、デジタルツールで管理した方がスムーズに連携できるでしょう。
注意したいのは、カレンダーアプリを紙の手帳のコピーにしないこと。デジタルはあくまでも共有やアラームが必要なタスク、データ共有や画像・音声の記録が必要なタスクなどに限り、一元管理は紙の手帳で行いましょう。
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タスク管理ができるようになる手帳の選び方
タスク管理を行うためにはどんな手帳を選べば良いのでしょうか。大きさ、フォーマット、デザインや機能性の3つのポイントでご紹介します。
選び方1 | 手帳の大きさ
手帳にはさまざまなサイズがありますが、以下のようにA6サイズ、B6・A5サイズ、B5・A4サイズに大きく分けられます。
- A6：軽量でコンパクト、携帯性重視の方におすすめ
A6サイズは、横105×縦148㎜の文庫本サイズ。軽量コンパクトで、携帯性を重視したい方におすすめの手帳です。サイズが小さい分、書き込めるスペースが少ない点は注意しておきましょう。
- B6・A5：書き込みやすさと携帯性バランス型
B6・A5サイズは、書き込みやすさと携帯性のバランスが取れた手帳です。B6は横128×縦182㎜の単行本サイズ、A5は横148×縦210㎜の教科書サイズ。初めてビジネス手帳を買う方にもおすすめの使い勝手の良さです。
- B5・A4：自宅やオフィスでしっかり記入したい方向け
B5・A4サイズは、書き込むスペースがたっぷりあるノート程度の大きさです。B5は横182×縦257㎜、A4は横210×縦297㎜。サイズが大きいため、持ち歩くよりも自宅やオフィスに置いて使いたい方にオススメの手帳です。
サイズが大きいほどタスクやスケジュールをたくさん書き込めますし、小さいほど持ち運びやすく、いつでも手軽に書き込みやすいです。大きさは絶対にこれが良いというわけでなく、用途によっておすすめのサイズが異なります。自分のライフスタイルや書き込み方によって選びましょう。
選び方2 | 記入フォーマット
手帳の記入フォーマットとして基本的なものは、月間ページ（マンスリー型、ブロック式）と週間ページ（週間レフト型、週間バーチカル型）です。多くのビジネス手帳では両方のページが1冊に備わっており、1ヶ月の予定と週間の予定が一目で把握しやすく設計されています。
変わったものでは、1日のスケジュールに加えてアイデアなどをたくさん書き込めるデイリー型や、メモ欄が充実しているもの、ノートページを自由にアレンジできるものなどがあります。自分の使い方に合ったフォーマットの手帳を選びましょう。
選び方3 | デザインや機能性
カバーや表紙のデザイン、機能性もビジネス手帳には重要です。デザインは好みのものを選べば良いのですが、持ち運ぶ機会が多いなら合成皮革製など分厚く頑丈なカバーを選びましょう。
また、ペンの紛失を防ぐとともにサッと取り出して書きやすいペンホルダー、名刺やカードを挟めるポケットなど、自分が欲しい機能が備わっているかどうかで選ぶのもおすすめです。
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タスク管理におすすめの手帳6選
ここからは、タスク管理におすすめの手帳を価格別にご紹介します。価格帯別におすすめの手帳を厳選して紹介しますのでぜひ最後までご覧ください。
【1,000円前後】ライトユーザー向けのリーズナブルな手帳2選
ライトユーザー向けには、1,000円前後のリーズナブルな手帳がおすすめです。
1.ミドリ ビジネスダイアリー
黒い表紙にシンプルなページのベーシックなビジネスダイアリー。月間ページがブロック式でなく、週間ページのように行で作られていますが、一般的な月間ページと同じように両開きの一面で確認できます。月間ページも週間ページのようにたくさん書き込みたいという人におすすめの手帳です。
▼「ミドリ ビジネスダイアリー」▼
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2.高橋書店 ニューダイアリー
皮革調の黒表紙とペンホルダーを備え、年度早見表・地下鉄路線図・度量衡換算早見表などビジネスシーンで役立つページも備えている手帳です。月間ページはブロック、週間ページはレフトという最もシンプルでわかりやすいタイプ。別冊でメモ用のノートが付属しているため、アイデアを書きとめておくにも便利です。
▼「高橋書店 ニューダイアリー」▼
〜詳細はこちら〜
【1,000〜3,000円】使いやすい中価格帯の手帳2選
日常的に手帳を使いこなしたいなら、1,000円〜3,000円の中価格帯がおすすめです。
3.日本能率協会 NOLTY アクセス
「経営革新の推進機関」をスローガンとする日本能率協会がプロデュースしたビジネスダイアリー。ビジネスパーソンのハードな使い方にも耐えるよう「強度」を重視したカバーと、検索しやすいインデックスつきで、持ち運んでいつでもどこでもサッと予定やアイデアを書くのに適しています。週間ページが見開きブロック型なのが大きな特徴。フリースペースも大きめなので、メモやアイデアを記載しやすいです。
▼「日本能率協会NOLTYアクセス」▼
〜詳細はこちら〜
4.ほぼ日手帳 Weeks
ほぼ日は、コピーライターである糸井重里氏が主宰する「ほぼ日刊イトイ新聞」というウェブサイトです。日刊の名前どおり、シリーズにはデイリー型の手帳が中心になっています。
しかし、この手帳はWeeksという名前どおり、週間ページを中心として年間ページや月間ページもあります。3色刷りで見やすい、優れもののビジネスダイアリーです。
▼「シほぼ日手帳 Weeks」▼
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【3,000〜10,000円】愛着が湧く高価格帯の手帳2選
高価格帯の手帳は、「これだけのものを買ったのだから、しっかり使おう」とモチベーションの動機になったり、実際に使い込むことで愛着が湧いたりします。そのため、これまでも手帳を使用してきたヘビーユーザーや物にこだわりたい方におすすめです。
5.モレスキン プロウィークリーダイアリー
横130×縦210㎜の大型サイズのビジネスダイアリー。表紙のカラーはバリエーション豊富なため、好みで選択が可能です。
一般的なブロック式の月間ページに、縦バーチカル型の週間ページ、タスク管理ページがついています。タスク管理ページは半分で切り取ることもでき、ToDoメモの代わりにも使えて便利です。
▼「モレスキン プロウィークリーダイアリー」▼
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6.GRAMAS システム手帳
高級感あるフェイクレザーに可動式ペンホルダーが付属し、持ち運びしやすくどんなビジネスシーンにも対応しやすいビジネスダイアリーです。
カバーを開くと領収書やチケットなどをサッと挟める「あおりポケット」、名刺などのカードを収納しておける「カードポケット」があり、カバンやサイフを整理できます。ページはリフィル式なので、使いやすいものを選びましょう。
▼「GRAMAS システム手帳」▼
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手帳を使ってタスク管理を効率化しよう！
デジタル化が進む現代ですが、サッと取り出してパッと書ける手書きの手帳の良さは再び見直されつつあります。タスク・スケジュール管理用のデジタルアプリも各種配信されていますが、デジタルにない紙の手帳のメリットも大きいです。
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