給与計算を自動化・効率化するには？具体的な方法やメリット・デメリットを徹底解説

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給与計算は外注しちゃいませんか？

給与計算は企業にとって大切な”人財”である従業員に支払う給与を計算する業務でが、複雑さや時間のかかり具合から、担当者にとって頭の痛い業務となってませんか？当資料では、給与計算は外部に任せる『給与計算アウトソーシング』について解説します。

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給与計算業務とは

給与計算業務とは、従業員の給与を計算して支払う業務のことです。具体的には、基本給や手当などを合算して総支給額を算出したり、各種税金や社会保険料などを差し引いた差引支給額を給与明細票に算出したりします。

給与は従業員が労働をした対価となるものであるため、ミスは許されず正確さが求められます。計算力だけではなく、税制度や社会保険制度などに関する知識も必要です。

監修者天野 美由紀

給与計算業務は毎月必ず発生し、ミスの許されない厳しい業務です。社内の制度を熟知していることはもちろん、税金や社会保険の知識を要し、度々行われる法改正にも敏感にならねばなりません。非常に繊細で専門的なスキルを要する責任のある業務です。

一般的な給与計算の流れ

給与計算業務は、一般的に以下の流れで行います。

1. データ登録
2. 給与計算の実行
3. 給与後の処理

給与計算の担当者は、上記の3つの業務を1か月以内にこなす必要があります。ここからは、それぞれの業務内容について詳しく解説します。

データ登録

まずは全従業員の勤怠情報を確認して、給与計算に必要なデータを登録します。給与計算に必要なデータの例は以下の通りです。

• 出勤日数や労働時間などの情報
• 休日出勤、時間外労働の情報
• 遅刻、早退、欠勤などの情報
• 扶養家族の情報
• 給与を振り込む口座情報

タイムカードや出勤簿などから、上記のようなデータを抽出して登録します。誤ったデータを登録すると給与計算の実行に支障が出るため、間違いがないように注意しましょう。

給与計算の実行

次に、出勤日数や労働時間などのデータをもとに、給与計算を実行します。

まずは基本給や通勤手当、住宅手当などの毎月変わらない金額を算出して、時間外労働や遅刻、早退などの変動があるものを算出します。どちらも正しく計算を行い、総支給額を算出しましょう。また、所得税や住民税などの税金や、社会保険料の金額も確認して、差引支給額の計算も行います。

給与計算後の処理

給与計算後は、以下のような処理を行う必要があります。

• 給与明細書の発行
• 会計システムへの登録
• 所得税、住民税、社会保険料などの納付

給与から控除した所得税や住民税などの各種税金は、原則として翌月10日までに納付しなければなりません。従業員に代わって納付するため、間違いがないように正しく計算しましょう。

▷給与計算とは？業務内容や計算方法・注意点をわかりやすく解説

給与計算業務の自動化・効率化が求められる理由

給与計算業務は、従業員が多いほど担当者の負担が大きくなります。業務負担が大きくなるとミスも生じやすくなるため、自動化や効率化が必要です。

ここからは、給与計算業務の自動化・効率化が求められる3つの理由を詳しく解説します。

更新するデータが膨大で作業に時間がかかる

給与計算の流れは、初めに従業員データの更新作業から始まる場合がほとんどです。従業員からすれば毎月必ず振り込まれて当然の給与ですが、給与を支払うためには登録作業一つでも膨大な量のデータが必要となります。

例えば、毎月の勤怠状況や扶養家族などの情報、社会保険の情報、引っ越しに伴う住所変更、及び各種手当の支給額の入力などを行わなければなりません。企業によっては、住宅手当や通勤手当の計算も毎月行う必要があり、従業員が多い企業ではデータ更新作業だけでも大変な手間となります。

社内で給与計算ソフトがある場合でも、このようなデータは個人によって違いが生じるため、自動化できず人的な作業が必要です。作業には時間がかかるため、効率化して作業時間を短縮することが求められます。

人的ミスが発生する恐れがある

給与計算には複雑な作業が必要なため、​膨大なデータを手入力​する場合は入力ミスが発生する恐れがあります。入力ミスがあると、従業員に支払う給与額にも間違いが生じるので、ミスは許されません。

しかし、手入力の場合はどれだけ注意していても細かなミスが発生する可能性があります。自動化して手入力で行う作業を減らすことで、人的ミスの発生リスクを軽減できます。

▷給与計算で間違いが発生した場合の対処法は？防止策についても解説

雇用形態ごとに計算方法が異なり管理が複雑

給与計算は、雇用形態ごとに計算方法やスケジュールが異なります。例えば、パートやアルバイトなどは基本的に時給での給与計算となるため、毎月変動があり管理が複雑です。

またスケジュールも、正社員の場合は毎月20日締めの翌月末日支払いであったとしても、パートやアルバイトにおいては月末締めの翌月末日支払いなど、雇用形態によって異なる企業もあります。

