給与計算で間違いが発生した場合の対処法は?防止策についても解説

2022/5/7 2022/05/07

給与計算システム

給与計算で間違ってしまった担当者

給与計算に間違いは許されません。しかし、給与計算は人による業務であり、社会保険や所得税などの専門の知識を要するため間違いが発生することも考えられます。ここでは給与計算で間違いが発生した場合の対処法や、間違いが発生する要因、そしてその防止策などをお伝えします。

給与計算の基本的な流れ

給与計算は定型業務であり、毎月必ず発生し専門の知識を要する業務です。給与計算の流れは決まっており、給与の締日までの就業データの収集やその修正、各支給項目の設定などを行います。給与が確定すると給与明細を発行し、従業員の口座に振込の手続きを行い毎月給与の業務は完了です。

特に毎年11月頃からは、1月から12月までの1年間の所得税を確定する年末調整の業務を行い、この時期が給与計算において繁忙期となります。給与計算の流れはおおむね決まっており、給与計算で間違いが発生した場合は、おおよそその原因の特定は可能です。

給与計算で間違いが発生した際のお詫び

従業員への給料に万が一間違いがあった場合は、すぐに間違えた従業員に対して謝罪しなければなりません。給与はお金に関することですので、従業員の生活に直結しておりデリケートな面を持っています。給与計算の担当者で間違いの箇所を特定し、まず所属する上長にその旨を報告したうえで、従業員に丁寧に謝罪します。

なお、お詫びをする際には、現在間違っている箇所と、修正をした正しい金額などを分かりやすく文書で作成し、それらの内容を直接説明する必要があります。もし質問があった場合には、相手が十分納得できるまでの説明が求められます。この際には相手に真摯な態度で接することと、嘘やごまかしのないように対応することが大切です。

給与計算で間違いが発生した場合の対処法

給与計算は就業データや本俸、諸手当、社会保険、税金、各種控除など複雑な構成から成り立っているため、チェックを重ねても間違いが発生する可能性があります。もし給与計算で過支給や不足があった場合は、従業員に対して謝罪を優先して行い、次に給与計算で正しい金額を計算し差額を精算します。

特に給与計算を間違えた場合は、社会保険料や所得税も修正する必要があるため、一度給与システムで金額を計算し直し、社会保険料や所得税への影響も確認する必要があります。いずれにしても精算する際は、正しい給与明細を発行し、従業員に渡さなければなりません。

ここでは給与計算で間違えた金額の対処法として、翌月に精算する方法当月に精算する方法をお伝えします。

翌月精算

給与計算での間違いによる過不足を、翌月の給与で精算する方法です。まず過支給した場合は、給与の控除項目である調整金の区分で控除するのが一般的です。その際は給与の支払5原則の一つ、全額支給の原則に反するため、必ず従業員からの了承を得たうえで控除します。

また、不足している場合は翌月給与の調整金の区分で、支給するのが一般的です。この場合も過支給の場合と同様、従業員と確認を行い当人の了承が必要です。さらに不足している金額分の金利も、遅延金処理として翌月給与に加算して支給します。給与は従業員の立場からみると債権に該当しますので、不足した場合は遅延金支払という観点を必ず持ちましょう。

当月精算

給与支給月内に従業員に現金で過不足を精算する方法です。給与に対する考え方や、給与計算を間違えた際の再計算の方法は翌月精算でお伝えしたとおりです。当月精算となる場合は、給与に不足があった場合で、従業員の生活を左右しかねないため早めに精算することが求められます。この場合も従業員の了承を得たうえで行い、必ず領収書を受け取ります。

給与計算でよくある間違い

給与計算では支給項目や控除項目の種類が多く、就業データや支給項目などの確認を給与担当者が行っているため、どうしても計算に間違いが発生する可能性があります。給与計算は従業員のお金に関する業務のため間違いは許されません。

しかし給与計算でよくある間違いはパターン化されているため、ここではそれらのパターンをお伝えします。

就業データの間違い

給与計算では、まず就業データの計上を行います。勤怠管理での間違いがあると、そのまま給与計算での金額間違いへと繋がります。月給者での間違いはあまり多くありませんが、時給者や日給者は給与額と直結しますので、データ取り込みを行う以前の注意が必要です。

特に勤怠管理にクラウドシステムを導入していない場合、勤怠管理は日毎に行っていることが多く、煩雑になりがちなため注意が必要です。

給与システムでの設定間違い

給与計算を給与システムで行う場合、設定ミスにより給与計算を間違うことがあります。社会保険料や雇用保険料などは法改正も多く、変更となることがあります。

給与システムがクラウド型の場合は自動で料率変更となりますが、料率が自動で変更とならない場合は給与担当者自身で更新する必要があります。その際、設定間違いがあると給与計算が正しく行われません。

従業員の設定間違い

従業員の昇給や各手当の変更、居住地の変更などが生じ給与の額に変更が生じる場合は、給与システムの設定を変更する必要があります。

昇給があった場合は、本俸の修正を、出納手当や資格手当を支給する際や支給がなくなった場合などの各項目の設定、居住地の変更の場合は通勤手当の変更など、従業員それぞれの設定に変更がないか給与締めの際には確認を怠らないようにします。

