請求書発行システムを利用して内部統制を強化する方法|注意点と合わせて解説

2023/07/12 2023/07/13

請求書発行システム

請求書発行システムの内部統制

多くの企業で取り扱われる請求書ですが、手作業で発行されている場合もあります。古い体制のままではミスの発生や業務の属人化などが起こりやすいため、ITシステムを利用した内部統制が必要です。本記事では内部統制の基本とともに、請求書発行システムを活用した内部統制の方法を解説していきます。

内部統制とは?

企業経営における内部統制とは、法に則って適切に事業活動を行っていくための仕組みを指します。多くの人が集まって働く企業では、違法行為を防止・是正していける仕組みが必要です。各業務領域で定めたルールや業務フローなど、組織運営が適正に行われるような仕組み全体が内部統制といえるでしょう。

金融庁による内部統制の定義は、以下のとおりです。

内部統制とは、基本的に、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、事業活動に関わる法令等の遵守並びに資産の保全の4つの目的が達成されているとの合理的な保証を得るために、業務に組み込まれ、組織内の全ての者によって遂行されるプロセスをいい、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング(監視活動)及びIT(情報技術)への対応の6つの基本的要素から構成される。

[引用:金融庁「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」より]

内部統制の目的

内部統制の概要を把握したら、具体的な目的についても理解しておきましょう。金融庁の「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」では、内部統制の目的は次の4つに分けられます。

  • 業務の有効性及び効率性
  • 事業活動に関わる法令等の遵守
  • 資産の保全
  • 財務報告の信頼性

本項では、内部統制を行う4つの目的についてそれぞれ解説していきます。

業務の有効性及び効率性

内部統制は、業務の改善効果や効率向上を求めて行われます。具体的な方法の1つは、情報の管理・共有の適正化です。

情報の適正化は企業の経営資源である「時間・人・金」の効率的な活用に繋がり、業務の円滑な進行に貢献します。さらなる利益創出はもちろん、社会貢献の度合いにおいても事業目的達成に近づくでしょう。内部統制の徹底は、有用で能率的な業務運営に欠かせません。

事業活動に関わる法令等の遵守

内部統制が行き渡ると、法令遵守のクリーンな事業活動に繋がります。情報化社会の中では、1度の法令違反が信頼を地に落とす恐れもあるでしょう。

内部統制をしっかりと行うことで違反を回避でき、信頼性を担保可能です。信用に足ると評価されれば企業価値が上がり、投資を促すといったメリットも得られます。

資産の保全

企業は資金を始めとしたさまざまな資産を保有しています。資産の有形無形を問わず、透明性を持って管理することは内部統制の一環です。

資産管理・運用の環境整備を行い、不正利用や流出の防止に努めましょう。より良い環境が用意できれば、企業の経営目標を果たすことにも繋がります。

財務報告の信頼性

内部統制をしっかり行うと、企業の財務情報の信頼性や透明性を高められます。財務情報は、投資や取引を決める重要な判断材料です。クライアントの信頼基準にもなるため、財務報告の信頼性確保は注力すべき業務となるでしょう。内部統制の大きな目的の1つであり、与信管理においても不可欠です。

請求書発行業務における内部統制のポイント

請求書の発行は、企業の幅広い領域で発生する業務です。どの部署でも欠かせない業務であるため、内部統制をしっかりとするのは基本といえます。ここでは、請求書発行業務における内部統制のポイントについて3つ紹介しましょう。

売上のチェック体制構築

請求書発行業務は、売上の計上にも関わります。ここでチェックを怠れば、売上計算を誤るリスクもあるでしょう。請求書発行業務における内部統制のポイントは、売上金額が正確であるかや日付のミスがないかといった点です。売上のチェック体制を構築し、請求書に関わる作業の内部統制を徹底しましょう。

職務分掌

職務分掌は、1つの業務を2人以上で行うことを指します。職務分掌をせずに請求書発行業務をした場合、監視の目がないため不正やミスが起きやすくなるのです。

複数人で業務を行えば、互いに見張り合う状況となり不正抑止に繋がり、作業を分けることで業務の効率向上や属人化予防にも効果的でしょう。請求書発行での内部統制を行う際は、職務分掌を適切に取り入れてください。