担当者は、このような異なる計算方法や支払いスケジュールも加味して給与計算業務に取りかかる必要があるため、負担軽減のために自動化・効率化が求められます。

監修者天野 美由紀

給与計算業務に関しては、計算する項目が多いことから自動化することで効率化の効果が高い業務です。ただ自動化するまでの設定などが複雑になるので、導入のハードルが高いと感じられることも多いかもしれません。導入後は毎月の処理時間が格段に縮小されますので、従業員の多少にかかわらず早い段階からの導入をお勧めいたします。

▷給与計算のミスを防止するには？5つの原因と対策方法を徹底解説

給与計算業務を効率化・自動化する方法

複雑な給与計算を効率化・自動化するためには、いくつかのポイントがあります。ここからは、給与計算業務を効率化・自動化する方法を3つ紹介します。

入力業務を減らす

給与計算業務を自動化するポイントとなるのは、入力業務の工数を少なくすることです。

従業員が紙に手書きしたりエクセルに入力したりしたあとに、給与担当者へ申請を行うと入力作業が多くなり、全体を通しての作業負担が大きくなります。そのため、給与計算システムを通して直接申請を行うなど、入力業務を減らす工夫が必要です。

入力作業を減らすとなると、これまでのシステムを根本的に改善しなければならなくなる点がネックですが、改善することでそのあとの計算業務が大幅に効率化されます。また、入力作業を減らすことによって、人的ミスが起きにくくなる点も付随したメリットといえます。

▷給与計算をExcel(エクセル)で行う方法とは？メリットやテンプレートも紹介

給与計算に必要な情報を一元化する

給与計算方法は、各部署の担当によってエクセルなどの表計算ソフトや部署ごとのシステムを用いていくつもの部署を経由し、都度人的なチェックを行いデータの管理更新をするという流れが一般的です。

統一されていない仕組みを作ってしまうと、あとの作業が煩雑になり時間も大幅に取られてしまいます。日本の税制や福利厚生の複雑な仕組みに対応するシステムへ移行して、一括されたデータを一元管理することによって、各部門の給与計算における負担が大幅に軽減されます。

給与計算ソフトを導入する

現代では数多くの給与計算ソフトがリリースされているため、自社に適した給与計算ソフトの導入もおすすめです。

各担当者が行っていた独自の管理方法では、ミスやチェック漏れを引き起こす可能性がありますが、給与計算ソフトを使用することによって、人的ミスが起きにくくなり圧倒的に作業の効率化が進みます。

チェックする側にとってもフォーマットに基づいてマニュアル通りに作業を行えるため、大幅な時間短縮が可能となります。さまざまな給与計算ソフトがありますが、中でもジンジャー給与はボタンを押すだけで給与を自動計算でき、給与計算業務を大幅に効率化できるためおすすめです。

また、各種手当や控除、職務などの従業員情報を計算式に組み込めるため、人的ミスも起こりにくいといえます。運用フォロー体制も充実しており、初期導入時の設定から運用までを担当者にサポートしてもらえます。

監修者天野 美由紀

給与計算業務の効率化・自動化の手段は色々ありますが、給与ソフトの導入をお勧めいたします。各社から様々なソフトが発売されておりますので、価格と機能や使い勝手を比較してお選びいただけます。毎月の給与計算や、年末調整、年度更新や算定基礎にも対応しているソフトなら大変便利です。また何といっても法改正に自動で対応している点が担当者にとってはありがたいですね。

給与計算ソフトによって自動化・効率化できること

給与計算ソフトで、どのような作業が自動化・効率化できるのかがわからない方も多いのではないでしょうか。ここからは、自動化・効率化できる主な作業を5つ紹介します。

給与明細書の作成

給与計算ソフトには、多数の給与明細書のフォーマットが用意されています。担当者が一から作成する必要はなく、必要な項目を入力すれば自動的に給与明細書が完成します。

また、給与計算ソフトによっては自動的に給与明細書を発行・送付できる機能が搭載されたものもあります。このような機能を活用することで、担当者の業務負担を大幅に軽減できるでしょう。

次月の更新処理

毎月の給与計算には、月次処理が発生します。給与計算ソフトでは、当月の給与処理を一旦計算して支給した給与を確定することにより、次月分の給与計算へ自動でフォーマットが作成されます。

