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マニュアル作成ツールの選び方とは？機能や費用など比較ポイントを解説
マニュアル作成ツールは、業務効率化に非常に便利で導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。しかし、多くのサービスがあるため適切なツールの選び方がわからないケースも少なくありません。本記事では、最適な選び方や比較ポイントを解説します。
目次
マニュアル作成ツールとは？
マニュアル作成ツールとは、誰でも簡単かつ効率的にマニュアルを作成でき、効果的な活用が可能になるツールです。
近年の新型コロナウイルス感染症の蔓延でテレワークを推奨する企業が増加し、業務の内容や手順について直接説明する機会が減少し、かつ非効率になりました。このような状況でマニュアルの需要が高まっています。
マニュアルはExcelやPowerPointで作成することが可能ですが、デザインや構成から作成する必要があるため、マニュアルの作成に時間や手間がかかり手を付けられていないという人もいるのではないでしょうか。
一方で、マニュアル作成ツールを利用することで、テンプレートから作成できたり、動画でマニュアルを作成できたりするため、誰でも簡単にマニュアルを作成できるようになります。
▷マニュアルとは？正しい意味や重要性・基本的な作り方を徹底解説
マニュアル作成ツールの導入メリット
マニュアル作成ツールを導入することには以下の5つのメリットがあります。
- 誰でも簡単に作成できる
- マニュアルの品質向上
- 人件費や時間などのコスト削減
- ナレッジの蓄積
- 属人化の防止
誰でも簡単に作成できる
マニュアル作成ツールを導入することで、誰でも簡単にマニュアルを作成できるようになります。マニュアル作成ツールにはテンプレートやフォーマットが用意されています。
そのため、デザインや構成から作成する必要がなく、忙しく時間が確保できない方でも最小限の作業で簡単にマニュアルが作成可能になります。
また、社内で同じデザインのフォーマットを利用することで統一感を持たせることが可能になり、誰が作成してもみやすいマニュアルになります。
マニュアルの品質向上
マニュアル作成ツールを導入することで、マニュアルの品質を向上することが可能です。マニュアル作成ツールを導入しない場合、マニュアルを作成する担当者によってマニュアルの形式がバラバラになり、見づらくなることがあります。
マニュアル作成ツールを導入することで、皆が同じフォーマットを使用してマニュアルを作成できるため品質が向上。また、画像や動画を簡単に挿入できるため、よりわかりやすいマニュアルを作成することが可能になります。
▷マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説
人件費や時間などのコスト削減
マニュアル作成ツールを導入することで、人件費や時間などのコスト削減も可能になります。マニュアルを作成する際、デザインや構成など一から作成した場合、多くの時間や人的リソースを割いてしまい、コストが上がってしまうことも。
マニュアル作成ツールを導入した場合、フォーマットが用意されているため一から作成する必要がなくなり、作業に対して多くのリソースを割くことなくコスト削減できるようになります。
また、高品質なマニュアルを作成することで、マニュアルの利用者も習得までの時間を短くし、結果的にコスト削減につなげることが可能になります。
ナレッジの蓄積
マニュアル作成ツールを導入することで、ナレッジの蓄積をすることが可能になります。口頭でのみ伝えられたナレッジは、時間をかけて人に蓄積することがありますが、社内全体には蓄積されません。一方で、マニュアルという形にすることで社内全体のナレッジとして蓄積されます。
また、ナレッジが蓄積されると、業務の質が高くなったり、作業を効率的に行えるようになります。さらに、しっかり管理すると必要なときに必要な情報が手に入るようになります。マニュアルを作成してナレッジを蓄積することは、中長期的に会社の成長を下支えする重要な要素です。
属人化の防止
マニュアル作成ツールを導入することは、属人化の防止にもつながります。社内外の重要な情報がマニュアル化されていない場合、その情報について知る担当者の方に頼ることになり、属人化してしまいます。
属人化すると、担当者が会社を退職したり、都合が悪く対応できなかったりした場合に業務が滞るリスクが生じます。
マニュアルを作成することで、その情報について知る担当者が対応できない場合でも、自分で調べることが可能になります。マニュアル化することで、業務を滞りなく進めることができるようになります。
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マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールには多くのサービスがあり、それぞれ特徴が異なります。数多くあるマニュアル作成ツールの中から選ぶ際に着目すべき以下の5つの剪定ポイントを解説します。
- 費用
- 目的
- 操作性
- 出力方法
- サポートの充実性
選定ポイント1：費用
まず重要な観点としてツールの費用に着目しましょう。マニュアル作成ツールには無料のツールと有料のツールがあります。有料のツールは無料のツールに比べて機能や性能が優れていますが、近年は無料ツールでもサービスが充実しているものも多数あります。