承認フローの効率化

請求書の業務フローで欠かせない「承認」を効率的に行うことも、内部統制のポイントです。承認フローは不正やミスを防止する上で重要ですが、チェックの手間が想像以上に負担となります。

承認フローに専用システムやクラウド型ツールを活用すると、効率的に承認業務を実行可能です。効率化で業務の負担が減るほか、いつ誰が承認したかをコンピューター上で管理でき、ストレスフリーでセキュリティにも強い内部統制を実現できます。

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請求書発行システムにより内部統制を強化する

内部統制を行うにあたって「請求書発行システム」を導入する企業が増えています。請求書発行システムとは、請求書作成にかかる多くの工程をWeb上で管理・進行できるツールで、請求書作成をはじめ様々な機能が搭載されています。

銀行口座の入出金を把握できるシステムもあり、入金がなければ督促機能も利用可能です。人為的ミスや不正の抑止力としても働き、内部統制を確かなものにできます。

なお、様々ある機能の中で、ワークフロー機能・タイムスタンプ機能の2点があると内部統制の強化に繋がります。各機能の特徴について紹介していきます。

ワークフロー機能

請求書発行システムを導入する場合、ワークフロー機能のついたものを採用しましょう。ワークフロー機能とは、業務プロセスをコンピューター上で管理できる機能です。請求書発行にかかる作業をシステム化すると、申請・発行・承認といった業務のチェックが迅速になります。

システム上に請求書承認までのフローが記録されるため、不正な請求書の発行防止に役立つでしょう。システムの基本機能に加えてワークフロー機能があれば、内部統制のレベルアップが図れます。

タイムスタンプ機能

タイムスタンプとは、電子データの発行日時が正しいことを証明する機能であり、タイムスタンプを付与すれば、不正のない確かなデータでのやり取りができます。

そのため、導入予定の請求書発行システムにタイムスタンプ機能があるか確認してください。当該機能の有無をシステム選びの目安にすれば、内部統制のさらなる適正化を目指せます。

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請求書発行システムを利用する際の注意点

請求書発行業務の内部統制において、請求書発行システムの役割は重要です。正しく活用するために、請求書発行システムを利用する際の注意点を3つ紹介します。

売上を認識する基準を設定する

どの時点で売上として認識するか、基準を設定するのは重要です。商品の出荷、あるいはサービスの提供を売上基準とするのが基本でしょう。内部統制を妨げる売上の過大計上・架空計上を避けるためにも必要となります。売上の発生基準を明瞭にし、社内で統一してください。

職務は分掌させる

職務分掌の必要性は、請求書発行業務における内部統制のポイントとしても解説しました。請求書発行システムを利用する際にも、同じ点に注意しなければなりません。常に複数人が請求書情報にアクセスできる、把握できる環境作りを行いましょう。

システムの基本機能を周知させることも大切です。限られた人しか使いこなせない状況では、職務分掌に支障をきたします。内部統制を促すためにも、システムの利用方法とデータは担当者間で共有しましょう。

売掛金の確認をしっかり行う

請求書の発行時点で計上される売掛金の確認も、システムを使った内部統制の要所です。売掛金が発生したら、法的に正当な請求権があるかを確認しましょう。

商品を出荷していないのに売掛金が発生している場合、正当な計上でない可能性があります。滞留したままの売掛金がないかも注意し、システム上ですぐ確認できるようにしましょう。

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請求書発行システムを利用して内部統制の維持構築を目指そう

請求書発行業務における内部統制の実施方法について解説しました。請求書業務のシステム化を行うと、内部統制に必要な業務構築が果たせます。

忙しい業務の中で見落とされがちな内部統制ですが、クリーンで信頼できる企業経営には欠かせません。請求書発行システムを導入した内部統制で、業務改善を目指してください。

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ビズクロ編集部
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