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予算計画とは？重要性や基本的な作り方・管理方法を解説！
予算計画とは、予算管理業務のうちの1つです。この記事では、予算計画とは何か、その重要性を解説します。また、予算計画を立てる際の基本的な考え方と具体的な作成方法、実行と管理のポイントや注意すべき事項についても触れていきます。
目次
予算計画とは予算管理のうちの1つ
予算計画は予算管理の中に含まれる業務の1つで、事業計画にそって予算が使われているか、計画通りに実績を達成できているかを管理する業務を指します。
予算管理の基本的な手法は、PDCAを回しながら改善策を実行していくことです。PDCAを回す中で、予実の乖離が見つかったら原因を特定し、素早い改善策を講じる必要があります。
このPDCAサイクルの中で、P(Plan)=計画が予算計画に当たります。Planを策定し、実行(Do) ・確認(Check)・改善(Action)を何度も繰り返すことで、実効性の高い予算管理が可能になるのです。
予算管理の中で特に最初の工程である予算計画をおろそかにしてしまうと適切な予算管理が行えません。予算管理が適切に行えない場合には事業運営に支障をきたすおそれがでてくるのです。
それを防ぐためにも、予算計画の重要性はもちろん、適切な手法や注意点などについてもしっかりと理解しておく必要があるのです。
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予算計画の重要性とは
予算計画は安定的な会社経営を行う上では欠かせない施策です。予算計画における、主な重要性は次の2点です。
(1)各部門の業務目標が明確化する
まずは、各部門の業務目標が明確化される点です。
仮に、今月の売上目標を下回っている場合、達成するために優先順位を決定しなければなりません。
そのためには、何に重きをおいて行動すべきかが分かり、自ずと目標達成に必要なものを考えるでしょう。
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(2)目標未達成時の原因の究明・問題の改善ができる
もし、目標に到達できなかった場合は、その原因は何であったのかをしっかりと調べなければなりません。
さまざまな原因が考えられますが、正確な原因を調べる場合にも予算管理は必要不可欠なのです。
適切に予算管理ができている場合には、原因の究明や問題の改善もスムーズに行えます。
例えば、営業部門であれば、「リード件数・訪問件数が少なかった」「失注が多かった」「顧客単価が下がった」「継続率が落ちた」など、設定したKPIの達成状況などを分析しながら、原因を分析し、改善策を考えます。
適切な予算管理によって、問題点を可視化し、定量的に分析できるようになるため次の改善アクションにつなげやすくなるのです。
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予算計画の立て方の基本
予算計画の方式は、「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」に大別できます。
それぞれにメリットとデメリットがあるため、自社に合った方式を採用し適切な予算計画を策定しましょう。
(1)トップダウン方式
トップダウン方式とは、経営層が中心になり予算計画を策定して現場に伝えていく方式です。ベンチャー企業や中小企業を中心に採用されています。
メリットは、トップ層が決めるため意思決定が早い点です。デメリットは経営層が策定するため、現実とかけ離れた予算計画の場合は現場社員のモチベーション低下が避けられない点が挙げられます。
(2)ボトムアップ方式
ボトムアップ方式とは、トップダウン方式とは逆で、現場が予算を策定しその予算をもとに企業全体の予算を決定することをいいます。
大企業では、経営層が各部署の予算状況を把握するのは難しいため、企業規模が大きく、部門が細分化されている組織で採用されるケースが多い方式です。
メリットは、現場の声が反映されるため現実的な予算が策定される点です。デメリットとしては、達成が容易な予算になる傾向が強く、成長性が鈍化する可能性がある点などが挙げられます。
予算計画の基本的な作り方
ここでは、予算計画の基本的な策定方法について、3つのステップで解説していきましょう。
最初にトップダウン方式で全体の方針を決め、次にボトムアップ方式の考え方も組み込みながら、予算計画の細部を調整していきます。
(1)経営陣が事業計画に基づき予算目標方針を決定する
まずは、経営陣が事業計画に基づき予算目標を決定するところから始めます。年間売上高や粗利益、営業利益などさまざまな数値目標を立てるフェーズです。
これらの目標を立てる時に参考にするのは直前期の指標です。しかし、予算を策定する時には直前期の数字が分からないため、予想値を用います。
