請求書受領におけるワークフローとは？おすすめの請求書受領サービスを紹介

請求書受領における課題

請求書受領に関する業務は、財務報告などの重要項目と密接に繋がっています。軽視できない業務であるため、改善のためにおもな課題を知っておきましょう。

それぞれについて具体的に解説します。

取引先によって発行方法が異なる

請求書の発行方法は取引先によってさまざまです。紙ベースで請求書を郵送する会社もあれば、電子メールやクラウドデータで送るケースもあるでしょう。請求書の代わりに支払通知書を用いた、請求レス取引という方法もあります。

取引先によって請求書の発行方法にばらつきがあると、受領後の処理手続きが複雑になりがちです。形式に応じた受領手続きが必要なため、請求書の処理・管理にかかる手間が増えてしまいます。

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社内での承認フローの工程が複雑

受領した請求書への支払いを行うには、関係部署のチェックと承認が必要です。承認を得るには関係部署への回覧や内容確認、伝票記入といった多くの工程をこなす必要があります。

取引先ごとに、受領する請求書のフォーマットが異なることも珍しくありません。ミスがないよう作業するためには、請求書の種類に合った承認フローが求められるでしょう。ただでさえ複雑な承認フローの工程ですが、取引先別の対応が加わることで難易度が増しているのです。

インボイス制度によって負担が増える

2023年10月1日より開始するインボイス制度の影響で、請求書の記載項目が追加されます。要件を満たす請求書の発行や保管が義務付けられることになりました。

新制度によって今までとは異なる請求書の処理が必要となり、業務がますます複雑になるでしょう。新しい処理に慣れるまでの間は、経理担当者の業務負担が増えることが懸念されます。

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請求書受領後の一般的な業務フロー

請求書を受領したら、適切な業務フローで処理完了させなくてはなりません。請求書受領後の一般的な業務フローは、以下のとおりです。

1. 受領した請求書の内容を確認する
2. 請求書を受領した旨を連絡する
3. 書類の整理と承認申請を行い入金する
4. 支払いの消込作業を行う
5. 請求書の原本を保管する

それぞれの業務内容を具体的にご紹介します。

1.受領した請求書の内容を確認する

取引先から請求書を受領したら、請求書の内容に不備や誤りがないか確認しましょう。特に確認したいのは以下の項目です。

• 宛名……請求先の部署に誤りはないか
• 発行事業者……正しい取引先か(初回請求の場合は社内資料と照合する)
• 請求書発行日……発行のタイミングは適切か
• 取引年月日……自社と取引日の認識は一致しているか、決算をまたいでいないか
• 取引内容・金額……取引内容や金額に誤りはないか、自社と認識は一致しているか
• 消費税……消費税額や適用税率に誤りはないか
• 支払期限……支払期限日は適正か(急を要する場合は取引先や社内部署と交渉が必要)
• 振込口座・振込手数料……振込口座は前回と同様か、振込手数料は誰が負担するのか(前回と口座が変更になる場合や新規取引先の場合は支払担当者へ連絡する)
• 添付資料……請求書の内容と整合性がとれているか

万が一誤りや記入漏れがあれば、早期に先方へ確認を行います。内容に問題がないとわかった段階で、次の工程へ移りましょう。

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2.請求書を受領した旨を連絡する

請求書の受領後は、無事に手元に届いた旨をメールで連絡します。受領確認のメールは義務ではありませんが、連絡をするほうが取引先に対しても丁寧でしょう。後々のトラブルを防止する意味でも有効です。

メールを送る際には、「〇〇の件の請求書を受け取りました。〇月〇日までにお支払いいたします」と、請求内容や期日がわかるようにします。取引先と自社とで、認識に違いがないかを確認するのに役立つでしょう。

3.書類の整理と承認申請を行い入金する

入金処理にあたり、納品書の控えと請求書を合わせてファイリングしておきましょう。請求の妥当性が確保できるほか、社内決裁や管理手続きもスムーズになります。

書類の整理後に行うのは、支払依頼書の作成と承認申請です。承認されたら会計システムなどで起票を行い、伝票内容に基づい支払処理を実行しましょう。一連の入金作業は、経理もしくは財務部門が行います。

4.支払いの消込作業を行う

支払いが完了したら、できるだけ早く消込作業を行いましょう。消込とは、入出金の状況と請求書情報を照合する作業です。請求書に対する支払いが完了したら、金額を計上して買掛金・未払金の残高を減らします。