更新処理を間違えると、累計額に差異が生じるため注意が必要です。しかし、給与計算ソフトは次月の更新処理を自動で行ってくれるため、作業フローを正しく導くことが可能です。

経費の個人申請

今まで紙やエクセル、口頭で行っていた経費の申請も、各個人が申請フォーマットへ入力することにより、経費の申請漏れを防げます。

ソフトによっては、申請に漏れがないようにあらかじめアラートや通知をしてくれる機能も搭載し、従業員自身が申請漏れを防ぐように手助けをしてくれます。また、万が一正しく経費申請ができていない場合でも、給与申請ソフトを経由してメールやアラートで通知を送ることが可能です。

社会保険の月変処理

毎月の給与額に大きな変動があると、社会保険料を計算する際の基礎となる「標準報酬月額」の変更届出を提出しなければなりません。昇給や降給など、従業員の給与に大きな変動があった場合は、過去のデータを参照しながら行う計算も効率化する必要があります。

給与計算ソフトによっては、社会保険の設定を変更する従業員の有無を自動判定できる機能が備わっているものもあり、担当者の負担を軽減できます。

▷社会保険料の給与計算方法とは？会社と従業員の負担割合や注意点を解説

給与計算の実行

給与計算ソフトを使用することで、エクセルに数式を設定しなくても、支給額から控除額に至るまでを個別に自動で計算してくれます。毎月の給与計算実行業務にかかる時間が大幅に削減され、作業の効率化が見込めます。

給与計算ソフトによって自動化・効率化できないこと

給与計算ソフトは担当者の負担軽減に役立ちますが、一部の作業は自動化・効率化できない場合があります。ここからは、給与計算ソフトによって自動化・効率化できないことを2つ紹介します。

勤怠打刻

多くの給与計算ソフトでは、打刻修正を行う際は従業員本人が修正申告したものを、給与計算担当者が手動で修正する仕組みが一般的です。そのため、打刻の修正については自動化・効率化が難しいのが現状です。

将来的にはパソコンの起動状態のチェックや、企業への出入りに用いるセキュリティカードなどのデータと連携できるように、自動化・効率化の余地があるプロセスとなっています。

人事発令・給与の更新

人事異動や退職などの人事発令や、昇格や昇給などは前触れなく決まることが多く、マニュアル化が難しいため自動化・効率化が困難です。人事発令・給与の更新がある従業員ごとに、担当者が手動で入力を行わなければなりません。

特に給与の更新については給与の支払額に直接影響がある項目なため、ミスがないように手入力を行う必要があります。

▷【2024年最新】タイプ別おすすめ給与計算ソフト！選び方や性能を徹底比較！

▷無料で使える給与計算ソフトおすすめ11選！機能や選び方も解説

給与計算ソフトを利用するメリット

給与計算ソフトを導入すると、手作業による人的ミスが解消され、時間も大幅に短縮できることからさまざまなメリットがあり、現在では多くの企業が給与計算ソフトを取り入れています。ここからは、給与計算ソフトを利用する具体的なメリットを4つ紹介します。

従業員の負担を軽減できる

給与計算ソフトを導入することで、給与計算担当者の負担を大幅に軽減可能です。

給与計算は、データ登録や給与計算の実行、給与計算後の処理などさまざまな業務を行う必要があります。特に従業員の人数が多い企業では作業量も多くなり、担当者の負担も大きくなります。

そこで、給与計算ソフトによって多くの作業を自動化して効率化することで、担当者の負担を軽減できます。

人的ミスを防止できる

給与計算を自動化すると、人的ミスを防止できます。例えば、手作業では日付の間違いや給与の計算ミスなど、細かな人的ミスが発生しがちです。しかし、給与は従業員の労働の対価であるため、小さなミスも許されません。

給与計算ソフトの導入で給与計算業務を自動化することで、入力ミスや計算ミスなどを防止できます。自動化が難しい作業でも、ほかの作業を自動化することで担当者の負担を減らせるため、人的ミスの発生を防げるでしょう。

人手不足解消につながる

近年では、多くの企業で人手不足が問題となっています。働き方改革も進み、企業は人手不足の中でも業務を効率化することが求められます。

給与計算ソフトによる自動化によって、手作業で行わなければならない作業が削減されることで、人手不足の問題も解消可能です。また、業務の効率化で給与計算担当者の業務時間が短縮されることで、人件費の削減にもつながる点がメリットです。

