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【文例あり】請求書に添付する送付状の正しい書き方や注意点を解説
請求書送付の際に添付する送付状。送付状には何を記載すればよいのか、そもそも必要なものなのか、疑問に感じたことがある人も多いのではないでしょうか。本記事では、請求書に送付する送付状のビジネスマナーに則った書き方、文例のほか、送り方や注意点についても解説します。
目次
請求書の送付状とは？
送付状は、企業間、あるいは企業対個人で書類をやり取りするときに添える書状で、「挨拶状」「添え状」「カバーレター」ともいいます。
じつは、書類送付の際、送付状を添えなければならないという決まりはありません。ただ、ビジネスマナーとしては当然のこととして浸透しています。請求書を送付する際も、必ず送付状を作成して添付しましょう。
添付する目的は、送付先や書類内容を明らかにすることです。請求書のように重要な書類では、送付内容にミスがないかを双方で確認できるという役割もあります。
請求書の送付状の書き方
では、請求書を送付する際の送付状は、どのように書けばよいのでしょうか。特にルールはありませんが、基本はビジネスマナーに則ることです。
下記の記載項目をA4サイズの用紙1枚にまとめましょう。
送付日
送付状の作成日、もしくは発送日を用紙の最上部に右揃えで明記します。請求書の請求日と違っていても問題はありません。
宛先
送付日の次の行に、左揃えで宛先を記載します。
記載内容は、社名、必要に応じて部署名、担当者名です。なお社名は（株）（有）と略さず、「株式会社」「有限会社」としたうえで、正式名称を記載します。社名は、一文字でも違っていると失礼にあたるので、漢字、ひらがな、カタカナ、アルファベットなど、間違いのないよう正確に記しましょう。曖昧なとき、不安なときは、名刺などで確認すると安心です。
なお、会社や部署宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「様」を敬称として添えます。
送付者情報
送付者が所属する会社名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、部署名、担当者名など必要な情報を右揃えで記載します。
記載項目や順序に決まりはないので、部署のフォーマットがあれば、そちらを使ってもかまいません。
件名
用件を伝えるための項目です。送付者情報の下に中央揃えで「請求書送付のご案内」など、簡潔にに記載しましょう。
頭語と前文
左揃えで、頭語「拝啓」もしくは「前略」を入れます。改行し、「 平素は格別のご愛顧を賜りまして誠にありがとうございます。」などの簡単な挨拶を前文として記しましょう。
なお、一般的な文書では時候の挨拶を添えますが、ビジネス文書の場合は、基本的に必要ありません。
本文
前文に続いて、具体的な用件を伝えます。請求書なら「請求書を送付しました」という内容ですが、今後の取引のことも考慮し、 「ご査収のうえお手続きくださいますようお願い申し上げます」など、丁寧に締めくくるとよいでしょう。
結語
頭語が「拝啓」なら「敬具」、「前略」なら「早々」の結語を右揃えで記載します。
送付概要
送付した請求書の内容や部数を箇条書きで記載 します。箇条書きの項目が多く、A4用紙に収まりきらない場合は、「別紙参照」と記し、概要を箇条書きにした別紙を添付してください。
なお、送付概要の1行上には中央揃えで「記」、1行下には右揃えで「以上」と記します。
▷【基本】請求書の書き方ガイド！ 作り方・記載事項・注意点などまとめ
請求書の送付状の文例
では、請求書を送付する際、具体的にどのように送付状を書けばよいのか、具体的な文例をパターンに分けて紹介します。
前述したとおり、必ずこうしなければならないという決まりはありません。ビジネスマナーをわきまえ、フレキシブルに作成しましょう。
用件のみを伝えるシンプルな文例
ビジネスでは、シンプルに用件を伝えるだけの文面でも、失礼にはあたりません。
〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇株式会社 御中 株式会社ABC 書類送付のご案内 拝啓 日頃は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが、下記の通り請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 記 1 〇年〇月分請求書(No.0000-1) 1通 以上 |
丁寧な挨拶を添えた文例
直近で交流があった場合などは、簡単にお礼を添えると印象がよくなります。
〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇株式会社〇〇部 〇〇〇〇〇 様 株式会社ABC 書類送付のご案内 前略 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 また、先日の新商品発表会には、お忙しい中、足をお運びいただき誠にありがとうございました。 早速ではございますが、〇月分の請求書を送付いたします。 ご査収のうえ、お手続きくださいますようよろしくお願い申し上げます。 草々 記 1 〇年〇月分請求書(No.0000-1) 1通 以上 |