消込作業を素早く行うと勘定科目の残高を正しく維持でき、会計報告の正確性が向上します。ミスや遅延が発生すると帳簿がずれるため、的確な作業が必要です。銀行口座の出金データと支払管理表を突き合わせて処理すると、作業を効率よく進められるでしょう。

5.請求書の原本を保管する

支払いや消込作業が完了した請求書の原本は丁重に保管しましょう。請求書の保存期間は、法人の場合7年と法律で定められているため、誤って破棄しないように注意してください。

保存書類は年々増えていくのが通常です。何も考えず保管をすると、あとから確認したい請求書を見つけられなくなる可能性があります。保管方法を工夫し、管理や発見がしやすい体制にしましょう。

2022年1月以降は電子帳票保存法の改正により、電子化された請求書は紙ベースでの保存が禁止されました。メールやWeb上で発行された請求書は、電子データのまま保存するよう気をつけましょう。

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請求書受領サービスを導入するメリット

請求書受領サービスとは、請求書の受領に関する業務を効率化するサービスのことです。請求書の受領処理の自動化や仕訳・振込データの作成、会計システム入力などを行えます。請求書受領サービスを導入するメリットは、おもに以下の3つです。

• 受領した請求書を自動的に処理してくれる
• 請求書の承認フローを短縮できる
• インボイス制度をはじめとした法改正に対応している

各メリットについて具体的に解説します。

受領した請求書を自動的に処理してくれる

請求書受領業務には、受領した請求書の入力・支払い・保管といった多くの作業があります。煩雑なフローの影響で、手間や時間がかかる点が課題でした。

請求書受領サービスを導入すれば、関連業務を自動的に処理可能です。担当者の負担を大幅に軽減できたり、人的ミスを防止できたりするメリットがあります。受け取った請求書はデータ化されるため、紙ベースの請求書にかかるコストを削減できるでしょう。受領した請求書の自動処理やデータ化が進めば、出社の必要性も減りテレワーク推進にも繋がります。

請求書の承認フローを短縮できる

請求書の受領から支払いまでには、多くの承認手続きが欠かせません。承認フローでは何人もに書類をチェックしてもらうため、支払い完了までに時間がかかります。上長が出張や会議などで不在だと承認が滞り、ますます時間を要するでしょう。

請求書受領サービスを導入すれば、承認フローが電子化されてスムーズに承認作業が進みます。また、承認者が不在でも請求書業務が滞らずに済むでしょう。承認プロセスが可視化されるため、状況をリアルタイムでチェックできるのもメリットです。

インボイス制度をはじめとした法改正に対応している

請求書と関連する経理業務については、頻繁に法改正が行われており、近年では電子帳簿保存法やインボイス制度の導入されています。法改正の都度、システムの改修や処理方法の変更などが必要です。

請求書受領サービスを導入すると、法改正にも自動的に対応できます。処理方法を変更する手間が省け、新法適用後も受領手続きをスムーズに行えるでしょう。法改正の未反映も防げるので、法律に違反するリスクも回避可能です。

▷【2023年最新】請求書発行システムおすすめ20選比較！選び方も解説

請求書受領サービスの選び方

請求書受領サービスの導入には、それなりのコストがかかります。費用や時間を無駄にしないためにも、4つのポイントを意識して選びましょう。

それぞれの項目を具体的に解説します。

コストが自社の予算に適しているか

請求書受領サービスの利用には、初期費用やランニングコストがかかるため、コストが自社の予算に適しているかどうかは重要なポイントです。

安さだけを求めると、サービスの質が落ちる可能性があります。コストとサービス内容を見比べ、見合っているかを判断することが大切です。

導入・運用にあたってのサポートが充実しているか

高機能な請求書受領サービスを選んでも、使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまいます。サポートが充実しているサービスを選べば、利用方法に困ったときも安心です。導入の設定を伴走してくれるか、導入完了後もメールや電話などで相談できるかを確認しておきましょう。

サービスによっては、サポートの回数に制限があります。返信までのスピードが遅いこともあるので、導入前にサポートの詳細を確認してください。

会計システムとの連携が可能か

自社で利用している会計システムと連携できるかという点もチェックしておくべきポイントです。会計システムとの連携には、APIを利用する方法とCSVファイルを利用する方法の2つがあります。連携方法はサービスによって異なるため、前もってチェックしましょう。

