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テレワークでのタスク管理のコツや重要性とは？おすすめツール6選も紹介！
テレワークでタスク管理に困っていませんか？本記事ではテレワークにおけるタスク管理の重要性やコツを紹介します。個人とチームの両方で便利なツールも紹介するので、ぜひご活用ください。1つずつ実践すれば自己管理能力が高まり仕事での成果アップにつながります。
目次
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テレワークでのタスク管理の重要性とは
2020年、世界中で猛威を振るった新型コロナウイルス。日本国内でも事態が深刻となり、『外出禁止』『ステイホーム』が叫ばれ、自宅や職場以外の場所で仕事をするテレワークがビジネスシーンで注目を集めるようになりました。
そして、テレワークを導入する企業が増え、日本政府が推奨している働き方改革に則った勤務スタイルであるため、コロナ後も定着すると予測されます。
テレワークによって得られるメリットは、『通勤・移動時間の大幅削減』『業務への集中力向上』『仕事と育児の両立』などが挙げられます。テレワークを導入している企業は、これら3つのメリットを実際に体感しているでしょう。
一方、テレワークのデメリットとして、時間管理の難しさや従業員同士のコミュニケーションが挙げられることがよくあります。そのようなデメリットに対して、タスク管理をテレワーク下でも工夫することで、デメリットを軽減することができます。
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テレワークにおけるタスク管理の課題
テレワークにおけるタスク管理をする上で、直面するであろう4つの課題を解説していきます。それぞれの課題の正しい理解が、充実したタスク管理の第一歩につながります。
(1)メンバーの仕事内容を把握しにくい
オフィスで仕事をしていれば、メンバーが取り組んでいる仕事内容や、メンバー同士のコミュニケーションの様子が自然に目に入ります。しかし、テレワークの場合、そういうわけにはいきません。
メンバー個人に仕事内容やチーム内における仕事の進行状況を把握しにくくなって、適切なアドバイスや指示が困難になります。このような状況が続くと不信感や不満が膨らみ、チームワークを乱す要因となってしまいます。
(2)仕事量の管理が難しい
テレワークを行うメンバーの中に業務時間であっても仕事しないでサボる人、もしくは反対に大量のサービス残業をする人がいても、発覚しづらいのが現状です。テレワークでは勤務状況や仕事量を正確に把握することはオフィスより遥かに困難になります。
仕事量の管理に失敗して放置し続けると、メンバー同士の中で不平等によるモチベーションの低下や、従業員と会社との労務管理トラブルにも発展する危険性もあるので注意が必要です。
(3)コミュニケーションの質と量が落ちる
テレワークが日常になると共に、チーム内におけるコミュニケーションを行う機会、すなわちコミュニケーション量は必然的に減少していきます。また、コミュニケーションの手段は、どうしてもテキストが中心になります。
メンバー同士が顔をつき合わせる機会はほとんどありません。基本的には、PCカメラを通じて向かい合うぐらいの時間しかないでしょう。こうしてコミュニケーションの質と量の低下が始まると、業務におけるミスの多発、チーム内の人間関係のトラブルが頻繁に起こり、適切なタスク管理は難しくなっていきます。
(4)モチベーションが下がりやすい
テレワークは自分ひとりで仕事を行うため、オフィス勤務特有の緊張感からは解放されます。しかし、あまり気が抜けたリラックス状態が続くと、仕事に対する集中力が途切れがちになり、その結果モチベーションが下がってしまう可能性があります。テレワークに取り組みながら、高いモチベーションをキープするのは意外に難しいことなのです。
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テレワーク中のタスク管理5つのコツ
テレワークにおけるタスク管理には5つのコツがあります。知っておくと大変便利なので、解説していきます。
コツ1 | タスクを可視化して共有する
メンバーが取り組んでいる仕事の内容や労働時間、今何をしているのかなど、常に可視化をして共有するようにしましょう。可視化の実現には、もちろんメンバーの協力が必要となるため、チームマネジメントも重要です。
協力してもらう際は、報告する内容やタイミングを細かく要請すると、メンバーは負担に感じてしまうので要注意です。もちろん、可視化はメンバーにとっても大きなメリットがあります。業務の可視化が、業務内容の正当評価や仕事のバックアップをもたらすため、モチベーション向上や業務の効率化につながります。
コツ2 | タスクの進捗を報告する
