請求書の正しい管理方法！効率化のコツやおすすめシステムを紹介

請求書管理が企業にとって重要な理由

まずは、請求書管理が企業にとって重要な理由を解説していきます。

請求書は法律で発行が義務付けられている書面ではありませんが、金銭授受の証憑書類として重要な役割を持つことは間違いありません。

(1)金銭のやり取りの証憑書類になる

証憑書類とは取引内容を証明する書類のことで、具体的には請求書や納品書、領収書などが挙げられ、自社だけでなく取引先が発行したものも含みます。

請求書は自社が提供した商品やサービスへの対価として金銭を請求するための書類であり、取引先との金銭のやり取りを記録し、証明する役割があります。

取引の実態を正しく把握し、未払いや二重払いなどのトラブルを防止するために、請求書は適切に管理しなければなりません。

(2)請求書の保管は税法上の義務である

請求書は、所得税法や消費税法、法人税法などで一定期間の保管が義務付けられている書類であることも、請求書管理が重要である理由の一つです。

保管期間は、法人は7年間、個人事業主は5年間（消費税課税事業者は7年間）、欠損金の控除適用に関しては10年間となっています。

請求書は税務調査などで提出を求められることもあるため、紛失しないようにしっかりと管理しておく必要があります。

▷請求書を発行するのは義務なのか？発行の目的や記載すべき必須項目

知っておくべき正しい請求書管理の流れ

ここからは、正しい請求書管理の流れについて解説していきます。請求書を適切に管理するには、処理状況や入金・支払いの有無などのステータスを把握しておく必要があります。

自社で発行した請求書の控えと、取引先から受領した請求書に分類し、さらに未入金と入金後に分けてみていきましょう。

(1)発行済請求書を未入金の分類で保管する

自社で発行した請求書の控えは、まず「未入金」に分類して管理しましょう。

未入金に分類した請求書の控えを支払期日順に並び替えておくと、入金確認が効率的に進められます。

(2)入金があった請求書を入金済みに移す

入金確認ができたら、請求書の控えに「入金済」のスタンプを押すなどして、「入金済み」に分類して管理します。

保管する際は、後で確認しやすいように、取引先別もしくは月別に分類しておくとよいでしょう。

(3)取引先から受け取った請求書は支払い終了後に支払い済みに分類する

自社で発行した請求書の控えと同様、取引先から受け取った請求書も「未払い」として分類し、支払期日順に整理しておきましょう。

請求書は一時期に集中して届くため、一時的に保管するためのファイルなどを用意しておくと管理がしやすくなります。

支払い後は請求書を「支払い済み」に分類して管理します。誤って二重に支払うことのないよう、「支払済」のスタンプを押すなどしておくとよいでしょう。ATMの利用明細や振込証明書と併せて保管しておくと、より安心です。

