【2024年最新】アプリ対応のおすすめ文書管理システム12選

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、日々の業務で扱う議事録や顧客のヒアリング情報、企画書といった社内文書を一元管理できるシステムです。システム上にアップロードすることで文書を社内に共有でき、場所や時間を問わず編集・保管・廃棄がおこなえます。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムには、主に以下のような機能が搭載されています。

• 充実した検索機能
• アクセス権限設定
• ワークフロー機能(承認・申請)
• マルチデバイス対応

検索機能には全文検索だけではなく、タグや分類をあらかじめ設定しておくことができるシステムもあり、求めている情報を見つけやすいメリットがあります。アクセス権限も役職に応じて柔軟に設定でき、文書の申請・承認といったワークフローも同時におこなえるので業務の効率化に最適です。

▷文書管理システムのメリット・デメリット｜主な機能や目的を解説！

アプリ対応のおすすめ文書管理システム12選

ここからは、あらゆるデバイスで使用することができるアプリ対応のおすすめ文書管理システム12選をご紹介します。各サービスの特徴や費用面から、自社に最適なシステムを比較検討してみてください。

1.invoiceAgent

invoiceAgentは電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している電子帳票プラットフォームで、さまざまな帳票のフォーマットが搭載されています。OCR機能が搭載されており、紙の書類をデータ化できるので、既存の文書をデータ化したい企業におすすめです。

自動仕分け機能を活用すると、PDFやOfficeファイル、画像ファイルなどに記載された顧客名や文書名といった文字列や⽇付などの条件を読み取り、あらかじめ指定したフォルダに自動で振り分けできるので便利です。

2.Hubble

Hubbleは誰もが使いやすく設計されたデザインでありながら、操作性も簡単で社内でのツールの浸透もスムーズな定着を実現します。文書のバージョン管理機能が搭載されているので、文書を修正・変更をしても最新バージョンがわかりやすいです。

文書の共有もワンクリックで可能なので、迅速に情報共有ができます。さらに、文章ごとに権限設定が可能なため、社内のセキュリティ強化や内部統制にも効果的です。

3.Fleekdrive

Fleekdriveには文書の共有権限が細かく設定できる特徴があり、情報漏洩の防止に役立ちます。セキュリティ対策も万全で、IPアドレス制限やファイルのウィルスチェックなどが充実しているので安心です。

ファイルをダウンロードされると、取得した日時や人を把握でき、さらに文字の透かしを挿入できるため、情報の改ざん防止にもつながります。

4.NotePM

NotePM(ノートPM)には、高機能エディタとテンプレートが搭載されているので、導入や運用ルールのマニュアル作成に役立ちます。業務で得た知識やノウハウをナレッジ化できるので、社内の生産性向上にも効果的です。

文書を検索する際はタイトルや見出しだけはなく全文からも検索できるなど、検索能力にも優れているので、ストレスを感じることなく求める情報を探しやすいツールです。

5.WisebookONE

WisebookONEはデジタルブックに特化した文書管理システムであり、社内での研修資料や業務マニュアルはもちろん、社外向けのカタログやe-book作成などのコンテンツ作成をすることができます。作成した文書の一般公開や限定公開といった設定も、シーンに合わせて変更できるので便利です。

文書のどのページが閲覧されているか、滞在時間などのユーザーの動向を把握できるアクセス解析機能が搭載されているので、コンテンツ販売企業におすすめです。

6.Confluence

Confluenceには文書のテンプレートが豊富にあり、業務内容にあった文書をスムーズに作成できます。作成した文書はページツリー構造で管理でき、検索しやすいのが特徴です。アーカイブ機能を活用すると、常に最新の情報を表示することが可能です。

文書へのコメント挿入や返信があるとお知らせする機能があるので、円滑なコミュニケーションを実現しながらも、見落としといったヒューマンエラーも防ぐことができます。

7.Qiita:Team

Qiita:Team(キーターチーム)は、Markdown記法を採用しているため、HTMLなどを用いなくても簡単に文書のレイアウトを整えることができます。

投稿された文書はフィード表示されるので、社内での情報共有もスムーズです。フィード内には検索機能を使用することもでき、あとから文書を見直したい場合にも、すぐに探せるため便利です。

IPアドレスによるアクセス制限や2段階認証などが搭載されているので、万全なセキュリティ体制が構築されています。

8.OneNote

OneNote(ワンノート)は、文書をノートのような感覚で扱えるデジタルノートアプリです。キーボードやマウスでの操作はもちろん、デジタルペンで資料に手書きで情報を記載でき、カスタマイズ性が高いのが特徴です。

マウスやペン、手書きでメモを残せるほか画像や音声の貼り付けもできるため、業務プロセスを覚える際や思いついたアイデアをメモしたいときなど、活用シーンが幅広いのも大きなメリットでしょう。

9.X-point Cloud

X-point Cloud(エクスポイント)は、1ユーザーあたり月額550円(税込)から利用できるため、コストを抑えて導入できます。紙の書類をイメージした入力フォームを簡単に作成できるため、誰でも直感的に使えるのが特徴です。