テレワークが行われる環境下では、オフィスワークとは異なりコミュニケーションの質と量の低下は免れません。常に丁寧なコミュニケーションを実施、業務の進捗を報告する体制を作りましょう。ビデオ会議を使ったチーム全体の顔合わせを1日1回や週1回などのタイミングを決めて行うのも有効な方法です。
仕事をサボらないようにチェックする役割も果たします。このような取り組みで、テレワークにおいても風通しのいい職場環境が構築できるでしょう。
コツ3｜各自で日報を作成する
テレワークでは、メンバー各々の仕事量や進み具合が見えにくくなりがちです。しかし、メンバーを管理する側は、プロジェクトに関する内容と進捗状況を把握する必要があります。そのために役立つのが日報です。
メンバーが行った業務内容と進捗を、日報で報告してもらうことで、メンバー同士はもちろん、マネジメントする人間にとっても部署全体が見えやすくなるので非常に効果的です。また、メンバーへの正当評価の材料にもなります。
コツ4｜積極的にコミュニケーションを取る
テレワークでは、メンバー間のコミュニケーションを積極的に行うことが重要です。孤立して仕事をするメンバーがひとりでもいると、チーム全体に悪影響を及ぼしてしまいます。ZOOMやGoogleMeetなどのツールを利用して、オンラインミーティングを行い、積極的にコミュニケーションを取るようにしましょう。
仕事の内容ももちろんですが、それ以外のプライベートな時間や休憩・ランチタイムなどでも顔を合わせてコミュニケーションを取ることも効果的です。
コツ5｜タスク管理ツールを導入する
テレワークが推進されるようになり、さまざまなタスク管理ツールが注目されるようになりました。豊富な機能を使うことによって、タスク管理を効率化し、テレワークの充実を図れます。
タスク管理ツールでは、タスク毎の期限や担当者、進捗ステータスをオンライン上で簡単に管理することができるため、テレワークで成果を最大化するためにはタスク管理ツールの導入は不可欠になるでしょう。
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タスク管理ツールを導入する4つのメリット
テレワークに役立つと評判のタスク管理ツールについて、大きな4つの導入メリットを解説していきます。
(1)仕事の効率がアップする
タスク管理ツールの導入によって、仕事内容やスケジュールが視覚的に確認できるようになります。そのために取り組むべき業務の優先順位がつけやすくなり、仕事の抜け漏れが減るという効果が表れ、効率が格段にアップします。
(2)進捗の管理が楽になる
タスク管理ツールを使用して毎日のタスクを管理すれば、スケジュール全体が把握しやすくなります。メンバー各々の仕事や進捗状況も一括管理できるので、スムーズな業務進行が可能になるでしょう。進捗をわざわざ連絡を取って確認する必要がなくなり、管理が非常に楽になります。
(3)個々の自己管理能力が伸びる
タスク管理ツールを活用することで、目標数値・やるべきタスク・スケジュールなどが可視化によって明確になります。目的意識がはっきりするようになるので、モチベーションと自己管理能力が向上し、責任感が芽生えるという効果もあります。
(4)エクセルよりも機能が充実している
タスク管理ツールには、エクセルにはない機能が充実しています。エクセルでも期限による並び替えや未対応のタスクの並べ替えはできます。しかし、重要性の高い順番に仕事を区別して順序を設定する機能はエクセルにはありません。
細かい作業においても、エクセルでは管理が困難になるでしょう。タスク管理ツールの種類によって機能の違いは多少ありますが、メッセージやチャットなどのコミュニケーション機能、業務の期限を通知が可能なタスク管理機能、ガントチャート、ファイル共有機能などが標準装備されています。
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タスク管理ツール選びの3つのポイント
タスク管理ツールを導入するにあたって、選択の3つのポイントについて解説します。理想のタスク管理を実現するためにも要チェックです。
(1)必要な機能があるか
実際に使用する方にとって、必要な機能が備わっているタスク管理ツールを選ぶことが大切です。
例えば、
- カンバン式でタスク管理できるか
- タグを付けてグルーピングできるか
- メッセージ機能は付いているか
など、それぞれのサービス毎に実現できることや特徴などが異なるので、搭載されている機能について、きちんと欲しい機能があるかどうか事前に確認しましょう。
(2)適切なコストで導入・運用できるか
タスク管理ツールの導入にかかる費用はサービスによって異なります。コストを抑えるのであれば、無料ツールを検討するのも一つの手段です。有料ツールと比較すれば、使える機能がかなり制限されていますが、シンプル機能の使用で構わないのであれば、無料ツールはおすすめです。