マニュアル作成ツールをテスト運用するという段階であれば、無料のツールで十分です。無料のツールを使っていく中で、機能や性能に物足りなさを感じた場合、有料プランに移行するという方法がおすすめです。
▷マニュアル作成に必要な費用の相場は？外注費やツールの料金を解説
選定ポイント2：目的
マニュアル作成ツールを導入する際の目的を明確にし、その目的を達成できるツールを選ぶことが重要です。
例えば「言語化しづらいことをマニュアルで視覚的に伝える」という目的であれば、画像や動画を簡単に挿入できるツールを選ぶのが良いでしょう。
また、「とにかく文字で伝えたい」という目的であれば、デザイン性が高いものよりデータを統合的に管理できるものなどを選ぶことがおすすめです。
このように、目的に適したマニュアル作成ツールを選ぶことで、無駄を除き、時間や費用などのさまざまなコストを削減することも可能になります。
▷マニュアル作成の目的と必要性とは？無い場合の課題や活用方法を解説
選定ポイント3：操作性
ツールの操作性に着目することも大切です。そもそもマニュアル作成ツールは、マニュアルを時間や手間をかけずに作成できるようになることが大きな目的です。操作性が良くない場合、目的を達成することは難しいでしょう。
マニュアル作成ツールの目的を果たすためには、現場の声をヒアリングしつつ、基本的にはPC操作が不慣れな方でも簡単に操作できるようなUIのツールを選ぶのがおすすめです。
マニュアルを作成する方、利用する方、更新する方など、それぞれの立場の方が時間をかけず簡単に操作できることがベストです。
ツールによっては無料トライアルを実施している場合があるため、トライアル期間中に操作性を確認するとより自社に合ったものを選べます。
選定ポイント4：出力方法
マニュアル作成後の出力方法にも着目しましょう。より利便性の高いツールを選ぶなら、ExcelやPowerPoint、PDFファイルなどで出力できるツールを選ぶことがおすすめです。
マニュアルを修正や更新する際にExcelやPowerPointから直接できるため、マニュアル作成後の運用が便利になります。
一方で、出力がPDF形式だけの場合、修正や更新をするたびにツールにログインする必要があり、全従業員にIDやパスワードを付与していない場合、手間がかかってしまいます。より利便性を高くするためにもExcelやPowerPointで出力できるツールを選ぶのがおすすめです。
▷マニュアル作成は何を使う？ワード・エクセル・パワーポイントを比較
選定ポイント5：サポートの充実性
ツールを選定する際には、サポートの充実性も重要になります。ツールを使用する前はもちろん、使用している最中でわからないことや不具合が発生することも多々出てくるはずです。
作業が滞ることを未然に防ぐためにも、ツール使用前の研修やトレーニング、実践に向けたセミナーの開催、問い合わせへの対応方法や対応時間など、サポートの充実性にも着目しましょう。
▷【2024年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選！選定ポイントも解説
マニュアル作成ツールの重要な比較ポイント
マニュアル作成ツールは数多くありますが、ツールを選ぶ際の重要な比較ポイントは以下の2つです。
- 操作性
- 運用機能
それぞれのポイントの詳細について説明するので、ツールを選ぶ際は比較ポイントに着目して自社に合ったものを選びましょう。
1.操作性の比較ポイント
マニュアル作成ツールを比較する際、以下の操作性に着目しましょう。
- テンプレート / フォーマット機能の有無
- 画面キャプチャ機能の有無
- 自動字幕機能の有無
マニュアル作成ツールはマニュアル作成にかける時間と手間を最小限に抑えることが大きな目的であり、デザインや構成を一から作成していては意味がありません。
そのため、マニュアル作成ツールを選ぶ際は、テンプレート・フォーマット機能の有無を確認し、より短時間でマニュアルを簡単に作成できるようにすることが大切です。
また、画面キャプチャ機能があるツールを選ぶことで、写真の選定が簡単になります。また、その写真に関する説明文も加えられるツールを選ぶと、詳細の説明をより簡単に作成することが可能になるでしょう。
さらに、自動字幕機能が搭載されているツールを選ぶと、音声をもとに自動で字幕を作成してくれるため、字幕を打つ手間を省けます。しかし、現状の自動字幕機能は精度があまり高くないため、最後の確認は忘れずに行いましょう。
2.運用機能に比較ポイント
マニュアル作成ツールを比較する際は以下の運用機能の有無も確認しましょう。
- 検索機能
- QRコード出力機能
上記の機能が搭載されているマニュアル作成ツールを選ぶことで、必要なマニュアルを必要なときに活用できるようになります。一方で、これらの機能が搭載されておらず、マニュアルを探すのに時間や手間がかかってしまっては使い勝手が良くありません。
必要な情報に最短でアクセスできる、かつ簡単に知りたいことが理解できるという状態がマニュアル運用の理想の状態なのです。
▷マニュアル作成ツールの導入事例6選！事例から学ぶメリットや効果とは
おすすめのマニュアル作成ツール5選
最後におすすめのマニュアル作成ツールを5選紹介します。ぜひ導入を検討している方は参考にしてください。
1.COCOMITE
基本レイアウトに沿って入力するだけで誰でも簡単にマニュアルを作成できる「COCOMITE（ココミテ）」。