多くの会計システムと連携可能なのは、CSVファイルを利用する方法です。しかし、サービスによっては出力したCSVファイルを手作業で整えなければならず、手間がかかる場合があります。

APIなら自動で連携ができますが、非対応の会計システムがある点に注意してください。自社の会計システムではどの方法で連携できるのか、事前に確認してからサービスの導入を進めましょう。

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請求書情報をデータ化するスピードや精度はどうか

請求書受領サービスによって、請求書情報をデータ化するスピードや精度が異なります。処理スピードを求めるなら、AI-OCRでのデータ化に特化したサービスがよいでしょう。処理が早い分精度が下がるため、処理後のチェック作業が必須です。

処理精度を重視する場合、オペレーターがチェックするサービスが適しているでしょう。高精度なデータ処理が行われることから、ランニングコストや処理時間が増加する傾向にあります。スピードと精度のどちらを求めるか、自社の課題を考慮したサービス選定が重要です。

請求書の受領におすすめのサービス

請求書受領サービスのなかでも、おすすめとなる6つの製品を紹介します。それぞれ機能や特徴に差があるので、内容をチェックし最適なサービスを選択しましょう。

TOKIUMインボイス

TOKIUMインボイスは、請求書の受領からペーパーレス化までできるクラウド請求書受領システムです。シリーズ累計導入社数が1,200社と、多くの企業に利用されています。データ化の精度は99.9%と高く、申請内容の入力ミスを削減可能です。導入から運用まで、専門スタッフによるサポートを受けられるのも特徴でしょう。

スマートOCR請求書

スマートOCR請求書は、書類のOCR変換やデータ抽出、確認作業を行えます。請求書以外にレシートや源泉徴収票、決算書など非定型帳票もデータ化できるのが特徴です。

300枚の請求書も、スキャンから確認作業まで約30分とスピーディーに処理できます。設定作業を代行するオプションサービスを利用すれば、自社好みのテンプレートを追加できカスタマイズも自在でしょう。

BtoBプラットフォーム請求書

国内シェアトップクラスに輝いた経歴を持つBtoBプラットフォーム請求書は、利用企業数89万社以上にのぼるサービスです。請求書の受領・発行がオールインワンで行えます。

会計・販売管理システムと連携して請求データを一括処理するほか、受領した請求書データの自動仕訳も可能です。障害対策を行っているため、安定したサービスの提供を受けられるでしょう。

マネーフォワード クラウド債務支払

株式会社マネーフォワードが提供する請求書受領サービスに、マネーフォワード クラウド債務支払があります。請求書メールの自動取り込みやAI-OCRを利用した読み取り、振込指示などが行える製品です。

承認ワークフローが電子化されるため、テレワークや外出中でも承認作業ができます。BPOサービスのオプションを追加すれば、請求書の開封やファイリングなどを依頼可能です。

楽楽精算

楽楽精算は、紙の請求書を複数枚まとめてデータ化できる請求書受領サービスです。請求書の内容を高精度で読み取り、日付や金額などを自動入力できます。

オペレーター補正によって、99.9%以上の精度でデータ化が可能です。会計ソフトとの連携や自動仕訳、支払処理、請求書の保管機能もあります。

freee債務

経費精算処理や支払依頼、振込作業などの機能に特化したサービスが、freee債務です。ワークフローから支払管理までまとめて行えるため、複数のシステムを利用する必要がありません。

電子帳簿保存法の改正やインボイス制度にも完全対応しており、受領・発行した適格請求書はすべて保存できます。会計ソフト「freee会計」のfreee株式会社が提供するサービスのため、信頼性も高く安心して利用できるでしょう。

請求書受領サービスを利用して請求書業務を効率化しよう

請求書の受領業務は、取引先によって請求書の形式が異なったり、承認フローの工程が複雑だったりする課題があります。インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正など、法律と関わる部分への対応も必須です。変化に合わせて、処理方法やシステムの改修を行わなければなりません。手作業のみでは担当者の負担が大きく、対応にも限界があるでしょう。

請求書受領サービスを利用すれば、請求書の自動処理や承認フローの短縮、法改正への的確な対応が可能です。請求書業務を効率化するためにも、請求書受領サービスの導入を検討してみてください。