反対に豊富な機能を求めるのであれば有料ツールの導入を検討しましょう。大事なのはタスク管理ツールの導入・運用コストが適切かどうかです。いろいろなツールの中から、自社の予算を照らし合わせて、比較検討してみましょう。
(3)使いやすいか
操作性、使いやすさもタスク管理ツールを選ぶうえでの重要なポイントです。チーム内でタスク管理ツールを使用するのであれば、複数で使用することになるため、メンバーの誰もが簡単に使える実用性が高いツールを選ぶようにしましょう。
また、タスク管理ツールは日常的に使用する可能性が高いので、ストレスを感じない直感的な操作が可能なツールがおすすめです。
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テレワークでおすすめのタスク管理ツール6選
昨今、ビジネスの効率化を促すツールが数多くリリースされています。タスク管理ツールは、仕事の可視化をもたらすことによって、進捗状況の管理を容易にする優れたビジネスツールです。最後に、多く存在するタスク管理ツールの中からおすすめの6選を紹介します。
1.Trello
世界中で利用されているTrelloは、グループ向けのタスク管理ツールです。カンバン方式の操作画面は見やすくて、機能は非常にシンプルです。簡単に使い方をマスターできるでしょう。
基本機能が充実していて、不自由なく誰でも使いやすいことが最大の魅力です。グループで共有するボードに貼り付けるカードの上限や人数には制限が設けられていません。Slack、Salesforce、Googleドライブといった200超の外部ツールとも連携しているので、使い方の幅を広げることもできます。
2.Jooto
Jootoはチーム内における仕事の効率向上を目的に作られたタスク管理ツールです。操作性に優れたカンバン方式の画面と使いやすいタスク管理機能が特徴といえます。GoogleカレンダーやSlackなどを外部連携できるのも魅力のひとつです。
カラフルなガントチャートはとても便利で、タスクの担当者・期限・進捗が把握しやすくなります。進捗状況の一括管理が可能なチェックリストも活用すれば、より利便性が増します。
3.Asana
チームプロジェクト向けタスク管理ツールとして、Asanaは世界190か国のユーザーに利用されており、使いやすいツールとして人気があります。タスクの優先度、期限の設定、詳細の共有、タスクの割り当てなどは操作は非常に簡単です。
タスクの進捗状況を、メンバー全員で把握できる機能があるので、作業の効率化とコミュニケーション能力の向上が図れ、情報の共有がしやすくなります。
4.Backlog
Backlogには、プロジェクトの管理に不可欠な機能が揃っています。カンバンボード、ガントチャート、バーンダウンチャートが使えるので、進捗具合や作業状況をすぐに把握できます。
円滑なコミュニケーションに必要なコメント機能、お知らせ機能、通知機能などが完備されています。さらに、バグ管理システムも備わっています。ソースコードの相互レビュー、バグの修正状況チェックが可能です。ソフトウェア開発に取り組むチームには特におすすめです。
5.Todoist
Todoistは、操作性がシンプルかつ簡単な個人向けタスク管理ツールです。ToDoリスト形式でタスクを追加して、タスク完了後はチェックを押せば消化できます。お気に入り、優先度、繰り返しの予定などの設定ができるので、タスク漏れ防止にも役立ちます。
連携機能が豊富な点も大きな魅力。メール、ビジネスチャット、ブラウザ、オンラインストレージ、カレンダーといった多様なアプリと連携できます。標準機能は無料で利用可能なので、タスク管理ツールに興味がある方は試してみてください。
6.Chatwork
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。ビジネスチャットはもちろんのこと、チームのタスク管理ツールにも利用可能です。チャット内にメンバーを招待すれば、仕事の依頼、お互いのタスクを編集・作成、自分のタスク管理などに活用できます。
フリープランを無料で利用することも可能で、小さいチームであれば無料版でも十分に使えます。大規模なチームや会社単位で使用する場合は、有料プランを契約し、本格的に導入を進めることで、生産性を向上させることができるはずです。
タスク管理をマスターしてテレワークで成果を上げよう！
さまざまな企業で導入が進んでいるテレワークにおいて、重要なタスク管理について詳しく解説してきました。適切なタスク管理によって、作業の充実と効率化が図れることがご理解いただけたと思います。また、タスク管理ツールに関しても、個人またはチームで使いやすい最適なツールを見つけて、仕事の効率化と成果の向上に役立ててください。
テレワークの中で、集中できない・タスク管理が上手くできないと悩む方の問題解決の糸口になれば幸いです。
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