豊富な入力フォーマットからテンプレートを選べたり、ドラッグ＆ドロップでフォームの項目を変更できたりするので、業務内容に合わせて柔軟な文書作成が可能です。

10.Documal SaaS

Documal SaaSは、文書管理とワークフロー機能が融合したシステムで、利便性が高いツールです。文書の修正・更新情報を自動で記録できるだけでなく、保管期間をあらかじめ設定しておくことで自動で削除することが可能なので、業務の効率化にもつながります。

料金プランは個別のシステム上で運用できる「プライベートSaaS」と、低価格で運用しやすい「パブリックSaaS」の2つがあり、文書作成・共有シーンや業務内容に合わせて選ぶことが可能です。

11.楽々Document Plus

楽々Document Plusは高性能な検索機能が備わっており、スピーディーに情報を表示できるので、ストレスなく求める情報を取得することが可能です。スキャンした書類もOCR機能で読み取ることができます。

セキュリティ対策も充実しており、ファイルの印刷やダウンロードの権限設定も柔軟に変更可能です。文書に透かし文字を挿入できる機能は、情報の改ざんや漏洩防止に役立ちます。

12.FileBlog

FileBlogは、Windowsの操作感と同じような感覚で扱えるので、導入も運用もしやすいメリットがあります。スマホやタブレットにアプリをインストールしていなくても、ファイルの内容を閲覧することも可能です。

多彩な検索機能があるので、求めている情報を迅速に取得しやすく、業務の効率化にもつながります。

アプリ対応の文書管理システムの選び方

文書管理システムはサービスによって特徴が異なります。そのため、自社の業務に必要な機能が搭載されているか、社内にツールが浸透しやすい画面や操作性かどうか確認しておくことが大切です。

以下では、アプリ対応の文書管理システムの選び方について解説していきます。

外部アプリと連携可能か

文書管理システムを他のアプリと連携できるとより業務の効率化につながります。例えば、文書にメッセージを紐づけることができるビジネスチャットツールと連携すると、複数のシステムを行き来する必要がなく、無駄な工数の削減が可能です。

さらに、ワークフローシステムと連携できると、文書の申請・承認といったプロセスだけではなく担当者や日時なども記録されます。ワークフローの詳細をデータとして残しておくことで、文書の改ざんや不正利用の防止にも効果的です。

▷【クラウド型】おすすめの文書管理システム10選比較！選定のポイントやメリットを紹介！

検索性・操作性は高いか

膨大な量の文書をシステムで管理するうえで、検索性・操作性は非常に重要なポイントです。

簡易的な検索方法だけでは検索に引っかからず、目的のファイルを探せない可能性もあります。そのため全文から検索できるほかに、タグや分類でも検索ができるとより情報を見つけやすいメリットがあります。

また、社内にツールの活用を浸透させていくには、誰もが使いやすいツールでなければなりません。無料トライアルやデモを活用し、操作性もしっかり確認しておきましょう。

タブレット・スマホに対応しているか

パソコンだけでなく、タブレットやスマホにも対応しているアプリかどうかも事前に調べておきましょう。

持ち運びしやすいデバイスに対応していると、交通機関での移動中にも文書の作成や、申請・承認といったワークフローがおこなえるので、業務の効率化が実現できます。

安全対策は十分か

アプリ対応の文書管理システムの場合、スマホ・タブレットがあればどこにいても文書にアクセスできるので、特にセキュリティ対策が重要となります。サーバーのセキュリティレベルはもちろん、情報漏洩を防止する機能が搭載されているかどうかも確認しましょう。

不正ログインの防止に効果的な2段階認証や、ファイルなどのダウンロード制限、ファイルのアクセス権限設定といったセキュリティ対策が備わっていると安心です。

サポート体制は十分か

アプリの操作がわからない場合や操作中の不具合が起きた際にすぐに相談できるサポート体制が充実していると安心です。

サービスごとに24時間体制だったり、チャットだけではなく、電話で問い合わせたりできるか、あらかじめ確認しておきましょう。

無料トライアル期間はあるか

サービスによっては無料トライアルを提供している場合があります。導入前にわかりやすい画面かどうか、使い勝手などを事前にお試しできると、より自社に適したシステムを選ぶことが可能です。

無料トライアル期間に文書のフォルダ名・タグ・分類などの属性ルールを決めておくことで、導入後に社内で利用がしやすい環境を整えることにもつながります。

▷【2024年最新】文書管理システムおすすめ12選比較！失敗しない選び方のポイント

文書管理システムを比較し企業に適したものを導入しよう

文書管理システムは、文書をデータ化することで社内に情報の共有ができ、あらゆるデバイスに対応していれば、どこにいても業務をすることができ便利です。

しかし、文書管理システムの特徴はさまざまなので、自社の業務内容やニーズにあった最適な機能が搭載されているかを検討しながら選ぶことが大切です。

ぜひ今回ご紹介した各サービスの特徴や選び方を参考に、自社に最適なシステムを導入していきましょう。