給与計算とは?業務内容や計算方法・注意点をわかりやすく解説

2022/5/22 2022/05/22

給与計算システム

給与と計算するための電卓

そもそも給与計算業務とは何かについて解説しています。さらに、毎月行う業務の他に、各種税金や納付時期、起こりがちなミス、一般的な勘違いなども項目別に記載しています。正しい知識を身につけてより一層給与計算にミスがなく取り組めるよう、注意すべきポイントなども解説しますので是非チェックしてください。

給与計算とは

給与計算とは正式に何のことを指すのでしょうか。給与計算とは文字のとおり、社員や契約社員、アルバイトやパートなどの、毎月の給料を計算する業務のことです。

給与計算は一見すると毎月同じ作業の繰り返しで同額の支給にみえるかもしれませんが、従業員の給与を構成する項目ごとに毎月変動があったり、項目ごとの計算方法が複雑であったりするため、想像以上に大変な業務です。

まずは、給与とはどのような構成で決定されているのか、項目について概要をひとつずつ見ていきましょう。一般的に給与は、企業が従業員に支払うと取り決めた「支給額」から「控除項目」を差し引くことで計算します。

給与計算が複雑で大変な理由

簡単そうに見える給与計算業務ですが、給与計算の仕事自体は基本的にルーティンが決まっており、決められた給与支給日にしたがって、それぞれの分類された業務工程を期日までに行う必要がある、というルールが生じます。

ひと昔前までは、紙での管理、またはエクセルで管理していたため人的ミスも多くありましたが、現在は主に給与計算ソフトを導入する企業が増えており、そのような面での難しさは軽減しました。

給与計算は一見すると、単純作業とみなされがちですが、給与計算の仕事が難しいと言われるのにはいくつかの理由があります。ここからは難しさやイレギュラー時の対応について、ひとつずつ見ていきましょう。

ミスが許されない

従業員にとって給与とは、生活を支える源です。例えば何かの手違いで自分の給与が少なく振り込まれていては、たちまち生活が困窮してしまいます。

残業代や各手当が間違って計算されると、税額に至るまで全ての支給額が大きく変わってきます。そのため、給与というのは正しく振り込まれるのが当たり前という前提があります。

他の経費と同様に、振込みについても絶対にミスは許されない業務です。昨今では多くの企業が給与計算ソフトを導入しているとは言え、入力ミスや申請の処理を間違うとその修正に大きな負担が生じます。単純に見える給与計算ですが、実はミスが許されないためとても重要な業務と言えます。

毎年のように基準変更がある

給与計算の厳しさについては、上記でお伝えしたとおりです。では具体的にどのような業務や流れが大変なのでしょうか。例えば所得税として引かれる源泉徴収税や、社会保険料などの金額は頻繁に税制改正などで変更が行われます。

また、社内における給与規定自体も改訂が行われる場合も多く見受けられます。そのため、給与計算担当者は常に最新の知識を理解しておく必要があります。

守秘義務

給与計算業務をしていると、担当者は従業員の給与を把握することになります。企業における給与の金額というのは、一般的には関心の高い情報です。

そのため情報を漏えいさせないといったことが重要な義務となります。業務で得た個人の秘密を漏えいさせることは、解雇要件にも該当するため、絶対の守秘義務を守る必要があります。給与担当者は、重要な機密事項を知っている認識を持つよう注意しましょう。

給与計算の業務内容・進め方

では実際の給与計算方法について、大まかな流れを解説します。

  1. 従業員の勤怠情報をデータ抽出し締め日ごとの労働時間を集計する
  2. 総労働時間から取り決められた総支給額を計算する
  3. 各種保険料・税金を漏れのないように計算する
  4. 総支給額から各種保険料と税金を控除する
  5. 給与を振り込みし保険料と税金を納付する

給与計算は一般的な企業では、総務や人事の仕事と思われる傾向がありますが、経理業務のうちの重要な仕事のひとつともいえます。

会社で働く従業員の給与を確定する業務のため、給与計算担当者はそれぞれの工程についてきちんと理解しておく必要があります。

労働時間の集計

給与計算をする前に、従業員の勤怠管理情報から抜け漏れや不審な箇所がないかをチェックし、申請漏れなども確認します。必要に応じて従業員や上長に確認と承認をとり、全従業員の全労働日について正しい勤怠情報がそろった時点で、勤怠を締めるところからスタートします。

勤怠を締めた後は、総労働時間や遅刻・早退の時間、欠勤日数や時間外労働の有無、休日労働のあった時間など、給与計算に必要な情報を項目ごとにチェックし、漏れのないように労働時間を集計します。

総支給額の計算

上記にてお伝えした手順通りに算出した各種の労働時間数をもとに、給与の総支給額を計算し決定します。

また、企業ごとに就業規則で規定されている「基本給」や「通勤手当」、「住宅手当」などの「各種手当」、そして締め日の対象期間中に発生した遅刻や早退を含む「欠勤控除」をもとに、総支給額の計算を行います。

各種社会保険料や税金の計算

次の欠かせない業務として、総支給額から控除する社会保険料などの計算をします。社会保険料は主に「健康保険」「厚生年金保険」「介護保険」「雇用保険料」の4つの保険料が存在し、それぞれ項目別の計算が必要になります。