契約するプランによって編集者数や閲覧者数、データ利用料が異なります。そして、COCOMITEの特徴は管理のしやすさにあります。
フォルダを業務の内容に合わせて5階層に分けて管理することが可能です。また、リンク機能ですぐ共有することもできます。さらに、管理メンバーも柔軟に変更することが可能で、管理のしやすさに長けています。
| 提供元 | コニカミノルタ株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 71,500円(税込) |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | システムベンダー、食品製造、中古車ディーラーなど |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
2.tebiki
動画を用いて誰でも簡単にマニュアルを作成できる「tebiki」。tebikiは動画を用いたマニュアルを作成できるのが特徴的なツールです。
動画であるため、利用者は直感的に理解することが可能。さらに、100カ国以上の言語から翻訳することが可能であるため、多くの国から集まる現場でも対応することができます。
また、スマホやタブレットからマニュアルを確認できるため、時間や場所を選ばずに利用できます。
| 提供元 | Tebiki株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 食品スーパー、ブライダル企業、宿泊業など |
| 機能・特徴 |
|
| サポート体制 | 導入計画策定の支援、活用方法の提案、継続的な定着支援、web会議・メール・電話サポート |
| URL | 公式サイト |
3.Teachme Biz
スマホやタブレットで撮影した画像や動画をベースにしてマニュアルを作成できる「Teachme Biz」。画像や動画を撮影し、文字を入力するだけであるため、誰でも簡単にマニュアルが作成できるようになります。
Teachme BizはPCだけでなく、スマホやタブレットからもマニュアルを作成できます。また、ツールの導入後、6ヶ月間の導入サポートがあるため、使用方法や運用方法についてサポートを受けながら使用することができます。
Teachme Bizは多くの業界・職種から人気を集めているマニュアル作成ツールです。マニュアル作成ツールの導入を検討している方は必見です。
| 提供元 | 株式会社スタディスト |
|---|---|
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 卸売業・小売業、製造業、金融業など |
| 機能・特徴 |
|
| サポート体制 | 6ヶ月間の導入サポート |
| URL | 公式サイト |
4.toaster team
累計1,900社以上に導入されるほど評判の高いサービスである「toaster team」。簡単にマニュアルを作成でき、すぐに社内外に共有できます。
toaster teamは100か国語の翻訳に対応していることも特徴的です。さまざまな国から集まる現場でもマニュアルを活用可能。また、動画マニュアルの作成も可能で、スマートフォン一台で作成から編集できるため、手間をかけずに作業することができます。
| 提供元 | noco株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 110,000円(税込) |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 2,000社以上 会計事務所、webマーケティング会社、整骨院など |
| 機能・特徴 |
|
| サポート体制 | サポートデスク、初期導入サポート、導入サポート |
| URL | 公式サイト |
5.AirCourse
月額200円/名という低価格で動画研修が受け放題のクラウド型eラーニングシステムである「AirCourse」。研修や業務手順などを動画にして配信することで従業員の教育をすることができるようになります。
集合研修では難しい内容の研修を動画にすることで、時間や人的リソースなどのコストを削減しながら学習することができます。また、コンテンツの作り方は簡単で、動画を撮影してアップロードするだけ。コンテンツの作成も短時間で実施することが可能です。
さらに、学習状況の管理もレポート形式で見やすくなっているため、学習が進んでいる人、学習が進んでいない人を一目で見分けて、それぞれに効果的な対応ができるようになります。
| 提供元 | KIYOラーニング株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 食品スーパー、飲食店情報サイト運営会社、人材派遣会社など |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
マニュアル作成ツールの選び方はこれで安心
今回はマニュアル作成ツールの選び方について紹介しました。数多くあるマニュアル作成ツールの中から選ぶ際、重要になるのが操作性と運用機能になります。
自社にマッチした操作性や運用機能が搭載されたツールを選ぶことで時間や人的リソースなどのコストを削減できるようになります。
マニュアルを作成する際は、自社に適したマニュアル作成ツールを活用して、簡単かつわかりやすいものを作成することが重要です。
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