法改正に対応できる

税制度や社会保険制度などは、数年ごとに改正される可能性があります。給与計算担当者は、正確に給与計算を行うために法改正にも対応しなければなりません。

給与計算に関する膨大な業務量がある中で、法改正の知識も身につけるのは担当者にとって大きな負担となるでしょう。

しかし、給与計算ソフトは自動的に法改正に合わせてアップデートされるため、担当者の負担なく法改正に対応できるようになります。

▷【2024年最新】人気のおすすめ給与計算アプリ5選！選び方や活用するメリット

給与計算ソフトを利用するデメリット

さまざまなメリットがある給与計算ソフトですが、一方でデメリットもあります。ここからは、給与計算ソフトを利用するデメリットを2つ紹介します。

コストがかかる

給与計算ソフトの導入には、コストがかかります。導入時だけではなく運用にもコストがかかるため、手作業に比べて支出が増えてしまう点がデメリットです。また、自社の業務内容に合わせてカスタマイズする場合は、利便性が高くなる分コストもかかります。

給与計算ソフトごとの導入費用やランニングコストを比較して、費用対効果が見込めるソフトを導入することをおすすめします。

セキュリティ面でリスクがある

給与計算ソフトは、基本的にクラウド上でデータの管理を行います。そのため、手作業に比べてハッキングや情報漏えいなどのセキュリティ面のリスクがある点がデメリットです。

しかし、給与計算ソフトにはさまざまなセキュリティ対策や機能が備わっています。セキュリティ体制が整っているソフトを選び、データの外部流出を防ぎましょう。

システム運用に関わる人材を育成しなければいけない

給与計算ソフトを滞りなく運用するには、運用に関わる人材の育成が必要です。初めからシステム運用に詳しい人材がいれば問題ありませんが、ITツールの導入に慣れていない企業は従業員の育成に時間がかかる場合があるでしょう。

特に導入直後は、ソフトの操作に慣れる時間も必要です。人材の育成に不安がある場合は、サポート体制が充実している給与計算ソフトを選びましょう。サポート体制が整っていれば、導入や運用に関して親身にサポートしてもらうことが可能です。

【無料あり】おすすめの給与計算ソフト4選

現在ではさまざまな給与計算ソフトが提供されているため、どれを選べばよいのかわからない方も多いのではないでしょうか。

ここからは、おすすめの給与計算ソフト4選を紹介します。無料で利用できるソフトもあるため、迷っている方はぜひ参考にしてみてください。

ジンジャー給与

ジンジャー給与は、給与体系ごとに正確でスピーディーに給与計算を行ってくれるクラウド型の給与計算ソフトです。

従業員情報や勤怠と結びついて、自動的に給与計算を行ってくれるため、面倒な手入力業務を削減可能。経費・勤怠・人事などの他ジンジャーサービスと連携することによって、できることの幅が広がるので、給与計算をはじめさまざまな業務を効率化できます。

マネーフォワード クラウド給与

マネーフォワード クラウド給与は、保険料率・所得税率などの税制・法令の改正にも自動で対応可能な給与計算ソフトです。面倒な更新業務は不要で、担当者の負担を軽減できます。

また、社会保険手続きや年末調整に関しても書類の作成、回収、申請などすべてオンライン上で完結可能な点が特徴。銀行との振込連携ができる点もポイントです。

freee人事労務

「労務の人的なミスをゼロへ」というコンセプトのもと、業務の短縮化を売りにした給与計算ソフトです。給与計算だけではなく、勤怠管理や入退社手続きも含めて人事労務全般を一貫して管理可能。打刻方法もPC・スマホ・アプリなどから選択できる点もポイントです。

給与計算のほか、従業員の入退社手続き、法定三帳簿の作成(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿)、マイナンバーの収集・管理などの人事・労務管理にも対応しています。

ジョブカン給与計算

ジョブカン給与計算は、社労士監修のもと、現場の給与計算担当者の要望に応える細かい機能が満載された給与計算システムです。

支給・控除一覧表をカスタマイズでき、あらかじめ出力したい項目をフォーマットとしても登録可能な点が便利です。社会保険料や労働保険料の企業負担分や課税対象額、部署ごとの支給・控除項目なども出力できることも特徴といえるでしょう。

給与計算業務を自動化して作業効率をアップしよう

テレワークをはじめ、さまざまな働き方が求められるようになった昨今の日本の雇用情勢では、雇用形態の幅も広がり給与計算業務が煩雑になりがちです。

そこで給与計算ソフトを導入することで、業務の効率化だけではなく担当者の業務負担を軽減し、新たに人材の育成や働き方のサポートを行うことも可能になります。給与計算業務を自動化して、人的ミスの防止や人手不足の解消につなげましょう。