請求書に関する基本ルールとは?知っておくべき注意点やマナーを解説

2023/05/30 2023/05/30

請求書発行システム

請求書の基本ルール

取引先に支払いを求める際は、請求書の発行が必要です。しかし、ルールやマナーを知らずに請求書を作成すると、取引先に迷惑がかかることも。円滑な取引を行うためにも、請求書の発行における慣習を把握しておきましょう。本記事では、請求書についての基本的なルールやマナーをはじめ、知っておくべき注意点についても解説します。

請求書に基本ルールはない?

請求書は、企業や個人事業主が商品やサービスの代金を請求する際に利用する重要な書類です。請求書を発行する際の明確なルールはありませんが、記載すべき必要事項や作成・送付時に注意すべき点があります。

これらを確認せずに発行してしまうと、請求書の再発行に対応しなくてはなりません。余計な手間を増やさないためにも、事前に詳細を理解しておきましょう。

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請求書の発行に法律上の規定はない

請求書の発行には、法律上の厳密なルールはありません。しかし請求書には、一般的に以下の項目が記載されることが推奨されています。

  • 請求先の名称や住所
  • 発行日
  • 請求書の管理番号(請求書を識別するための番号)
  • 取引内容(商品やサービスの内容)
  • 請求金額(税抜き・税込みの金額、消費税額など)
  • 支払い期日や方法
  • 振込先の銀行口座や口座名義人
  • 振込手数料などの支払いに関する情報

これらの項目が請求書に含まれていると、支払いに関するトラブルや誤解を回避することができます。また、税務申告などの際にも必要な情報が含まれるため、事業者は請求書の作成に際して適切な項目を記載することが望ましいでしょう。

請求書を発行するのは義務なのか?発行の目的や記載すべき必須項目

請求書の役割とは

請求書には大きく2つの役割があります。

取引先との取引を証明できる

請求書は取引先に商品やサービスを提供したことや、その代金が支払われるべきであることを示す書類です。これによって取引先との取引が正当であることが証明されます。

また、請求書は支払いの催促にも利用されるものです。支払期日が過ぎた場合には、請求書を催促するための督促状を送付することもあるでしょう。

さらに、請求書は取引の記録としても利用されます。事業者は請求書を記録することによって、売上の管理や会計処理、税務申告などに役立てることが可能です。

このように請求書は取引先との取引を証明するだけでなく、支払いの催促や取引の記録としても重要な役割を担っています。

取引先から正確にお金を受け取れる

請求書は取引先から正確にお金を受け取るための役割もあります。請求書には取引内容や請求金額、支払い期日、振込先の銀行口座や口座名義人、振込手数料などの支払いに関する情報が記載されているものです。

これらの情報が正確に記載されていると、取引先は支払いの際に必要な情報をすべて把握することができます。

また、請求書に記載された金額が正確であることも重要です。取引先が支払いを行う際に、請求書に記載された金額が間違っていれば、支払い額の過不足が生じる可能性があります。

請求書を正確に発行することによって、取引先とのトラブルを未然に防ぎ、円滑な取引を行うことが可能です。

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請求書の支払期日に関するマナー

請求書の支払期日に関するマナーは、主に2つです。

  • 取引先の締め日に合わせる
  • 取引先との契約条件に合わせる

取引先の締め日に合わせる

取引先は一般的に、自社の決算期や給料支払いの締め日に合わせて、支払いに関するスケジュールを組んでいます。そのため、請求書の支払期日は、取引先の締め日に合わせることが望ましいでしょう。

支払期日を取引先の締め日に合わせることで、支払いの手続きを円滑に行えます。また、取引先が支払い期日に遅れる可能性がある場合には、事前に連絡をするなどして調整することも必要です。

取引先との契約条件に合わせる

もうひとつ、請求書の支払期日に関するマナーとして、取引先との契約条件に合わせることが挙げられます。

取引先との契約においては、支払いに関する条件が定められているものです。たとえば、支払期日や支払方法、遅延損害金の有無などが契約書に明記されている場合があります。このような契約条件に合わせて、請求書の支払期日を決めることが望ましいでしょう。

契約条件に沿った支払いを実現するためには、契約書を正確に理解し、その内容を踏まえて請求書の作成や送付を行わなくてはなりません。また、支払期日を守ることができない場合には、事前に取引先に連絡を取り、調整する必要があります。

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請求書の送付方法に関するマナー

請求書の送付方法に関するマナーは、以下の5つです。

  • 送付状を同封する
  • 請求書は三つ折りが一般的
  • 封筒は長形3号を使う
  • 御中と様を使い分ける
  • 請求書在中を封書に記載する

細かい点になりますが、ビジネスマナーとしてて理解しておくとよいでしょう。

送付状を同封する

請求書の送付方法に関するマナーとして、送付状を同封することが挙げられます。

送付状とは請求書を送る際に一緒に同封する文書であり、送り主と受け手の情報や、送られた書類の内容などを記載するものです。送付状を同封することによって、請求書が誤配達された場合にも受け手が書類の内容を理解し、スムーズに請求書を処理できます。

また、送付状には請求書の送付理由や期日、連絡先などを明記すると、受け手は書類を迅速かつ正確に処理可能です。送付状に記載された情報が明確である場合、請求書の送付漏れや期日遅れなどのトラブルを未然に防ぐことにもつながります。