未払い対応で請求書を再送付するときの文例
請求書を再発行して送付する場合は、二重支払い防止のため、先に送った請求書の破棄を依頼しましょう。
〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇株式会社 〇〇部 ご担当者 様 株式会社ABC 代金のお支払いについて（請求書再発行のご連絡） 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、〇〇年〇〇月〇〇日付けでご請求申し上げた代金につきまして、お支払い期日の〇〇月〇〇日を過ぎた本日時点で、入金の確認が取れておりません。 つきましては、別紙の通り再度請求書を送付いたします。ご確認いただき、〇〇月〇〇日までにお振込をいただきますようお願いいたします。 なお、同封の請求書は再発行となりますので、お手元に以前の請求書がございます場合は破棄していただけますよう、重ねてお願い申し上げます。 なお、本状と行き違いでお支払いいただいております場合は、何卒ご容赦いただき、同封の請求書を破棄していただければと存じます。 敬具 記 １ 〇〇〇の支払いに関する請求書(No.0000-1 再発行) 1通 以上 |
キャンセル料を請求する際の文例
キャンセルの事情にもよりますが、ビジネスマナーを忘れずに作成することが基本です。
〇〇年〇〇月〇〇日 〇〇株式会社 御中 株式会社ABC キャンセル料請求のご案内 拝啓 日ごろより格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、早速ではございますが、弊社サービスのキャンセル料として請求書を送付いたします。お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までにお手続きくださいますようお願い申し上げます。 敬具 記 1 〇〇のキャンセルに関する請求書（管理番号：〇〇） 1通 以上 |
請求書の送付状の送り方
送付状は、開封した際にすぐに内容が把握できるよう、請求書の上に重ねます。封筒は、A4サイズの送付状を折らずに入れられる角形2号か、3つ折りにして入れられる長形3号を使うのが一般的です。
長形3号で3つ折りにする場合は、開いたときスムーズに読めるよう、用紙の下側を折ってから上を重ねるように折ってください。
さらに、封筒の入れ方にもマナーがあります。封筒を裏返し、書き出しが右上にくるように入れましょう。
なお、封筒には請求書が入っていることがわかるよう、おもて面の端に「請求書在中」のスタンプを押します。スタンプがない場合は、手書きでもかまいません。
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郵送以外で請求書を送付する際の送付状について
ここまで、請求書を郵送する際の送付状について説明してきましたが、昨今はメールで請求書を送付するケースも増えています。郵送せずに送付する場合も送付状は必要なのでしょうか。確認しておきましょう。
- メールの場合は不要
- FAXの場合は必要
メールの場合は不要
メールで請求書を送付する場合は、本文が送付状の役割を果たします。そのため、あえて送付状を作成して添付する必要はありません。
FAXの場合は必要
FAXで、いきなり請求書が送られてきても、先方は事情がのみ込めません。ビジネスマナーとして、送付状を添えて送信することが基本です。
ただし、FAXで送った請求書は、印字のかすれなども出がちです。請求内容の事前確認など、あくまでも補助的な対応と考え、後日、必ず原本を郵送しましょう。送付状には、その旨も記しておくと、先方も安心です。
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送付状の作成はテンプレートが効率的
請求書の送付状は、ほぼスタイルが決まっているので、テンプレートを作成しておくと効率的です。
また、既存のテンプレートも多数提供されています。自由にカスタマイズできるものもあるので、自社にとって使いやすいテンプレートを利用することもおすすめです。
請求書にはビジネスマナーに則った送付状を添付しよう
請求書は、単に支払いを依頼する書類ではなく、企業取引のうえでも重要な役割があります。送付する際には、ビジネスマナーとして送付状を添えましょう。ただし、メールで請求書を送付する場合は、本文が送付状の役割を兼ねるため、あらためて送付状を添付する必要はありません。
郵送する場合、送付状の記載方法に決まりはありませんが、先方に失礼にならないことを心がけて作成しましょう。
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