給与計算で間違いを招く要因

前章でもお伝えしたとおり給与計算の間違いはパターン化されており、その間違いがなぜ発生するのか、その要因もおおむねパターン化されています。その要因を理解することで給与計算の間違い防止策に繋がります。ここでは給与計算に間違いを招く要因を4つお伝えします。

給与計算の情報が管理されていない

給与計算はルーティンワークなので、必要な情報が常にそろっている状態でないと、計算に漏れが生じ間違いの要因となります。給与計算に必要な情報が管理されていないと毎回似たような間違いを繰り返すことになります。

給与担当者の能力や経験不足

給与担当者が突然退職し後任者がいない場合など、新任者の給与に関するスキル不足により給与計算を間違えることがあります。給与計算を従業員1人に任せきりにし、また補佐をする人員がいない状況だと給与計算で間違いの要因となりえます。

給与担当者の業務が多すぎる

会社の規模が大きくなると、給与計算での事務量も増加します。給与の支給日は変更できないため、限られた時間で給与計算をしなければなりません。給与担当者の業務が多すぎる場合、勤怠データの検証や各手当の設定などに時間を使うことができず、給与計算を間違える要因となります。

給与計算の業務フローが決まっていない

給与計算で間違えている内容を調べ、特定の内容ではなくいろいろな内容を間違えている場合は、業務フローがきちんと整備されていない可能性があります。毎月チェックする業務フローが決まっていないと、給与計算で漏れが生じやすく間違える要因となります。

給与計算で間違いを防ぐ対策方法

給与計算の間違いは従業員の生活を不安にさせることにくわえ、社会保険料や税金などにも影響を及ぼします。従業員の信頼や社会の信用などをなくさないために、給与計算で間違いのないよう未然防止策を練っておくことが大切です。ここでは給与計算で間違いを防ぐ方法を2つお伝えします。

ヒューマンエラーに気づける体制づくり

給与計算は給与担当者が入力やチェックを行うため、人間による間違いが多くなりがちです。ヒューマンエラーを防ぐには、ヒューマンエラーに気づける体制づくりが必要です。給与計算のなかでは就業データの確認に時間がかかることが多く、多様な働き方が増えるほどそのチェックには人手を要します。

そこで就業データの確認は早めにデータを集計する段取りを進め、従業員へ就業状況の確認は余裕をもって行えばヒューマンエラーの予防となります。また、毎月の給与確認では、待遇に変更のあった従業員がいないか、また給与システムで設定する項目がないかなどのチェックリストを作成することをおすすめします。給与計算が終了した時点でダブルチェック、トリプルチェックの体制をとれば給与計算での間違いを防げます。

システムやアウトソーシングを利用する

給与計算を担当者の手入力に任せるのではなく、給与システムを導入し自動化を進めると給与計算の間違いを防げます。また給与計算自体をアウトソーシングし、社内で行わなければ間違いを減らせます。

アウトソーシングの際は、給与計算のどの部分を外注化するのか、自社では全く給与計算をしないのかなど取り決めをきちんとしたうえで実施します。給与計算でアウトソーシングを利用すると、法改正に対応しており給与担当者の教育研修費などの節減にもつながります。

給与計算を外注(アウトソーシング)することも解決策

給与計算のアウトソーシングの利用を先にお伝えしました。給与計算はルーティンワークですので、業務の一部もしくはすべてを自社で行わずに外注化することも可能です。給与計算をアウトソーシング化することも給与計算の間違い解決策の1つです。

ここでは給与計算を外注化する際に、依頼できる業務と依頼する際のポイントなどをお伝えします。

給与計算のアウトソーシングで可能な業務

まず給与計算の基礎となる就業データの集計や各支給項目の設定などがアウトソーシング可能な業務です。支給項目の確定のほか、社会保険料や住民税、所得税などの各控除、そして給与明細の印刷と郵送なども対応可能です。給与が確定した後、従業員への口座振込や税金の納付もアウトソーシング可能です。さらに1年間の所得税を確定し精算する年末調整の業務にも対応しています。

年末調整は11月から開始することが一般的で、12月の給与計算や冬季賞与なども重なり、給与計算では最も繁忙な時期となります。給与計算で最も負担の大きい業務を外注化することで、給与計算の間違いを減らすことにつながります。

まとめ

給与計算で間違いが発生すると、従業員の生活に影響を及ぼし、さらに社会保険料や税金なども再計算しなければならず、会社としての信用を失いかねません。また給与計算は人が行うことが多いため、ヒューマンエラーが原因となることがほとんどです。給与計算で間違いが発生した場合は、該当する従業員に丁寧に謝罪しなければならず、再発防止策も徹底しなければなりません。

まずは給与計算で間違いがあった場合の対処法を確認しておくことをおすすめします。また、給与計算の間違いはおおむねパターン化できているため、その対策はどのようなものがあるかも確立しています。給与計算に間違いが発生しない体制づくりや給与担当者の育成、そして給与計算のアウトソーシングなども検討すれば給与計算で間違いが発生しにくい状況となるでしょう。

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