その際には、なぜこの数字なのかというしっかりとした根拠を示さなければなりません。自社の経営戦略や市場での目標シェア、事業の目的などを明確化し、設定する数字の正当性について精査する必要があります。
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(2)部門ごとの予算を決定する
次に、経営層が決定した総枠の予算をもとに、各部署に対して目標値を割り振り、それぞれの予算を決定します。
決定する際には、過去の実績や各部署の予算が現実とかけ離れていないかという点にも注意しなければなりません。
(3)部門ごとの予算について集計・調整を行う
各部門が出してきた予算を集計し調整を行います。各部門の予算を精査し最終的な予算計画に仕上げなければなりません。
各部署の要望もあるため、なかなか一筋縄ではいかないため複数回話し合いを行う必要が出てくるので、根気よく行う必要があります。
予算計画の実行と管理のポイント
予算を策定した後は適切に管理する必要があります。万が一管理が卸化になると、予実に差異が生じた場合に素早い対応ができないおそれがあります。
それを回避するためにも、予算計画の実行と管理のポイントをしっかりと押さえましょう。
(1)各部門で月次の達成実績を管理表に記入する
部門ごとに月次の達成実績を管理表に記入します。その後、その数字を財務や経理などの管理部門が集計・比較して差異などがないか確認します。
ここでのポイントは必ず月次で行うという点です。予算管理はPDCAを継続的に回すことが大切なため、スピード感を意識しましょう。
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(2)目標と実績の予実管理を月次で行う
目標と実績の「予実管理」を行います。この予実管理も月ごとに行う必要があります。
目標と実績に差異が生じていた場合には、できる限り迅速に原因を特定して改善策を講じなければなりません。
数値の把握が遅れると、問題の根幹が見えづらくなり、対応策も後手に回ります。そうなると、変化の早い外部環境に即応することが難しくなるため、以後の予実にさらなる差異が生じるおそれが出てきます。
(3)目標に乖離がある場合は修正する
予実管理をおこなって目標と実績に乖離があった場合には、予算の修正を行わなければなりません。その際には差異の原因も調査します。
その原因が市場悪化などの外部要因なのか、営業不振による内部要因なのかによっても対応策が変わってきます。そのため経営層と現場が連携しながら実態を調査する必要があるのです。
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予算計画を作成するときの注意点
ここでは予算計画を作成する時の注意点を3つ説明します。
(1)現実的な目標を模索する
まずは、現実的な目標を模索します。
目標を立てる場合は、つい大き過ぎる目標を立ててしまいがちですが、そうなると従業員のモチベーションが下がってしまい結果的に大幅な目標未達になってしまいかねません。
従業員のやる気と企業の業績を最大化させるためにも、達成可能な目標を立てるようにしましょう。
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(2)経費の予算も立てておく
次に経費などコスト面における予算も計画しておく必要があります。目標というとつい売上高のみをイメージしてしまいがちですが、営業利益の目標も重要です。
この営業利益には人件費をはじめ、多くの経費が関係します。経費の予算もしっかりと立て、企業体質や成長性が分かるような予算計画を作成しましょう。
(3)予算修正は速やかに行う
予算と実績に乖離が発生した場合には、予算修正を速やかに実施しましょう。
予実管理が遅れるほど修正が難しくなり、乖離が積み重なって大きくなり、適切な管理とはいえなくなるからです。
全体の予算管理はPDCAを回しながら、検証や改善を何度も繰り返し行います。
予算計画についても、ズレが生じた時に原因究明を行いながら微調整を加えることで、より現実に即した予算編成が可能になるのです。
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予算計画を綿密に立て適切な目標を立てましょう！
予算計画を策定する作業は、ここで紹介した3ステップで行います。
工程は複雑ではないものの、正確性や数値の正当性、スピード感が重要になります。企業の売上や利益を確保し、成長戦略を描くためにも適切な予算計画を作成しなければなりません。
本記事で取り上げたポイントや注意点を理解し、緻密な計画のもと、予算計画の立案に着手しましょう。
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