請求書の管理方法

ここからは、請求書の具体的な管理方法を紹介していきます。

紙の請求書はキャビネットに、デジタル書類は専用のフォルダに保管することで、健全で効率的な管理を行えるでしょう。

(1)紙の請求書は鍵付きキャビネットなどに保管する

紙の請求書は鍵付きのキャビネットに保管することをおすすめします。

詳細については後述しますが、取引先から送られてきた請求書は原本を保管することが原則とされています。

税務関係書類として扱われるため、支払いが終わった請求書や入金が確認できた請求書は、管理職以外の人間が触れられないような環境で保管することが重要です。

(2)デジタル書類は専用フォルダに保管する

デジタル書類については、データのまま専用フォルダ内で保管することが原則とされています。

請求書に限らずデータ化が進められている昨今では、PDFで送られてきた書類を印刷せずにそのまま保管する企業が増加しています。

また、2022年1月1日の電子帳簿保存法改正により、取引データの出力による置き換えが禁止されたことも大きな要因です。こ

れまでスタンプなどにより請求書処理の進捗管理を行っていた企業も、パスワードを設定したフォルダ内に支払い証明書類と併せて保管するといった方法にシフトしています。

▷請求書の控えはどう管理する？保管方法や控えがない場合について解説

(3)法人は7年間・個人の場合は5年間の保存義務がある

請求書は法人であれば7年間、個人であれば5年間（消費税課税事業者は7年間）の保存義務があります。

また原則として、受け取った請求書は原本を保管しなければなりません。

コピーでの保管は税務調査などで改ざんを疑われかねないため、必ず原本を保管するようにしましょう。

なお、自社で発行した請求書については、原本を手元に残せない書類であるという特性上、控えの保存が義務付けられています。

▷請求書の保存期間は？基本の知識や個人事業主と法人の違いも解説

請求書管理はエクセルやシステムで効率化するのがおすすめ

アナログで請求書の管理を行っている場合は、エクセルやシステム管理へ移行することをおすすめします。

エクセルやシステムへのデータ移行によって、管理にかけているコストを大きく削減できます。

(1)受領した請求書のデータをPDFに保管・エクセル化する

受領した請求書のデータをPDFとして保管し、エクセル化することで、紙を保管しているキャビネットの管理が不要になります。

また、電子帳簿保存法の要件を満たせば、書類の電子化ができ、業務の効率化を進められることもメリットの一つです。

ただし、エクセルでの管理は手作業での入力やチェックが多く、人的ミスに繋がるリスクがあるため、システムでの管理がベストと言えます。

▷請求書電子化のメリット・デメリットとは？システム導入の重要性を解説

(2)請求書作成はエクセルやシステムで電子化する

請求書作成をエクセルや請求書管理システムで電子化することで、業務効率を高めることができます。

特にシステムであれば請求書作成業務を定型作業として自動化し、一から作成する手間を大きく削減できます。

また、過去に発行したデータは自動的に保存され、未入金アラートの設定を行えるサービスもあるため、書類を整理、請求日時を確認するといった作業も不要です。

▷請求書発行システムの選び方ガイド！選定ポイントや注意点を解説！

▷請求書発行システムとは？導入するメリットやデメリットも解説

(3)請求書の保管だけでなく仕訳・入金消込もできる

一部の請求書発行システムには、金融機関と連携して請求書を自動消込する機能も搭載されてます。

仮に入金名が一致しなかった場合も、手動で消込を行うことで学習し、請求書関連業務の効率化を進められます。

請求書の管理機能に優れた発行システム7選

最後に請求書の管理におすすめするシステムを7つ厳選し、紹介していきます。

簡略化したい作業や費用などの企業のニーズを明確にし、目的に合わせたアイテム選びを進めていきましょう。

(1)CLOUDSIGN

弁護士ドットコムが提供し、電子署名で法的効力が担保できるシステムがCLOUDSIGNです。

CLOUDSIGNであれば、電子化を進める多くの企業が懸念する法改正にも柔軟に対応し、専門知識を習得する時間をも削減できます。

(2)楽楽明細

請求書だけでなく、納品書や支払明細の作成に応用できるシステムが、株式会社ラクスが提供する楽楽明細です。

楽楽明細であれば、必要情報を入力し、出力したいフォーマットを選ぶだけでさまざまな書類を簡単に作成できます。

(3)Misoca

基本料金がリーズナブルであり、無料プランを利用できるシステムがMisocaです。

Misocaは、売掛金が回収できなくなった際の損害を補填する「Misoca回収保証」をプラン化し、中小企業から高い評価を獲得しています。

(4)freee会計

初心者でも簡単に利用でき、操作性の高さに定評のあるシステムがfreee会計です。

請求書の作成はもちろん、取引先ごとにかけられる検索機能などにも提供のあるシステムです。

(5)マネーフォワード クラウド請求書

複数のメンバーでの請求書業務におすすめのシステムが、マネーフォワード クラウド請求書です。

月額料金にメンバーごとの固定費を追加することで、無駄な経費をかけずに、複数人での請求書関連業務が可能になります。

(6)BtoBプラットフォーム請求書

請求書の作成から、消込までの処理を行ってくれるシステムがBtoBプラットフォーム請求書です。

一般的に手動での管理が必要となる入金確認も、BtoBプラットフォーム請求書が自動管理してくれます。

(7)バクラク請求書

AI-OCR機能による自動アップデートサービスを提供しているのが、株式会社LayerXのバクラク請求書です。

手動で行うことが多いデータ化もAI-OCRによって、5秒でデータ化してくれるシステムです。

煩雑な請求書管理はシステム化で効率化しましょう！

法改正等により、煩雑な手続きや専門知識の習得が必須になりつつある請求書管理。

アナログ管理による業務コストやデータ化にかかる工数の削減を目的として、請求書管理システムを導入する企業が増加しています。

業務のIT化や電子帳簿保存法改正といった時代の流れに合わせて、システムの導入など請求書管理業務の効率化を進めていきましょう。