なお、「健康保険」「厚生年金保険」「介護保険」は、標準報酬月額に社会保険料率をかけて算出し、「雇用保険料」はその月の総支給額に、毎年決定し発表される雇用保険の保険料率をかけて算出します。

住民税・所得税の計算

次に国民であれば支払う義務がある、税金類の計算を行います。税金は主に「住民税」「所得税」の2つを計算します。住民税は国に対して納付するのに対し、所得税は都道府県と市区町村に納付します。

方法としては、毎年5〜6月ごろ従業員が居住する自治体から送られてくる「決定通知書」をもとに、従業員の給与から差し引いて、給与から天引きをする処理をします。

差引支給額の計算

最後の計算項目として、上記のとおりに進めてきた給与の「総支給額」から「各種社会保険料や住民税・所得税」を差し引いた、「差引支給額」を算出します。

これが一般的に世間で言われる従業員の「手取り」の給与となります。

台帳作成などの事務処理

給与計算業務は、支給する金額を計算するだけではありません。従業員に支払うべき差引支給額(手取り)が決定したら、次に賃金台帳や給与明細の作成、各従業員への振込手続きをおこないます。

賃金台帳や給与明細は、のちに変更があると差し替える業務が発生するため、漏れやミスのないように慎重に行います。

従業員への給与振り込み

実際の振込作業を行います。給与計算業務の中でも、振込業務はミスがあると多大な影響があるため、集中して行う必要があります。

給与支給日には、従業員ごとに定められた給与振込指定口座に手取り金額を振り込み、上記で作成した給与明細を個別に配布します。

各種社会保険料・税金の納付

給与担当者の業務は、従業員への振込作業だけではありません。給与から控除したお金をそれぞれの納付先に支払う必要があります。手順としては以下のとおりです。

  • 所得税と住民税:翌月10日に税務署に納付する
  • 社会保険:年金事務所からの納入通知を元に月末までに納付する
  • 雇用保険:毎年7月に来年3月までの分を一括で納付する
  • 会社で加入している生命保険や損害保険:それぞれの保険会社への振込を行う

このように毎月のみではなく期間がイレギュラーなため、給与担当者はきちんとスケジュールを立てて、納付漏れがないよう管理を行いましょう。

給与計算の業務における注意点

これまでもお伝えしてきたとおり、給与計算とは単に従業員の給与を毎月決まった金額のみ計算するのではなく、さまざまな業務が付帯してきます。

ここからは、ミスが起こりやすい点や注意すべき点についてひとつずつ見ていきましょう。

業務範囲を確認

企業によっては、給与計算業務を行うには担当部署が異なるケースが多く見受けられます。一般的な企業では、総務部や管理部が一括して行う場合や人事部と経理部で手分けして行う場合など、企業ごとにいろいろなパターンがあります。

そのため、どの範囲まで担うかは上司や先輩に確認し、担当領域や業務範囲を把握して取り組みましょう。

割増賃金に気を付ける

現在の日本では、労働基準法により法定労働時間を週40時間と定めています。これを超える残業については割増率が定められています。残業手当の場合は25%、休日出勤手当が35%となっています。

また、夜の10時〜朝の5時までの時間帯は、別途「深夜業」として25%割り増しする必要があります。さらに、労働時間を計算する際は、1分単位ですべて含める定めになっています。

例えば15分未満の労働時間があった場合でも、切り捨てて処理すると違法になるため、細心の注意が必要です。割増賃金や労働時間は、必ずミスのないように正しく計算し、給与計算担当者は各賃金の加算を忘れないように集中して取り組む必要があります。

効率的に給与計算するには?

では正しい給与計算を理解した上で、効率的に給与計算を行うにはどのような方法があるのでしょうか。給与計算業務を効率化するためには、給与計算ソフトを導入すると業務効率の向上が期待できるためおすすめです。

給与計算ソフトがあれば、専門的な知識が乏しい従業員でも給与計算を担当できます。また、自社独自の給与計算の方法がある場合でもシステム上でカスタマイズを行い設定することが可能です。

さらに、社内で使用している既存の勤怠管理システムなどと連携できる給与計算ソフトを導入すれば、より便利に活用できることでしょう。

たとえば、勤怠管理ソフトと連携させれば確認項目が軽減し入力漏れも防げるため、給与計算担当者の負担も大幅に減らせます。最近では給与計算業務をさらに効率化するために、給与計算ソフトの導入を検討する企業が増えおり、実際に導入している企業がほとんどです。

紙やエクセルでの給与管理では、人的ミスも起こりやすく修正に手間がかかるため、給与計算ソフトの導入をおすすめします。

まとめ

これまで、給与計算とは何か、またその計算方法や手順について項目別に詳しくお伝えしてきました。

働く上で従業員の生活に密接し、最もミスが許されない業務として重要な給与計算ですが、リモートワークやさまざまな働き方が求められるようになった最近の雇用情勢では、計算がより煩雑になっているのも現状です。給与計算のシステムを変えるだけで、格段に業務の効率がアップします。

そのために給与計算ソフトや勤怠管理システムを導入することは、正しい知識を身につけることと同様に、これからの企業のあり方として早急に検討すべきことと言えるでしょう。

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