ただし、送付状を送る際は不必要な情報や長文を避け、簡潔にまとめることが望ましいでしょう。また、送付状に書く送り先の住所や宛名、敬称などが正確に書かれているかについての確認も大切です。

請求書は三つ折りが一般的

請求書を三つ折りにすることで、封筒の大きさを小さくし、郵送時の送料を削減することができます。請求書がたたまれた状態で送られるため、請求書の書類自体の保護にもつながるでしょう。

請求書には正しいとされている折り方があります。一般的な横書きの請求書の場合は、「請求書」と書かれている部分が上にくるよう、下から均等に三つ折りにします。また、封筒に入れる際は、三つ折りにした上の部分が封筒の裏側からみて右側に来るように入れるとよいでしょう。これは、開いてすぐに請求書であることがわかるようにするためです。

あまり一般的ではありませんが、送付先によっては三つ折りをせずに送らなくてはならない場合もあります。そのような場合には、書類を折らなくても入る封筒を使用しましょう。

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封筒は長形3号を使う

請求書を送付する際に使用する封筒には、長形3号を使用するのが一般的です。

長形3号は、通常の手紙やA4サイズの請求書といったビジネス書類に最適なサイズとなっています。このサイズの封筒を使用することで、請求書を三つ折りにしても収まりやすく、送料も安く済むでしょう。

ただし、送付先によっては長形3号ではなく、別のサイズの封筒を使用することが適切な場合もあります。

たとえば、請求書の内容が重要である場合をはじめ、封筒の中で請求書が皺だらけにならないようにする必要があるときや、大量の書類を送付する必要がある場合などです。そのときには、長形3号よりも大きな角型2号の封筒を使用することが望ましいでしょう。

御中と様を使い分ける

請求書の送付先に対しては、敬称を使い分けることがマナーとされています。

取引先が法人の場合は「御中」、個人の場合は「様」と記入するのが一般的です。ただし、取引先との関係性や業種によっても異なる場合があります。たとえば、取引先が学校や病院など公的機関の場合は「担当者様」、建設業界では「御担当者様」など、それぞれに適した敬称を使うのが適切です。

このような敬称の使い分けは、相手への敬意を示すだけでなく、ビジネスマナーとしても重要なポイントといえるでしょう。

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請求書在中を封書に記載する

請求書を封書に入れる際には、封筒に「請求書在中」と記載することがマナーとされています。これは、封筒の外からでも請求書が入っていることがわかるようにするためです。

また、万が一請求書が紛失した場合でも、封筒に「請求書在中」と記載されていれば、請求書が入っていたことを証明できます。ただし、請求書の内容が機密情報にあたる場合は、「重要書類」と記載するなど、適切な表現を選ぶようにしましょう。

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請求書に関して理解しておくべきポイント

ここからは請求書についてあらかじめ理解しておくべきポイントについて紹介していきます。

請求書の内容を明確に記載する

請求書の発行には、取引先が内容を把握しやすくする工夫が必要です。たとえば「請求金額を明確に記載する」「商品やサービスの名前や数量を正確に示す」「料金の内訳を詳細に説明する」などが挙げられます。

また、取引先のシステムに合わせて請求書を作成することも重要です。取引先が使っている会計ソフトに合わせた請求書を作成すれば、請求書のデータをそのまま取引先のシステムに取り込めます。これにより、ヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。

メールでの送付は先方に許可を取る

請求書を送付する方法として、メールを利用することも一般的になっています。しかし、取引先がメールでの送付を許可しているかを確認することも大切です。

仮に取引先が機密情報を扱っている場合、メールでの送付はセキュリティ上の問題が生じる可能性があります。また、取引先がメールでの送付に抵抗感を持っているケースもあるため、事前に取引先の許可を得ることが必要です。

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請求書にメール便を使ってはいけない

請求書に関する注意点の中でも、特に重要ななのが「メール便を使ってはいけない」という点です。

メール便とは小型の輸送サービスの一つであり、宅配システムを利用して書類を送ることができますが、請求書などの信書をメール便で送信することは、法律で禁止されています。

法律を遵守した適切な取引を行うためにも、メール便の使用はしてはいけないことを覚えておきましょう。

押印の位置に気を付ける

請求書において押印が必要な場合、押印の位置にも注意が必要です。一般的には、請求書に記載されている会社情報を覆うようにして、会社情報の右側に印鑑を押します。

押印の位置については明確に決まりはありませんが、取引先によっては請求書のフォーマットで指定されている場合もあります。そのため、事前に押印の位置についても確認することが大切です。

また、押印する際には、文字が読みやすい位置に押すように心がけることも必要となります。押印が読みにくい場合、受け取った側で認識しづらくなるので、きれいに印字されたものを提出するようにしましょう。

請求書にルールは無いが注意点やマナーを守ろう

請求書の発行に法律上のルールはないものの、取引先と円滑な取引をするためには、最低限のビジネスマナーとして知っておくべきポイントがあります。

請求書には必要事項を明記し、取引内容を正確に記載することが大切ですが、折り方や送付方法への配慮も必要です。今回紹介した注意点やマナーを参考にしていただき、取引先との信頼関係を着実に構築していきましょう。

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